圖書(shū)館流通管理中系統(tǒng)分析法的應(yīng)用

楊?lèi)?ài)琴

摘要：圖書(shū)館中的管理工作是一項(xiàng)內(nèi)容復(fù)雜又非常系統(tǒng)的工作，在管理中要使用具體的措施進(jìn)行維護(hù)，才能使流通管理更加順暢便捷。為使圖書(shū)流通管理更具方向性，將系統(tǒng)分析法應(yīng)用于流通工作中就十分必要。本文首先對(duì)圖書(shū)館管理工作的內(nèi)容現(xiàn)狀進(jìn)行闡述，進(jìn)而分析系統(tǒng)分析法在流通管理工作中的開(kāi)展，再詳細(xì)論述其在圖書(shū)流通管理中的實(shí)際運(yùn)行，從而探尋系統(tǒng)分析法的具體應(yīng)用方式，使圖書(shū)館的流通管理工作更加高效。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)館 流通管理 系統(tǒng)分析法

中圖分類(lèi)號(hào)：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-5349（2017）08-0118-02

系統(tǒng)化分析就是將完整的系統(tǒng)作為分析對(duì)象，對(duì)其展開(kāi)精確的設(shè)計(jì)分析、綜合考察，并使其達(dá)到處理問(wèn)題的最佳效果。在這個(gè)分析過(guò)程中，需要對(duì)圖書(shū)流通管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的掌握與了解，并在此基礎(chǔ)上分析整體的系統(tǒng)管理任務(wù)。相對(duì)來(lái)說(shuō)，流通管理工作是圖書(shū)管理中最為復(fù)雜的內(nèi)容，其完成質(zhì)量直接影響到整個(gè)圖書(shū)館管理大系統(tǒng)的管理秩序，是對(duì)圖書(shū)管理工作質(zhì)量的衡量標(biāo)準(zhǔn)。因此，將系統(tǒng)分析法用于流通管理工作，能夠使圖書(shū)管理的規(guī)章制度更加完善，工作質(zhì)量進(jìn)一步提升。

一、圖書(shū)館流通管理的內(nèi)容

作為當(dāng)前圖書(shū)館中主要的流通部門(mén)，其管理工作的內(nèi)容就是維持圖書(shū)館中圖書(shū)的基本流通， 進(jìn)而使讀者享受到更加優(yōu)質(zhì)的閱讀生活，從而建立圖書(shū)館和讀者之間良好的互動(dòng)關(guān)系。[1]流通部門(mén)的工作內(nèi)容一般分為四點(diǎn)，第一，制定圖書(shū)館中書(shū)籍流通的各種規(guī)章制度，按照閱讀者的需求調(diào)整工作計(jì)劃，進(jìn)而編制出完善的圖書(shū)館工作規(guī)章計(jì)劃。第二，組織圖書(shū)館中的讀者交流活動(dòng)，以便更加清晰地了解到讀者對(duì)閱讀的要求，更加明晰圖書(shū)館的工作導(dǎo)向，進(jìn)一步提升圖書(shū)館服務(wù)質(zhì)量。第三，對(duì)部門(mén)的工作管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，使其綜合素質(zhì)得到不斷提升。第四，通過(guò)各個(gè)部門(mén)間的有效溝通，使圖書(shū)館中的圖書(shū)資源得到持續(xù)更新，進(jìn)而為讀者提供更加豐富的閱讀內(nèi)容。

二、圖書(shū)館流通管理的現(xiàn)狀

圖書(shū)館中的流通管理工作還面臨著一些問(wèn)題，首先，是在圖書(shū)館的管理流程中，由于每日的閱覽借閱人數(shù)較多，導(dǎo)致管理工作存在一定難度，圖書(shū)館的書(shū)籍有時(shí)會(huì)出現(xiàn)無(wú)法滿(mǎn)足讀者閱讀需求的現(xiàn)象。其次，在多數(shù)的閱讀室中都有自助借閱書(shū)籍的相關(guān)設(shè)備軟件，能夠使讀者的書(shū)籍借閱工作更加便利，但在實(shí)際的設(shè)備使用中會(huì)存在一定風(fēng)險(xiǎn)，如設(shè)備自身出現(xiàn)故障導(dǎo)致讀者借閱書(shū)籍的存檔內(nèi)容丟失，且沒(méi)有工作人員在一旁對(duì)機(jī)器進(jìn)行監(jiān)督，則會(huì)使機(jī)器故障帶來(lái)的不便進(jìn)一步擴(kuò)大。另外，若是圖書(shū)館中的管理設(shè)備不夠完善，讀者在閱讀中還會(huì)遇到圖書(shū)借閱信息無(wú)法查詢(xún)等情況。最后，由于這一工作對(duì)人的能力要求較低，工作也較為清閑，在多數(shù)院校中的圖書(shū)管理人員多數(shù)是學(xué)校退休教職工或是教師家屬，在工作中缺乏認(rèn)真專(zhuān)業(yè)的工作態(tài)度，也影響了圖書(shū)管理工作的開(kāi)展。

