楊柳

（岳陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院 檔案科 湖南岳陽 414000）

摘要：高校檔案服務(wù)工作對高校發(fā)展，老師和學(xué)生的工作和生活都有著重要的意義。岳陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院為了推動高校檔案服務(wù)工作，提出以人為本強(qiáng)化檔案法治意識，提高檔案服務(wù)意識，豐富檔案信息資源，創(chuàng)新檔案服務(wù)理念，以更好地提升高校檔案的服務(wù)能力。

關(guān)鍵詞：高校；檔案工作；服務(wù)

國家檔案局原局長楊冬權(quán)指出：“服務(wù)是檔案工作的立身之本，服務(wù)能力是檔案工作的核心能力?！盵1]高校檔案工作的主要任務(wù)是開展檔案管理和為學(xué)校各項工作、為教師、學(xué)生和社會提供檔案信息服務(wù)。在依法治國的新形勢下，如何提高高校檔案工作的服務(wù)能力，更好的為廣大的老師和學(xué)生服務(wù)，成為新形勢下高校檔案工作的研究重點。筆者從事高校檔案工作多年，一直在進(jìn)行著提升檔案服務(wù)能力、加強(qiáng)檔案服務(wù)工作方面的探索，體會到要提升高校檔案服務(wù)能力，加強(qiáng)高校服務(wù)工作，應(yīng)從以下幾方面努力。

1、改善服務(wù)理念，強(qiáng)化服務(wù)意識

1.1樹立以人為本思想，為利用者提供熱情周到的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

岳陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院是岳陽市人民政府主辦、湖南省教育廳進(jìn)行業(yè)務(wù)管理的一所綜合性高等職業(yè)院校，2003年4月由原岳陽衛(wèi)校、岳陽農(nóng)校、岳陽機(jī)電學(xué)校和岳陽職工高專四校合并升格組建而成。由于2004年以前畢業(yè)學(xué)生的信息沒有上網(wǎng)，原四校區(qū)有近十萬學(xué)生的學(xué)歷信息是“學(xué)信網(wǎng)”查不到的。每年有幾千名已畢業(yè)學(xué)生要報考職業(yè)醫(yī)師、護(hù)士資格證、建造師、職業(yè)藥師等資格考試，有相當(dāng)一部分需要學(xué)校提供學(xué)歷證明，提供學(xué)歷證明必須以學(xué)校保存檔案中的記錄為依據(jù)。筆者從事檔案工作幾年來，接待了數(shù)千名這樣的查檔者，不管是態(tài)度謙虛的還是態(tài)度惡劣的，都能熱心接待、耐心查找，盡量給他們一個滿意的結(jié)果。僅2015年，我們就接待此類利用者600余人次，出具學(xué)歷證明500余人次。

1.2強(qiáng)化主動服務(wù)理念，提升檔案服務(wù)能力與水平。

高校檔案工作能否朝著正確的軌道向前發(fā)展，最大限度地發(fā)揮出檔案的價值。檔案工作的各個環(huán)節(jié)都應(yīng)該緊緊圍繞著這一目標(biāo)來開展工作。由于檔案工作任務(wù)重，我一人已經(jīng)無法應(yīng)付超大的工作量，為此，我對近年來檔案利用需求進(jìn)行了分析研究，加班加點地編研了《岳陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院歷年會議紀(jì)要文件匯編》、《岳陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院歷年省級榮譽(yù)匯編》、《岳陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦學(xué)證書、文件重點項目匯編》、等10多種30多萬字的參考資料，結(jié)合學(xué)校原有的《岳陽職院校史》、《校友風(fēng)采錄》等一些編研資料，主動提供學(xué)校各部門利用。其中的一份編研資料就為學(xué)院挽回了一億五千萬損失。

1.3將維護(hù)檔案完整與安全的責(zé)任感與提供檔案為老師和學(xué)生服務(wù)的使命感緊密地聯(lián)系起來。

去年，學(xué)校進(jìn)行的“三齡二歷一身份”的普查工作，由于各種歷史原因，人事檔案的缺失比較嚴(yán)重。我根據(jù)普查需求，編輯了《岳陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院歷年職務(wù)任免文件匯編》、《岳陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院歷年黨員批復(fù)文件匯編》、《岳陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院歷年職稱評定文件匯編》三本資料，提供給學(xué)校人事部門，學(xué)校人事部門根據(jù)這三本資料對人事檔案進(jìn)行了補(bǔ)充和完善，為我校的普查工作勝利完成提供了極大的幫助，節(jié)省了大量的人力物力和時間，大大提高了工作效率。

2、普及檔案法規(guī)宣傳和教育，為提高檔案服務(wù)奠定法律基礎(chǔ)

2.1加大檔案法治宣傳力度和深度。

各級領(lǐng)導(dǎo)干部和專兼職檔案工作者都要成為《檔案法》的宣傳員和守護(hù)者，做到懂法、用法、執(zhí)法、守法。要注重理論聯(lián)系實際，切實增強(qiáng)依法管理檔案的自覺意識。[2]我們始終把檔案法制建設(shè)擺在突出位置上，使法治觀念、法治思維始終貫穿到檔案的征收、保管和利用中去，進(jìn)而不斷提升檔案法治意識。

