王歡
【摘要】本文主要針對當前單位檔案管理中存在的意識、效率、人員配備等問題進行了探討,并且針對性地提出了幾點具有建設性的檔案管理創(chuàng)新策略,希望能夠有效加強單位檔案的管理工作。
【關鍵詞】檔案管理;管理效率;管理策略
企事業(yè)單位的廣大職工在長期的學習、工作等活動中會產生一定的檔案信息與資料,檔案管理部門需要將其以音像、圖表、文字等不同形式進行整理和保存。對于單位深化體制改革、優(yōu)化職工隊伍,全面貫徹單位的基本方針具有積極推動作用。本文從筆者所在單位相關情況出發(fā),對如何加強單位檔案管理進行分析與探討,主要目的在于促使單位能夠進一步提高管理效率和質量。
一、單位檔案管理存在的問題
(一)檔案管理意識淡薄。目前,本單位雖然在檔案管理方面已經制定了比較系統(tǒng)化的規(guī)章制度,但是并未將其真正落到實處,主要原因在于檔案管理意識相對淡薄,并未予以高度的重視。例如,目前的專職檔案管理人員數(shù)量不足,并且在檔案管理的軟件與硬件設施方面存在較大的缺陷,未投入充足的資金進行完善與改進。上述兩點情況均在一定程度上影響了單位的檔案管理工作,使得檔案管理工作十分被動,無法完整而全面地做好檔案的整理與儲存,導致檔案管理工作水平難以向更高層次提升。
(二)檔案管理效率較低。信息技術應用在企事業(yè)單位的管理工作當中具有普遍性,且能夠顯著提高各項工作的水平與效率,但是需要投入充足的資金進行信息化環(huán)境建設,并且需要不斷完善和創(chuàng)新互聯(lián)網信息技術。本單位并未在互聯(lián)網技術環(huán)境下對其原有的檔案管理方法、設備等進行改進和完善,僅在小部分檔案管理的工作中應用了并不十分先進的信息技術,剩余的檔案管理工作基本上仍舊采用人工管理的傳統(tǒng)方法。與此同時,檔案設施相對落后,不利于檔案信息與數(shù)據的搜集、整理和保管、使用,因而在檔案管理的效率方面比較低下。
(三)管理隊伍力量薄弱。單位檔案管理的水平和質量若要得到有效保障,管理隊伍的人員配備、能力和素質起著決定性作用。由于目前檔案管理人員配備數(shù)量不足且身兼數(shù)職,對檔案管理工作的時間和精力投入有限,日常接收到的材料只能暫時放入檔案盒,無法及時整理歸檔,而僅僅是在收集了一定數(shù)量的材料后再集中進行編號、歸檔和裝訂,影響了檔案利用的及時性、準確性和完整性。其次,對檔案管理人員的專業(yè)知識和管理技能培訓力度有限,導致檔案管理人員專業(yè)知識更新速度滯后,一些專業(yè)領域的新標準、新要求和新技術無法及時得到應用,阻礙了檔案管理水平的提升。
二、單位檔案管理的創(chuàng)新策略
(一)強化檔案管理意識。單位的領導首先需要對檔案管理工作予以高度重視,要能夠將日常的檔案管理工作列入整個單位的工作議事日程中,以此引導單位全體職工從思想上關注檔案管理。單位領導需要對《檔案法》及檔案管理的相關理論知識等進行持久的、深入的學習,并且要有序地組織單位全體職工進行學習,開展一系列宣傳與學習活動,促使廣大單位職工逐漸樹立強烈的檔案管理意識,從每個人做起,能夠自覺地并且積極地支持檔案管理并維護單位的檔案管理工作。此外,還需要建立比較完善的、健全的檔案管理和利用機制,要能夠引導各個科室的負責人員以及領導積極參與到檔案管理工作中,從制度上保證檔案管理工作的有序進行。
(二)提高檔案管理效率。若要提高其檔案管理的效率,單位必須要重視在當前互聯(lián)網信息技術快速發(fā)展的環(huán)境下積極引進先進技術和設備,要能夠對檔案管理的模式與方法進行創(chuàng)新。在此方面,單位首先應該制定更加完善的管理制度,增強檔案管理工作的規(guī)范性,且要將管理制度落實。其次,投入充足的資金進行檔案管理的信息化建設,包括軟件設備建設和硬件設備建設方面,要能夠運用現(xiàn)代信息技術在單位檔案管理中建立電子檔案,使其能夠通過掃描儀將相關的檔案錄入計算機系統(tǒng)中,以此有效地提高管理效率,避免人工管理中檔案資料丟失等情況的發(fā)生。
(三)培養(yǎng)管理隊伍素質。單位的檔案管理工作需要較強的專業(yè)性和技術性,若要提高檔案管理的水平與效率,培養(yǎng)管理隊伍素質亦是必要的策略之一。在此方面,單位需要加強對檔案管理人員的管理,組織檔案知識培訓與檔案管理技能培訓等,使檔案管理人員能夠明確檔案管理的重要性,且能夠保持端正的工作態(tài)度。同時,可以邀請上級有關部門到單位舉行定期培訓或者講座,以便鞏固并且提高檔案管理人員技術水平及熟練程度。在時代的發(fā)展下,作為單位檔案管理人員,其自身更要積極熟練地掌握計算機技術,將其與傳統(tǒng)的管理方式結合。通過上述策略,單位檔案管理隊伍的專業(yè)素質必將得到顯著提升。
三、結語
綜上所述,檔案管理屬于單位管理的基本內容,更是單位工作基礎的重要組成部分,只有做好檔案的收集與管理方能更好地為單位發(fā)展提供優(yōu)質服務,且能夠充分地體現(xiàn)檔案的作用和價值。為此,單位的檔案管理必須強化檔案管理意識,切實提高檔案管理效率,并且要重視培養(yǎng)檔案管理隊伍的專業(yè)素質,為單位的檔案管理做好充足準備。
【參考文獻】
[1]楊揚.淺談如何加強機關事業(yè)單位檔案管理工作[J].檔案天地,2015,11(08):36-37.