淺談民國歷史檔案的保管工作

周官標

摘 要：檔案在人類社會歷史的發(fā)展中意義重大，其保管工作就顯得至關(guān)重要。檔案的管理，分為庫房管理和使用過程中的維護與保護兩個方面。筆者以中國第二歷史檔案館為例，講述了檔案管理的具體做法。在庫房管理方面，筆者介紹了中國第二歷史檔案館在檔案的排架、檔案全宗排列、檔案存放地點索引、檔案在裝具中存放形式、檔案庫房的八防措施、庫房溫濕度控制、建立恒溫恒濕庫和特藏庫、進出庫制度八個方面的具體措施。在檔案的使用管理中，中國第二歷史檔案館制定了具體的檔案使用登記與交接制度，和檔案使用過程中的保護措施，以及數(shù)字化檔案和特殊檔案的利用保護，實現(xiàn)了檔案的科學化和規(guī)范化管理。

關(guān)鍵詞：民國歷史檔案；保管

檔案是人類社會的原始記錄，是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的、保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。用文字及其載體隨時記錄自身活動和自然現(xiàn)象，并將這些記錄物保存起來以使其發(fā)揮現(xiàn)實作用與歷史文化作用，是人類進入文明社會的重要標志。檔案及其管理活動的歷史與人類文明社會的歷史一樣長。中國第二歷史檔案館（以下簡稱二史館）所館藏的民國歷史檔案，是從1912年至1949年期間南京臨時政府，廣州、武漢國民政府，民國北京政府，國民黨政府和汪偽政權(quán)中央機關(guān)的檔案。館藏檔案共1354個保管單位，220余萬卷，這些檔案數(shù)量巨大，來源很雜，紙張質(zhì)量大小不一，這就為保管這些檔案提出比較高的要求。二史館為保藏這些珍貴的民國歷史檔案，在各個方面都做了嚴格的規(guī)定。幾代保管人滿懷為國管檔的神圣使命感，以默默無聞的奉獻精神，科學嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，筑牢民國歷史檔案安全的堅固防線，建立了科學規(guī)范的檔案庫房管理體系和檔案利用安全保障體系，在服務(wù)國家大局，滿足社會利用需要等文面做出了自己的貢獻。

檔案保管，就是指對已整理好并已存入庫房及其柜架中的檔案進行的日常維護、保護性管理工作。檔案保管的基本要求，一是維護實體的秩序狀態(tài)，使檔案在存放和利用中始終有序，二是保護檔案實體的理化性狀，使其在存放和使用過程中不受或少受人為的或自然因素的損害，并盡量延長其物質(zhì)形體的自然壽命。

檔案保管工作是檔案館最基礎(chǔ)性的工作之一，通過科學化、規(guī)范化的庫房管理確保檔案安全，為檔案利用提供高效便捷的服務(wù)是檔案保管工作的基本職責。檔案保管工作在檔案管理實踐中，主要表現(xiàn)為兩個基本方面：一是檔案庫房管理，二是檔案使用過程的維護與保護。因為檔案在檔案機構(gòu)中并不是永遠靜止地存放在庫房及裝具里，而是處在一種有靜有動、動靜交替的狀態(tài)中。造成檔案動靜交替狀態(tài)的根本原因就是對檔案的使用。因此，維護檔案秩序保護檔案實體的任務(wù)也必然要同時貫徹于檔案的使用過程中。為此二史館從以下兩個方面著手加強對珍藏的民國歷史檔案的保管和維護。

1 檔案庫房管理

檔案庫房管理是檔案日常保管工作的主要體現(xiàn)形式。因為檔案絕大部分時間是存放在庫房里的，檔案的實體秩序狀態(tài)也主要存在于檔案庫房中。因此，檔案保管工作的主要內(nèi)容也大都在庫房中進行。檔案庫房管理并非僅僅是指對庫房空間場所的維護和管理，而是指在庫房中進行的一切保管工作。其基本工作內(nèi)容有以下幾個方面。

1.檔案的排架。

庫房中檔案架、檔案柜等裝具，應(yīng)該排列有序、統(tǒng)一編號，便于日常管理工作的進行，也便于日常調(diào)收檔案。二史館對所有的建筑物都進行編號，把存放檔案的四、五、六號樓與其它辦公樓區(qū)分開。庫房檔案架也是按統(tǒng)一排列方向依次編列號，號碼采用阿拉伯數(shù)字，架與架之間留有一定的使用空間。

