樂(lè)整檔案

倪玉強(qiáng)

前幾天我們?nèi)タh直單位整理檔案。這次整的是二十多位職工的個(gè)人人事檔案。

我們整理檔案，總是秉持著一個(gè)理念，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，一定整好。因?yàn)槲覀兪锹毮懿块T的專業(yè)人士。所以，我們總是按照有關(guān)規(guī)定、程序、要求一項(xiàng)一項(xiàng)進(jìn)行，環(huán)環(huán)相扣，卯榫嚴(yán)合，直至結(jié)束。若簡(jiǎn)化程序，省略動(dòng)作，就會(huì)給差錯(cuò)、紕漏的發(fā)生留有機(jī)會(huì)。

這些檔案不知在什么地方存放，也不知多長(zhǎng)時(shí)間沒人動(dòng)過(guò)，袋子上積滿灰塵。這些資料，最早是上世紀(jì)五十年代的，紙張泛黃變質(zhì)，彌散著濃濃的霉變味道，很是嗆人。翻動(dòng)紙張時(shí)，也是塵土飛揚(yáng)。所以，我們大都全副武裝，御敵于國(guó)門之外，頭戴回民那樣的白帽子，臉捂大口罩，身穿胸前不開襟、包裹嚴(yán)實(shí)的大褂子，手戴薄薄的橡膠手套。

整理個(gè)人人事檔案，第一道工序是把檔案袋中混裝的資料按著個(gè)人資料分為十大類別的規(guī)定分撿出來(lái)，是哪類的就歸到哪一類別去。完成這道工序，需要特別的耐心和細(xì)心。盡管國(guó)家對(duì)資料分類規(guī)定明確，但在實(shí)際工作中，有些資料確實(shí)不好確定類別，我們就相互討論商量，力求分類準(zhǔn)確。此外，還會(huì)遇到其他各種各樣的問(wèn)題。比如，某次調(diào)資完畢后，每人都有調(diào)資表，歸檔時(shí)把張三的表誤裝到李四的袋中；有時(shí)人們也怕資料遺失，就把半張紙的如調(diào)動(dòng)介紹信、證明等資料夾入到入黨志愿書、合同文件中，我們必須把入黨志愿書逐頁(yè)翻開檢查；有時(shí)有不屬存檔范圍的資料，如一式幾份或原件、復(fù)印件一齊存檔；有人寫入黨志愿書參考別人的，就把別人的志愿書裝入自己袋中；有時(shí)竟然見到當(dāng)時(shí)個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)為照顧某人而寫的說(shuō)情批條。以上等等情況，都要及時(shí)發(fā)現(xiàn)，發(fā)現(xiàn)晚了就要打亂前邊工作返工重來(lái)。

第二道工序是把分開類別的資料，按照產(chǎn)生的時(shí)間，前后排序。做這項(xiàng)工作也得仔細(xì)認(rèn)真。有的資料，有簽名、有幾枚鮮紅的印章，竟然沒有一處標(biāo)明時(shí)間，只能估摸著排序；有的文件，最后發(fā)生時(shí)間是一枚印章，模糊不清，需仔細(xì)辨認(rèn)；有的書寫潦草，需據(jù)筆跡辨析。在此，我們又增加一項(xiàng)工作，就是糊裱修繕文件資料。有的紙張年代久遠(yuǎn)，輕薄酥脆，有的揉的皺皺巴巴，滿是折痕，有的扯裂幾綻，缺邊少沿，我們就把這樣的紙張輕輕的放在A4紙上，小心翼翼的撫平捋展，粘貼起來(lái)，有的是條狀紙張，或是半頁(yè)紙，有的是證書或?qū)W習(xí)手冊(cè)，這樣的文件難以裝訂，我們都一張張一份份粘貼在A4紙上。

第三道工序是把某一人的全部文件資料按照分類的規(guī)定，第一類、第二類依次排列放置。第一類文件，先放隔頁(yè)紙，再把此類文件按照時(shí)間前后排序放置，然后標(biāo)明每一份文件的序號(hào)和頁(yè)數(shù)。如果缺類（沒有該類文件），也要放上隔頁(yè)紙，以備以后產(chǎn)生。之后是二類、三類。十類文件全部如此整理放置。

第四道工序是檢查挑錯(cuò)。即你整理張三檔案，我整理李四檔案，兩人互換，相互檢查挑錯(cuò)，包括文件分類、排序、標(biāo)注序號(hào)等進(jìn)行全面檢查，堅(jiān)決排查錯(cuò)誤，也把差錯(cuò)消滅在萌芽狀態(tài)。

第五道工序是打印目錄。按照隔頁(yè)紙隔開的類別逐類打印。這里的目錄，和出版的書籍目錄一樣，不能出錯(cuò)，包括標(biāo)題、序號(hào)、頁(yè)數(shù)、時(shí)間。每打印完一類文件目錄，預(yù)留出足夠的空格，以備以后產(chǎn)生此類文件續(xù)添在后。待打印完一位同志全部文件的目錄后，進(jìn)行校對(duì)檢查。

第六道工序是裝訂成卷。每人檔案，裝訂一卷。裝訂時(shí)，厚厚一摞文件須分沓或幾張幾張的先行蹾齊，然后整體蹾齊，因?yàn)榧垙堒浻?、大小不一，不易蹾齊。有的文件是裝訂或粘貼在一起的，若不齊整，需拆開或修剪加工。裝訂線須里外適中，靠里就訂住字跡了，靠外容易扯脫。裝訂完畢后需再行檢查，如有沒訂住或沒訂牢的文件，要重新裝訂或粘貼加工。

第七道工序是裝盒移交。就是把裝訂完好的每人一卷的檔案資料裝入檔案盒或袋中。一人一盒，并給每一盒都編上序號(hào)。再打印一個(gè)總目錄，即此次總共整理多少人檔案、姓名、序號(hào)、整理時(shí)間、整理人姓名等。最后是向檔案所屬單位有關(guān)人員交代如何查閱、保管檔案，移交檔案，并指導(dǎo)他們把檔案存放在檔案室中。

每人一袋、二十余袋檔案，我們?nèi)苏砹巳臁?/p>

這就是我們檔案工作者的日常工作。工作環(huán)境霉氣逼人，灰塵飛舞。具體工作瑣碎，枯燥，勞累，淹沒在嘩嘩的紙張翻動(dòng)聲中。我們工作又需強(qiáng)烈的責(zé)任心，平和的心態(tài)，專注的精神，認(rèn)真的態(tài)度，稍有不慎，差錯(cuò)百出。我們不爭(zhēng)名利，不計(jì)得失，更不理會(huì)世俗的鄙視，默默地、執(zhí)著地工作著。每每看到寶貴的檔案資料蟲蛀鼠啃、毀損遺失，就痛心疾首，而經(jīng)我們整理后，規(guī)范整齊，成冊(cè)成卷存放于檔案室中，頓時(shí)看到了自己工作的價(jià)值，心中涌動(dòng)的成就感、幸福感他人無(wú)法體味。

檔案工作，苦在其中，樂(lè)在其中。

（作者單位：沽源縣檔案史志局）