從人力資源角度出發(fā)，淺析秘書的勸諫工作

郝婉琪??

摘要：勸諫是秘書的一項(xiàng)重要職能，作為一名合格的秘書，應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)自己的職責(zé)，提高工作能力。在完成基本工作的同時(shí)也應(yīng)該將勸諫視為自己的職責(zé)，幫助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，完善工作，避免失誤。

關(guān)鍵詞：秘書 勸諫 人力資源

中圖分類號(hào)：C931文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-5349（2017）11-0181-01

一、秘書與勸諫

中國(guó)自古就有諫官制度，諫官以匡諫為己任，不計(jì)較個(gè)人利益，忠諫直言，剛直不阿。歷史上有名的諫臣有魏征、晏子。在現(xiàn)代社會(huì)中，作為服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的秘書，我們?nèi)匀灰男袆裰G這一基本職能，積極發(fā)揮參謀作用。

（一）勸諫的原因

1.秘書有勸諫的責(zé)任

首先“勸諫是秘書的重要職責(zé)”。秘書的職責(zé)決定了秘書在工作中發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的工作出現(xiàn)失誤但領(lǐng)導(dǎo)自己沒(méi)有發(fā)現(xiàn)時(shí)，要秉著負(fù)責(zé)任的態(tài)度指出來(lái)，并告訴領(lǐng)導(dǎo)，避免產(chǎn)生不良后果。其次，一個(gè)稱職的、優(yōu)秀的秘書，杰出的秘書，應(yīng)該具有強(qiáng)烈的職業(yè)精神。不僅體現(xiàn)在平時(shí)的工作中，更要在領(lǐng)導(dǎo)的決策出現(xiàn)失誤和缺漏時(shí)，及時(shí)勸諫。爭(zhēng)取在最短的時(shí)間內(nèi)、最小的范圍內(nèi)，避免、控制和減小決策帶來(lái)的危害。

2.秘書有勸諫的條件

首先，秘書長(zhǎng)期與領(lǐng)導(dǎo)共事。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)工作都十分了解，包括每項(xiàng)工作的內(nèi)容、細(xì)節(jié)和進(jìn)展情況。其次，秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的性格和脾氣、工作作風(fēng)和習(xí)慣，思考問(wèn)題的邏輯和角度，處理時(shí)間的態(tài)度和手法等十分了解和熟悉。

（二）勸諫的作用

秘書的勸諫可以預(yù)防失誤的發(fā)生。爭(zhēng)取在最短的時(shí)間內(nèi)、最小的范圍內(nèi)，避免、控制和減小決策帶來(lái)的危害。秘書的勸諫可以幫助領(lǐng)導(dǎo)在決策制訂時(shí)更加科學(xué)；在決策執(zhí)行遇到問(wèn)題時(shí)能及時(shí)調(diào)整，避免負(fù)面影響的擴(kuò)大；決策反饋時(shí)能歸納總結(jié)，為下一步工作提供依據(jù)。總之，秘書的勸諫可以完善領(lǐng)導(dǎo)的工作。

二、當(dāng)前秘書勸諫工作中存在的問(wèn)題

（一）秘書對(duì)勸諫工作不夠重視，缺乏責(zé)任感

很多秘書對(duì)勸諫工作的認(rèn)識(shí)不太清晰，認(rèn)為自己做好領(lǐng)導(dǎo)的日常服務(wù)工作就好，對(duì)于給領(lǐng)導(dǎo)的工作提建議以及矯正領(lǐng)導(dǎo)的錯(cuò)誤決策等更深層次的工作沒(méi)有概念，沒(méi)有對(duì)勸諫工作引起重視。

當(dāng)前部分秘書人員缺乏高度的責(zé)任感和敬業(yè)精神，工作中沒(méi)有盡心盡力，對(duì)工作沒(méi)有更高的追求，所以對(duì)各項(xiàng)工作不上心，不能主動(dòng)發(fā)現(xiàn)工作中的問(wèn)題。

還有一些秘書即使發(fā)現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)的失誤和不足，但因?yàn)楦鞣N原因而沒(méi)有履行勸諫職能。有的秘書擔(dān)心自己人微言輕，提出的建議無(wú)人采納；有的秘書不想掃了領(lǐng)導(dǎo)的面子，引起領(lǐng)導(dǎo)的不滿，害怕得罪領(lǐng)導(dǎo)；有的秘書一味崇拜領(lǐng)導(dǎo)，追隨領(lǐng)導(dǎo)的決定，沒(méi)有自己的思想，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)安排，盲目服從。

