新形勢下高校二級學(xué)院辦公室建設(shè)的思考

郝炯　程三寶

[摘 要]國內(nèi)的許多高校都進(jìn)行學(xué)院制改革，改革的方式是校、院二級管理。結(jié)合工作實(shí)踐，需要對新形勢下高校二級學(xué)院辦公室工作的服務(wù)職能、輔助職能和協(xié)調(diào)職能進(jìn)行研究，并通過分析當(dāng)前高校二級學(xué)院辦公室工作中不適應(yīng)科學(xué)發(fā)展要求的工作量加大、工作要求不嚴(yán)格和工作不積極等突出問題，提出促進(jìn)高校二級學(xué)院辦公室建設(shè)的健全管理制度、增加培訓(xùn)機(jī)會(huì)、增強(qiáng)服務(wù)意識等建議。

[關(guān)鍵詞]二級學(xué)院辦公室；職能；管理

[中圖分類號] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 2095-3437（2017）06-0175-03

教育在不斷改革，高校的管理體制改革是其中的重要內(nèi)容。國內(nèi)的許多高校都在進(jìn)行學(xué)院制改革，改革的方式是實(shí)行校、院二級管理。實(shí)行學(xué)院制后，學(xué)院的功能和承擔(dān)的任務(wù)增加了許多，與之前的教學(xué)體系相比，學(xué)院擁有了相應(yīng)管理的責(zé)權(quán)，重心下移也成為學(xué)院管理的結(jié)果。在教育飛速發(fā)展的當(dāng)下，學(xué)院辦公室雖然是學(xué)院的中心樞紐和綜合管理部門，也面臨著許多挑戰(zhàn)。擺在管理者面前的一個(gè)現(xiàn)實(shí)而迫切的任務(wù)是思考學(xué)院辦公室如何盡快適應(yīng)學(xué)校、學(xué)院管理職能的轉(zhuǎn)變，如何進(jìn)一步把教育管理水平提高。而管理效率的提高是更好地使辦公室成為教學(xué)科研的有力助推器。

一、高校二級學(xué)院辦公室的工作職能

高校二級學(xué)院辦公室是一個(gè)綜合職能部門，更是一個(gè)服務(wù)機(jī)構(gòu)，是學(xué)院運(yùn)轉(zhuǎn)是否順暢、成效是否顯著的關(guān)鍵。結(jié)合工作實(shí)際，筆者認(rèn)為，辦公室的工作職能主要體現(xiàn)在服務(wù)、輔助、協(xié)調(diào)三個(gè)層面。

（一）服務(wù)職能

服務(wù)應(yīng)該是辦公室工作最顯著和最重要的職能，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為教師服務(wù)，為學(xué)生服務(wù)，不論事大事小，不論輕重緩急，辦公室的工作時(shí)時(shí)處處皆是服務(wù)。辦公室是一個(gè)學(xué)院對內(nèi)工作的樞紐、對外工作的窗口，歸根結(jié)底其服務(wù)職能是為教學(xué)科研服務(wù)。

（二）輔助職能

在高校二級學(xué)院擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的人員大多是該學(xué)科的主要學(xué)術(shù)帶頭人，他們不但要承擔(dān)大量的教學(xué)科研任務(wù)，還要負(fù)責(zé)學(xué)院的行政領(lǐng)導(dǎo)工作。學(xué)院是辦公室的中樞，應(yīng)該做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為領(lǐng)導(dǎo)的決策和執(zhí)行提供輔助，保證整個(gè)學(xué)院工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）協(xié)調(diào)職能

協(xié)調(diào)要落到實(shí)處，具體到辦公室工作中就是使涉及學(xué)院工作的各個(gè)方面有機(jī)結(jié)合、和諧運(yùn)轉(zhuǎn)。作為基層行政單位，辦公室承擔(dān)著綜合性、整體性的協(xié)調(diào)職能，其中包括學(xué)校和學(xué)院的協(xié)調(diào)，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教職員工、學(xué)生的協(xié)調(diào)，與校內(nèi)其他學(xué)院的協(xié)調(diào)，而且還包括學(xué)院與外單位的協(xié)調(diào)等。辦公室通過上下、內(nèi)外、左右互通互融，對在新形勢下出現(xiàn)的各種問題做出快速、合理的反應(yīng)，保障各項(xiàng)工作的順利開展。

二、高校二級學(xué)院辦公室的工作現(xiàn)狀

在高校擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模、提高教學(xué)科研發(fā)展水平和加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的新形勢下，高校二級學(xué)院辦公室工作面臨著新的挑戰(zhàn)，存在一些不適應(yīng)發(fā)展要求的顯著問題。

