醫(yī)院設(shè)備檔案管理及管理效益綜合評(píng)價(jià)

摘 要：當(dāng)前，在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的大背景下，我院在醫(yī)用設(shè)備、醫(yī)療服務(wù)方面等取得了不斷地突破和改善，受到了社會(huì)各界人士的積極肯定。本文重點(diǎn)從醫(yī)院設(shè)備檔案管理的實(shí)際出發(fā)，按照我院設(shè)備購(gòu)進(jìn)和使用情況論述了“分階段”式的檔案管理以及管理效益綜合評(píng)價(jià)情況。通過(guò)探究旨在為我院設(shè)備檔案管理提供可借鑒的理論基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；效益綜合評(píng)價(jià)；醫(yī)用設(shè)備

近年來(lái)，伴隨著我國(guó)人民生活水平的提升，人們對(duì)身心健康給予了更大的重視和關(guān)注。醫(yī)院作為保障人們身體健康的重要載體，在維護(hù)人們身心健康方面發(fā)揮著極為關(guān)鍵的作用。醫(yī)用設(shè)備檔案管理及管理效益作為醫(yī)院醫(yī)療水平的重要組成部分，在社會(huì)上也受到了越來(lái)越多人的關(guān)注。因此，研究醫(yī)院設(shè)備檔案管理及管理效益進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)具有一定的價(jià)值和作用。

1 醫(yī)院設(shè)備檔案管理的方法

隨著我國(guó)對(duì)醫(yī)療行業(yè)重視程度的提高，醫(yī)療技術(shù)呈現(xiàn)出先進(jìn)化特點(diǎn)，醫(yī)院引進(jìn)的醫(yī)用設(shè)備在不斷增多，強(qiáng)化設(shè)備檔案管理成為了重要的研究?jī)?nèi)容。若提高檔案管理效果，應(yīng)掌握一定的設(shè)備檔案管理方法。醫(yī)用設(shè)備檔案管理方法是指導(dǎo)檔案管理過(guò)程的依據(jù)，該過(guò)程中包括有諸多環(huán)節(jié)。對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作人員而言，需要熟練地掌握具體的方法和步驟，由此提高檔案管理的效果和質(zhì)量。為了提高醫(yī)院設(shè)備檔案管理的有效性，現(xiàn)依據(jù)設(shè)備使用的整個(gè)過(guò)程制定出檔案管理的途徑和方法。

1.1 設(shè)備使用前的檔案管理流程

結(jié)合醫(yī)院提出的需求購(gòu)進(jìn)所需要的設(shè)備，在購(gòu)入設(shè)備之前包括有一系列的過(guò)程，具體過(guò)程如下圖1所示。

該過(guò)程中檔案管理的流程具體劃分為： 其一，科室在提出購(gòu)進(jìn)設(shè)備之前，應(yīng)將報(bào)告交于醫(yī)院辦公室成文，該報(bào)告中需詳細(xì)地寫(xiě)出資源來(lái)源情況、設(shè)備購(gòu)進(jìn)的必要性、使用人員情況等。醫(yī)院相關(guān)科室審核后，召開(kāi)醫(yī)學(xué)裝備管理委員會(huì)，30萬(wàn)元以上召開(kāi)醫(yī)院辦公會(huì)議。審核完成后交檔案室歸檔。其二，醫(yī)院審核同意后，相關(guān)的材料報(bào)市衛(wèi)計(jì)委及財(cái)政局進(jìn)行審批，相關(guān)部門(mén)同意后（大型設(shè)備還應(yīng)取得相關(guān)的許可證）委托招標(biāo)公司進(jìn)行招標(biāo)。與中標(biāo)方簽訂購(gòu)置合同。相關(guān)資料存檔。其三，在設(shè)備正式驗(yàn)收使用之前需進(jìn)行檢查，該過(guò)程應(yīng)多個(gè)部門(mén)共同參與，若設(shè)備為國(guó)內(nèi)生產(chǎn)，需要使用科室和設(shè)備管理等相關(guān)部門(mén)的負(fù)責(zé)人參與；若設(shè)備為進(jìn)口，除了以上負(fù)責(zé)人之外，還應(yīng)有商檢部門(mén)的工作人員參與。按照設(shè)備的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)地檢查，且記錄相關(guān)情況，最后撰寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，該報(bào)告便于后期備案。使用前設(shè)備的質(zhì)量管理過(guò)程撰寫(xiě)的相關(guān)報(bào)告為設(shè)備的檔案管理提交了真實(shí)性的數(shù)據(jù)資料和檢驗(yàn)報(bào)告等。設(shè)備辦理入庫(kù)手續(xù)。驗(yàn)收資料由檔案室管理。

