淺談計劃生育檔案管理工作的科學(xué)管理

武紀(jì)領(lǐng)

摘要：計劃生育檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的檔案管理工作，對于處理工作中存在的遺留問題有著十分重要的作用。最近幾年，隨著社會不斷發(fā)展，計劃生育檔案管理工作面臨全新的挑戰(zhàn)，特別是在全面放開二孩政策的前提下，計劃生育檔案管理工作變得更加復(fù)雜，難度更大。目前，計劃生育檔案管理工作還存在不少突出問題，需要我們采取措施科學(xué)管理。本文主要結(jié)合實(shí)際情況，就計劃生育檔案管理工作存在的問題和科學(xué)管理措施進(jìn)行了分析，希望通過本次研究對同行有所助益。

關(guān)鍵詞：計劃生育檔案管理；存在問題；措施

計劃生育檔案是人口計劃生育過程中所形成的具有保存價值和利用價值的各種文字、圖表、音像制品等不同形式的記錄，是制定人口計劃生育政策重要資料，是做好人口計劃生育工作的基礎(chǔ)。最近幾年，我國計劃生育系統(tǒng)各個單位認(rèn)真貫徹和執(zhí)行檔案法規(guī)，計劃生育檔案管理工作有了一定的發(fā)展，但是計劃生育檔案管理工作還存在很多不足，發(fā)展不平衡，在個別部門這項(xiàng)工作得不到切實(shí)重視，計劃生育檔案管理工作處于混亂無人管理的狀態(tài)，檔案現(xiàn)代化管理水平不足，嚴(yán)重阻礙了計劃生育檔案功能的進(jìn)一步發(fā)揮。

1 計劃生育檔案管理工作存在的問題分析

1.1 計劃生育檔案管理制度不健全

目前，在絕大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)都制定了比較健全的計劃生育管理制度，對各類各級工作人員的職責(zé)進(jìn)行了明確劃分。但是對于計劃生育檔案管理制度的建設(shè)、責(zé)任劃分、考核卻很少過問?，F(xiàn)階段，計劃生育檔案管理制度不健全，檔案資料收集、整理效率低下，管理不集中，信息資源缺乏整體性。制度建設(shè)不完善，有價值的檔案材料得不到充分的重視，資料收集效率低下，信息管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，檔案工作逐漸失去了其自身的完整性，很多的檔案信息資源缺乏有效的整合。

1.2 計劃生育檔案管理手段落后

現(xiàn)階段，計劃生育檔案管理過程中手段和方法都比較落后，這和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門的不重視有很大的關(guān)系。在很多基層地區(qū)計劃生育檔案管理依然采用人工方式進(jìn)行處理，計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)在計劃生育檔案管理中應(yīng)用較少。傳統(tǒng)的人工管理方式，不僅工作效率低下，而且還很容易出現(xiàn)錯誤，對計劃生育檔案內(nèi)容的真實(shí)性和科學(xué)性產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。此外，計劃生育檔案管理法規(guī)政策落實(shí)不到位。盡管最近幾年，國家制定出臺了多種法規(guī)和政策，但是這些法規(guī)和政策在具體實(shí)施過程中還存在不少問題，法規(guī)執(zhí)行能力不足。

1.3 計劃生育檔案管理人員工作素質(zhì)參差不齊

人才專業(yè)素質(zhì)是影響計劃生育檔案管理質(zhì)量和效率的又一個重要因素。目前，從事計劃生育檔案管理工作的專業(yè)工作人員在專業(yè)素質(zhì)、專業(yè)理論水平和文化程度方面還存在很大的差異性，人員配置隨意性大，人員流動性大，高素質(zhì)專業(yè)人才普遍缺乏。工作隊伍專業(yè)知識掌握程度不足，并且計劃生育檔案管理缺少專職人員，大多數(shù)是由從事行政、工會等部門的工作人員兼職的?，F(xiàn)階段，計劃生育檔案管理人員少，專業(yè)技術(shù)跟不上時代發(fā)展進(jìn)程，缺少正規(guī)培訓(xùn)的機(jī)會，存在專業(yè)知識老化，知識面狹窄，知識結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象。此外，計劃生育檔案管理工作由于缺少重視，薪資待遇較低，難以全面調(diào)動起計劃生育檔案管理人員的工作積極性，工作效率低，經(jīng)常出現(xiàn)重大錯誤，不利于我國計劃生育工作的順利開展。