2.檔案全宗排列。

在檔案館內(nèi)，檔案是以全宗為單位進行排列的。二史館保藏民國檔案1354個全宗，220余萬卷，如果有一點疏漏、混亂，那是無法想象的。因此二史館根據(jù)館藏民國檔案的特點和對外利用的方便，把利用率高的全宗檔案，例如總統(tǒng)府全宗、行政院全宗、軍事委員會全宗、教育部等全宗檔案放在方便調(diào)收的四號樓，而把一些不常用的檔案放在五號樓。把數(shù)字化后的全宗檔案放在六號樓，相應(yīng)的把一些大的全宗和子宗盡量放在一個庫房，如海關(guān)全宗，它下面有九個子宗十萬余卷，要兩個或兩個以上庫房才能放得下，如果分開排放于管理調(diào)卷甚不方便。也把一些相關(guān)聯(lián)的全宗如經(jīng)濟部和它下面的一些相關(guān)企業(yè)全宗也放在一起，便于調(diào)閱。

3.檔案存放地點索引。

庫房全宗檔案排架放好后，為了便于保管工作人員切實掌握檔案的存放情況和迅速地調(diào)收檔案，還必須對排好的檔案，編制存放地點索引。檔案存放索引一般分兩種方式：一種是指明檔案存放處所的，即以全宗及其各類檔案為單位，指出它們的存放地點，二是以各檔案庫房保存檔案情況的，即以檔案庫房各檔案架為單位指出它們存放了什么檔案。二史館根據(jù)館藏民國檔案的數(shù)量巨大，全宗繁多的特點，采顧兩者綜一的方式，既以每個檔案庫房保存檔案為單位，也以全宗為單位。在每個檔案庫房門口標一明牌，繪有檔案存放位置圖，標明此庫房有多少檔案架，存放多少全宗檔案，存放全宗檔案機關(guān)代號、架號、案卷的起訖號，一目了然，調(diào)閱查找起來很方便。

4.檔案在裝具中存放形式。

檔案在裝具中存放方式有豎放和平放兩種。二史館館藏民國檔案有多種樣式，主要以宣紙居多，也有一些非宣紙類的，如地圖、郵票、字畫、照片、商標、債券等等，這些檔案放置都要根據(jù)各類檔案情況因地制宜，不應(yīng)拘于形式。

5.檔案庫房的八防措施。

所謂檔案保管工作的八防，一般是指防火、防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵，這八防基本上包括了對檔案實體可能造成的所有自然和人為的因素。是庫房管理的重要內(nèi)容。為此二史館在這些方面下了很大的功夫，已經(jīng)建立比較健全完善的規(guī)章制度。整個館區(qū)安裝有閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)，紅外報警器，武警白天站崗值勤，晚上巡邏，保衛(wèi)科工作人員全天候值班，保障了館區(qū)的安全。在防火方面，二史館采用了最新環(huán)保型的七氟炳烷滅火管道系統(tǒng)，也因此成為國內(nèi)檔案館第一個采用國家消防規(guī)范標準施工的單位。二史館在進入檔案庫房的專用電梯上加裝了IC卡識別器，除持有IC卡的保管員等少數(shù)人外，任何無關(guān)人員無法通過電梯進入庫區(qū)。二史館還建成了庫房視頻監(jiān)控系統(tǒng)，每間庫房、每條庫房過道、通風機房等均設(shè)了紅外攝像探頭，保證庫房在零照度的情況下都會傳送清晰的實時視頻圖像，相關(guān)視頻經(jīng)過嵌入式硬盤錄像設(shè)備錄制，保存時間長達3個月。防蟲方面，每年春天都要在每間檔案庫房投放防蟲藥、誘蟲板，所有經(jīng)過數(shù)字化重新裝訂后的檔案入庫前都要進行消毒殺蟲工作，在館區(qū)內(nèi)每年進行消殺白蟻，采取積極預(yù)防措施，防止白蟻危害檔案。防塵方面，每個月進行檔案庫房衛(wèi)生保潔工作，每個季度進行一次全方位的衛(wèi)生保潔，以確保杜絕灰塵。防潮防霉方面，與庫房溫濕度尤其是濕度控制密切相關(guān)，在庫房濕度過大時應(yīng)及進進行調(diào)整。endprint

