莊錦

摘 要：文章針對當(dāng)前醫(yī)院的工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)實(shí)際工作的需要而提出的流通企業(yè)供應(yīng)鏈模式下的數(shù)據(jù)共享，就其初步設(shè)想、工作的關(guān)鍵點(diǎn)及工作的難點(diǎn)這幾方面進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：流通企業(yè)；供應(yīng)鏈；數(shù)據(jù)共享

前言

我院現(xiàn)庫房發(fā)票的入庫方式是從1996年啟用計(jì)算機(jī)管理庫房時(shí)開始使用的，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，醫(yī)用設(shè)備、醫(yī)用耗材的采購量不斷增多，入庫單據(jù)的數(shù)量也越來越大，今年7月份入庫單據(jù)數(shù)量已經(jīng)達(dá)到2055張。手工錄入單據(jù)，除了的工作量大以外，還很容易出錯(cuò)，當(dāng)同一種產(chǎn)品有不同的品名、有不同的價(jià)格、有不同的包裝或有不同的計(jì)量單位出現(xiàn)時(shí)，很容易被錄入者忽視而造成錯(cuò)誤錄入，從而導(dǎo)致后續(xù)的一系列的錯(cuò)誤出現(xiàn)。這樣可以看出現(xiàn)在的手工錄入單據(jù)的做法已經(jīng)越來越不能滿足實(shí)際工作的需要，對此項(xiàng)工作的改變也顯得尤為突出。基于這個(gè)現(xiàn)狀我們就和一些相關(guān)的流通企業(yè)探討，能否將我們醫(yī)院的信息系統(tǒng)與其供應(yīng)鏈平臺對接來實(shí)現(xiàn)直接調(diào)用發(fā)票信息和數(shù)據(jù)，而不需要用手工重復(fù)再次輸入，從而提高工作效率和工作的準(zhǔn)確性。

1 流通企業(yè)供應(yīng)鏈模式

1.1 什么是流通企業(yè)供應(yīng)鏈模式

流通企業(yè)是指社會再生產(chǎn)過程中專門從事商品流通和商品交換的企業(yè)。其供應(yīng)鏈主要是指企業(yè)通過對信息流、物流、資金流的控制，從上游采購成品開始到把成品送到下游最終用戶手中的整個(gè)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。

1.2 如何選擇流通企業(yè)

流通企業(yè)的選擇將會直接影響到供應(yīng)鏈模式實(shí)施的成敗，為此我們考慮先從已經(jīng)和我院有業(yè)務(wù)往來的流通企業(yè)中進(jìn)行選擇。選擇一個(gè)能利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)、有誠信的合作伙伴。首先，對流通企業(yè)自身的現(xiàn)狀、歷史、資金、所供產(chǎn)品的種類、售后服務(wù)、物流情況、倉儲情況等方面進(jìn)行全面的評價(jià)。然后，了解企業(yè)在我院所有產(chǎn)品中所占份額和種類、年銷售額、過住賬目、服務(wù)態(tài)度、信譽(yù)度等方面進(jìn)行全面考察。最后，提交醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子審閱，簽訂合作協(xié)議。

2 初步設(shè)想（如圖1所示）

以下的流通企業(yè)我們也稱為供應(yīng)商：

2.1 工作流程

我們將流通企業(yè)的供應(yīng)鏈平臺和我院的信息系統(tǒng)相對接后，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺，將我院的采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商，供應(yīng)商根據(jù)醫(yī)院的訂單按照實(shí)際產(chǎn)品的庫存數(shù)成生送貨單直接發(fā)到企業(yè)的倉儲部門進(jìn)行配貨，與訂單數(shù)量不符的產(chǎn)品發(fā)到企業(yè)的采購部門進(jìn)行處理。企業(yè)的倉儲部門根據(jù)送貨單的內(nèi)容直接進(jìn)行配送，醫(yī)院的庫房根據(jù)產(chǎn)品上的條碼進(jìn)行掃碼收貨，完成收貨確認(rèn)后就可以批量導(dǎo)出入庫單。

2.2 具體方法

（1）醫(yī)院采購部門在醫(yī)院電腦的采購界面上直接點(diǎn)擊訂購后，出現(xiàn)“訂單制作頁面”，輸入已經(jīng)簽訂過的產(chǎn)品合同代碼，自動(dòng)成生供貨企業(yè)，點(diǎn)擊產(chǎn)品名稱及規(guī)格格不入，自動(dòng)成生產(chǎn)品的價(jià)格、計(jì)量單位、醫(yī)療器械的注冊證號等信息，然后，填寫所需數(shù)量及訂購要求等內(nèi)容，如所需數(shù)量不足，系統(tǒng)會顯示“催交”的字樣。制單完成后點(diǎn)擊確認(rèn)，企業(yè)的銷售部門立即就能看到并進(jìn)行處理。（2）企業(yè)銷售部門根據(jù)醫(yī)院的訂單直接就生成該企業(yè)的出貨單并發(fā)到企業(yè)倉庫直接配貨。對于缺貨的產(chǎn)品系統(tǒng)根據(jù)產(chǎn)品編號和數(shù)量，自動(dòng)與庫存對照，成生產(chǎn)品的采購單自動(dòng)轉(zhuǎn)入企業(yè)的采購部門進(jìn)行處理。以上的信息交換都是系統(tǒng)自動(dòng)完成，同時(shí)在“流程追蹤”里面有記錄，并且標(biāo)明了時(shí)間點(diǎn)的狀態(tài)。（3）醫(yī)院庫房根據(jù)供應(yīng)商所配送貨物的條碼，用條碼槍或手持終端進(jìn)行驗(yàn)收。當(dāng)條碼的信息與送貨單的信息一致時(shí)，系統(tǒng)會出現(xiàn)入庫確定的選項(xiàng)，點(diǎn)擊入庫，完成入庫。當(dāng)條碼的信息與送貨單的信息不一致時(shí)，系統(tǒng)會出現(xiàn)提示音，直接點(diǎn)擊撤銷。這樣一批的產(chǎn)品的入庫單就自動(dòng)生成，需要的時(shí)候就可批量導(dǎo)出，供應(yīng)商就可以從供應(yīng)鏈平臺上根據(jù)我院的入庫數(shù)據(jù)直接導(dǎo)出發(fā)票作為雙方做帳憑證。

