淺談企業(yè)存貨內(nèi)部控制

方月琴

摘 要：存貨在流動資產(chǎn)中占比最大、品種較多、形態(tài)多樣、用途復(fù)雜、受市場和企業(yè)自身生產(chǎn)經(jīng)營計劃影響很大，在生產(chǎn)經(jīng)營過程中能夠與貨幣或其他資產(chǎn)實現(xiàn)有規(guī)律地轉(zhuǎn)換。但是，其長期不被耗用或銷售，或成為積壓物品，即造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。本文對企業(yè)存貨內(nèi)部控制存在的主要問題進(jìn)行分析，并提出改進(jìn)對策。

關(guān)鍵詞：存貨 內(nèi)部控制 建議

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）10（a）-082-02

1 存貨內(nèi)部控制的重要性

存貨是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，屬于流動資產(chǎn)，是企業(yè)自身持有以備出售的產(chǎn)品或商品、生產(chǎn)過程中的產(chǎn)品以及供生產(chǎn)經(jīng)營耗用的物料等，主要包括原材料、燃料、委托加工材料、包裝物、低值易耗品以及在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品、庫存商品等。其流動性強(qiáng)，經(jīng)常處于不斷銷售、耗用、購買和重置中。存貨內(nèi)部控制制度是指企業(yè)為強(qiáng)化存貨的管理，使其在耗用或銷售過程中發(fā)揮最大使用效益，并有效保證其信息資料的真實完整，而制定和實施的一系列相互監(jiān)督、制約的控制方法、措施和程序。存貨因其繁雜程度和管理難度，并且其管理水平的高低直接影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致對其內(nèi)部控制制度設(shè)計提出了更高的要求，進(jìn)而存貨的內(nèi)部控制在企業(yè)管理中就顯得尤為重要，所以企業(yè)要實現(xiàn)財務(wù)經(jīng)營管理目標(biāo)，就必須認(rèn)真理性分析存貨管理的不足，采取針對性的措施，建立健全存貨內(nèi)部控制制度。

2 存貨內(nèi)部控制管理存在的主要問題

2.1 存貨采購環(huán)節(jié)

（1）存貨儲備失當(dāng)，造成不經(jīng)濟(jì)。由于部分存貨采購周期長，需要一定的庫存儲備，但市場需求變化難以準(zhǔn)確預(yù)期，導(dǎo)致存貨因消化速度過慢形成閑置。

（2）存貨采購單一，造成不經(jīng)濟(jì)。由于部分關(guān)鍵材料的供應(yīng)商單一，采購議價能力不足，影響采購節(jié)奏及成本控制。

（3）存貨信息獲得滯后，造成不經(jīng)濟(jì)。由于對部分存貨采購的供應(yīng)價格維護(hù)不及時，當(dāng)市場價格下降時，未能及時進(jìn)行應(yīng)對，導(dǎo)致采購成本增加。

（4）存貨采購計劃不嚴(yán)謹(jǐn)，造成不經(jīng)濟(jì)。一是由于對庫存情況掌握不夠到位，出現(xiàn)多余采購，從而加大了庫存；二是小量存貨出現(xiàn)采購期提前，產(chǎn)生一些不必要資金成本；三是部分安全庫存設(shè)置不夠合理，特別是新品配件有小量庫存，如果計劃更改，會造成一定浪費。

2.2 存貨生產(chǎn)環(huán)節(jié)

（1）產(chǎn)銷計劃脫節(jié)，造成不經(jīng)濟(jì)。由于產(chǎn)銷計劃不匹配，不能結(jié)合市場需求和庫存情況及時調(diào)整生產(chǎn)計劃，導(dǎo)致在產(chǎn)品及產(chǎn)成品庫存積壓。

（2）生產(chǎn)工藝不科學(xué)，造成不經(jīng)濟(jì)。由于部分生產(chǎn)工藝布局不甚合理，工序之間流轉(zhuǎn)不匹配，造成生產(chǎn)運(yùn)行不暢，導(dǎo)致在產(chǎn)品增加。

2.3 存貨銷售環(huán)節(jié)

（1）市場銷售預(yù)計不足，造成不經(jīng)濟(jì)。企業(yè)根據(jù)市場預(yù)測的銷售與實際市場需求量的偏差直接影響原材料采購量及產(chǎn)品庫存量，可能造成積壓或斷貨。