6.庫房溫濕度控制。

庫房內(nèi)的溫濕度是直接影響檔案自然壽命的環(huán)境因素，適宜的溫濕度是保證檔案長期安全保管的重要條件。較為適宜的庫房溫度應(yīng)在14°—20°之間，相對濕度應(yīng)在50%—65%之間。為了掌握庫房溫濕度情況，二史館在所有檔案庫房都安裝了中央空調(diào)，建立了溫濕度自動控制系統(tǒng)，通過電腦可以隨時掌握庫房的溫濕度和空調(diào)設(shè)備的運行情況，能夠及時發(fā)現(xiàn)問題并迅速處置。

7.建立了恒溫恒濕庫和特藏庫。

二史館從1985年就開展了檔案縮微復(fù)制工作，經(jīng)過近三十幾年的努力，陸續(xù)完成了蔣介石、陳布雷等個人全宗，國民政府、行政院、戰(zhàn)史編纂委員會等多單位全宗檔案的縮微復(fù)制，形成了8000多盤膠片。從2013年開始，二史館大規(guī)模開始檔案數(shù)字化工作，為了存放這些數(shù)字化后的光盤和數(shù)轉(zhuǎn)模膠片，專門建立了恒溫恒濕庫，實行專庫專柜專人保管。為了對一些特別重要的民國歷史檔案借助特殊的設(shè)備、特別的方式進行精心保護，以延長民國歷史檔案的壽命，二史館從1987年就開始了特藏庫的建設(shè)，首先啟動的是孫中山、蔣介石、馮玉祥等著名人物手跡的保護，隨后逐步擴大到對珍貴的民國字畫、郵品、商標、債券、票證、證章、照片、地圖等及其它重要檔案的集中典藏各保護工作，現(xiàn)在的特藏庫面積已擴大到約500多平方米，集中典藏了約60多個保管單位1萬余卷的珍貴檔案。

8.進出庫制度。

檔案庫房是保存檔案的重要場所，因此必須對進出庫房的人員及其進出的方式、時間、要求等進行必要的限制并做出專門規(guī)定。二史館在進入檔案庫區(qū)的專用電梯安裝了IC卡識別器，只有保管處的保管員才能刷卡進入庫區(qū)，檔案庫房實行雙人進庫制，不允許一個人單獨進入庫房。非庫房管理人員不得進入檔案庫房。如有特殊情況需經(jīng)保管處領(lǐng)導(dǎo)批準，進入庫房需要有庫房管理人員陪同。聘請的外來人員需要進入庫房工作，要二史館的安保處辦理臨時出入證，入庫前進行必要的安全教育，還必須由庫房管理人員陪同，如發(fā)現(xiàn)安全隱患，庫房管理人員有權(quán)要求其停止一切工作。館外人員或全國檔案同行參觀檔案庫房須事前提出申請，經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準后庫房管理人員方可接待，參觀時參觀人員不得拍照、錄像、翻閱檔案等。

2 檔案使用過程中的維護與保護。

檔案保管的目的是為了提供檔案為黨和國家及單位或個人所用，不能一味地強調(diào)檔案的保護而不考慮利用的方便，同時也不能遷就利用的方便不顧及檔案的保護，而影響檔案的長遠的使用。因此，二史館建館60多年來，始終重視民國檔案的利用工作，并制定了許多具體的借閱卷制度，大體包括以下幾個方面。

1.制定了具體的檔案使用登記與交接制度。

利用者要利用檔案，必須向二史館工作人員出具本人所屬單位正規(guī)介紹信和個人合法證件（如身份證、軍官證、工作證、護照等），查檔案者的身份經(jīng)審核后，要如實填寫《查檔登記表》，先到二史館利用處填寫調(diào)卷單，調(diào)卷單必須寫清調(diào)卷單位（利用者為某單位就寫某單位名稱，如是某個人就寫個人），所調(diào)檔案的全宗號、案卷號、調(diào)卷目的、時間、開具調(diào)卷單人姓名、以及處室領(lǐng)導(dǎo)或館領(lǐng)導(dǎo)的審批意見。調(diào)收過程中必須進行認真清點，辦理交接手續(xù)，一般卷清點到宗，特種卷清點到件、張、并注明載體及數(shù)量，入庫的檔案要及時回歸原庫位。所有檔案調(diào)收單據(jù)作為檔案進出庫憑證要長期保存。為憑證安全及方便統(tǒng)計，所有檔案調(diào)收單據(jù)都要做電子備份一套，長期保存。原件的使用一般不出庫房，由利用處人員到保管處工作間查閱檔案原件，將所需內(nèi)容掃描并經(jīng)內(nèi)網(wǎng)傳輸?shù)嚼锰?，檔案原件掃描好后要及進歸庫保管，如有特殊需要將檔案原件出庫的，由至少兩名保管人員全程負責押運，原件使用過程中，必須有利用處專人負責監(jiān)控，上午、下午均需按時歸庫，檔案原件使用后與保管員妥善辦理交接手續(xù)，及時進庫保管，以保證檔案原件的絕對安全。