這樣就實(shí)現(xiàn)了在流通企業(yè)的供應(yīng)鏈平臺上，從預(yù)測、訂單、確認(rèn)、發(fā)貨、收貨、發(fā)票、退貨各環(huán)節(jié)的全程可視，從而完成了雙方數(shù)據(jù)的共享。

3 工作的關(guān)鍵點(diǎn)

3.1 規(guī)范產(chǎn)品名稱

長期以來醫(yī)用耗材和醫(yī)用設(shè)備的名稱都沒有統(tǒng)一，同一種產(chǎn)品會有不同的稱呼，導(dǎo)致在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中就會出現(xiàn)同一種產(chǎn)品有不同的賬頁。為了避免這樣的事發(fā)生，在新的數(shù)據(jù)錄入前就需要規(guī)定所有的產(chǎn)品必須以注冊證的名稱為準(zhǔn)。

3.2 規(guī)范產(chǎn)品品種

在確保醫(yī)療工作需要的前提下，應(yīng)盡可能的減少產(chǎn)品的規(guī)格品種。因?yàn)槊總€(gè)產(chǎn)品的規(guī)格都有一個(gè)編碼，規(guī)格減少相對管理成本就會降低。

3.3 統(tǒng)一產(chǎn)品的編碼

給每種規(guī)格的產(chǎn)品編制一個(gè)唯一的編碼，編碼的信息要體現(xiàn)產(chǎn)品的類別、供應(yīng)商的代碼、產(chǎn)品的合同號、產(chǎn)品的信息和價(jià)格。即要有產(chǎn)品的類別（四位字母）+供應(yīng)商代碼（三位字母）+合同號（四位數(shù)字）+產(chǎn)品編碼（N位字符）。而且編碼規(guī)則一旦確定下來就不要隨便更改。

4 工作的難點(diǎn)

（1）常規(guī)庫存產(chǎn)品的前期代碼的編制和錄入是一項(xiàng)非常繁重的工作。編碼數(shù)據(jù)需要一個(gè)一個(gè)的按規(guī)則進(jìn)行編制，然后又一個(gè)一個(gè)的輸入系統(tǒng)，并且要一項(xiàng)一項(xiàng)的確認(rèn)。每個(gè)環(huán)節(jié)都要不同的人去完成，從而每個(gè)人之間的合作就顯得相當(dāng)重要。

（2）對特殊產(chǎn)品的編碼處理，由于實(shí)行的是統(tǒng)一編碼，一個(gè)產(chǎn)品由幾個(gè)部件組成，而數(shù)量又不一致，就需要將這個(gè)產(chǎn)品的編碼拆分為幾個(gè)部件，每個(gè)部件需要多少數(shù)量需要人工輸入。如醫(yī)院骨科使用的6孔接骨鋼板，常規(guī)配置是一塊鋼板6顆釘，而在實(shí)際使用時(shí)，每個(gè)病人所用螺釘數(shù)量是不同的，這就需要將6孔接骨鋼板的編碼進(jìn)行拆分。

（3）剛開始使用時(shí)系統(tǒng)會不穩(wěn)定，會出現(xiàn)各種問題，操作人員也不熟悉，也會出現(xiàn)許多人為的問題，這就需要每個(gè)人都改變自己的認(rèn)知來接受變化。

（4）重視互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的供應(yīng)鏈安全：主要從樹立網(wǎng)絡(luò)安全的觀念、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的管理、嚴(yán)格執(zhí)行網(wǎng)絡(luò)管理制度、訪問控制和身份鑒別等方面入手。

當(dāng)前，許多醫(yī)療機(jī)構(gòu)的供應(yīng)鏈整合不足，醫(yī)療機(jī)構(gòu)與流通企業(yè)之間的產(chǎn)品、庫存和供應(yīng)流程的管理各自相互獨(dú)立，資源不能共享、溝通相當(dāng)有限，整個(gè)運(yùn)作處于低效運(yùn)行狀態(tài)。鑒于我院也處于這樣的管理狀況，如果能借助互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)相互之間的無縫銜接、快速響應(yīng)、數(shù)據(jù)共享那就能有效控制驗(yàn)收差錯(cuò)，提高庫管員的工作效率。使庫房的工作逐漸從單純的供應(yīng)型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，從而提高醫(yī)院的管理效率，降低管理成本。

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