文書檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策分析

李巍

摘要：文書檔案管理水平體現(xiàn)出單位的檔管理水平，關(guān)系到單位的發(fā)展，這就需要領(lǐng)導(dǎo)能夠正確、全面地認(rèn)識(shí)到其價(jià)值，加強(qiáng)對(duì)管理工作的重視程度，實(shí)現(xiàn)檔案資料的完整性，體現(xiàn)其實(shí)用價(jià)值，提高文書檔案管理工作的質(zhì)量。這就需要各單位能夠結(jié)合自身的實(shí)際情況，對(duì)文書檔案管理的需求，注重有效的文書檔案收集，不斷完善管理規(guī)章制度，為檔案管理人員提供培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)水平和綜合技能，在文書工作與檔案工作上實(shí)現(xiàn)有效的銜接，保證文書檔案能夠得到最大化的利用，讓單位能夠更好地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；問題；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A

一、文書檔案管理重要性分析

文書檔案管理工作較為重要，主要因?yàn)槲臅鴻n案與各個(gè)部門之間產(chǎn)生密切聯(lián)系，只有提升文書檔案管理效率，才能為國(guó)家提供良好的歷史資料與文學(xué)資料，以便于相關(guān)部門系統(tǒng)的開展指導(dǎo)與監(jiān)督工作，同時(shí)，相關(guān)管理人員做好文書檔案管理工作，有利于提升機(jī)關(guān)部門的工作效率，發(fā)揮群眾文化的作用，有利于機(jī)關(guān)檔案管理部門增強(qiáng)自身的工作效果，減少工作中存在的各類問題。

二、當(dāng)前文書檔案管理中存在的主要問題分析

（一）重視程度不足。首先，當(dāng)前一些單位中，對(duì)于文書檔案的重要性缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)。一些單位認(rèn)為文書檔案管理就是簡(jiǎn)單的整理文書檔案，而沒有從信息分類、建庫(kù)、歸納、提取的角度看待文書檔案管理問題。與之相對(duì)應(yīng)的，文書檔案管理部門在單位中所處的地位較低，被管理層當(dāng)作“后勤部門”看待，在人員配置和基礎(chǔ)設(shè)施配置方面也得不到應(yīng)有的重視。其次，在專業(yè)技能訓(xùn)練方面，由于重視程度不足，很多單位的文書檔案管理工作人員都是臨時(shí)補(bǔ)缺，入職前缺乏不要的專業(yè)技能訓(xùn)練，入職后也沒有進(jìn)行過有效地繼續(xù)教育。單位不愿向文書檔案管理部門投入教育經(jīng)費(fèi)進(jìn)行人員培訓(xùn)，客觀上導(dǎo)致很多工作人員對(duì)文書檔案的管理一知半解，認(rèn)為“只要不丟失”便是工作合格。加之一些單位未能向文書檔案管理部門配置信息化設(shè)備，導(dǎo)致很多單位的文書檔案管理和查閱工作十分麻煩，嚴(yán)重阻礙了文書檔案的應(yīng)用。

（二）人力資源力量不足。所謂人力資源力量不足體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是人員數(shù)量不足，不少單位未能給文書檔案管理部門配置足夠的工作人員，現(xiàn)有工作人員也多是兼職的形式負(fù)責(zé)文書檔案管理工作。有的單位由辦公室秘書兼職文書檔案管理，由于秘書本身需要負(fù)責(zé)單位的草擬文、傳發(fā)文，本職工作已經(jīng)較為繁重，對(duì)于文件檔案管理自然缺乏主動(dòng)性和積極性。二是人員素質(zhì)不高。很多單位并未引進(jìn)具有專業(yè)背景的文書檔案管理人員，現(xiàn)有的管理員多是從其他崗位調(diào)崗而來的，甚至有些單位講文書檔案管理部門作為“預(yù)備退休部門”，把一些臨近退休、離職的人員安排在文書檔案管理部門之中任職，這些人員素質(zhì)參差不齊，對(duì)檔案管理缺乏系統(tǒng)的了解和認(rèn)識(shí)，日常管理方式也存在很多漏洞，遺失、錯(cuò)置文書檔案的事件頻發(fā)。