1.2 設(shè)備使用中的檔案管理流程

醫(yī)院購(gòu)進(jìn)設(shè)備使用過(guò)程中應(yīng)根據(jù)使用過(guò)程制定出過(guò)程性的檔案管理流程。該過(guò)程檔案管理包括有以下幾個(gè)途徑，如下根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況進(jìn)行具體闡述。

設(shè)備在投入使用之前，應(yīng)按照具體劃分標(biāo)準(zhǔn)來(lái)歸類(lèi)管理和財(cái)務(wù)管理。從以下方面加以論述和分析。

1、醫(yī)院設(shè)備檔案分類(lèi)管理技巧

伴隨著我國(guó)醫(yī)療水平的提高，醫(yī)院設(shè)備及其配套設(shè)備逐漸齊全且先進(jìn)化。為了對(duì)醫(yī)用設(shè)備進(jìn)行連續(xù)性、長(zhǎng)久性地管理與記錄，需要按照設(shè)備原有的作用和功能等進(jìn)行分類(lèi)管理。通常情況下，醫(yī)用設(shè)備檔案管理是按照購(gòu)置價(jià)格進(jìn)行有效管理，具體分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)如下表1所示。

2、醫(yī)院設(shè)備財(cái)務(wù)管理實(shí)施方法

在財(cái)務(wù)管理的具體操作過(guò)程中，首先應(yīng)建立有意愿設(shè)備總賬，總賬包括有名稱、規(guī)格和型號(hào)等。在此基礎(chǔ)上重點(diǎn)在于建立明細(xì)賬，包括有名稱、檔案號(hào)、設(shè)備品名、單位、規(guī)格等。具體如下圖2所示，該圖是醫(yī)院引入設(shè)備的檔案管理檔案號(hào)編排部分明細(xì)。

由圖2示意圖來(lái)看，需要對(duì)設(shè)備的具體情況進(jìn)行匯總，其中檔案號(hào)的編制方法為，該編號(hào)由三組數(shù)字組成：第一組數(shù)字表示設(shè)備的分類(lèi)對(duì)應(yīng)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)碼；第二組數(shù)據(jù)為標(biāo)準(zhǔn)碼下面的細(xì)分?jǐn)?shù)據(jù)，同時(shí)用以區(qū)分Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ類(lèi)醫(yī)用設(shè)備；隨后的三位數(shù)字表示序列號(hào)，通常情況下是購(gòu)進(jìn)設(shè)備的先后順序進(jìn)行排列。其他信息根據(jù)設(shè)備的情況進(jìn)行填寫(xiě)即可。隨后，應(yīng)建立醫(yī)院設(shè)備分戶賬，主要目的在于登記各個(gè)科室購(gòu)進(jìn)、使用的設(shè)備，該賬目分為兩份，其中一份交由使用科室，另外一份交由設(shè)備管理部門(mén)。如下表是醫(yī)院設(shè)備分戶賬，見(jiàn)表2所示。

除了以上兩方面外，醫(yī)院還將設(shè)備的相關(guān)制度和規(guī)范等交由檔案室加以管理。

1.3 設(shè)備使用后的檔案管理流程

醫(yī)院購(gòu)進(jìn)的設(shè)備使用一段時(shí)間后往往會(huì)出現(xiàn)幾種情況，該設(shè)備出現(xiàn)一些問(wèn)題，如由于該設(shè)備無(wú)法有效使用等需要進(jìn)行報(bào)廢處理。對(duì)于購(gòu)進(jìn)的設(shè)備而言，使用后的所有情況均需要納入到檔案管理的整個(gè)過(guò)程之中，便于后期相關(guān)人員對(duì)設(shè)備的使用情況加以研究。以下列出了設(shè)備使用后的流程圖，為設(shè)備使用后的檔案管理提供依據(jù)，詳見(jiàn)圖3。