2.2大力加強(qiáng)檔案執(zhí)法隊伍建設(shè)。

我們要從思想上、組織上和作風(fēng)上加強(qiáng)檔案執(zhí)法人才的培養(yǎng)，引導(dǎo)他們自覺依照檔案法律、法規(guī)辦事；支持檔案行政管理部門依法管理本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、單位的檔案事務(wù)，以適應(yīng)新常態(tài)下依法管理檔案的新要求。[3]我們學(xué)院訂了《中國檔案》、《檔案時空》，定期參加省里組織的學(xué)會年會并且經(jīng)常參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

2.3檔案宣傳教育工作不可缺少。

我們有檔案宣傳日，每年的6月9日是“國際檔案日”。每年全國各地都會開展形式多樣的檔案宣傳活動，積極搭建檔案與公眾交流的橋梁，進(jìn)一步增強(qiáng)社會檔案意識和公民的檔案法制度觀念.拓展檔案社會服務(wù)功能，使檔案工作更加貼近中心、貼近群眾、貼近實際。我們高校也會根據(jù)學(xué)校實際情況做好關(guān)于學(xué)生、家庭、教學(xué)、科研、會計、基建、榮譽(yù)實物等等檔案，有針對性做好宣傳板、宣傳欄、電子屏的檔案法知識普及，對學(xué)生老師有幫助的有關(guān)檔案知識進(jìn)行普及，并配有宣傳圖紙在6月9日當(dāng)天對學(xué)生開放校史館，讓學(xué)生了解學(xué)校歷史，可以讓他們養(yǎng)成學(xué)生時代就收集、保留資料習(xí)慣。

3、豐富和優(yōu)化檔案服務(wù)資源

高校檔案資源是檔案工作的生命線，是檔案提供利用的根本，是開展編研工作的重要保障。想要提高高校檔案服務(wù)工作，除了加強(qiáng)人們對檔案工作的認(rèn)識以外，還有一個很重要的方面，那就是要豐富和優(yōu)化檔案信息的資源。以往由于社會和技術(shù)條件的限制，高校檔案是以紙質(zhì)檔案為主，這樣的檔案一個是查詢起來比較麻煩，并且容易損壞，同時也要占用很大的空間，工作人員維護(hù)起來也需要更多的精力。隨著社會的進(jìn)步和科學(xué)的發(fā)展，這種老式的檔案資源已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足社會需求，如今網(wǎng)絡(luò)時代的電子文檔、電子照片、音視頻等數(shù)字信息已經(jīng)成為了檔案的主要載體。[4]只有不斷豐富檔案服務(wù)資源，才能為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。我們學(xué)院開始是靠檔案員去各部門收集資料，但是效率很低，后來我們通過網(wǎng)絡(luò)到學(xué)院各部門的網(wǎng)站上去收集，同時還利用了QQ、微信這些網(wǎng)絡(luò)通訊軟件，這樣既節(jié)省了大量的人力和物力，又取得了很好的效果，現(xiàn)在已經(jīng)成為了岳陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院收集檔案的主要方式。

檔案資源要由封閉性向開放性轉(zhuǎn)變。[5]檔案部門不單單是要充分開發(fā)利用本單位的檔案信息資源，還可以通過網(wǎng)絡(luò)來共享利用其它單位的檔案資源和網(wǎng)上信息資源。當(dāng)然，由于各地區(qū)間發(fā)展水平的不均衡，技術(shù)、資金等方面的困難，全國的檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)情況并不理想。不過可以通過館與館之間的合作，通過同一個地區(qū)的多個檔案館之間聯(lián)網(wǎng)或者發(fā)達(dá)地區(qū)與不發(fā)達(dá)地區(qū)檔案館的結(jié)對組網(wǎng)的做法，使檔案資源能在全國范圍內(nèi)普遍利用，我們編制了檔案檢索目錄利用電腦檢索這也是提高檔案的利用效率。

4、結(jié)語

總之，在當(dāng)前的新形勢下，對高校檔案工作肯定存在著新的挑戰(zhàn)，對高校檔案工作人員也有著新的要求。為了提供更好的服務(wù)，我們要加強(qiáng)自身的能力和素質(zhì)，轉(zhuǎn)變觀念。我堅信，在黨和國家的領(lǐng)導(dǎo)下，在全體高校檔案工作人員的集體努力下，高校檔案工作的服務(wù)能力必將會站上一個新的臺階。

參考文獻(xiàn)：

[1]張斌. 構(gòu)建檔案思想庫提升檔案工作服務(wù)能力[J] .檔案與建設(shè)，2013（1）

[2] 梁志國 .增強(qiáng)法治意識 提升檔案法治化水平[N].本溪日報，2015-02-16

[3]皇甫芳. 對如何加強(qiáng)檔案法治建設(shè)的思考[J].商情，2016.（31）

[4]王偉.大數(shù)據(jù)時代高校檔案工作管理研究[J].檔案時空.2015.（12）

[5]康明樂.試析檔案信息服務(wù)機(jī)制的變革[J].科技致富向?qū)?2013.（14）