（二）秘書缺乏正確的勸諫方法

勸諫成功需要講究天時(shí)地利人和。秘書勸諫時(shí)既要選取合適的場(chǎng)合、恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)，還要講究方法。很多秘書在公開(kāi)的場(chǎng)合向領(lǐng)導(dǎo)勸諫，這時(shí)如果反駁領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，勸諫成功的幾率很低。還有的秘書在領(lǐng)導(dǎo)繁忙時(shí)進(jìn)行勸諫，顯然這不是一個(gè)勸諫的好時(shí)機(jī)。部分秘書在勸諫領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，不會(huì)采用戰(zhàn)術(shù)，不會(huì)婉轉(zhuǎn)進(jìn)言，喜歡直來(lái)直往，不加修飾，和領(lǐng)導(dǎo)硬碰硬，如果領(lǐng)導(dǎo)不同意，還會(huì)強(qiáng)諫，往往會(huì)使得雙方爭(zhēng)執(zhí)不休，勸諫遇到困難。

三、對(duì)秘書勸諫工作的建議

（一）講究時(shí)間

秘書勸諫要掌握時(shí)機(jī)。時(shí)機(jī)準(zhǔn)確恰當(dāng)，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)從諫如流；時(shí)機(jī)背謬，勸諫則如對(duì)牛彈琴。一些緊急的重大的事，應(yīng)立即進(jìn)言，不要因?yàn)轭檻]而耽誤事情轉(zhuǎn)危為安的最好時(shí)機(jī)；領(lǐng)導(dǎo)特別關(guān)注的重點(diǎn)、疑點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題，也應(yīng)及時(shí)提出。領(lǐng)導(dǎo)心情愉悅時(shí)進(jìn)行勸諫，則容易成功；領(lǐng)導(dǎo)工作興頭特別高時(shí)，秘書可以抓住這個(gè)時(shí)機(jī)，趁機(jī)勸諫；盡量避免在領(lǐng)導(dǎo)心情煩躁和工作繁忙時(shí)勸諫；領(lǐng)導(dǎo)情緒低落，也不是進(jìn)諫的好時(shí)機(jī)。

（二）講究地點(diǎn)

秘書勸諫，要選準(zhǔn)場(chǎng)合。不同的勸諫內(nèi)容要選擇不同的場(chǎng)合。重要的工作事項(xiàng)要選擇正式、嚴(yán)肅的場(chǎng)合進(jìn)行勸諫。比如在辦公室，環(huán)境干凈、沒(méi)有閑雜人員等的場(chǎng)合。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的勸諫，應(yīng)選取氛圍輕松的場(chǎng)合進(jìn)行，比如茶館。對(duì)于緊急事件的處理建議可以選擇人少的地方進(jìn)行勸諫，比如車上。

（三）講究對(duì)象

不同的領(lǐng)導(dǎo)有不同的性格，秘書要分清領(lǐng)導(dǎo)是平易近人型還是嚴(yán)肅型、民主開(kāi)放型還是固執(zhí)型等。

面對(duì)民主型領(lǐng)導(dǎo)，秘書可以采取直接諫法，直截了當(dāng)?shù)叵蝾I(lǐng)導(dǎo)提出建議，唐朝的魏征面對(duì)樂(lè)于采納意見(jiàn)的唐太宗采用的就是這種方法。面對(duì)固執(zhí)型領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該選擇曲諫法。這類型領(lǐng)導(dǎo)堅(jiān)持己見(jiàn)，不太容易接受建議，這時(shí)候秘書就應(yīng)該側(cè)面突擊，由問(wèn)題點(diǎn)的側(cè)面進(jìn)入到問(wèn)題的正面，迂回勸諫。還可以讓不同的人對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行勸諫。

（四）講究方法

秘書勸諫是講究方法的，勸諫的方法直接影響著勸諫的效果。方法正確的話勸諫容易成功，方法不得當(dāng)?shù)脑拕t不僅導(dǎo)致勸諫失敗還會(huì)弄僵關(guān)系。勸諫方法有直諫法、強(qiáng)諫法、曲諫法等。面對(duì)民主型領(lǐng)導(dǎo)，可以采取直接勸諫的方法。面對(duì)固執(zhí)的領(lǐng)導(dǎo)，秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的特征，針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的顧慮，講究勸諫的策略，對(duì)癥下藥，步步為營(yíng)。

根據(jù)事情的輕重緩急和事情的性質(zhì)來(lái)進(jìn)行勸諫。當(dāng)遇到重大緊急事件時(shí)，秘書必須及時(shí)進(jìn)諫；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)而言重要的事情也要及時(shí)進(jìn)諫；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者堅(jiān)持己見(jiàn)但對(duì)工作有影響的時(shí)候，秘書也應(yīng)該從領(lǐng)導(dǎo)的角度出發(fā)進(jìn)行勸諫。

參考文獻(xiàn)：

[1] 曹立冬.勸諫——秘書的重要職責(zé)[J].秘書之友，2001（7）.

責(zé)任編輯：孫瑤