（2）銷售發(fā)貨過程中的不當(dāng)，造成不經(jīng)濟(jì)。銷售發(fā)貨時，倉庫保管員發(fā)貨行為不當(dāng)或其他原因出現(xiàn)存貨殘破等現(xiàn)象，造成企業(yè)財產(chǎn)損失；存貨銷售在運(yùn)輸和交貨過程中的不當(dāng)行為或者其他原因，出現(xiàn)存貨殘破的現(xiàn)象，造成企業(yè)財產(chǎn)損失。

2.4 存貨儲存環(huán)節(jié)

（1）倉儲規(guī)模偏大，影響管理質(zhì)量。由于存貨量大，形成了第三方物流、廠區(qū)內(nèi)自管、廠區(qū)外自管等多區(qū)域庫存管理模式并存的格局，同時倉儲條件差異的限制，使得偷盜、毀損、混淆等現(xiàn)象頻發(fā)，給存貨管理帶來較大困難，從而出現(xiàn)管理疏漏造成損失。

（2）制度或監(jiān)管缺失，影響管理質(zhì)量。由于毀損待報廢件、不良存貨、超期存貨等大量積壓，未能及時處置，既加大了管理成本，又導(dǎo)致占用大量營運(yùn)資金。

（3）崗位責(zé)任缺失，影響管理質(zhì)量。一是由于存貨種類繁多，一物多碼、一物多名的現(xiàn)象普遍存在，導(dǎo)致存貨管理缺失；二是由于倉管員入賬不及時，或登記數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，使得庫存記錄和實際庫存存在差異，導(dǎo)致存貨信息傳遞不及時和數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確；三是由于存貨盤點不按時進(jìn)行，導(dǎo)致倉庫實存數(shù)和財務(wù)賬面數(shù)不一致。

3 存貨內(nèi)部控制對策與建議

3.1 加強(qiáng)企業(yè)存貨內(nèi)部控制，注重全面系統(tǒng)的制度設(shè)計

為規(guī)范經(jīng)營管理、控制風(fēng)險、提高效率，企業(yè)應(yīng)根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度，并結(jié)合自身的實際以及管理需求，建立覆蓋企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程的存貨內(nèi)部控制制度，構(gòu)筑貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各層面、各環(huán)節(jié)的存貨內(nèi)部控制制度體系。工作實踐中，只有建立以下三項制度，才能達(dá)到存貨內(nèi)部有效控制的要求。

3.1.1 建立企業(yè)內(nèi)部有效牽制制度

內(nèi)部牽制是指企業(yè)交辦某項具體業(yè)務(wù)時，交由多個部門或人員參與，而不是由一個部門或一個人完成一項業(yè)務(wù)的全過程，并且每個工段的承接部門能自動地對前段工作進(jìn)行正確性檢查。具體業(yè)務(wù)的完成過程，包含適當(dāng)?shù)氖跈?quán)、不相容的責(zé)任分工、憑證和記錄的聯(lián)結(jié)、互為制約、獨立檢查等環(huán)節(jié)，其中的制約包括縱向上下級間的制約和橫向部門間的制約。企業(yè)通過建立分工明確、互為牽制、各司其責(zé)的運(yùn)行控制制度，從而實現(xiàn)有效的內(nèi)部管控。

3.1.2 建立企業(yè)內(nèi)部有效稽核制度

存貨的采購、保管等應(yīng)做到明確分工，不能由一個部門擔(dān)當(dāng)，采購、倉管等部門之間互相稽核，做到正確無誤。財務(wù)部門對倉庫的稽核是重中之重嚴(yán)而又實，通過實物盤點，做到賬實相符，如果賬實不符，應(yīng)及時查找原因，進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。財務(wù)部門制定定期盤點制度，按制度規(guī)定每季度至少進(jìn)行一次盤點，確保企業(yè)財產(chǎn)安全。

