會(huì)計(jì)管理信息化和電算化下的內(nèi)部控制

譚士東+趙俊圖

北方機(jī)電工業(yè)學(xué)校

【摘 要】財(cái)務(wù)信息管理網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)決定了必須重新設(shè)計(jì)信息化網(wǎng)絡(luò)化的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，建立科學(xué)嚴(yán)密的會(huì)計(jì)電算化、財(cái)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化下的內(nèi)部控制制度，以保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全和保密，提高財(cái)務(wù)管理效率，降低操作風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)從各方面著手健全和完善科學(xué)的內(nèi)部控制制度。組織控制控制方面要建立合理的會(huì)計(jì)工作組織體系和信息管理體系，操作控制方面要建立科學(xué)流暢的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程，原始資料、數(shù)據(jù)輸出控制控制方面要建立完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度，硬件與軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與維護(hù)控制方面要不斷完善、升級(jí)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)管理；信息化；電算化；內(nèi)部控制

隨著財(cái)務(wù)管理信息化網(wǎng)絡(luò)化飛速發(fā)展，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全、網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行必將引起各個(gè)企業(yè)的高度重視。財(cái)務(wù)信息管理網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)決定了必須重新設(shè)計(jì)信息化網(wǎng)絡(luò)化的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，建立科學(xué)嚴(yán)密的會(huì)計(jì)電算化、財(cái)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化下的內(nèi)部控制制度，以保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全和保密，提高財(cái)務(wù)管理效率，降低操作風(fēng)險(xiǎn)。

一、實(shí)施財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，要建立新型內(nèi)部控制制度的必要性

要想使財(cái)務(wù)管理信息化人員發(fā)揮出對(duì)系統(tǒng)主觀能動(dòng)的控制作用，必須加深他們對(duì)新型會(huì)計(jì)系統(tǒng)中內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)，尤其是要強(qiáng)化對(duì)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)中建立新型內(nèi)部控制制度必要性的認(rèn)識(shí)。實(shí)施財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，建立新型內(nèi)控的必要性主要有以下三點(diǎn)：

1.手工記賬系統(tǒng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是用可視的文字、符號(hào)直接記錄在紙上的，這種記賬方式有較好的直觀性，甚至筆跡也可以成為控制的手段。采用計(jì)算機(jī)集中地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理后，由人工形成并掌握的信息便越來(lái)越少。當(dāng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以肉眼無(wú)法識(shí)別的形式存儲(chǔ)在磁盤(pán)上，人的判斷作用便降低了。理由很簡(jiǎn)單，因?yàn)橛新殬I(yè)判斷能力的人失去了直觀地接觸會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的機(jī)會(huì)，一旦數(shù)據(jù)集中的程度達(dá)到了會(huì)計(jì)人員難以接近關(guān)鍵信息的程度，會(huì)計(jì)人員就喪失了對(duì)數(shù)據(jù)的控制力。同時(shí)，由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的透明度較高，因此，對(duì)數(shù)據(jù)的安全性、保密性進(jìn)行的控制就變得尤為重要。在這種情況下，如果不對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)施特殊的內(nèi)部控制，會(huì)計(jì)資料的可靠性就無(wú)從談起。

2.計(jì)算機(jī)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理是在一個(gè)封閉的系統(tǒng)中進(jìn)行的，其中有許多的處理過(guò)程對(duì)會(huì)計(jì)人員來(lái)說(shuō)是“暗箱”，會(huì)計(jì)人員無(wú)法直接參與和控制，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性完全取決于應(yīng)用程序和硬件的可靠程度，因而財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)必須建立起在計(jì)算機(jī)處理方式下特殊的內(nèi)部控制。

3.在手工記賬方式下，會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量取決于會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)水平、工作態(tài)度及對(duì)有關(guān)會(huì)計(jì)法規(guī)的理解程度和執(zhí)行效果。財(cái)務(wù)部門(mén)經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的實(shí)踐，已積累了大量的經(jīng)驗(yàn)，建立起了一整套的管理制度。實(shí)行財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)后，許多傳統(tǒng)的控制方式失去了存在的基礎(chǔ)，必須有新的方式取代它。會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量除受原有因素的影響外，還將取決于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的可靠性和會(huì)計(jì)人員自身對(duì)新系統(tǒng)的操作管理水平。會(huì)計(jì)信息失真的風(fēng)險(xiǎn)比以往任何時(shí)侯都大了。因此財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)更應(yīng)當(dāng)建立起一套新的管理控制制度。

