劉占占
【摘要】企業(yè)辦公室處于承上啟下、聯(lián)系左右、綜合協(xié)調的中樞位置,承擔著參謀助手、服務管理、督查督辦、后勤保障等重要職能。筆者結合自身近年來辦公室工作實際,就做好企業(yè)辦公室工作進行總結思考,與大家探討交流。
【關鍵詞】辦公室工作;思考
辦公室工作直接影響企業(yè)各項工作的正常順利開展。筆者認為要做好企業(yè)辦公室工作,對辦公室和辦公室工作人員來說,主要應從以下四個方面進行把握,即:忠誠企業(yè)、勇于擔當;精細管理、精心服務;注重學習、改進作風;甘于奉獻、廉潔自律。
一、忠誠企業(yè),勇于擔當,牢固樹立大局意識
(一)始終忠誠企業(yè),堅持事業(yè)為重。忠誠企業(yè)是辦公室工作的前提和基礎。辦公室地位特殊、責任重大、崗位重要,辦公室工作人員要樹立正確思想認識,自覺做到對企業(yè)忠誠、對領導忠誠、對事業(yè)忠誠,主動關心愛護企業(yè),維護好企業(yè)形象。要具有強烈的事業(yè)心和責任感,熱愛企業(yè)、熱愛本職,堅守崗位、勤奮敬業(yè);工作中準確把握上級的戰(zhàn)略部署和工作思路,自覺把思想和行動統(tǒng)一到貫徹落實企業(yè)重大工作部署上來,堅持把學習好、傳達好、貫徹好、落實好領導決策部署,貫徹到辦公室各項工作中去,以實際行動回報企業(yè)、實現人生價值。在當前經濟新常態(tài)下,面對低油價挑戰(zhàn)、市場“寒冬”和嚴峻經營形勢,更應增強必勝信念,堅定發(fā)展信心,與企業(yè)同呼吸、共命運,共克時艱、奮勇拼搏,努力推動企業(yè)科學持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展。
(二)認真履行職責,主動擔當作為。“在其位、謀其政、行其權、盡其責”。辦公室工作人員要積極承擔責任使命,正確行使權力,認真履職盡責。充分發(fā)揮參謀助手作用,認真開展調查研究、信息收集、文字起草和上情下達等工作,為領導科學決策提供參考依據;始終做到辦事不越權、到位不越位、合規(guī)不違紀,以領導是否滿意、員工是否認同作為衡量工作成效的標尺,檢驗崗位履職情況;時刻保持高度負責的精神、一絲不茍的態(tài)度、嚴謹細致的作風,認真對待和抓好每一項工作,優(yōu)質高效完成工作任務;主動擔當作為,敢于直面問題,矛盾面前不躲閃,挑戰(zhàn)面前不畏懼,困難面前不退縮,在關鍵時刻和危機關頭豁得出、頂得上、經得住考驗。
(三)堅持胸懷全局,增強大局意識。辦公室工作要堅持圍繞中心、服務大局,所謂“中心”就是企業(yè)生產經營各項重點任務、階段性重點工作,“大局”就是企業(yè)發(fā)展要實現的目標、愿景和長遠規(guī)劃。辦公室工作人員要講大局、顧大體,牢固樹立大局意識,切實增強大局觀念,工作中必須站位要高,主動將自身融入到企業(yè)發(fā)展大局中,無論辦文、辦會、辦事都要從大局中思考和把握,站在全局高度,正確處理各方關系,做到顧全大局。
二、精細管理,精心服務,努力提高工作水平
(一)堅持“三化”原則,強化日常管理。“辦公室工作無小事”,任何一個小小的失誤或紕漏都可能給企業(yè)造成嚴重影響、甚至無法挽回的損失,因此辦公室工作必須標準要高、要求要嚴,具體工作中應堅持“三化”原則(即:工作標準化、管理精細化、辦事高效化)。工作標準化主要體現在:起草材料質量要高、突出主題、內容創(chuàng)新、具有工作指導性,制定規(guī)章制度符合實際、具有可操作性,下發(fā)文件格式正確、標準規(guī)范,印刷材料統(tǒng)一模式、符合規(guī)定等等。管理精細化就是具體工作中突出細節(jié)、精益求精、精雕細刻、追求完美、杜絕差錯,比如籌備會議,要精心做好會前材料準備、人員通知、會場布置和應急預案,會中做好會場服務、會議保障和突發(fā)事件應對,會后做好宣傳報道、會議總結、推動會議精神落實等,使之相互銜接、環(huán)環(huán)相扣、成功圓滿。辦事高效化就是辦事要講究效率,具備強烈的時效觀念和雷厲風行的作風,遇事不推諉、不扯皮、不拖拉、不敷衍,立說立行、立說立辦,對領導安排的事要抓緊辦、及時完成、保證質量,對分內工作心中有數,掌握輕重緩急,做到小事不過夜、大事放心頭。