3.1.3 建立企業(yè)內(nèi)部有效監(jiān)督制度

根據(jù)企業(yè)管理監(jiān)督對象，三個層次均需得到有效監(jiān)督，一是對企業(yè)經(jīng)理或法人的內(nèi)部控制監(jiān)督。建立健全企業(yè)重大決策分層級交由集體審批的制度，以有效規(guī)避經(jīng)理人或法人獨斷專行，盲目作為，胡作非為；二是實現(xiàn)部門之間的相互監(jiān)督、互為制約。企業(yè)各部門管理權(quán)限設(shè)定時有意識加強(qiáng)內(nèi)部控制監(jiān)督，以杜絕部門因權(quán)力過大而失去約束，進(jìn)而出現(xiàn)集體徇私舞弊等亂象；三是對關(guān)鍵崗位管理人員的內(nèi)部控制監(jiān)督。建立關(guān)鍵崗位定期輪崗和定期稽查等制度，以杜絕企業(yè)中層干部或供應(yīng)、銷售、會計等重要崗位工作人員發(fā)生以權(quán)謀私和串通作案等現(xiàn)象，從而實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部有效監(jiān)督。

3.2 加強(qiáng)企業(yè)存貨內(nèi)部控制，注重關(guān)鍵環(huán)節(jié)的制度設(shè)計

3.2.1 存貨采購過程中關(guān)鍵環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制設(shè)計

（1）采購審批的內(nèi)部控制。存貨采購內(nèi)部控制制度設(shè)計必須做到審批采購。由企業(yè)采購部門在符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的計劃的前提下，依據(jù)倉管部門（具體根據(jù)各企業(yè)管理部門的設(shè)置實際）的材料請購單編制采購計劃，進(jìn)而制定采購方案。采購方案經(jīng)主管計劃的負(fù)責(zé)人審核后，再報主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批后的采購方案是采購的必要依據(jù)。

（2）采購合同簽訂的內(nèi)部控制。存貨采購內(nèi)部控制制度設(shè)計必須做到合同采購。主管領(lǐng)導(dǎo)在審批采購方案時即可對采購進(jìn)行授權(quán)委托，采購人員按采購方案和獲得的采購授權(quán)與供貨方簽訂采購合同（采購合同文本須經(jīng)企業(yè)法務(wù)等部門審核，企業(yè)規(guī)定采購招標(biāo)的應(yīng)按規(guī)定執(zhí)行）。采購行為必須嚴(yán)格執(zhí)行采購合同，不得在授權(quán)之外簽訂合同和變更合同的內(nèi)容。采購?fù)瓿珊?，采購合同副本?yīng)送財務(wù)等部門留存?zhèn)浒浮?/p>

（3）存貨入庫的內(nèi)部控制。存貨采購內(nèi)部控制制度設(shè)計必須做到驗收入庫。驗收入庫時，各部門各司其責(zé)，確保存貨采購的數(shù)量、品種、質(zhì)量等與采購合同完全吻合，確保存貨準(zhǔn)確、安全入庫。采購人員應(yīng)按合同約定跟蹤接貨，到貨后對品種、數(shù)量等進(jìn)行驗收，驗收無誤后填制驗收單；質(zhì)量檢驗部門檢驗質(zhì)量，檢驗合格后簽署驗收單；同時，采購部門收到發(fā)票（包括運(yùn)單），填寫收貨單，連同簽收單、發(fā)票、合同副本等交倉庫保管部門辦理入庫。倉庫保管部門根據(jù)驗收單驗收存貨并入庫，填制入庫單，登記存貨臺賬，然后將發(fā)票連同收貨單等送回采購部門。

（4）貨款支付的內(nèi)部控制。存貨采購內(nèi)部控制制度設(shè)計必須做到正確付款。財務(wù)審核是正確付款的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，財務(wù)部門接庫房通知后即進(jìn)行全面、具體的財務(wù)審核，審核內(nèi)容應(yīng)包括：采購是否經(jīng)有權(quán)審批；合同簽訂是否符合制度；采購是否與合同一致，驗收單、入庫單是否真實無誤；發(fā)票是否合法，其名目與采購合同、驗收單、入庫單、付款通知單等是否吻合等。財務(wù)審核無誤后結(jié)算貨款，辦理付款手續(xù)。

（5）采購核算的內(nèi)部控制。存貨采購內(nèi)部控制制度設(shè)計必須嚴(yán)格日常核算。采購和倉管部門必須對存貨的購進(jìn)、發(fā)出和庫存進(jìn)行日常核算，采購部門依據(jù)采購和提交入庫情況，登記材料明細(xì)賬；倉管部門根據(jù)入庫材料，登記材料臺賬。采購部門定期將收貨單、入庫單、驗收單、付款通知單等采購憑證資料傳送至財務(wù)部門，供財務(wù)部門及時編制記賬憑證，登記賬薄。月末，財務(wù)部門與采購、倉管部門進(jìn)行賬項核對，確保準(zhǔn)確無誤。