二、健全科學(xué)的財(cái)務(wù)管理信息化網(wǎng)絡(luò)化下內(nèi)部控制制度

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)特別是財(cái)務(wù)人員必須加深他們對(duì)新型會(huì)計(jì)系統(tǒng)中內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)，尤其是要強(qiáng)化會(huì)計(jì)管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化、會(huì)計(jì)電算化飛速發(fā)展情況下建立新型內(nèi)部控制制度必要性的認(rèn)識(shí)。應(yīng)從以下幾方面著手健全、完善科學(xué)的財(cái)務(wù)管理信息化網(wǎng)絡(luò)化下內(nèi)部控制制度：

1.組織控制 ，建立合理的會(huì)計(jì)工作組織體系和信息管理體系。財(cái)務(wù)部和信息中心管理應(yīng)共同對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、資金的安全負(fù)責(zé)。要明確單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)會(huì)計(jì)工作的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，以及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)計(jì)工作的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)等。兩部門(mén)人員要有明確的崗位和職責(zé)分工，信息中心應(yīng)設(shè)置系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理員、系統(tǒng)維護(hù)員、財(cái)務(wù)部操作員和審核記賬員等崗位，各崗位都得到一定的授權(quán)，并用密碼加以控制。建立會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制。會(huì)計(jì)崗位的設(shè)置既要符合本單位實(shí)際需要，更要符合內(nèi)部控制的要求，真正做到不相同崗位相互分離、相互制約、相互監(jiān)督。每一在崗會(huì)計(jì)人員都有相應(yīng)的崗位責(zé)任制，做到權(quán)責(zé)分明，且會(huì)計(jì)人員的崗位要定期輪換。

2.操作控制，建立科學(xué)流暢的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程。在符合內(nèi)控制度的前提下嚴(yán)格按各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程操作、運(yùn)行，防止非法操作和越權(quán)操作，在會(huì)計(jì)軟件中設(shè)計(jì)防止重復(fù)操作、遺漏操作和誤操作的控制程序，違反操作規(guī)程和操作時(shí)間應(yīng)及時(shí)予以提示和制止；建立操作日志制度。計(jì)算機(jī)程序中應(yīng)對(duì)所有操作留有記錄，留下調(diào)整更改的痕跡。包括操作時(shí)間、操作人姓名、操作內(nèi)容等。對(duì)已記賬和已結(jié)賬業(yè)務(wù)設(shè)置不可修改或逆操作程序，要修改必須通過(guò)編制記賬憑證沖正或補(bǔ)充登記來(lái)更正。

3.原始資料、數(shù)據(jù)輸出控制，建立完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度。會(huì)計(jì)資料是單位的機(jī)密，一旦泄漏將給單位帶來(lái)不應(yīng)有的損失。建立原始記錄制度，要統(tǒng)一各項(xiàng)記錄的內(nèi)容、格式和填制方法，對(duì)原始憑證記錄的簽發(fā)、傳遞程序、匯集、反饋等，均要明確有關(guān)人員職責(zé)，以確保原始憑證記錄的真實(shí)性、完整性和可靠性。而磁性介質(zhì)的可復(fù)制性又使會(huì)計(jì)資料極易泄漏而不易發(fā)現(xiàn)，故財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的輸出不論是磁性文件還是打印資料，輸出后均應(yīng)立即受到嚴(yán)格管理，以防被人竊取或篡改。磁性資料應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案保管員負(fù)責(zé)保管；打印資料在系統(tǒng)的操作日志上有所記錄后（包括記錄輸出時(shí)間、文件頁(yè)數(shù)及操作人員姓名）及時(shí)送達(dá)指定人手中；收件人要簽收并注明收件日期、文件內(nèi)容，以便日后備查；確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。

4.硬件與軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與維護(hù)控制，不斷完善、升級(jí)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。在對(duì)正在使用的會(huì)計(jì)核算軟件進(jìn)行修改、升級(jí)和硬件設(shè)備的更換，要有一定的審批手續(xù)，要保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員監(jiān)督實(shí)施。要保證機(jī)房設(shè)備的安全和計(jì)算機(jī)的正常運(yùn)行，健全排除硬件與軟件系統(tǒng)故障的管理措施，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性，健全必要的防治計(jì)算機(jī)病毒的措施。提高財(cái)務(wù)管理信息軟件功能，開(kāi)發(fā)增加具有管理性功能的模塊，如設(shè)計(jì)比較分析、因素分析、差額分析、圖表分析等財(cái)務(wù)分析模塊，資金需求供給預(yù)測(cè)模塊等等。

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