（三）文書工作和檔案工作間協(xié)作不足。文書管理與檔案管理應(yīng)當(dāng)是一個(gè)系統(tǒng)性的管理，二者之間關(guān)系密不可分，缺一不可。也只有將二者的管理銜接起來，才能真正發(fā)揮文書檔案在企事業(yè)單位管理中的作用。但在現(xiàn)實(shí)工作中，很多單位重視日常文書管理，卻忽視了檔案管理，對(duì)于文書檔案管理也多是不同部門分塊操作，未能形成一個(gè)統(tǒng)一的整體，一些單位制定的管理制度形同虛設(shè)，客觀上拉大了文書管理和檔案管理工作之間的差距。

三、加強(qiáng)和改進(jìn)文書檔案管理的有效對(duì)策

（一）提高對(duì)文書檔案管理的重視程度。加強(qiáng)重視是提高文書檔案管理工作的前提。具體來說，應(yīng)當(dāng)從兩個(gè)方面加強(qiáng)重視。首先，單位的主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)給予文書檔案管理工作應(yīng)有的重視，為文書檔案管理部門配置必需的人員、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)，確保文書檔案管理部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。將文書檔案管理工作納入到單位整體管理決策之中來。其次，作為文書檔案管理部門的工作人員，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到自身工作崗位對(duì)于單位發(fā)展、運(yùn)行的重要意義，更不能主動(dòng)將自己“降格”為“后勤部門”，無論是單位的各種活動(dòng)還是各類規(guī)章制度，文書檔案管理部門都應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)的參與，嚴(yán)格有效的落實(shí)，

（二）提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)。企事業(yè)單位的文書檔案管理工作有一套詳盡的規(guī)章制度和科學(xué)的評(píng)價(jià)體系，因而在人員配置方面，也應(yīng)以規(guī)章制度和評(píng)價(jià)體系為配置標(biāo)準(zhǔn)，不斷提升文書檔案管理人員的整體素質(zhì)。首先，應(yīng)當(dāng)聘用一些具有專業(yè)教育背景的文書檔案管理人才為專職工作人員，處理單位的文書檔案尤其是一些較為重要的文書檔案。二是重視文書檔案管理部門人員的入職培訓(xùn)和在職教育工作。新入職文書檔案管理部門的人員必須接受入職培訓(xùn)，了解基本的工作方法與工作程序，明白自己的崗位職責(zé)和日常任務(wù)，使其對(duì)自身的工作有必要的重視。在職工作人員必須定期接受在職教育，樹立主動(dòng)學(xué)習(xí)新知識(shí)、新業(yè)務(wù)的意識(shí)和理念。尤其是信息化背景下做好文書檔案管理工作的必要技能，使其更好地完成今后的工作。

（三）加強(qiáng)各部門的互動(dòng)，有序開展文書檔案工作。只有確保實(shí)現(xiàn)文書檔案的有效收集，才能最大化地對(duì)其進(jìn)行利用，保證檔案的質(zhì)量，這就需要各部門能夠加強(qiáng)彼此之間的互動(dòng)，文書檔案管理人員需要主動(dòng)地去了解每個(gè)部門的信息，能夠及時(shí)地掌握材料，讓文書檔案管理工作水平不斷提高。另外，文書檔案工作需要保證有秩序地開展，就需要滿足單位未來發(fā)展的需要，結(jié)合單位的發(fā)展方向和目標(biāo)，保證為單位的決策提供有效的參考，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

綜上，文書檔案管理工作內(nèi)容涉及多個(gè)方面，包括文件的收集、整理、催辦、歸檔、利用等，這其中包含的內(nèi)容非常多，只有保證文書檔案管理的水平才能讓單位更好地發(fā)展，因此需要對(duì)管理中的問題進(jìn)行分析，并找出有效的解決策略。

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（作者單位：龍江縣便民熱線服務(wù)中心）