談信息時代檔案管理的創(chuàng)新方法

楊梅

【摘要】檔案是我國機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體或者個人用來記錄學(xué)習(xí)、工作、生活的文字影像等原始記錄，是社會信息資源的匯總，可見檔案管理工作的重要性。在信息時代，科學(xué)技術(shù)為檔案管理工作帶來了更大的機(jī)遇，讓檔案管理手段更加多樣化，但同時也帶來了挑戰(zhàn)。探討創(chuàng)新有效的檔案管理方法是相關(guān)工作人員需要不斷探討的重大課題。

【關(guān)鍵詞】信息時代；檔案管理；創(chuàng)新方法

一、創(chuàng)新檔案管理工作理念，提高檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

思想觀念的創(chuàng)新能夠促進(jìn)工作上的進(jìn)步，因此為了保證檔案管理工作能夠跟得上時代的發(fā)展，檔案管理工作的創(chuàng)新必須要從理念的創(chuàng)新入手。在創(chuàng)新的檔案管理理念的引導(dǎo)下，采取科學(xué)有效的檔案管理手段，突破封閉、后端的管理環(huán)境，采用創(chuàng)新的管理理念，豐富檔案管理的內(nèi)容，鼓勵在檔案管理中不斷創(chuàng)新，保證檔案管理在信息化時代背景下能充分發(fā)揮其效用。檔案管理工作不能再墨守成規(guī)，反之要不斷產(chǎn)生新的管理創(chuàng)意，讓檔案管理工作進(jìn)入新的層次，從而能滿足時代發(fā)展的要求。信息化時代背景下，檔案管理的創(chuàng)新沒有可供借鑒和學(xué)習(xí)的歷史經(jīng)驗(yàn)，檔案管理工作人員必須要以開放的思想，新穎的理念進(jìn)行檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新。

首先，檔案管理工作人員要具備良好的職業(yè)道德，愛崗敬業(yè)，具備管理的責(zé)任感，這樣在日常工作中，他們才會更愿意積極思考管理的新手段，提出創(chuàng)新的意見或者建議，從而促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新。其次，檔案管理工作人員要有豐富的知識涵養(yǎng)，密切關(guān)注經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，這樣才能對檔案管理工作有更高層次的理解，明確分析時代對檔案管理工作的新要求，從而在工作中不斷提出創(chuàng)新的理念，創(chuàng)新檔案管理的手段。最后，檔案管理工作人員還要具備創(chuàng)新性思維。檔案管理工作人員絕對不能固守成規(guī)，堅(jiān)持使用守舊的管理方法，不注重采用創(chuàng)新的思維解決問題。

二、創(chuàng)新檔案管理體制

檔案信息管理的重要方式是集中統(tǒng)一管理，信息化時代下，檔案管理工作在信息技術(shù)的支持下能夠有創(chuàng)新性的進(jìn)展。然而，信息時代檔案管理的創(chuàng)新仍然處于探索階段，檔案管理體制仍然存在著諸多問題繼續(xù)解決，例如檔案信息管理集中度不夠，檔案查詢過于繁瑣。這主要是由于我國的檔案信息系統(tǒng)建設(shè)比較分散，各個省市、各個機(jī)構(gòu)都擁有自己的檔案管理系統(tǒng)，要查詢社會個人的檔案信息可能要通過多個檔案管理系統(tǒng)查詢。因此，信息時代檔案管理的創(chuàng)新必須要創(chuàng)新檔案管理體制，提倡所有機(jī)構(gòu)、單位的檔案信息要納入集中統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，并制定科學(xué)化、規(guī)范化的檔案使用制度和流程。

三、檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新

在信息化時代背景下，檔案管理必須要體現(xiàn)其服務(wù)性特點(diǎn)，從某些方面來講，為群眾服務(wù)是新時代檔案管理理念上的創(chuàng)新，也是檔案管理工作的重要內(nèi)容之一。因此，檔案管理必須樹立為群眾服務(wù)的管理理念，不斷創(chuàng)新服務(wù)手段，推動檔案管理的創(chuàng)新。

首先，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動化收集與上傳。信息時代，檔案信息的收集、錄入和上傳是檔案管理工作中至關(guān)重要的工作環(huán)節(jié)。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不同，檔案管理工作人員只需要通過對電子信息的編輯、下載、上傳就能實(shí)現(xiàn)檔案管理。然而如果檔案管理工作人員出現(xiàn)人工的失誤，就會影響檔案信息的準(zhǔn)確性，同時檔案信息的修改也無法確保時效性。因此，在這種條件下，必須要創(chuàng)新管理模式，充分利用信息技術(shù)，使用網(wǎng)頁、計(jì)算機(jī)程序來實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動收集、上傳、自動匹配編輯等，這樣就能確保檔案信息能夠?qū)崟r上傳、修改和歸檔。

其次，提供檔案在線查詢、使用服務(wù)?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展給人們的工作、學(xué)習(xí)和生活帶來了新的變動，人們對信息的時效性和便捷性越來越重視。傳統(tǒng)檔案管理中，人們必須要到相關(guān)機(jī)構(gòu)、單位去查詢或調(diào)動相關(guān)檔案信息，很大程度上浪費(fèi)了人們的時間，同時也浪費(fèi)了檔案管理人員的人力。因此，檔案管理必須創(chuàng)新服務(wù)手段，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺，開放檔案信息查詢端口，讓人們通過客戶端或者網(wǎng)絡(luò)就能查詢到自己需要的信息。

四、檔案管理服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新

信息化時代下，人們對檔案信息的查詢需求增加。此外，為了保障自身利益，維護(hù)個人的權(quán)益，人們迫切希望了解社會、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的現(xiàn)狀，國家新政策，從而能夠順應(yīng)時代發(fā)展的潮流。因此，在新時代背景條件下，檔案管理可以創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，擴(kuò)展信息服務(wù)領(lǐng)域。信息化時代，檔案管理部門可以擴(kuò)大服務(wù)范圍，把檔案信息開放給政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位和個人，這就需要檔案管理人員深入了解檔案資料的價(jià)值，采用科學(xué)有效的方法管理檔案，為人們提供更豐富的信息。在實(shí)際操作中，可以在網(wǎng)絡(luò)上建立檔案貼吧、論壇等，為人們服務(wù)。

信息時代檔案管理的創(chuàng)新首先要樹立創(chuàng)新的管理理念，提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，同時創(chuàng)新現(xiàn)有的檔案管理體制，不斷創(chuàng)新檔案管理的服務(wù)手段和服務(wù)內(nèi)容。信息時代的檔案管理創(chuàng)新仍然還處于探索階段，相關(guān)部門必須要充分利用科學(xué)信息技術(shù)來促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行，從而為社會群體或者個體提供必要的信息資料，做到與時俱進(jìn)。

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