（一）工作量加大

首先是高校二級學(xué)院辦公室的工作是為學(xué)院的發(fā)展做謀劃和提供幫助，還要做好后勤服務(wù)工作。辦公室人員最主要的任務(wù)是完成學(xué)校辦公室下達(dá)的所有任務(wù)，完成學(xué)校各職能部門的相關(guān)工作。辦公室是學(xué)校基層各項(xiàng)信息的最初收集者，二級學(xué)院是全校各項(xiàng)任務(wù)下達(dá)的終端。所以高校校、院二級管理的實(shí)行直接加大了二級學(xué)院辦公室的工作量。其次是高校擴(kuò)招間接地加大了二級學(xué)院辦公室的工作量。由于高校在校學(xué)生人數(shù)和教師數(shù)量的增多，二級學(xué)院負(fù)責(zé)學(xué)生的考試管理、實(shí)習(xí)管理、教師的授課安排、教師科研項(xiàng)目申報(bào)、教師教學(xué)與科研工作量統(tǒng)計(jì)等具體工作量增加。再次是近年來，全國各高校大力開展教學(xué)、科研工作無形中加大了二級學(xué)院辦公室的工作量。為深化本科教學(xué)改革，全面提高本科教學(xué)質(zhì)量，全國高校紛紛響應(yīng)教育部的號召，提出實(shí)施對策，教學(xué)管理工作隨之增加。同時(shí)，國家可申報(bào)的科研項(xiàng)目數(shù)量增加，高校教師科研申報(bào)項(xiàng)目增多，二級學(xué)院辦公室要處理的教學(xué)和科研管理工作也越來越多。

（二）工作要求更嚴(yán)格

隨著教育的不斷發(fā)展進(jìn)步，高校管理體制的內(nèi)部改革不僅使二級學(xué)院辦公室工作量顯著增加，而且對二級學(xué)院辦公室工作要求更嚴(yán)格。一方面，要革新二級學(xué)院辦公室。在科技發(fā)展日新月異的今天，辦公室不再是簡簡單單的事務(wù)，而是智能型的政務(wù)，即要履行檢查、協(xié)調(diào)各因素、謀劃等職責(zé)。隨著教育改革的不斷加深，高校的生源與教育硬件和軟件的競爭越來越激烈，需要高校領(lǐng)導(dǎo)做協(xié)調(diào)和決定也越來越多。因此，學(xué)校的發(fā)展和改革需要二級學(xué)院辦公室的支持，二級學(xué)院辦公室又需要為此提供更好的服務(wù)。另一方面，由于高校辦公自動(dòng)化水平的不斷提升，二級學(xué)院辦公室人員的現(xiàn)代化辦公水平面臨新的挑戰(zhàn)。例如，隨著辦公軟件、教學(xué)管理軟件的開發(fā)，二級學(xué)院的科研管理、教學(xué)管理、資產(chǎn)管理、人事管理工作都需要在電腦上運(yùn)用辦公軟件、教學(xué)管理軟件完成。所以，辦公室人員不僅僅需要懂得打印、發(fā)郵件等簡單的電腦操作，還需要掌握更多的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能。

（三）工作不積極

二級學(xué)院在任務(wù)不斷增加和要求不斷提高的情況下，其辦公室人員的工作積極性卻很難提高，有些人甚至不以為然，不重視工作。究其原因，一是在大多數(shù)人看來，辦公室人員的地位相對較低，有些人員有自卑的心理，認(rèn)為自己從事的不是高尚的職業(yè)。在高校專業(yè)課教師面前，辦公室人員尤其覺得自己的工作卑微，因而工作很被動(dòng)，出現(xiàn)辦公室人員不能很好地做好本職工作的現(xiàn)象。二是行政考核標(biāo)準(zhǔn)模糊不清。辦公室人員平時(shí)付出的很多，工作時(shí)間還很長，卻不能得到應(yīng)該有的酬勞，因?yàn)橛行┒墝W(xué)院辦公室不能做到獎(jiǎng)懲分明，沒有明確的考核體系。

三、高校二級學(xué)院辦公室的應(yīng)對措施

對于所面臨的工作問題和挑戰(zhàn)，二級學(xué)院辦公室需要將挑戰(zhàn)轉(zhuǎn)化為向上的動(dòng)力，真正提高二級學(xué)院辦公室工作的質(zhì)量和效率，建設(shè)高質(zhì)量的二級學(xué)院辦公室。

（一）強(qiáng)化素質(zhì)教育，加強(qiáng)辦公室人員的服務(wù)意識

首先，辦公室人員應(yīng)該加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高自己對工作的認(rèn)識水平，使其上升到新的高度。要實(shí)現(xiàn)從事務(wù)性向政務(wù)性的轉(zhuǎn)變，辦公室人員就必須提高他們的思想政治水平，了解教育的發(fā)展規(guī)律和學(xué)校的辦學(xué)章程，還應(yīng)善于從學(xué)校的角度去思考、分析并解決實(shí)際問題。辦公室人員只有不斷提高自身素質(zhì)，才能提高工作效率和工作質(zhì)量。

