新時期檔案管理工作的創(chuàng)新研究

臧國棟

摘 要：檔案屬于非常珍貴的資源，能否開展好檔案管理工作直接關(guān)系到我國企事業(yè)單位的未來發(fā)展。作為企事業(yè)單位內(nèi)部管理工作中的重要組成內(nèi)容，做好檔案管理能夠在很大程度上促進(jìn)各項工作效率的提升?，F(xiàn)階段信息時代已經(jīng)來臨，檔案管理工作也必須要堅持與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新檔案管理方式，革新管理理念，拓展服務(wù)范圍，促進(jìn)檔案管理工作實效性的提升。

關(guān)鍵詞：檔案管理 工作創(chuàng)新 對策

中圖分類號：F271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-1578（2017）06-0069-02

進(jìn)入21世紀(jì)以后，知識經(jīng)濟(jì)和信息時代已經(jīng)來臨，檔案管理工作的范疇越來越大，各行各業(yè)的信息資料越來越多。所以，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)清楚的認(rèn)識到新時期自身工作的變化，堅持與時俱進(jìn)，準(zhǔn)確把控時代脈搏，真正解放思想，逐步轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，大膽創(chuàng)新，不斷進(jìn)取，通過做好檔案管理來更好的為國家和社會服務(wù)，為社會主義和諧社會和全面建設(shè)小康社會服務(wù)。

1 檔案管理工作的重要性

1.1 檔案管理屬于一項專業(yè)性非常強(qiáng)的工作

從檔案管理工作自身而言，它屬于專門的管理業(yè)務(wù)，這樣的管理工作并非是僅僅對各種資料文件的保管，同時還應(yīng)當(dāng)利用科學(xué)有效的管理手段，對各種檔案材料予以系統(tǒng)化的管理，利用合理的方式來促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。同時，從某些特殊部門或機(jī)關(guān)單位的檔案管理實際需求而言，它又屬于某種工作管理的重要內(nèi)容。機(jī)關(guān)單位的檔案材料是對本單位各項職能活動的客觀真實記錄，因此機(jī)關(guān)單位的日常工作常常需要用到過去的檔案材料，所以做好檔案管理工作也能夠促進(jìn)單位各項事業(yè)的有序開展。

1.2 從檔案管理與其他各項工作之間的關(guān)系而言，它是一種服務(wù)性較強(qiáng)的工作

企事業(yè)單位的檔案管理工作主要是服務(wù)于其他部門工作的需要。做好檔案材料的管理與開發(fā)利用，對檔案材料予以編著與研究，最終還是為促進(jìn)單位各項工作的開展。從另一個層面來說，檔案管理工作能夠為社會各個行業(yè)而服務(wù)，這也是檔案管理工作自身職責(zé)而決定的，檔案管理人員必須要清楚的了解到自身工作的服務(wù)性，主動樹立服務(wù)意識，為社會經(jīng)濟(jì)的建設(shè)發(fā)展做出長足貢獻(xiàn)[1]。

1.3 檔案管理工作的服務(wù)方向可以說是其政治性的集中體現(xiàn)

目前，為我國社會建設(shè)發(fā)展服務(wù)屬于檔案管理工作的主要政治任務(wù)。檔案管理的機(jī)要性同時也是其政治性的直接體現(xiàn)。檔案管理的機(jī)要性是從檔案材料自身實際特征和國家利益決定的，從古至今，基本上所有的檔案管理都存在保密需求。國家的很多重要珍貴檔案材料，往往記錄了政治、經(jīng)濟(jì)、文化和其他科技的相關(guān)情況，大部分都是重要機(jī)密內(nèi)容，所以檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)主動樹立保密觀。