2 計劃生育檔案科學(xué)管理措施分析

2.1 強(qiáng)化制度建設(shè)

在原有檔案管理工作的基礎(chǔ)上，我們進(jìn)一步完善了檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章。按照《檔案法》規(guī)定，在檔案局的具體指導(dǎo)下，結(jié)合地區(qū)實(shí)際情況，建立健全檔案管理制度，即：檔案保管制度、檔案查、調(diào)閱利用制度、檔案收集制度、檔案整理制度、檔案工作安全管理制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案保密制度、檔案員崗位職責(zé)。將這八項(xiàng)制度切實(shí)落實(shí)到實(shí)際，促進(jìn)其在檔案管理中發(fā)揮更好的作用。同時，還要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要保證檔案室條件完備，基本符合檔案室防盜、防光、防高溫、防火、防潮等要求，保證檔案的安全存放。檔案人員辦公室還配備辦公桌椅、電腦、復(fù)印機(jī)，為檔案工作的順利開展提供可靠的物質(zhì)保障。

2.2 強(qiáng)化自身建設(shè)

強(qiáng)化計劃生育檔案工作安全第一的意識，建立必要的投入保障機(jī)制，改善庫房保管條件，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，落實(shí)檔案安全管理責(zé)任，抓好汛期、黃梅天、極端高溫天的檔案庫房巡查，確保檔案安全萬無一失。不斷提高計劃生育檔案安全保管的制度化、規(guī)范化水平。確保檔案信息安全和實(shí)體安全。做好創(chuàng)建測評自查驗(yàn)收工作，按要求填報《先進(jìn)（合格）綜合檔案室申報表》。通過共同努力，尋找工作中的短板，真抓實(shí)干，確保計劃生育檔案管理更加規(guī)范和科學(xué)。

2.3 計劃生育檔案科學(xué)管理隊伍建設(shè)

首先，積極引起專業(yè)人才。針對計劃生育檔案科學(xué)管理待遇不高的問題，應(yīng)該從政治和經(jīng)濟(jì)角度將其解決，提高領(lǐng)導(dǎo)對計劃生育檔案科學(xué)管理重要認(rèn)識，極大對檔案管理部門的投入，吸引高素質(zhì)人才到計劃生育檔案科學(xué)管理部門開展工作。人才引進(jìn)之后，要大膽啟用專業(yè)人才，發(fā)揮專業(yè)人才的帶頭作用，通過直接和間接的指導(dǎo)，進(jìn)一步提升整個工作隊伍的專業(yè)能力；其次，開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。堅持每年舉辦1-2期計生檔案管理員培訓(xùn)班，培訓(xùn)內(nèi)容涉及政策法規(guī)、宣傳教育、科技服務(wù)、流動人口服務(wù)管理、規(guī)劃統(tǒng)計、藥具管理、計生協(xié)會、檔案法規(guī)、檔案管理方法等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，不斷計劃生育檔案管理工作隊伍的專業(yè)素質(zhì)；最后，引入競爭機(jī)制，計劃生育檔案管理部門應(yīng)該將工作能力、業(yè)務(wù)水平同員工的晉升聯(lián)系到一起，充分調(diào)動起計劃生育檔案管理人員的工作積極性，激發(fā)計劃生育檔案管理人員主動學(xué)習(xí)，提高檔案管理質(zhì)量和效率。

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（作者單位：山東省菏澤市鄆城縣張魯集鄉(xiāng)政府）