企業(yè)0A辦公自動化

蓋杰斌

摘要21世紀的今天，信息化逐漸成為現(xiàn)代企業(yè)最先進的生產(chǎn)力，信息化的發(fā)展促進了企業(yè)對辦公自動化需求的增長?，F(xiàn)在辦公自動化的應(yīng)用已經(jīng)深入到我們工作、學(xué)習(xí)等各個方面，而我們對于辦公自動化的設(shè)計也變得更加廣泛。

關(guān)鍵詞企業(yè)辦公；0A自動化；審批流；協(xié)同辦公

1國內(nèi)外發(fā)展現(xiàn)狀

自動化辦公的概念由來已久，起初它只是出現(xiàn)在一些特殊領(lǐng)域并由轉(zhuǎn)門的操作人員來完成，而這些操作人員一般都需要進行針對性的訓(xùn)練。例如80年代末90年代初人們對于傳真機、打字機、復(fù)印機等辦公設(shè)備的使用。這種辦公自動化只是為了實現(xiàn)個體工作的自動化而設(shè)計的。

現(xiàn)代的辦公自動化則是通過計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將所有的員工聯(lián)系起來，實現(xiàn)全員辦公自動化。同時，0A系統(tǒng)通過對員工的訪問權(quán)限的控制又將所有員工區(qū)分開來，不同的員工在0A系統(tǒng)中扮演不同角色。最先進的要數(shù)Web方式的辦公自動化。辦公人員只要會上網(wǎng)并且有一臺裝有IE功能的上網(wǎng)設(shè)備，就能加入到辦公自動化的流程和使用中?，F(xiàn)代企業(yè)和工作部門要想提高工作效率、增強競爭實力最終實現(xiàn)整體快速發(fā)展，就必須依賴切合自身實際需求的0A系統(tǒng)。隨著移動設(shè)備的普及和各種社交軟件的發(fā)展，移動端辦公自動化已經(jīng)不是空談，0A系統(tǒng)最終將集成所有的這些優(yōu)勢推陳出新。

2明顯特點

現(xiàn)代0A系統(tǒng)大致具備以下特點。

2.1知識管理原則

自動化辦公和協(xié)同辦公是一個0A系統(tǒng)最基本的功能，而市場上不同的0A產(chǎn)品的特點就在于它們所依據(jù)不同的知識管理原則。一個0A系統(tǒng)想要充分發(fā)揮其知識管理的功能就要切實迎合不同企業(yè)的實際情況進行設(shè)計開發(fā)。不同企業(yè)或同一企業(yè)不同層級的員工之間，對于知識的“積累、共享、交流”是不同的，所以0A系統(tǒng)不能脫離企業(yè)的實際情況而空談知識管理。

2.2強大的數(shù)據(jù)處理功能

知識管理顯得更加人性化，衍生成“計算機語言”就是數(shù)據(jù)處理?？上攵谝粋€現(xiàn)代化的企業(yè)當中一天要處理的數(shù)據(jù)量和數(shù)據(jù)類別是多么的龐大，這些數(shù)據(jù)通常包括Internet上的數(shù)據(jù)、各種文件系統(tǒng)中的文件、傳統(tǒng)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)，甚至是各種社交軟件中的信息。面對如此龐大的數(shù)據(jù)量，0A系統(tǒng)不僅要實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、處理，為企業(yè)管理和決策提供科學(xué)依據(jù)。還要充分利用各種協(xié)同工作手段，包括多線程討論、文檔共享、電子郵件及一些輔助工具提供在線及時共享應(yīng)用等來實現(xiàn)群體協(xié)同工作。例如利用這樣的信息共享方式，包括移動通訊設(shè)備的支持、手機的WAP接入訪問、PDA的支持、信息的傳真功能以及以統(tǒng)一消息為基礎(chǔ)的一些提醒功能，使得這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成。最終協(xié)同在地理上分布很廣，甚至在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的人員之間的工作進度。

2.3不斷創(chuàng)新發(fā)展的科學(xué)體系

0A系統(tǒng)的發(fā)展大概經(jīng)歷了硬件配置階段、數(shù)據(jù)處理自動化階段、C/S架構(gòu)下的工作流自動化階段、無障礙工作流自動化階段、協(xié)同工作型辦公自動化（流程管理）、協(xié)同發(fā)展型辦公自動化（流程管理）、移動0A這幾個階段。0A辦公系統(tǒng)兼具企業(yè)通信平臺、行政辦公平臺、信息發(fā)布平臺、協(xié)同工作平臺、知識管理平臺、激情管理平臺、信息集成平臺等功能。我們應(yīng)該時刻關(guān)注市場上的辦公自動化產(chǎn)品及技術(shù)發(fā)展的最新進展，用最新的開發(fā)平臺、技術(shù)和觀念為企業(yè)打造切合自己實際情況的0A產(chǎn)品，以達到最大化工作效率、最充分利用資源的目的。

3存在問題

1）審批流程繁瑣：在未使用0A系統(tǒng)前只需幾個工作日就能完成的企業(yè)事務(wù)文件申報，在使用0A系統(tǒng)后，審批申報常常會延至一周、甚至達15天左右之久，大大增加了審批時間，造成信息反饋不及時，影響企業(yè)辦公計劃的推進，致使工作效率大大降低。