2 檔案管理工作創(chuàng)新的對策建議

2.1 管理理念的創(chuàng)新

管理理念對企事業(yè)單位各項工作的開展具有非常重要的影響和作用，在檔案管理的過程中，過去的管理理念常常會制約檔案管理工作的有效開展，讓檔案管理僅僅限于對各種材料的收集與整理，在后續(xù)的檔案開發(fā)利用時常常會引發(fā)很多問題，降低了檔案工作的科學(xué)性與規(guī)范性。所以，檔案工作人員自身的管理理念創(chuàng)新是檔案工作創(chuàng)新中的重要一環(huán)，需要我們引起足夠的重視。對于這方面的問題，我們在要求檔案管理工作人員主動樹立新觀念、新思想時，需要在企事業(yè)單位內(nèi)部樹立大局意識，從檔案工作未來的實際發(fā)展情況出發(fā)進(jìn)行規(guī)劃，堅持從本單位的實際需求出發(fā)，清楚的認(rèn)識到自身單位檔案工作的相關(guān)詳細(xì)情況，在過去檔案管理的基礎(chǔ)上不斷加強(qiáng)和優(yōu)化檔案材料的收集、整理以及歸檔等細(xì)節(jié)。另外，檔案工作人員在思想理念的改變過程中還必須要努力強(qiáng)化創(chuàng)新意識，在實踐過程中主動樹立對各種檔案材料的保護(hù)意識，結(jié)合自身單位的未來發(fā)展趨勢，不斷的進(jìn)行探索和創(chuàng)新，增強(qiáng)對各種檔案信息材料的保護(hù)和開發(fā)利用效率，讓企事業(yè)單位在實際的運營管理中能夠突出檔案工作，注重檔案工作發(fā)展，為檔案管理工作的有效開展創(chuàng)造出更好的條件[2]。

2.2 服務(wù)手段的創(chuàng)新

首先，開設(shè)檔案工作專門的網(wǎng)站和單位內(nèi)部局域網(wǎng)，組織進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)服務(wù)活動。隨著檔案工作網(wǎng)站的建立以及內(nèi)部局域網(wǎng)的開通，我們可以利用單位的網(wǎng)站來制定出專門的檔案服務(wù)網(wǎng)頁，利用互聯(lián)網(wǎng)中的海量資源，讓檔案管理在線服務(wù)與單位網(wǎng)站直接連接，進(jìn)而能夠提供檔案材料的在線檢索和下載服務(wù)，促進(jìn)檔案服務(wù)效率的提升。其次，電子檔案材料的自動上傳整理，現(xiàn)階段對各部門在計算機(jī)中產(chǎn)生的電子檔案材料進(jìn)行收集整理已經(jīng)屬于檔案管理工作中的重要內(nèi)容。和過去的紙質(zhì)檔案管理比起來有明顯的不同，大部分電子檔案材料的形成借助于下載與上傳便能夠?qū)崿F(xiàn)，所以我們要轉(zhuǎn)變過去的管理方式，在檔案管理網(wǎng)站中提供電子檔案材料自動上傳功能，確保能夠及時收集電子材料，同時在服務(wù)器中保存；最后是提供在線服務(wù)，在當(dāng)前這樣一個信息化的時代下，檔案管理服務(wù)必須要有進(jìn)一步的創(chuàng)新與變化?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展在很大程度上轉(zhuǎn)變了人們的工作與生活，讓越來越多的人開始重視信息的時效性，希望能夠依靠信息網(wǎng)絡(luò)可以第一時間獲取到需要的信息。所以我們應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變過去手工式的檔案資源利用方式，提供更加現(xiàn)代化的檔案服務(wù)。

2.3 服務(wù)范圍的拓展

一方面，要強(qiáng)調(diào)反饋，更進(jìn)一步的挖掘信息資源。反饋法在檔案信息化管理過程中具有十分重要的功能。借助于反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果來進(jìn)行研究，能夠有效的促進(jìn)檔案資源開發(fā)的合理性與規(guī)范性。比如說產(chǎn)品通過用戶使用后，是否符合其需求，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行何種改進(jìn)，這些反饋信息的收集整理能夠幫助單位對未來的生產(chǎn)進(jìn)行科學(xué)合理的調(diào)整，以確保自身產(chǎn)品符合市場需求，進(jìn)行自我調(diào)節(jié)[3]。另一方面，信息服務(wù)的社會化與多主體。在新時期，檔案管理工作人員的思想觀念已經(jīng)發(fā)生了很大的改變，從過去通常為企事業(yè)單位內(nèi)部對象服務(wù)逐漸拓展到為整個社會服務(wù)。這是由于檔案管理工作不單單需要面對機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等社會活動中需要利用檔案材料的組織與個人，同時還需要為其他一些特殊的利用者帶來一定的服務(wù)。在這樣一個信息化時代下，人們對于各種信息的需求也越來越緊迫，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展也讓現(xiàn)代人所進(jìn)行的科學(xué)研究、生產(chǎn)建設(shè)以及其他各項工作活動變得更加復(fù)雜，也與信息服務(wù)緊密的聯(lián)系在一起。對檔案材料信息資源的單一需求也開始轉(zhuǎn)變?yōu)閷n案材料、圖書情報等資料的綜合性需求。