三、系統(tǒng)分析法在圖書(shū)流通管理中的具體開(kāi)展

系統(tǒng)分析法在圖書(shū)流通管理中有重要的促進(jìn)作用，有必要從流通工作的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)分析法的應(yīng)用。

第一，制定工作的最終目標(biāo)。這是對(duì)整個(gè)系統(tǒng)工作的規(guī)劃，也是體現(xiàn)管理工作完成情況的重要指標(biāo)。因此對(duì)系統(tǒng)分析法的開(kāi)展應(yīng)具體體現(xiàn)在綜合的系統(tǒng)設(shè)計(jì)規(guī)劃上，對(duì)圖書(shū)流通管理的工作制定整體發(fā)展目標(biāo)，并在后期的工作中努力實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。[2]

第二，制定具體的實(shí)施方案，在設(shè)定具體的目標(biāo)后應(yīng)制定切實(shí)可行的實(shí)施計(jì)劃，并對(duì)計(jì)劃中的各個(gè)影響因素進(jìn)行考慮，減少影響總目標(biāo)的不利因素，使流通工作更加順暢。并對(duì)設(shè)計(jì)方案中的內(nèi)容進(jìn)行模擬測(cè)試，將測(cè)試結(jié)構(gòu)用于判斷設(shè)計(jì)方案的可行性。

第三，有效評(píng)價(jià)。根據(jù)模擬工作的結(jié)果可對(duì)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行調(diào)整，并對(duì)其中達(dá)不到目標(biāo)要求的進(jìn)行修正，不斷完善運(yùn)行方案。建立模擬系統(tǒng)的評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)系統(tǒng)的方案比對(duì)修改，最終選擇出科學(xué)合理的工作方案。

四、圖書(shū)流通管理業(yè)務(wù)中系統(tǒng)分析法的應(yīng)用

1.系統(tǒng)分析法在圖書(shū)館上下架管理中的應(yīng)用

通常情況下的圖書(shū)管理就是圖書(shū)上下架中的系統(tǒng)化過(guò)程管理，應(yīng)當(dāng)在管理中做好圖書(shū)的分析及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。圖書(shū)上架工作應(yīng)當(dāng)做好入庫(kù)圖書(shū)的登記，對(duì)圖書(shū)的館藏分類(lèi)和已經(jīng)著錄好的一一進(jìn)行記錄，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)精確記錄圖書(shū)館藏地的編碼，更加方便圖書(shū)的控制借還，防止圖書(shū)由于記錄不準(zhǔn)確難以找到造成丟失。其中，整個(gè)系統(tǒng)共用的代碼是館藏地代碼，在圖書(shū)館中的期刊、流、典、編、采等業(yè)務(wù)模塊都與館藏地代碼有所關(guān)聯(lián)，需要在系統(tǒng)設(shè)置時(shí)就進(jìn)行館藏地代碼的編制以及具體的分類(lèi)編制，只有這樣才能夠進(jìn)行之后的閱覽環(huán)節(jié)，不然會(huì)在工作中造成管理缺失、圖書(shū)遺漏等現(xiàn)象。館藏地代碼的編制要增設(shè)借閱時(shí)間和歸還時(shí)間兩方面內(nèi)容，對(duì)圖書(shū)的流通環(huán)節(jié)有效控制，若是追查圖書(shū)的去向也有據(jù)可依。另外，對(duì)書(shū)籍下架工作應(yīng)當(dāng)有流通部門(mén)進(jìn)行記錄，將書(shū)籍名稱(chēng)信息等從數(shù)據(jù)庫(kù)中刪減，并將館藏地中的代碼著錄等信息剔除出來(lái)，后續(xù)工作移交至其他部門(mén)處理。

