財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范方式與水平提升思考

摘 要：在一些機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作中，部分檔案管理人員日常檔案管理意識(shí)比較淡薄，影響了工作效率，尤其在財(cái)務(wù)檔案管理方面有必要提升管理水平。因而，本文通過對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理分析，探討了提升整體檔案管理水平的具體方案與對(duì)策。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；專業(yè)知識(shí)；創(chuàng)造價(jià)值

財(cái)務(wù)檔案是記錄和反映某單位或企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的重要資料和證據(jù)。財(cái)務(wù)檔案管理人員敢于承擔(dān)公司整個(gè)系統(tǒng)的建立和實(shí)施工作，提出合理建議，主動(dòng)提出問題，發(fā)現(xiàn)問題，并提出解決方案，以確保公司資源不流失。應(yīng)號(hào)召財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)新制度，新知識(shí)，不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)，靈活運(yùn)用專業(yè)財(cái)務(wù)知識(shí)理論，做到專業(yè)規(guī)范；觀念更新，轉(zhuǎn)變角色，由以往協(xié)助公司經(jīng)營，變?yōu)橹鲃?dòng)為公司經(jīng)營節(jié)約資源，控制支出，創(chuàng)造更多無限價(jià)值。

1 財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范方式

1.1 規(guī)范財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)

財(cái)務(wù)檔案管理以管理為基礎(chǔ)，從優(yōu)化手段，以“細(xì)”為主。做到細(xì)致入微，并提高財(cái)務(wù)的管理效率。財(cái)務(wù)工作人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，做到嚴(yán)格審核，嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真執(zhí)行行業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度，提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算水平。促進(jìn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算規(guī)范化是財(cái)務(wù)檔案管理的重要手段。實(shí)施控制資金外流，加強(qiáng)審批程序的嚴(yán)格化，確保預(yù)算不會(huì)超出實(shí)際支出。

1.2 完善檔案管理的規(guī)劃方式

定期對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，根據(jù)統(tǒng)計(jì)庫存易損耗品和已有資產(chǎn)的實(shí)際數(shù)數(shù)額，來反映企業(yè)資產(chǎn)的實(shí)際營業(yè)狀況，并提高企業(yè)資產(chǎn)管理的效率，保證企業(yè)資產(chǎn)的增值與節(jié)流。為完善檔案管理的規(guī)范方式，提升檔案管理信息化水平，應(yīng)定期檢查檔案、安排業(yè)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表等資料進(jìn)行整理歸檔，堅(jiān)持做好檔案登記、反饋記錄，提高資源利用率。按時(shí)做好檔案交接工作，確保財(cái)務(wù)檔案的完整性不被破壞。需要加強(qiáng)電子財(cái)務(wù)檔案管理，并且提升檔案管理信息化水平；定期檢查檔案資料，為柜子配置防火，防盜，防蛀、防發(fā)霉等設(shè)施。

1.3 完善財(cái)務(wù)管理制度

財(cái)務(wù)人員核算的同時(shí)，需注意不斷地完善各項(xiàng)內(nèi)部制度，全面規(guī)范預(yù)算管理制度。嚴(yán)格審核財(cái)務(wù)手續(xù)，控制不必要的損耗，確保資金的安全流動(dòng)和企業(yè)資產(chǎn)的保值增值；根據(jù)國家有關(guān)財(cái)務(wù)管理和公司的具體規(guī)定，根據(jù)公司現(xiàn)在的實(shí)際情況，指定特別規(guī)章制度，完善新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則遵循責(zé)任相關(guān)制度；開展增收業(yè)務(wù)管理制度，堅(jiān)持從財(cái)務(wù)的角度分析財(cái)務(wù)監(jiān)管現(xiàn)狀，從而提高財(cái)務(wù)的監(jiān)管水平，完善財(cái)務(wù)的管理制度[1]。

2 財(cái)務(wù)檔案管理水平提升對(duì)策

2.1 提高管理人員職業(yè)素質(zhì)，強(qiáng)化會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作

當(dāng)傳統(tǒng)的檔案管理中存在問題時(shí)，例如：財(cái)務(wù)管理人員意思淺薄、財(cái)務(wù)管理制度不夠完善。財(cái)務(wù)管理人員知識(shí)和技能達(dá)不到要求的水平，沒有辦法提升財(cái)務(wù)檔案管理水平，進(jìn)而需要強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理的意識(shí)，利用信息化管理手段來提升財(cái)務(wù)檔案管理制度，并且有效提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)。抓住基礎(chǔ)，練習(xí)業(yè)務(wù)會(huì)不斷地提高我公司的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作是會(huì)計(jì)工作的重要環(huán)節(jié)，也是財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)部分，近年來，會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作作為公司財(cái)務(wù)部門的首要任務(wù)來抓，把經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)管理的企業(yè)制度融合在一起，就會(huì)形成完善的管理體系，積極配合各部門工作做好溝通完善工作，使得財(cái)務(wù)管理水平基本平衡[2]。需要加強(qiáng)電子財(cái)務(wù)檔案管理，并且提升檔案管理信息化水平；定期檢查檔案資料，為柜子配置防火，防盜，防蛀、防發(fā)霉等設(shè)施。定期安排業(yè)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表等資料進(jìn)行整理歸檔，堅(jiān)持做好檔案登記、反饋記錄，提高資源的利用率。定時(shí)做好檔案交接的工作，確保財(cái)務(wù)檔案的完整性不被破壞。