2.4 服務(wù)質(zhì)量的創(chuàng)新

檔案工作的服務(wù)質(zhì)量通常來說與企事業(yè)單位自身的建設(shè)發(fā)展存在非常大的聯(lián)系，檔案信息材料的查閱與查準(zhǔn)率也慢慢的變?yōu)樵u價企事業(yè)單位實際運營效率的重要標(biāo)準(zhǔn)，怎樣促進(jìn)企事業(yè)單位檔案工作服務(wù)質(zhì)量的提高，逐漸成為我們在檔案管理工作創(chuàng)新過程中需要認(rèn)真審視和重點研究的問題。服務(wù)性屬于檔案工作的重要屬性，在促進(jìn)檔案管理服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率的提升時，最關(guān)鍵的在于檔案工作人員自身服務(wù)理念的更新，營造一個良好的工作環(huán)境屬于服務(wù)創(chuàng)新的關(guān)鍵，和諧的外部環(huán)境可以為用戶帶來更加優(yōu)質(zhì)化的體驗，同時能夠促進(jìn)檔案管理工作人員自身工作積極性的提升，促進(jìn)工作效率的提高。另外，我們還可以通過組織進(jìn)行各種宣傳講座活動，讓單位其他部門的職工都能夠主動的走進(jìn)檔案管理室，了解檔案管理工作，認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，讓他們能夠主動配合和積極參與檔案管理，在整個單位內(nèi)部形成一種重視檔案工作的氛圍。另外，我們還應(yīng)當(dāng)從服務(wù)模式與服務(wù)目標(biāo)上予以創(chuàng)新，借助于強(qiáng)化科技檔案的收藏和建設(shè)，利用各種有效的途徑來為檔案管理工作創(chuàng)新打下堅實的基礎(chǔ)。

3 檔案管理工作創(chuàng)新要處理好的幾個問題

3.1 要處理好工作創(chuàng)新和基礎(chǔ)的關(guān)系

檔案管理工作歷經(jīng)了幾十年的發(fā)展，也逐漸產(chǎn)生了一套自身獨有的理論與方法，我國檔案事業(yè)獲得了非常快速的發(fā)展，形成了具有自身特色的工作體系，對于未來我們管理工作的開展都表現(xiàn)出非常強(qiáng)的指導(dǎo)意義。所以，檔案管理創(chuàng)新不能夠忘掉這一基礎(chǔ)，而是在此基礎(chǔ)上，總結(jié)過去經(jīng)驗，分析未來可能的形勢，在探索中逐漸尋找突破。

3.2 必須處理好工作創(chuàng)新和現(xiàn)實的關(guān)系

檔案管理創(chuàng)新必須要聯(lián)系實際。現(xiàn)階段檔案管理依舊處在發(fā)展過程中，在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境不斷變化和發(fā)展中，很多問題如果不能夠正確的處理，必然會制約檔案事業(yè)的發(fā)展，如果不能夠正視當(dāng)前的實際情況，從實際需求中尋找工作創(chuàng)新點，那么便無法促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。因此檔案工作創(chuàng)新必須要面向?qū)嶋H，真正的解決實際問題[4]。

3.3 必須處理好創(chuàng)新和學(xué)習(xí)之間的關(guān)系

學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的前提，而借鑒是創(chuàng)新的途徑。反過來創(chuàng)新也是學(xué)習(xí)的動力與目的所在。檔案管理創(chuàng)新要求我們不單單要學(xué)習(xí)本專業(yè)的知識理論，積極借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗與做法，同時還必須要學(xué)習(xí)吸取其他行業(yè)的知識，積極借鑒其他行業(yè)的方法與經(jīng)驗。

4 結(jié)語

總而言之，唯有借助于檔案管理工作創(chuàng)新，才能夠有效推動我國檔案事業(yè)的發(fā)展，才能夠讓檔案管理工作更好的服務(wù)于社會，讓檔案管理工作充滿活力，緊跟當(dāng)今與未來社會發(fā)展的腳步。

參考文獻(xiàn)：

[1] 朱春嫻.探究如何利用現(xiàn)代化的管理方法創(chuàng)新完善當(dāng)前的檔案管理工作[J].科技展望，2017，（01）：242.

[2] 趙文宇.信息環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江科技信息，2016，（36）：278.

[3] 徐立.簡析信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新[J].科學(xué)中國人，2016，（36）：96.

[4] 劉巖.對信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新分析[J].祖國，2016，（21）：92.