3.2.2 存貨領(lǐng)用過程中關(guān)鍵環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制設(shè)計

（1）領(lǐng)用審批內(nèi)部控制。存貨領(lǐng)用實行審批制度，管理部門領(lǐng)用存貨，應(yīng)由經(jīng)辦人填制領(lǐng)用單，部門負(fù)責(zé)人簽署意見，或再經(jīng)有權(quán)人審批，然后憑單到庫房領(lǐng)取；生產(chǎn)部門領(lǐng)用存貨，應(yīng)由經(jīng)辦人根據(jù)計劃和工藝部門核定的定額等填制限額領(lǐng)料單，車間負(fù)責(zé)人簽字同意，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽署意見，或再經(jīng)有權(quán)人審批，然后憑單到庫房領(lǐng)取。

（2）領(lǐng)用發(fā)出內(nèi)部控制。存貨領(lǐng)用必須嚴(yán)格手續(xù)，核算及時，確保正確無誤。領(lǐng)用時，倉庫保管員對領(lǐng)料單的完整性、合規(guī)性等審核無誤后，會同領(lǐng)用人驗貨，交貨簽收。發(fā)貨后，倉庫保管人員依據(jù)領(lǐng)料單按計劃價格及時登記材料卡片，并將領(lǐng)料單轉(zhuǎn)材料員記賬，材料員定期編制發(fā)料匯總表報送財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)發(fā)料匯總表按用途進(jìn)行匯總分配，分?jǐn)偛牧铣杀静町悾诸惥幹茟{證，登記有關(guān)賬務(wù)。

3.2.3 銷售發(fā)貨過程中關(guān)鍵環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制設(shè)計

（1）實行銷售確認(rèn)制度。倉管部門只有確認(rèn)銷售后方可發(fā)貨，銷售發(fā)貨控制的重點是銷售確認(rèn)，一是確認(rèn)銷售價格和折讓是否經(jīng)過有權(quán)審批；二是確認(rèn)收到貨款。若是賒銷則必須由銷售部門簽署意見，主管副總或總經(jīng)理審批，財務(wù)部門在“提貨單”上簽字蓋章，方可確認(rèn)銷售。

（2）實行發(fā)貨與倉管崗位分設(shè)制度。發(fā)貨員和倉庫保管員共同對發(fā)運(yùn)貨物進(jìn)行清點，并將發(fā)運(yùn)憑證和銷售通知單上列示的貨物品種和數(shù)量進(jìn)行核對發(fā)貨。發(fā)貨完成后，倉管部門應(yīng)填寫“發(fā)貨單”，并由客戶簽收，登記相關(guān)賬目。

（3）發(fā)貨核算。財務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真核對銷售合同和提貨單，檢查裝運(yùn)憑證是否真實完整，并及時根據(jù)已授權(quán)的商品價目表和銷售合同開具銷售發(fā)票，登記“成品賬”及有關(guān)存貨明細(xì)賬。財務(wù)部門應(yīng)定期對毛利率進(jìn)行審核分析，如發(fā)現(xiàn)有偏低，應(yīng)立即查看是否有漏記等情況發(fā)生。倉管、銷售等部門應(yīng)分別設(shè)立銷售未開票明細(xì)賬，核算銷售發(fā)生后財務(wù)部門未及時開票入賬，并與財務(wù)部門核對一致。

3.2.4 存貨盤點過程中關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制設(shè)計

（1）實行定期盤點制度。每月財務(wù)部門會同倉庫保管部門對庫存存貨進(jìn)行實地盤點，并進(jìn)行賬實核對，確保賬賬相符、賬實一致。每半年或一年由財務(wù)部門、倉庫保管部門以及公司內(nèi)審部門再開展一次全面盤點。

（2）實行盤點報告制度。認(rèn)真填寫盤點表，撰寫盤點報告書，盤點報告書應(yīng)詳細(xì)說明存貨的差異情況并注明原因。盤點報告書上報公司管理層。

（3）盈虧處理制度化。公司管理層應(yīng)根據(jù)盤點表和盤點報告進(jìn)行分析討論，確定差異的處理決定。財務(wù)部門依據(jù)公司管理層的決議，按照會計核算的要求，對存貨盤點的盈虧進(jìn)行賬務(wù)處理。

參考文獻(xiàn)

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