大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討

王啟承

摘 要：本文針對大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理進行詳細的探討和描述，希望能給廣大的檔案工作人員帶來啟發(fā)幫助。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代 檔案 管理

檔案是記錄我們個人信息以及時代信息的集合，包括文字、影像等方面的諸多信息，然而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展進步以及電腦的普及，信息進入了大爆炸的時代，我們身邊充斥著各種或真或假的信息，在這種情況下大數(shù)據(jù)時代到來，大數(shù)據(jù)即運用新的處理模式也就是軟件來處理、捕捉許多我們無法承受的信息，它具有大量、多樣、價值以及高速的特點，在檔案工作管理中有很重要的作用。

一、大數(shù)據(jù)時代背景下給檔案工作帶來的挑戰(zhàn)

（一）運用大數(shù)據(jù)的方法進行檔案管理的觀念的出現(xiàn)對傳統(tǒng)的檔案管理工作觀念以及管理工作流程帶來了很大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案信息管理由于傳播途徑單一，因此信息量小、來源統(tǒng)一，所以許多檔案信息是非常少的，因此只是通過檔案管理人員進行簡單的人工的分類、標記就已經(jīng)能夠做到檔案保存的完整、充實，同時還方便有需求的人員進行查閱，非常簡單。但是在大數(shù)據(jù)時代的背景下，信息的傳播途徑多樣化。信息的來源也增多，相較從前而言信息也增多許多，特別是許多的信息都是相互混雜，以交叉的形式存在的，如果還是用原始的傳統(tǒng)的檔案管理方法進行檔案管理工作的話，那么對檔案工作人員來說，工作量非常大，不但需要消耗大量的時間進行一一的整理、歸納、分類，同時許多傳統(tǒng)的檔案信息管理方法是不適合現(xiàn)代的檔案管理的，不利于查詢和閱讀，這樣的情況下，人們對檔案館的信賴度就會降低，檔案工作就會步入低谷。

（二）大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作對檔案管理、保存的方法提出了新的挑戰(zhàn) ，檔案管理包括文字、影像等方面，進入但數(shù)據(jù)時代后，電子信息技術(shù)的應(yīng)用使得許多人越來越習慣于用電子形式進行儲存，如電子文檔、電子圖片、電子音頻等等，這不但節(jié)省了空間同時還便于攜帶，但是傳統(tǒng)的檔案管理工作主要集中在用紙張進行檔案保存，這就產(chǎn)生了沖突，導致當前的信息無法進行保存，信息大量缺失，造成經(jīng)濟和社會的損失，因此必須對檔案管理工作的方法進行改革，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代背景的需要，讓檔案管理工作的方法呈現(xiàn)多樣化的趨勢，分門分類進行檔案保存，方便信息的保存和查詢，為檔案的發(fā)展建設(shè)做出貢獻。

（三）大數(shù)據(jù)時代背景下對檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)增加了難度，做出了高標準的要求，大數(shù)據(jù)時代的特點是信息的多樣化、信息的大量化、信息的高速化，因此許多信息是相互交雜、相互滲透的，因此由于傳統(tǒng)信息傳播渠道單一導致信息簡單的情況下，管理人員只需要簡單的操作的情況，已經(jīng)不適合當今社會信息檔案管理的發(fā)展趨勢了，因此在大數(shù)據(jù)時代的背景下，檔案管理工作人員必須要熟練掌控多方面的技術(shù)，特別是在大數(shù)據(jù)檔案管理工作中占重要作用的軟件的運作方法，因此應(yīng)對檔案工作人員有更高的要求，要剔除檔案管理工作中不符合要求的工作人員，保持隊伍的高素質(zhì)、高效率，促進檔案管理工作的順利進行。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下給檔案工作帶來的優(yōu)勢

（一）應(yīng)用大數(shù)據(jù)的方法進行檔案工作管理對降低工作效率以及減少成本上有重要的幫助，大數(shù)據(jù)具有高速性的特點，這種特點在檔案工作中是極大的優(yōu)勢，因為傳統(tǒng)的檔案工作需要消耗大量的人力和物力，這些不但成本高，而且保存期還非常短，造成了大量的浪費，但是在大數(shù)據(jù)的時代，不但不會有巨大的成本消耗，節(jié)約資源和空間，同時還能夠在檔案工作中能夠快速、有效的處理信息數(shù)據(jù)，提高工作的效率。