其次，服務(wù)意識應(yīng)該不斷加強(qiáng)。辦公室人員要牢固樹立全心全意為教師和學(xué)生服務(wù)的意識，增強(qiáng)工作責(zé)任心，提高工作質(zhì)量。辦公室人員還應(yīng)在條件艱苦、工作繁瑣、生活清貧的情況下，講求奉獻(xiàn)，積極工作，為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一份力量。

（二）健全管理制度，優(yōu)化辦公室的管理職能

首先，只有建立和完善管理制度，才能使二級學(xué)院辦公室的各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，并處于良好的運(yùn)作狀態(tài)。二級學(xué)院辦公室應(yīng)分工明確，建立任務(wù)責(zé)任制，讓每位工作人員明確自己的職責(zé)，發(fā)揮自己的最大潛能。二級學(xué)院辦公室人員還應(yīng)努力提高工作效率，合理規(guī)劃資源，讓資源得到充分合理利用。與此同時(shí)，還應(yīng)調(diào)動(dòng)辦公室人員的合作積極性，使其工作效率大幅度提高，為學(xué)校、學(xué)院的教學(xué)科研服好務(wù)，做出新的貢獻(xiàn)。

其次，二級學(xué)院辦公室要思考新的出路，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高管理水平。辦公室人員作為高級知識分子，必須進(jìn)一步解放思想，更新傳統(tǒng)觀念。辦公室人員還應(yīng)主動(dòng)服務(wù)，強(qiáng)化政務(wù)服務(wù)，工作有計(jì)劃、有預(yù)見性地開展。不能盲目被動(dòng)，要有針對性地開展服務(wù)；要提前預(yù)想工作的進(jìn)展；在辦事上，學(xué)會(huì)有條理、有層次、規(guī)范操作；在協(xié)調(diào)上，高度重視科研、學(xué)科建設(shè)的重點(diǎn)項(xiàng)目。辦公室人員只有不斷思考新的方法，分清工作的輕重緩急，才能高效完成任務(wù)，滿足新時(shí)期二級學(xué)院辦公室的工作要求。

（三）增加培訓(xùn)機(jī)會(huì)，提高辦公室人員的工作素質(zhì)

當(dāng)前，二級學(xué)院辦公室的工作量越來越大，辦公室人員的技能卻不能跟上時(shí)代的腳步，學(xué)校應(yīng)該給其提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，增強(qiáng)其工作技能，提高其工作效率。學(xué)校還應(yīng)該有針對性地為二級學(xué)院辦公室人員開展短期培訓(xùn)，檢查他們的學(xué)習(xí)成效，然后安排不符合要求的工作人員繼續(xù)培訓(xùn)，努力提高工作人員的辦事效率。在培訓(xùn)期間，著重提高工作人員的管理能力、整體協(xié)調(diào)能力、文件處理能力等，有計(jì)劃、有針對性地量才而用，合理分配工作任務(wù)。還應(yīng)該有針對性地培養(yǎng)工作需要的專業(yè)人才，處理專業(yè)的問題，使二級學(xué)院辦公室成為學(xué)院運(yùn)行良好的機(jī)構(gòu)。

（四）完善考核和激勵(lì)機(jī)制，提高辦公室人員的工作積極性

首先，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視和支持二級學(xué)院辦公室的工作，因?yàn)檗k公室工作既重要又費(fèi)時(shí)費(fèi)力。如果學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視二級學(xué)院辦公室的工作，辦公室人員會(huì)更加主動(dòng)、積極地投入工作，使工作效率提高，更好地為學(xué)校和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

其次，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)努力完善二級學(xué)院辦公室的考核獎(jiǎng)勵(lì)制度，充分約束其人員的工作懶散行為和調(diào)動(dòng)其人員的工作積極性。教育評價(jià)是管理隊(duì)伍工作質(zhì)量的根本保證，它能引導(dǎo)、激勵(lì)、鑒定高校的管理工作。在二級學(xué)院辦公室的建設(shè)上，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從以下兩方面著手：在思想方面重視對辦公室人員的考核，切實(shí)改革考核制度。為了確保考核的有效性和客觀性，學(xué)?？己诉€應(yīng)考慮一般教師對二級學(xué)院辦公室工作的意見。與此同時(shí)，相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制還應(yīng)進(jìn)一步完善，不斷提高辦公室人員做好本職工作的積極性。

總而言之，為了加強(qiáng)高校二級學(xué)院辦公室的工作效率，讓辦公室的職能更加科學(xué)、智能，在信息化、網(wǎng)絡(luò)化的今天，我們必須了解辦公室的作用、特點(diǎn)、工作性質(zhì)。二級學(xué)院辦公室人員，應(yīng)解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，努力把“多、雜、散、細(xì)、繁、忙”這些辦公室的特點(diǎn)轉(zhuǎn)化為服務(wù)能力的增強(qiáng)、工作作風(fēng)的優(yōu)化，讓辦公室真正發(fā)揮管理樞紐的作用。

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[責(zé)任編輯：龐丹丹]