2.在讀者系統(tǒng)化管理中的應(yīng)用

系統(tǒng)分析法還能夠進(jìn)行讀者的閱讀信息管理，并對(duì)借閱的讀者進(jìn)行綜合整理，其中包含讀者證掛失、讀者信息查詢(xún)、讀者證注銷(xiāo)、停用、辦理等各類(lèi)工作。在系統(tǒng)分析法的基礎(chǔ)上增加讀者在流通環(huán)節(jié)中的權(quán)利，管理工作通過(guò)讀者的代碼信息管理分類(lèi)，讀者能在借閱的過(guò)程中了解到之前的借閱者，建立興趣相同的讀者群。圖書(shū)管理工作還可對(duì)不同讀者群的不同借閱規(guī)則進(jìn)行處理。

3.在圖書(shū)借還管理中的應(yīng)用

圖書(shū)的借還管理是圖書(shū)流通中重要的管理過(guò)程，先將讀者的借閱時(shí)間信息進(jìn)行登記，后期就能通過(guò)檢索條碼得到讀者的閱覽信息以及圖書(shū)信息，將讀者與圖書(shū)互相關(guān)聯(lián)，再進(jìn)行之后的借書(shū)工作。[3]通常情況下的借閱信息是還書(shū)后在數(shù)據(jù)庫(kù)中消除，將圖書(shū)中的讀者信息刪掉，從而讓圖書(shū)進(jìn)行新的入庫(kù)流通環(huán)節(jié)。

4.在維護(hù)管理中的應(yīng)用

為使圖書(shū)管理工作更加安全，系統(tǒng)人員可在工作中加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)、參數(shù)的維護(hù)管理。參數(shù)維護(hù)就是對(duì)圖書(shū)館中的各項(xiàng)管理目標(biāo)設(shè)定參數(shù)，進(jìn)而使系統(tǒng)在運(yùn)行工作中的管理更有方向。在系統(tǒng)的運(yùn)行過(guò)程中，應(yīng)盡量達(dá)到設(shè)定的目標(biāo)值，從而使借閱工作的規(guī)則制定與借閱工作相互結(jié)合，數(shù)據(jù)維護(hù)工作還應(yīng)當(dāng)對(duì)流通數(shù)據(jù)定期修復(fù)檢查、更新異常的數(shù)據(jù)，進(jìn)而使系統(tǒng)運(yùn)行更完整準(zhǔn)確。

5.系統(tǒng)分析法在流通統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用管理

這一管理工作內(nèi)容主要有工作量統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)統(tǒng)計(jì)、讀者量統(tǒng)計(jì)，在系統(tǒng)化分析后，可以對(duì)不同的目標(biāo)采取不同的參數(shù)設(shè)定，從而使數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息記錄更加詳細(xì)，流通工作的質(zhì)量效率得到提高。

五、系統(tǒng)分析法在圖書(shū)流通管理中的重要性

1.使圖書(shū)流通管理工作更加高效

圖書(shū)館的流通管理實(shí)際就是通過(guò)借閱、內(nèi)部閱讀等形式向讀者提供更加有意義的圖書(shū)閱覽過(guò)程。在這個(gè)閱讀過(guò)程中，對(duì)讀者的管理是目前的工作重心，也是重點(diǎn)內(nèi)容。因此圖書(shū)管理工作應(yīng)當(dāng)面向每一個(gè)讀者，通過(guò)合理有效的管理方法，使讀者與圖書(shū)館的聯(lián)系更加密切。隨著當(dāng)前高校規(guī)模人數(shù)的不斷擴(kuò)張，原有的圖書(shū)館工作內(nèi)容與工作方法已經(jīng)不適用于當(dāng)前的圖書(shū)館管理工作，為使圖書(shū)館的系統(tǒng)流通更加高效，對(duì)其今后的工作轉(zhuǎn)變應(yīng)盡量與現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)相融合，構(gòu)建更加科學(xué)的流通管理工作內(nèi)容。

當(dāng)前的系統(tǒng)分析法就是從宏觀的角度出發(fā)對(duì)整體的管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的分析規(guī)劃，進(jìn)而深入到其中的各個(gè)工作環(huán)節(jié)。流通管理工作一般可以劃分為六個(gè)工作模塊，即信息查詢(xún)、流通打印、 圖書(shū)上下架管理、流通管理、維護(hù)管理以及日常管理。[4]面對(duì)日益擴(kuò)大的圖書(shū)流通管理工作，它能夠?qū)ぷ鞯牧鞒套鞒龈鼮橛行У陌才牛材軌驅(qū)崿F(xiàn)工作各個(gè)環(huán)節(jié)的梳理安排。圖書(shū)館中的流通系統(tǒng)一般按具體部門(mén)的具體職能劃分，通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)工作的明確劃分，使工作部門(mén)更加協(xié)調(diào)合理，日常工作分配更加均衡，系統(tǒng)運(yùn)行更加順暢穩(wěn)定。