結(jié)合上圖情況，根據(jù)不同流程制定出設(shè)備使用后階段中的檔案管理流程，科室提出申請(qǐng)或相關(guān)的強(qiáng)檢不通過(guò)，先由設(shè)備科會(huì)同相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行鑒定是否能進(jìn)行維修、有沒(méi)有維修價(jià)值。然后設(shè)備科審核鑒定意見(jiàn)，計(jì)財(cái)科審核賬面情況（超大型醫(yī)用設(shè)備組織專(zhuān)家論證），醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批，市財(cái)政局審核并審批，凡經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的醫(yī)用設(shè)備必須在醫(yī)院計(jì)財(cái)科及設(shè)備科監(jiān)督下交由國(guó)有資產(chǎn)管理部門(mén)處理。

從以上三過(guò)程和環(huán)節(jié)來(lái)看，醫(yī)院設(shè)備的檔案管理應(yīng)由過(guò)去的重過(guò)程的管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿^(guò)程管理，結(jié)合我院設(shè)備檔案管理的實(shí)際情況，由此逐漸提高檔案管理的作用和價(jià)值所在，另外，按照設(shè)備使用的不同環(huán)節(jié)進(jìn)行的檔案管理便于醫(yī)院設(shè)備使用人員以及相關(guān)專(zhuān)家對(duì)該設(shè)備進(jìn)行全面化地了解，為以后購(gòu)進(jìn)設(shè)備積累相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。

2 醫(yī)院設(shè)備檔案管理效益綜合評(píng)價(jià)

2.1 醫(yī)院設(shè)備檔案管理效益綜合評(píng)價(jià)體系搭建的PDCA原則

PDCA評(píng)價(jià)原則最早由國(guó)外的學(xué)者戴明提出，因此，該評(píng)價(jià)原則又被稱之為“戴明環(huán)”。該原則包括有四方面，即計(jì)劃性、執(zhí)行性、檢查性和整體性原則。該原則在于實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院設(shè)備的常見(jiàn)問(wèn)題以及使用難點(diǎn)等進(jìn)行計(jì)劃，結(jié)合醫(yī)院設(shè)備使用的實(shí)際情況制定出評(píng)價(jià)體系。另外，需要結(jié)合實(shí)際使用效果和科研等作用加以評(píng)價(jià)。該原則是評(píng)價(jià)體系制定的重要依據(jù)和根基，因此，在制定設(shè)備檔案管理效益的全面性的評(píng)價(jià)體系時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照以上幾個(gè)環(huán)節(jié)和過(guò)程推進(jìn)，在保障全面性的同時(shí)注重細(xì)節(jié)和環(huán)節(jié)。

2.2 設(shè)備檔案管理效益綜合評(píng)價(jià)

為了更為全面、客觀地對(duì)醫(yī)院設(shè)備檔案管理效益進(jìn)行綜合性評(píng)價(jià)，需要設(shè)定評(píng)價(jià)的維度，本次研究以我院2014年購(gòu)置大型醫(yī)用設(shè)備《數(shù)字減影血管造影X線機(jī)》為例，結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院設(shè)備的基本功能和作用，主要從經(jīng)營(yíng)狀況、設(shè)備運(yùn)行成本預(yù)測(cè)及社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等幾方面進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。

1. 醫(yī)院經(jīng)營(yíng)情況

現(xiàn)階段，我院近三年的經(jīng)營(yíng)情況如下表所示。

由上表數(shù)據(jù)顯示，醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務(wù)量及業(yè)務(wù)收入正呈現(xiàn)逐年上升的趨勢(shì)。隨著梧州的發(fā)展、市區(qū)人口及流動(dòng)人口不斷增加，區(qū)域內(nèi)病人數(shù)也隨之增長(zhǎng)，以及隨著桂梧高速公路、南梧高速公路、洛湛鐵路等交通大動(dòng)脈的建成通車(chē)，外地病人的就醫(yī)數(shù)量也會(huì)不斷增加。2011年7月，醫(yī)院在建的23層綜合樓已建成投入使用，醫(yī)院的診療環(huán)境得到很大的改觀，前來(lái)就診和住院的病人數(shù)量也在不斷增加。