2）審批不到位：審批的滯后往往導(dǎo)致工作事項先執(zhí)行后審批，從而降低工作質(zhì)量。

3）資源利用率低：現(xiàn)今市場上的0A辦公系統(tǒng)比比皆是，看似繁榮的0A自動化辦公行業(yè)卻處于割裂狀態(tài)，信息各自分裂，在外部不能很好地利用網(wǎng)絡(luò)資源，在內(nèi)部不能有效地將各個部門連接起來。而隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，各行業(yè)、各部門、所有的業(yè)務(wù)、所有的人員、所有的信息資源之間的紐帶越來越緊。誰能夠提高辦公效率；減輕工作人員的負擔；提高信息的可用性誰就能引導(dǎo)0A行業(yè)的發(fā)展。

4）安全隱患：隨著因特網(wǎng)不斷深入人們的日常工作和生活中，大量的信息存儲和傳播都由網(wǎng)絡(luò)承擔。基于原有的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議的限制網(wǎng)絡(luò)安全隱患一直存在，這就導(dǎo)致很多敏感而機密的信息容易泄露。輕者導(dǎo)致硬件或軟件的損壞，重者致使信息被竊取、數(shù)據(jù)被泄露或者篡改，這些都會造成極大的危害。

針對這些問題，需一款全新的0A辦公系統(tǒng)來優(yōu)化提升日常工作效率；減輕工作人員工作負擔；節(jié)約辦公經(jīng)費。

4創(chuàng)新點

0A系統(tǒng)的設(shè)計目標首先要立足于一個強擴展性的、功能強大的、技術(shù)先進的電子化辦公系統(tǒng)。良好的擴展性就需要能將如ERP、財務(wù)系統(tǒng)、CRM等其他信息系統(tǒng)通過信息傳遞手段聯(lián)系起來整合區(qū)層數(shù)據(jù)孤島。事務(wù)是企業(yè)中十分常見的形式而事務(wù)的信息其實是由時間、人員、協(xié)同、會議、計劃、文檔這幾部分組成。辦公自動化軟件要為用戶直接組織出以項目為中心的、各種信息圍繞的表現(xiàn)形式，并不改變原來的信息分類的概念，推出關(guān)聯(lián)項目的功能。

聚焦0A應(yīng)用共性，專注于解決辦公管理中的溝通、協(xié)同、跟蹤及個人事物處理，系統(tǒng)簡約高效。以事件和流程為基礎(chǔ)，以“人”為節(jié)點的共享信息處理機制和圖視化流程管理，符合傳統(tǒng)辦公思維習(xí)慣，發(fā)起跟蹤、接收處理、歸檔查詢?nèi)絽f(xié)同工作。以郵件、協(xié)同為基礎(chǔ)，以信息為數(shù)據(jù)，將內(nèi)部數(shù)據(jù)和外部數(shù)據(jù)進行無縫隙鏈接，完成全面的內(nèi)外數(shù)據(jù)流通。提供基于網(wǎng)絡(luò)的協(xié)同工作平臺和個人工具，提高組織溝通能力和工作效率。規(guī)范管理行為，流程、模板化管理非結(jié)構(gòu)化信息。通過文檔管理擴大信息共享能力，沉淀管理知識。增強對事物、事件的過程控制管理，提高團隊執(zhí)行能力，提高團隊計劃和時間管理能力。

系統(tǒng)功能模板的劃分，要遵循松耦合、易擴展的原則，將每一個功能模塊高度封裝，模塊與模塊之間完全通過接口實現(xiàn)信息傳遞。通過現(xiàn)有模塊接口可以輕松掛接新的功能模塊，且可以達到“即插即用”的效果，即實現(xiàn)系統(tǒng)的易擴展性。

50A系統(tǒng)的未來

21世紀的經(jīng)濟被稱作信息經(jīng)濟，一個企業(yè)要想長足穩(wěn)定地發(fā)展就要依靠辦公自動化系統(tǒng)將企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)之間聯(lián)系起來，實現(xiàn)“數(shù)字化辦公”和“協(xié)作辦公”。而當前的0A辦公系統(tǒng)流程過于繁瑣，操作過于復(fù)雜，系統(tǒng)穩(wěn)定性差，辦公平臺過于單一，諸多問題對日常辦公造成一定影響，針對這些問題，需要一款全新的0A辦公系統(tǒng)來優(yōu)化提升日常工作效率。最終實現(xiàn)企業(yè)的快速決策和高效率協(xié)同辦公，從而在增強企業(yè)競爭力的前提下減輕員工工作量、節(jié)約辦公開支。0A系統(tǒng)需要精細化實現(xiàn)當前辦公需求外。還要嵌入OCR技術(shù)，實現(xiàn)格式原始檔案的電子化管理。豐富資源，為全面內(nèi)容管理提供基礎(chǔ)。系統(tǒng)提供強大的查詢和檢索功能，建立基于內(nèi)容搜索引擎的全文檢索系統(tǒng)，將系統(tǒng)所有內(nèi)容（包括原始文檔和附件）索引化，系統(tǒng)用戶通過用關(guān)鍵詞方式查詢整個系統(tǒng)中任何其關(guān)心的內(nèi)容而不需繁瑣的人工查找。從而實現(xiàn)“數(shù)字化辦公”和“協(xié)作辦公”，有利于辦公效率的提高和公司的綜合管理。