2.提高圖書(shū)利用率

系統(tǒng)分析法使圖書(shū)館中的書(shū)籍利用率有很大提升，通常情況下，計(jì)算機(jī)管理技術(shù)能夠提高圖書(shū)館中的圖書(shū)利用率，圖書(shū)館中標(biāo)準(zhǔn)利用率提高，則圖書(shū)流通管理工作的質(zhì)量也會(huì)提高，利用率越低則質(zhì)量越差。因此可以通過(guò)分析計(jì)算機(jī)的流通系統(tǒng)管理，結(jié)合系統(tǒng)分析法對(duì)圖書(shū)流通管理的工作質(zhì)量進(jìn)行提升。首先可對(duì)管理工作進(jìn)行分析，簡(jiǎn)化借閱書(shū)記錄的工作流程，使圖書(shū)館里的工作效率得到提升。其次可通過(guò)計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)分析和流通管理，對(duì)閱覽室實(shí)行開(kāi)架借閱，即讀者能夠?qū)崿F(xiàn)自由查找自己想要閱覽的圖書(shū)，若是沒(méi)有還可用內(nèi)容相似的書(shū)籍替換，能有效減少拒借率。最后可以進(jìn)一步落實(shí)計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)化管理工作，進(jìn)而使圖書(shū)管理的工作更加有序，通過(guò)計(jì)算機(jī)記錄借還書(shū)籍的時(shí)間信息，也會(huì)減少工作中人為操作帶來(lái)的誤差，并對(duì)讀者的借閱時(shí)間進(jìn)行規(guī)定，使得好書(shū)的流通率得到增加，加速圖書(shū)館中的書(shū)籍流通，相對(duì)來(lái)說(shuō)也提升了書(shū)籍利用率。

此外，還可以對(duì)讀者借閱較多的書(shū)籍和較少的書(shū)籍進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如冶金工業(yè)、金屬工藝學(xué)、動(dòng)力工程學(xué)等過(guò)于高深的專(zhuān)業(yè)書(shū)籍在圖書(shū)館中乏人問(wèn)津，借閱的人數(shù)少之又少，這就提示圖書(shū)管理工作，如何使圖書(shū)利用率得到提升，拒借率進(jìn)一步減少。可從系統(tǒng)化的分析角度對(duì)工作進(jìn)行細(xì)化：首先，書(shū)籍的內(nèi)容結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)與借閱人員的知識(shí)面、興趣點(diǎn)相契合。第二，圖書(shū)館的書(shū)籍種類(lèi)應(yīng)盡量齊全，完善各方面的書(shū)籍類(lèi)別。第三，可用信息化檢索幫助學(xué)生更快獲知圖書(shū)館的藏書(shū)目錄、類(lèi)別，能夠?qū)栝啎?shū)籍快速檢索。第四，通過(guò)讀者之間的調(diào)查研究，將圖書(shū)的采購(gòu)情況同實(shí)際的借閱需要結(jié)合起來(lái)。

六、結(jié)語(yǔ)

作為圖書(shū)館基礎(chǔ)管理系統(tǒng)的流通管理，對(duì)閱讀人員和圖書(shū)館的未來(lái)發(fā)展都有重要意義，能夠有效解決當(dāng)前的圖書(shū)管理工作效率低下、服務(wù)質(zhì)量較差的現(xiàn)象，使服務(wù)水平得到良好的發(fā)揮，使圖書(shū)館的文化傳播作用進(jìn)一步擴(kuò)大，推動(dòng)當(dāng)前的精神文明建設(shè)進(jìn)程。同時(shí)，廣大圖書(shū)管理人員也應(yīng)當(dāng)在實(shí)踐中不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，解決流通管理的各項(xiàng)問(wèn)題，將系統(tǒng)分析法用于圖書(shū)流通管理制度的探索發(fā)展，促進(jìn)圖書(shū)管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)進(jìn)步。

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責(zé)任編輯：楊國(guó)棟