（二）大數(shù)據(jù)能夠提高檔案保存質(zhì)量。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案抗風險能力較差，一旦保存檔案的地方出現(xiàn)水災(zāi)、火災(zāi)，紙質(zhì)檔案將難于保存，且紙質(zhì)檔案在保存時問較久后，容易出現(xiàn)紙質(zhì)老化、字跡模糊等。這些缺點在大數(shù)據(jù)時代下完全可以避免，運用大數(shù)據(jù)保存大量的檔案數(shù)據(jù)，只需很少量的數(shù)據(jù)儲存空間就可以做到。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下提高檔案管理工作的有效對策

大數(shù)據(jù)是當前信息時代的重要特點，如何應(yīng)對大數(shù)據(jù)給檔案工作帶來的挑戰(zhàn)和機遇，是當前我國檔案工作面臨的主要任務(wù)。為了提高我國檔案工作在大數(shù)據(jù)時代背景下的工作效率，現(xiàn)提出如下對策：

（一）大力培養(yǎng)能夠運用大數(shù)據(jù)進行檔案管理的高端人才。人才是一切工作的生命線，大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作更是如此。傳統(tǒng)的檔案管理人才在大數(shù)據(jù)方面專業(yè)知識和

業(yè)務(wù)能力都比較欠缺，如果只是更新管理設(shè)備和系統(tǒng)，沒有足夠多的人才去運用和管理大數(shù)據(jù)下的檔案管理系統(tǒng)，這只會導致檔案管理工作的低效率。因此，大力培養(yǎng)檔案管理的高端人才相當關(guān)鍵。

培養(yǎng)檔案管理的現(xiàn)代化人才，應(yīng)該從以下幾個方面著手：一是政府鼓勵高校開辦跨學科的復合型專業(yè)，如信息化和檔案管理的交叉學科專業(yè)；二是引進國外高端檔案管理人才，利用高端人才去指導我國檔案管理人才適應(yīng)新時期下的檔案工作；三是大力投入資金開展人才培養(yǎng)工作，人才的培養(yǎng)不僅需要時間，還需要足夠的資金作為保障。

（二）優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)，注入新鮮血液。我國檔案管理的人員結(jié)構(gòu)基本上處于“老齡化多、中年人少、年輕人無”的狀況，這是由于長時問以來我國檔案管理工作人員處于弱勢，比較少的人才投入到檔案管理工作來，幾乎沒有年輕人去從事檔案管理工作。大數(shù)據(jù)時代下對人才的要求比任何時期都要高，沒有人才參與，信息化無從談起，因此，大數(shù)據(jù)時代下開展檔案管理工作的一個重要前提就是優(yōu)化檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)，改變現(xiàn)在“老齡化多、中年人少、年輕人無”為“年輕人為主、中年人為輔、老年人參與”的結(jié)構(gòu)特點。

（三）大力加強檔案數(shù)據(jù)的安全性。大數(shù)據(jù)下的檔案管理雖然有很多優(yōu)勢，能夠明顯提高工作效率，降低工作成本，但是，鑒于檔案的重要性和大數(shù)據(jù)下數(shù)據(jù)丟失的高風險性，加強檔案工作的檔案數(shù)據(jù)安全性顯得尤為重要。信息化時代大量的數(shù)據(jù)可以通過一個小小的內(nèi)存卡進行保存，有便利的優(yōu)勢，但存在數(shù)據(jù)丟失的風險，諸如電腦病毒、內(nèi)存卡損壞等。因此，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作要重視其保存的安全性。檔案工作人員要提高檔案數(shù)據(jù)保存的安全意識，避免把電腦病毒帶入到保存檔案數(shù)據(jù)的電腦中，政府要出臺一些檔案管理工作細則，避免一些操作不當引起檔案數(shù)據(jù)丟失。

四、結(jié)語

總而言之，在大數(shù)據(jù)時代的背景下，檔案管理工作既有挑戰(zhàn)又有優(yōu)勢，是檔案發(fā)展的一大機遇，因此檔案管理工作一定要緊抓機遇，不斷挑戰(zhàn)，應(yīng)對困難進行自我突破，保證檔案工作能夠在符合社會發(fā)展的潮流下，進行超越的發(fā)展。

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