李琪
摘要:現(xiàn)代科學技術(shù)的迅猛發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理提供了良好的技術(shù)支持,尤其是計算機技術(shù)在檔案系統(tǒng)中的運用,推進了事業(yè)單位檔案管理信息化建設,利于提高事業(yè)單位檔案管理水平。筆者在本文主要針對事業(yè)單位檔案管理的信息化建設方法策略進行分析,以供參考。
關鍵詞:科學技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理;信息化
在檔案現(xiàn)代化管理中,利用通信技術(shù)對計算機處理的相關信息進行傳輸,借助自動或者半自動的數(shù)據(jù)處理設備,能夠?qū)崿F(xiàn)檔案采編、檔案編目以及檔案流通等一系列檔案工作。這是事業(yè)單位檔案管理向計算機網(wǎng)絡化發(fā)展的重要體現(xiàn),能夠?qū)π畔①Y源進行更好的開發(fā)與利用,促進信息化交流,推動其信息化建設。
一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設提出的要求
傳統(tǒng)檔案管理工作以檔案實體為重點,而檔案信息化則是以數(shù)字信息化為重點,這是新時期檔案管理的新型轉(zhuǎn)變,適應了時代的發(fā)展與進步。這就要求:①檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想觀念,強化自身的現(xiàn)代化管理意識;②拓寬自身的知識體系,強化自身工作能力,尤其是信息化技術(shù)方面的內(nèi)容;③檔案信息化管理工作要走向前端,相關人員要積極拓展檔案收集的多樣化途徑,并且提高歸檔率及準確率,為檔案信息資源的完整性提供保障;④要將復雜性的管理內(nèi)容簡單化,又將簡單的管理內(nèi)容規(guī)范化,提高檔案信息化管理水平[1]。
二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設現(xiàn)狀
(一)檔案管理信息化建設重視度不足
事業(yè)單位的領導者沒有深刻意識到信息化建設在檔案管理中的重要意義,導致其重視度不足,投入的經(jīng)費也較少,對人員也疏于管理與指導[2]。另外,一些事業(yè)單位過于重視人事檔案,并將其作為檔案主體,忽略了其它真正影響單位發(fā)展的具有較大價值的檔案,使得事業(yè)單位檔案在開發(fā)與利用上不到位,使得自身發(fā)展受到了制約。
(二)檔案管理信息化建設針對性不足
事業(yè)單位沒有從單位的自身特點、管理特色及業(yè)務流程等出發(fā),選擇的計算機軟件難以真正推動檔案管理信息化建設進程,缺乏良好的信息化資源二次開發(fā)能力,導致事業(yè)單位檔案管理中的信息化系統(tǒng)針對性不強,實用性也不高。
(三)檔案管理人員無法適應信息化建設提出的要求
在計算機網(wǎng)絡技術(shù)不斷成熟且多種系統(tǒng)軟件不斷普及的背景下,對檔案人員業(yè)務素質(zhì)提出的要求更高。在如今的事業(yè)單位檔案工作中,很多人員都是兼職人員,難以真正全面地學習相關專業(yè)知識,計算機技能水平也不高。
(四)事業(yè)單位檔案管理中缺少數(shù)字化檔案設備
當下依然有一些事業(yè)單位還沒有開展電子文檔管理,也沒有先進的磁介質(zhì)檔案儲存設備[3]。但是在信息化檔案管理中,數(shù)字化檔案在很大程度上依賴于數(shù)字化設備。事業(yè)單位沒有對相關設備進行配置,無法真正實現(xiàn)電子文檔管理,資料查閱也不夠便捷,阻礙了檔案管理的信息化建設進程。
三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效方法
(一)對檔案管理信息化建設提供足夠重視與支持
事業(yè)單位領導者應該加強自身對檔案信息化建設的認識,加大經(jīng)費投入力度,并重新認識事業(yè)單位檔案主體,注重開發(fā)對單位發(fā)展具有價值的檔案,比如事業(yè)單位相關的科技檔案、產(chǎn)品檔案、設備儀器檔案等等,做好相關檔案的收集、整理以及歸檔工作,為單位的長遠發(fā)展奠定基礎,也為其決策行為提供有效依據(jù)。同時,領導者應該轉(zhuǎn)變信息化管理理念,加大檔案管理信息化建設的力度,提供其決策水平與管理水平。
(二)增加各類檔案管理信息化設備
在事業(yè)單位的檔案管理工作中,檔案收集、檔案管理與檔案利用等各個環(huán)節(jié)都緊緊相扣,形成系統(tǒng)化的檔案工程[4]。因此,在檔案管理信息化建設進程中,應該保證信息化管理設備充足齊全,其載體形式多樣的各類檔案存放方面要保證科學有序性,提高日常查找的便捷性,也利于及時搶救突發(fā)事件。事業(yè)單位檔案部門應該注重全文數(shù)據(jù)庫與多媒體數(shù)據(jù)庫的高效建設,可接收電子檔案,并實現(xiàn)各類檔案的數(shù)字化錄入與信息化管理,強化檔案全文信息的電子化查詢功能,提高檔案信息化管理效率。
(三)加強電子文件的信息化管理
在事業(yè)單位檔案管理信息化建設進程中,檔案信息的完整性與安全性保障是核心要素。因此,事業(yè)單位應該制定檔案電子文件的科學管理規(guī)范,讓檔案人員嚴格執(zhí)行,要切實保障檔案信息的完整性與安全性。尤其是保存價值較高的電子文件,需要做好紙質(zhì)文件的備份工作,并實現(xiàn)電子文件及其相關紙質(zhì)文件的統(tǒng)一歸檔。另外,加強硬件建設,確保硬盤等備份硬件具有穩(wěn)定的性能,切實保障信息資源的安全[5]。
(四)積極招入專業(yè)化人才
在事業(yè)單位檔案管理工作中,要求檔案人員必須熟練掌握有關專業(yè)知識與技能,還需要掌握事業(yè)單位自身生產(chǎn)的相關產(chǎn)品技術(shù)。兼職人員難以適應更高的專業(yè)素質(zhì)要求,使得檔案管理部門必須要積極招入專業(yè)化人才,注入新的活力。對于原有工作人員,也應該予以定期的培訓,提高其知識水平與技能水平。
四、結(jié)束語
綜上所述,事業(yè)單位檔案管理的信息化建設是適應新時期發(fā)展需要的重要內(nèi)容,對檔案管理部門提出了更高要求。單位的領導者應該充分重視檔案管理信息化建設,不斷開發(fā)與利用具有價值的檔案,并加強信息化設備、檔案完整性、信息資源安全性等方面的建設工作,同時積極引入專業(yè)化人才,全面提高檔案信息化管理水平。
參考文獻:
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[5]楊鑫.關于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展的探討[J].科技創(chuàng)新與應用,2013(03):290.