2.檔案使用過程中的保護。

二史館規(guī)定了專門的查檔閱卷的場所，除了筆、紙、筆記本電腦外，其它東西不準帶入。檔案的利用方式是以現(xiàn)場閱覽為主，在閱卷場所查檔時不準喝水吃食物，不允許在檔案上勾劃涂抹做標志，更不允許有撕損剪切偷盜檔案等違法行為。各個不同的利用者未經(jīng)允許不準私自交換閱覽各自所利用的檔案，未經(jīng)允許不準擅自拍照、抄錄、復(fù)印，經(jīng)過允許需要拍照或復(fù)印要由檔案工作人員來承擔，嚴格限制檔案原件的復(fù)印數(shù)量，設(shè)立專人預(yù)審制度，對檔案原件的內(nèi)容加以審查把關(guān)。整個閱卷大廳安裝了全方位的閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)，還設(shè)有專人來回巡查，以確保歷史檔案原件在使用中的絕對安全。

3.數(shù)字化檔案和特殊檔案的利用保護。

二史館自上個世紀八十年代開展縮微復(fù)制檔案以來，經(jīng)過三十多年的發(fā)展，尤其是近幾年來二史館進行的大規(guī)模的檔案數(shù)字化工作，檔案縮微復(fù)制總畫幅已達到一千多萬畫幅以上，數(shù)字化檔案已達五千萬頁以上。現(xiàn)在二史館原則上提供利用的都是數(shù)字化檔案，這樣既可以保護了歷史檔案原件，又滿足了利用者日常利用的需要。對于一些特殊保護的珍貴檔案如孫中山手跡、蔣介石手跡等，一般利用都是提供縮微片或復(fù)制件，如有特殊需要提供原件也要全方位進行保護，一旦用完馬上入庫，盡量減少對檔案原件傷害，以延長檔案原件的使用壽命。

二史館自1951年成立至今已有六十多年了，六十多年來，二史館在民國歷史檔案保護方面從無到有，檔案安全保管條件從簡單到現(xiàn)在得到較大的改善，幾代檔案保管人付出了巨大的心血。如今已經(jīng)初步建立起一套比較完善的、具有較高水平的檔案安全防線即制度防線、環(huán)境防線、人員防線、技術(shù)防線和保密防線，檔案庫房管理和檔案日常使用管理也已經(jīng)走上了科學化、規(guī)范化的的軌道。但從建設(shè)民國檔案安全體系的總目標，再保民國歷史檔案原件安全使用一百年的要求來看，檔案保管還有大量的工作要做。首先，是檔案館庫建設(shè)方面，二史館現(xiàn)有的庫房面積缺口大，功能不全，尤其是5號樓因建筑年代久，現(xiàn)在成了一幢存在著很大安全隱患的老舊危樓，建設(shè)一個現(xiàn)代化的檔案原件保管基地，改善檔案安全保管的條件已經(jīng)成為一個迫在眉睫的任務(wù)。其次，檔案保管人員培養(yǎng)是一項長期重要任務(wù)，對于民國歷史檔案安全而言，檔案保管人員高度的責任心和較強的業(yè)務(wù)能力，二者缺一不可，任何好的制度都要靠人去執(zhí)行，好的技術(shù)都要靠人去掌握和使用。相信二史館檔案人在服務(wù)黨和國家中心大局，挖掘民國歷史檔案的潛在價值、發(fā)揮民國歷史檔案的社會教育功能方面，會繼續(xù)保持下去，一如既往。

參考文獻

1.《光輝歷程》 曹必宏主編，九州出版社。

2.《檔案管理學》鄧紹興、陳智為主編，中國人民大學出版社。endprint