解讀大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的價值提升

趙文華

摘要：本文分析了大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，探索了在新時期提升檔案管理價值的途徑和方法。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；價值提升

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化的意義

第一，有助于檔案管理效率的提升。在科技不斷發(fā)展、時代日益進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展信息化特征逐漸加深的時代背景下，檔案管理的開放性和共享性要求也日益凸顯出來。為了適應(yīng)時代要求，建立開放的檔案管理系統(tǒng)是必要而且是必須的，檔案管理工作者還需要根據(jù)工作環(huán)境的變化和信息技術(shù)的更新不斷完善管理系統(tǒng)，持續(xù)性地提升檔案管理工作效率。

第二，有助于為企業(yè)決策提供有用信息。檔案在企業(yè)內(nèi)部是一種非常重要的資源，它是企業(yè)發(fā)展歷史和經(jīng)營決策信息的重要記錄載體，能夠讓管理者及時地了解到運(yùn)營信息和決策產(chǎn)生的結(jié)果。企業(yè)在進(jìn)行決策之前，一方面需要分析當(dāng)前的狀況，另一方面還要綜合研究企業(yè)以前單位做出相似決策的信息，這樣可以避免在決策過程中出現(xiàn)一些不必要的錯誤，并保障決策具有時代感和新鮮感。在制定決策的過程中，企業(yè)以前的決策可以起到對比的作用，這樣可以在提出的價格方案中擇優(yōu)選擇，使得決策根據(jù)科學(xué)性和合理性。對于一個企業(yè)來說，科學(xué)合理的決策是其實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益和長遠(yuǎn)持久發(fā)展的重要途徑，信息化檔案管理在很大程度上減少了紙質(zhì)檔案管理的工作量，節(jié)約了檔案查閱時間，減少了檔案出錯的可能性，信息化檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)決策提供更多有用的信息，使得企業(yè)的決策更加合理，便于其持續(xù)發(fā)展和長遠(yuǎn)發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理價值提升策略研究

（一）在企業(yè)信息化建設(shè)中加入檔案信息化建設(shè)因素

企業(yè)應(yīng)該意識到任何一個信息的建立都不可能靠一個部門一力促成，同樣的道理檔案部門也不能依靠一己之力完成信息化建設(shè)全過程。檔案管理信息化建設(shè)需要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的組織和協(xié)調(diào)，也需要企業(yè)內(nèi)部每一個部門的配合和參與。所以筆者認(rèn)為在信息化建設(shè)中加入檔案信息化建設(shè)因素是必須的，這樣檔案信息化建設(shè)就融入到了企業(yè)總體規(guī)劃之中來了，企業(yè)上下能夠從思想意識到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案信息和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營信息聯(lián)系得將愈加緊密。企業(yè)生產(chǎn)管理中領(lǐng)導(dǎo)者和員工都要善于挖掘和利用檔案資源信息，使之能夠有效地促進(jìn)產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、售后服務(wù)等活動的順利進(jìn)行，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)更多的利益而服務(wù)。從具體的操作層面來看，企業(yè)可以對信息化建設(shè)的資金進(jìn)行統(tǒng)一的調(diào)動和安排，在企業(yè)上下選取統(tǒng)一型號的計算機(jī)設(shè)備和其他微型設(shè)備，統(tǒng)一開發(fā)和共享企業(yè)內(nèi)部使用的軟件，在企業(yè)進(jìn)行重要項(xiàng)目決策的時候合力通關(guān)，加強(qiáng)對現(xiàn)代化檔案人才的培養(yǎng)和管理等等。

（二）做好檔案信息化的前提工作——進(jìn)行檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的優(yōu)劣直接影響到檔案管理水平的高低不一，而基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)好壞受到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度、企業(yè)本身的經(jīng)濟(jì)效益和檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)等多種因素影響。一些企業(yè)的檔案管理一直處于封閉式狀態(tài)，很少能夠接受到檔案行政部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，也很少能夠和同行業(yè)企業(yè)進(jìn)行檔案建設(shè)的交流，這些因素使得檔案管理工作一直停留在保存和儲存的層面，難以有效挖掘檔案的真正價值并加以利用。企業(yè)檔案管理中還存在著制度不健全、檔案工作流程不合理等諸多問題，使得檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)更加一塌糊涂。所以，各個企業(yè)應(yīng)當(dāng)客觀地認(rèn)識到當(dāng)前檔案管理工作的開展現(xiàn)實(shí)狀況，如果存在問題就要加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，完善檔案管理體制，引導(dǎo)檔案管理工作具體方法和流程的規(guī)范化、科學(xué)化，為檔案管理信息化建設(shè)奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）盡快出臺檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

檔案管理信息化建設(shè)需要標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的支持。但是一些企業(yè)的檔案信息化管理存在著明顯的標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范問題，甚至在一些具體的管理方面沒有規(guī)范可以遵循。所以檔案管理行政部門應(yīng)當(dāng)盡快地針對企業(yè)制定檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，為企業(yè)建立檔案信息化管理的工作制度。所以企業(yè)信息化管理必須堅持規(guī)范化原則，從電子文檔歸檔開始就進(jìn)入規(guī)范化程序，數(shù)字化檔案的工作程序和工作規(guī)范都需要詳盡的規(guī)定，以便于檔案管理人員在工作中有法可依、有規(guī)所循，為檔案信息化建設(shè)高校運(yùn)行提供良好的制度環(huán)境。

（四）提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案信息化工作具有技術(shù)性強(qiáng)、流程繁雜的工作特征，因此檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)在于人才的建設(shè)。因此，企業(yè)的檔案部門不僅僅要做好適應(yīng)檔案信息化管理的準(zhǔn)備，還要適時地培養(yǎng)檔案管理工作人員的素質(zhì)和能力，提升其業(yè)務(wù)操作能力，加強(qiáng)對其的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，達(dá)到一只適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的高素質(zhì)、復(fù)合型人才隊伍。除此之外，企業(yè)應(yīng)該意識到自身在市場競爭中最根本的原則是實(shí)現(xiàn)利潤最大化，企業(yè)必須將人力資源成本考慮其中，所以單純地要求信息技術(shù)方面的人才專職于檔案管理部門是不現(xiàn)實(shí)也是不經(jīng)濟(jì)的，檔案管理部門要注重檔案工作的轉(zhuǎn)變，積極主動地企業(yè)信息部門合作和協(xié)調(diào)，申請信息管理部門負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)器的維護(hù)工作，這樣可以在很大程度上解決檔案管理部門信息技術(shù)人才問題，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部人力資源的重新整合，提升檔案管理價值，做到事半功倍。

總而言之，大數(shù)據(jù)時代背景給檔案管理工作帶來了機(jī)遇的同時也帶來的挑戰(zhàn)，如何提升檔案管理價值已經(jīng)成為我們必須思考的問題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)提出針對性解決策略將大數(shù)據(jù)時代下的檔案價值充分地挖掘和發(fā)揮出來。

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