(二)做好“三項服務”,提高服務水平。“三項服務”(即:服務領導、服務基層、服務員工群眾),首先要服務領導,做到細致周到、參謀超前,抓住重點、分清主次,為領導開展工作提供服務保障。其次要服務基層單位,心系基層、心系一線,想基層所想、急基層所急,幫助基層解決實際問題,助推基層工作開展。最后要服務員工群眾,關心員工生活、傾聽員工心聲,關注員工所思、所想、所盼,及時將員工反映強烈的熱點、難點問題匯總向上級領導匯報,爭取問題解決,贏得員工理解支持。
(三)抓好督查督辦,推進工作落實。督查督辦是辦公室一項重要職能,對推動工作落實、提高企業(yè)管理有著重要作用。對企業(yè)而言,領導作出的決策和安排的工作,如果督辦不力、落實不下去,再好的決策也是一紙空文,因此要認真抓好工作部署的貫徹落實、督查督辦、信息反饋等工作。具體工作中既要保證上級政策制度及時正確落地,做到令行禁止,還要保證企業(yè)重點工作部署按時完成、起到成效,這樣督查督辦工作就顯得尤為重要,如何有效督查督辦,不僅要強化服務,還要保持督辦的嚴肅性、靈活性,比如:督促下級單位開展工作時,可以轉變角色,變主動督促為參與其中共同完成;督促完成任務時,要嚴格工作標準和要求,明確督辦工作合理性和合法性,提高督辦工作質量;日常督辦中,可創(chuàng)新方式方法,以電話、微信、短信等進行善意提醒、持續(xù)跟進、及時反饋等等。
三、注重學習,改進作風,發(fā)揮窗口形象作用
(一)強化業(yè)務學習,提升綜合素質。學習是立身做人的永恒主題,也是干事創(chuàng)業(yè)的重要基礎。辦公室工作人員要樹立終身學習理念,將學習作為一種習慣、一種追求、一種境界,虛心向領導學習、向基層學習、向實踐學習,不僅要學習政策理論知識、上級文件制度,還要學習專業(yè)知識和管理經驗,練就過硬本領,擴大知識儲備,做到一專多能,勝任崗位需求。要堅持學用結合,既要針對辦公室業(yè)務中的具體問題開展學習,又要及時把學習成果應用于工作實踐,在實踐中學習,在學習中實踐,不斷提高自身業(yè)務水平和解決問題的能力。
(二)努力轉變作風,發(fā)揮表率作用。辦公室是企業(yè)的窗口形象部門,辦公室作風好壞直接影響團隊形象和企業(yè)聲譽,因此只有不斷改變作風,發(fā)揮表率示范作用,才能樹立良好形象。辦公室工作人員要堅持走群眾路線,切實增強服務員工群眾意識,從接聽電話、接待、來訪、用印、收發(fā)傳真等一點一滴做起,注重禮儀禮節(jié),堅持微笑服務,始終擺正位置、放低身段、多接地氣,決不能盛氣凌人,更不能假傳圣旨;要大力踐行“三嚴三實”,堅決反對“四風”,認真執(zhí)行首問負責制、限時辦結制和服務評價滿意制,用嚴細認真的工作態(tài)度和優(yōu)良的工作作風贏得員工群眾認同。同時要密切與機關其他部門聯(lián)系,加強溝通協(xié)調,相互理解支持,形成工作合力,推動工作開展。
四、甘于奉獻,廉潔自律,不斷錘煉品德修養(yǎng)
(一)務實勤奮敬業(yè),奉獻企業(yè)發(fā)展。辦公室事務繁雜,急事多、突發(fā)事多、時間還不確定,這就要求辦公室工作人員增強敬業(yè)意識、奉獻意識,無論節(jié)假日、無論白天黑夜,時刻保持充沛精力、時刻處于待命狀態(tài),隨叫隨到,甘于奉獻,保證各項工作完成,同時還要處理好工作與生活、假日與加班的關系,不僅要克服緊張情緒、想辦法緩解工作壓力,還應增強工作預見性、主動性,做到工作生活兩不誤。
(二)增強“紅線”意識,保持清正廉潔。由于崗位工作需要,辦公室工作人員處在領導身邊,日常和領導接觸較多,雖不是領導、本身沒有權利,但往往會被高看一眼、厚愛一分,對此一定要保持清醒認識,正確看待崗位,自覺抵制不良風氣干擾;要認真遵守國家法律法規(guī)、企業(yè)規(guī)章制度和紀律規(guī)定,始終保持如履薄冰、如臨深淵的警覺意識,始終心存敬畏、手握戒尺,加強自律、慎獨慎微,堅守底線、不越“紅線”,清正廉潔、一身作則,牢固樹立起拒腐防變的思想防線;要守得住寂寞、耐得住清貧、抵得住誘惑,保持正確生活興趣愛好,凈化朋友圈、社交圈,不斷錘煉品德修養(yǎng),努力做一名合格的辦公室工作人員。
【參考文獻】
[1] 王曉強. 新常態(tài)下做好施工企業(yè)辦公室工作的思考[J]. 辦公室業(yè)務,2016(4):19-20.
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