談一談怎樣做好EPC總承包項目中的檔案管理工作

姚慧芝

摘 要：EPC總承包工程，指從事總承包工程的企業(yè)受業(yè)主委托，按合同約定，對工程項目的可行性研究、勘察、設(shè)計、采購、施工、試運行、竣工驗收等實行全過程或部分階段的承包。EPC總承包工程的建設(shè)管理模式比傳統(tǒng)建設(shè)模式更有市場竟爭優(yōu)勢。本文介紹了總包工程的檔案管理特點、作用及難度，探討了做好EPC總包工程項目的檔案管理工作的方法，指出了做好總包工程檔案管理工作應(yīng)注意的問題。

關(guān)鍵詞：工程項目；檔案管理

工程項目EPC總承包檔案管理隨著工程總承包項目的開展，檔案管理也顯得非常重要。由于總承包工程本身獨特的性質(zhì)，而使其所形成的文件資料具有系統(tǒng)性、連續(xù)性和完性，貫穿于總承包工程從立項、可行性研究報告、工程設(shè)計、設(shè)備采購、工程施工、工程試車直至工程竣工驗收的全過程。這些文件資料是以后工程參考、借鑒的依據(jù)，是重要的生產(chǎn)過程寶貴資產(chǎn)?？偝邪こ添椖繖n案從其收集、歸檔、整理編目，妥善保管及向企業(yè)檔案部門移交，需要總承包商、設(shè)計、施工、設(shè)備供應(yīng)、安裝、調(diào)試、試運行、監(jiān)理等工程參建單位一起協(xié)作完成，它是一項需要各方緊密配合的工作，參與的各方一需相互動。

1 總承包商負有的工程項目檔案管理職責

據(jù)國家檔案局中央檔案館關(guān)于認真貫徹落實“國務(wù)院辦公廳關(guān)于加強基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量管理，進一步加強建設(shè)項目檔案工作的通知”中要求：各建設(shè)單位檔案部門除做好自身的項目檔案工作外，要負責對參建單位項目檔案領(lǐng)導人責任制進行監(jiān)督。所以，工程總包商在項目檔案管理中承擔兩方面的職責：一是對分包商檔案工作的業(yè)務(wù)指導、監(jiān)督的職責；二是檔案收集、整理、裝訂存檔及向企業(yè)檔案管理部門移交的職責。

1.對分包商檔案工作指導、監(jiān)督職責

（1）整個總包工程項目建立檔案管理系統(tǒng)，建立建全統(tǒng)一的檔案管理制度規(guī)范和標準；實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

（2）指導并監(jiān)督分包商們，將工程檔案管理同步到工程建設(shè)工作中；執(zhí)行統(tǒng)一的檔案整編標準和分類方法。

（3）將總承包工程項目檔案工作納入項目負責人的責任制；項目文件材料的收集，管理納入工程建設(shè)計劃中，納入各部門的崗位責任制與職責范圍，定期考核；將檔案管理納入到合同之中，將檔案移交完整與否和工程款結(jié)算相掛鉤。

2.檔案的歸集、整理、裝訂存檔及向企業(yè)檔案管理部門移交職責

（1）指導總包工程項目各部門工程建設(shè)的前期文件、項目現(xiàn)場管理、施工、試運行、竣工驗收等各類文件材料的收集、整理、鑒定和歸檔工作，并及時向企業(yè)檔案部門移交檔案。

（2）接收分包商文件材料的檔案歸檔，并進行審核、驗收。對總包項目的全部檔案進行整理并匯總。

（3）按國家相關(guān)規(guī)定，在工程項目竣工驗收后三個月內(nèi)向企業(yè)檔案部門移交工程項目竣工檔案。

2 總包項目實施過程中做好各階段的檔案管理工作

按照總包工程自身的規(guī)律與特點，把檔案管理工作落實到項目的各個進展階段。

1.工程前期包括收集和整理以下資料：可行性研究報告及其評估、報批文件、項目選址及其報批文件、設(shè)計任務(wù)書及其報批文件、招投標文件、合同評審及談判記錄、合同、協(xié)議書，各種往來函件等。