2.設(shè)備運(yùn)行成本預(yù)測(cè)

設(shè)備運(yùn)行成本預(yù)測(cè)需要從三方面入手，其一是人員支出預(yù)測(cè)、其二是公用支出預(yù)測(cè)；其三是設(shè)備使用折舊支出預(yù)測(cè)。結(jié)合我院實(shí)際情況，具體分析如下：

其一，人員支出預(yù)計(jì)以現(xiàn)有配備的醫(yī)技人員計(jì)算，年人員支出為161800元。隨著醫(yī)技人員的增加，項(xiàng)目的人員支出會(huì)增加。

其二，公用支出預(yù)計(jì)以現(xiàn)在每月電費(fèi)1806元（如遇用電高峰期會(huì)增加電費(fèi)），每年預(yù)計(jì)電纜21850元，維修保養(yǎng)費(fèi)450000元。

其三，以現(xiàn)行大型醫(yī)用設(shè)備使用期十年折算，該項(xiàng)目設(shè)備估價(jià)款人民幣1000萬(wàn)元計(jì)算，每年的折舊額為100萬(wàn)元。若設(shè)備在維護(hù)、保養(yǎng)方面做得好，設(shè)備可延長(zhǎng)時(shí)間使用，則實(shí)際的年折舊額會(huì)減少。

3.社會(huì)評(píng)價(jià)

我院作為梧州市最具規(guī)模的現(xiàn)代化醫(yī)院，就更應(yīng)該在現(xiàn)有醫(yī)療技術(shù)、設(shè)備的基礎(chǔ)上引進(jìn)更為先進(jìn)的技術(shù)和關(guān)鍵的大型放射治療設(shè)備，使醫(yī)院更能擔(dān)負(fù)起人民的愿望。該設(shè)備的購(gòu)置，將對(duì)我院的放射治療帶來(lái)新的飛躍，將會(huì)有利于提升醫(yī)院整體的診療水平，擴(kuò)大醫(yī)院在區(qū)域內(nèi)的影響力，并為社會(huì)公共健康及醫(yī)療衛(wèi)生保健提供更好的服務(wù)，滿足不同人群的消費(fèi)需求。

4.經(jīng)濟(jì)效益分析

以該項(xiàng)目設(shè)備估價(jià)人民幣1000萬(wàn)元，按年作業(yè)480例計(jì)，年收入平均380萬(wàn)元，同時(shí)有助于提升醫(yī)院整體的診療水平，有助于提高療效、減少放射并發(fā)癥和改進(jìn)患者療后的生存質(zhì)量，有較好的經(jīng)濟(jì)效益和良好的社會(huì)效益。

總之，現(xiàn)階段，伴隨我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速進(jìn)步與發(fā)展，國(guó)家在醫(yī)療技術(shù)領(lǐng)域也取得了很大程度上的突破，醫(yī)院醫(yī)用設(shè)備更加多樣化、全面化、先進(jìn)化，能夠依托先進(jìn)的醫(yī)用設(shè)備為患者提供更加周到、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，醫(yī)用設(shè)備管理水平在很大程度上也作為了衡量醫(yī)療技術(shù)的重要因素。同時(shí)，由于社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，人們的生活水平不斷提升，人們對(duì)身心健康要求有所提高，對(duì)醫(yī)院醫(yī)用設(shè)備以及醫(yī)療技術(shù)、服務(wù)等提出了更高、個(gè)性化的要求，進(jìn)而也進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)用設(shè)備檔案管理以及管理效益，以期推進(jìn)醫(yī)療服務(wù)衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

羅彬彬（1972-），女，廣西金秀，大專(zhuān)，檔案館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。