李世琴

【摘要】電子化文檔保存技術(shù)的發(fā)展與檔案館職能的轉(zhuǎn)變對于現(xiàn)今文書檔案管理的保存期限劃分方法提出了新的挑戰(zhàn)，原有的三分法將“重要”與“一般”作為文檔劃分的前置性條件，存在著語義含混的弊端。二分法以機(jī)關(guān)主次要職能文件作為歸入文檔永久或非永久保存之前提，對于提出合理標(biāo)準(zhǔn)具有一定的理論貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】文書檔案管理；電子化文檔；檔案館職能

2006年9月，國家檔案局通過《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（以下簡稱“保管期限規(guī)定”），將原有的 “永久”“長期”“短期” 保管期限劃分方法修改為 “永久”“定期”，定期中再實(shí)行標(biāo)時(shí)制，分為30年與10年的不同劃分標(biāo)準(zhǔn)，但在檔案館職能轉(zhuǎn)變與電子化文檔歸類技術(shù)發(fā)展的新背景下，該劃分方法現(xiàn)已呈現(xiàn)出其局限性，并且其帶來的另一弊端即為“對檔案文書的雙重乃至三重鑒定方法給檢索工具的編制造成大量的重復(fù)勞動(dòng)”，需要對其重新予以檢視。

一、文書檔案管理的新背景

首先，保管期限規(guī)定實(shí)行已十余年之久，在此期間對文書檔案保管產(chǎn)生極大影響的即為電子化文檔保存技術(shù)之發(fā)展，信息化技術(shù)的提高為文書檔案的歸類保存帶來了極大便利，原有的紙質(zhì)類文檔保存不僅會占用大量的空間資源，并且文書檔案管理存在其特殊性，需要管理人員對各種類繁多之文檔的高度熟悉且長期任職，一旦需更換管理人員，帶來的附加成本也是不可忽視之問題。另外，在環(huán)境保護(hù)日益發(fā)展的背景下，大量紙質(zhì)文件保存帶來的樹木資源浪費(fèi)也是現(xiàn)今各方呼吁建立電子化文檔數(shù)據(jù)庫的一大現(xiàn)實(shí)依據(jù)。各類數(shù)據(jù)庫的建立與檢索工具的完善為上述問題帶來了解決方案，并且其所呈現(xiàn)的另一優(yōu)勢之處即為電子化文檔的備份管理、云端儲存多為永久性，且檢索文件的便捷性與時(shí)效性也具有紙質(zhì)類文檔保存方法所不可比擬的優(yōu)勢。

其次，檔案館職能的轉(zhuǎn)變。有學(xué)者提出“檔案館由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變以來，其用戶結(jié)構(gòu)由原來只為機(jī)關(guān)工作查考服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橐越哟鐣鹘缇幨沸拗?、學(xué)術(shù)利用為主”的觀點(diǎn)，以分析文書檔案管理所面臨的新背景。職能分工的細(xì)化與社會科學(xué)的發(fā)展為檔案學(xué)的研究帶來的新熱潮，且毋庸置疑的是，史學(xué)研究多是從微觀材料出發(fā)來探析特定社會時(shí)代背景之發(fā)展的一門學(xué)科，做好文書檔案的歸類管理即可對現(xiàn)今管理儲存文檔提供一個(gè)科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)，并且對未來史學(xué)研究的發(fā)展能夠奠定良好的基礎(chǔ)。

二、文書檔案保管期限劃分方法及其問題

保管期限規(guī)定第七、第八條分別對永久保管與定期保管的文書檔案進(jìn)行了規(guī)定，其附屬性文件《文書檔案保管期限表》（以下簡稱“保管期限表”）則對定期保管的標(biāo)時(shí)制文件保存進(jìn)行了細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)，但如若從規(guī)范性文件的字面含義解釋，即可發(fā)現(xiàn)現(xiàn)今對于文書檔案管理的“永久”與“定期”劃分便存在著語義含混的弊病，譬如保管期限規(guī)定第七條第三款認(rèn)定“本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料”為永久保存，而第八條第一款規(guī)定“本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料”為定期保存。首先對于何為“重要”、何為“一般”的文書檔案并沒有一個(gè)準(zhǔn)確的學(xué)理或?qū)嵺`形成的界定標(biāo)準(zhǔn)，其次，倘若根據(jù)一定的限定性文字制定出進(jìn)行文書檔案保管的“重要”或“一般”標(biāo)準(zhǔn)，其帶來的問題便是文書檔案保管期限十四條規(guī)定的“本規(guī)定適用于各級黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體，軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行”，由此可知，幾乎社會系統(tǒng)內(nèi)所有的行政主體、企事業(yè)單位都依照或參考此標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，其在社會活動(dòng)中形成的數(shù)目繁多、種類復(fù)雜的文件也無法按照上述重要或一般的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類。

三、合理化建構(gòu)：三分法向二分法的轉(zhuǎn)變

有學(xué)者根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“檔案法”）第十一條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”所規(guī)定的內(nèi)容，將文書檔案劃分為“進(jìn)館”與“不進(jìn)館”兩類，以此來作為規(guī)范文書檔案管理期限的前置性條件。管見以為，文書檔案保管期限按“永久”與“非永久”的二分劃分方法較之“進(jìn)館”“不進(jìn)館”更具合理性，其理論依據(jù)概因?yàn)椋瑱n案保管期限與其是否進(jìn)入檔案館完全是兩個(gè)概念，保管期限所規(guī)范的是文書類檔案文件保管時(shí)間的長短，而不是根據(jù)其重要性程度或?qū)v史考察是否具有功效性而接收入檔案館。將檔案的保管期限定為“永久”與“非永久”的方法， 含義更為確切。各機(jī)關(guān)檔案室在移交檔案時(shí)，可以將 “永久” 保管的檔案移交進(jìn)館， 將“非永久”保管的檔案作為“不進(jìn)館”，留作機(jī)關(guān)檔案室自行保管，供本機(jī)關(guān)使用，待一定期限后再行銷毀。

基于以上闡述，在將原三分法檔案保管期限簡化為“永久”與“非永久”二分法的基礎(chǔ)之上，再做其細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)，管見以為，可根據(jù)本機(jī)關(guān)的主要工作職能將其社會活動(dòng)形成的文檔歸入上述兩類，概因每個(gè)機(jī)關(guān)或社會團(tuán)體都有其主要及次要職能，并且一般都有活動(dòng)章程對其進(jìn)行明確規(guī)定，關(guān)于主要職能文件可歸入永久保存類文檔，剩余次之，至于上級機(jī)關(guān)的任命文件等文檔，則有前述保管期限表對其予以明確規(guī)定，在此不再贅述。

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