2.設(shè)計階段；包括設(shè)計基礎(chǔ)文件（如土質(zhì)、原料、燃料試驗報各等）、設(shè)計文件（初步設(shè)計報批文件及施工圖設(shè)計）、工程設(shè)計計算書、概預(yù)算材料以及往來信函等。

3.采購階段；包括設(shè)備采購合同文件、工程采購合同文件、采購詢價文件、報價文件、招標/評標/中標文件及其記錄、設(shè)備檢驗文件等。

4.施工階段；包括開工報告、工程技術(shù)要求、施工計劃、施工招投標中標文件、施工分包合同、項目進度計劃、工程開工審批文件、圖紙會審紀要、施工組織設(shè)計、施工定位測量復(fù)核記錄、設(shè)計變更、工程檢查記錄、工程照片、施工日記、大事記、事故處理報告、合同執(zhí)行過程來往函件等。

5.試生產(chǎn)階段；包括試運行計劃書和開停車方案、試車方案及記錄單、性能考核報告、合同目標性能考核方案及記錄表等文件。

6.工程竣工驗收階段；包括竣工驗收文件、項目竣工驗收報告及會議文件、最終接收證書、履約合格證及相關(guān)文件、工程設(shè)計總結(jié)、工程施工總結(jié)等。

3 加強工程檔案管理工作的過程控制

1.總包工程的檔案管理應(yīng)與工程建設(shè)同步進行，由于總包工程項目具有工期長、子項目多，且參與單位和工作交叉多，使檔案管理工作難度加大。容易造成文件丟失。為了確保工總包工程檔案收集的完整性及時性，必須采取檔案工作與工程建設(shè)同步進行的措施。在項目初期，檔案部門即應(yīng)確定專人負責，對項目各階段的文件材料，均在每道工序結(jié)束階段，及時歸集，保證歸檔文件材料的完整性及時性。

2.建立工程總承包文件跟蹤管理網(wǎng)絡(luò)以內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為主體，通過INTERNET網(wǎng)和電子郵件與各分包商聯(lián)系。按照總承包項目的工作程序和檔案工作自身的特點，布網(wǎng)、建點、設(shè)人，以點接線以線聯(lián)網(wǎng)，使網(wǎng)絡(luò)覆蓋整個工程項目。在網(wǎng)絡(luò)中將項目過程中的各個階段和業(yè)主、總包商、分包商在各階段所產(chǎn)生的文件，設(shè)置歸檔職責及等管理模塊。以檔案部門為監(jiān)控點；對整個工程的文件材料進行跟蹤、動態(tài)管理。

3.加強與工程技術(shù)、管理人員的聯(lián)系檔案人員應(yīng)經(jīng)常深入總包現(xiàn)場，密切與工程技術(shù)和管理人員的聯(lián)系，進行多種方式的交流和溝通。一方面督促他們對項目的每一個環(huán)節(jié)都做詳盡的記錄；另一方面對于在編制文件材料中涉及檔案方面的問題給予耐心解答，指導具體的案卷編制方法，以滿足檔案管理的要求。

4 工程總承包檔案管理工作應(yīng)注意的幾個問題

工程總承包工作開展時間不長，工程總承包項目的檔案管理也是一個新的課題，還在不斷的探討與發(fā)展之中。從實踐中，在工程總承包項目檔案管理中特別要注意以下幾個問題；1.要按照國家檔案局和行業(yè)有關(guān)檔案管理標準，制定本工程的檔案管理制度，明確職責，并與經(jīng)濟責任制掛鉤。如：文件材料未按要求歸檔，不進行工程結(jié)算等。2工程總承包項目初期，總包項目部一定要把檔案管理提到領(lǐng)導議事日程上來，并要明確一位負責人分管檔案工作。3.由于工程總承包項目參建單位多，且分包商基本無專職檔案人員，因此，總包項目部應(yīng)對分包商的專兼職檔案人員進行培訓，以提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，為以后檔案管理、歸檔打好基礎(chǔ)。4.工程總承包項目要統(tǒng)一規(guī)定檔案分類辦法、案卷格式、檔案裝具和檔案管理軟件，以保證整個工程總承包項目檔案管理的一致性，實現(xiàn)檔案管理的標準化。

參考文獻

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