2.2 建立內(nèi)部財(cái)務(wù)管理制度，規(guī)范財(cái)務(wù)收入與支出

按照國家的要求，財(cái)務(wù)管理制度是會(huì)計(jì)監(jiān)督的基本準(zhǔn)則和行為規(guī)范，結(jié)合有序的財(cái)務(wù)制度，是完善企業(yè)制度的有效保障。為了整個(gè)公司的財(cái)務(wù)管理制度做到有條有序，會(huì)計(jì)基礎(chǔ)的建立要結(jié)合公司自身的管理要求和經(jīng)營特點(diǎn)，并列出成本核算統(tǒng)計(jì)和會(huì)計(jì)預(yù)算考核報(bào)告，使整個(gè)公司的財(cái)務(wù)狀況得到良好改善。同時(shí)，為公司的管理制度提供切實(shí)可行的實(shí)施計(jì)劃，定期抽查管理小組工作完成的情況，由上級(jí)主管匯報(bào)工作，內(nèi)部控制的財(cái)務(wù)狀況，由部門領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)財(cái)務(wù)收支預(yù)算的情況和意見，對(duì)資金和稅收進(jìn)行審核排查，將結(jié)果發(fā)表到月末考核結(jié)果欄里面，直接作為期末各部門或各人的業(yè)績考核。以上措施的執(zhí)行，不僅能督促會(huì)計(jì)從業(yè)人員提高工作質(zhì)量，做到認(rèn)真、負(fù)責(zé)、謹(jǐn)慎，同時(shí)也規(guī)范財(cái)務(wù)收入與支出，最后也防止違規(guī)違紀(jì)的行為發(fā)生，提升了企業(yè)內(nèi)部管理水平[3]。

2.3 實(shí)行會(huì)計(jì)主管管理監(jiān)督的工作

會(huì)計(jì)的準(zhǔn)確信息離不開財(cái)會(huì)的管理方法與管理水平，主要從實(shí)質(zhì)出發(fā)，以主管委派工作內(nèi)容的完成程度。由于公司財(cái)務(wù)部門工作人員的綜合素質(zhì)較強(qiáng)，因而選拔具有獨(dú)立工作能力的會(huì)計(jì)人員，代表公司所屬部門進(jìn)行檢查監(jiān)督，并負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理和會(huì)計(jì)核算工作。會(huì)計(jì)主管主要負(fù)責(zé)公司的工資發(fā)放和費(fèi)用支出，減少所在單位對(duì)工作的干預(yù)，增加主管的工作自主性和領(lǐng)導(dǎo)能力。會(huì)計(jì)主管應(yīng)提高會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性，架起一頂“橋梁”，避免經(jīng)營活動(dòng)中的發(fā)生不規(guī)范的活動(dòng)信息。財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)于任何企業(yè)的各個(gè)部門發(fā)展都有著非常重要的意義和作用，為企業(yè)和事業(yè)單位的各項(xiàng)活動(dòng)提供了直接有效的數(shù)據(jù)。面對(duì)市場經(jīng)濟(jì)的大背景，做好企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作是非常重要的，每個(gè)企業(yè)或事業(yè)機(jī)關(guān)部門都要實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的最大化，企業(yè)財(cái)務(wù)工作，任務(wù)相當(dāng)龐大，競爭相對(duì)激烈，但是在中國的財(cái)務(wù)檔案管理的工作體系不夠完善。除了一些小型企業(yè)會(huì)有專們的協(xié)助人員之外，事業(yè)單位也實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理制度。

2.4 完善財(cái)務(wù)檔案管理細(xì)節(jié)

規(guī)范財(cái)務(wù)工作，應(yīng)強(qiáng)化和完善企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理細(xì)節(jié)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展，提高公司的經(jīng)濟(jì)效益；應(yīng)做好資金的籌集工作，維護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益，資金的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，認(rèn)真做好財(cái)務(wù)管理制度的基本工作，例如：收支計(jì)劃，核算、分析等工作。加強(qiáng)核算的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，做好財(cái)產(chǎn)的清查工作和保管使用工作，每個(gè)月編制各類的會(huì)計(jì)報(bào)表和財(cái)務(wù)說明，分析考核報(bào)告。企業(yè)的核心在于財(cái)務(wù)管理的全面性，財(cái)務(wù)工作人員有責(zé)任和義務(wù)做好全面的工作，堅(jiān)決按《會(huì)計(jì)法》執(zhí)行工作。資本金的管理必須聘請(qǐng)中國注冊(cè)會(huì)計(jì)師來管理，按規(guī)章制度增加資本，由財(cái)務(wù)部門收回資本。此外，必須按股東批準(zhǔn)董事會(huì)提議；轉(zhuǎn)讓或部分出資的公司股東，按照公司規(guī)章制度向股東以外的人轉(zhuǎn)讓出資；及時(shí)核對(duì)應(yīng)付款和預(yù)付款的管理，保證流通資金充足，無法支付或應(yīng)首的款項(xiàng)上報(bào)給公司，由經(jīng)理批準(zhǔn)后處理；公司規(guī)定審批的對(duì)外擔(dān)保業(yè)務(wù)，登記后才能由財(cái)務(wù)管理部對(duì)外簽發(fā)，財(cái)務(wù)管理部門及時(shí)督促有關(guān)部門撤銷擔(dān)保；資金的管理超出限額部門要及時(shí)送存銀行保管，嚴(yán)格遵循人民銀行頒布的《現(xiàn)金管理暫行條例》；財(cái)務(wù)人員不允許挪用現(xiàn)金和白條抵庫，并與庫存現(xiàn)金和賬面日記余額相符，如果發(fā)現(xiàn)不符要當(dāng)天查明原因，以保證現(xiàn)金收入與支出符合原始憑據(jù)，進(jìn)而保障資金使用合理性 [4]。

3 結(jié)束語

關(guān)于我國現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理已經(jīng)成為了企業(yè)、單位管理中的重要組成部分。隨著互聯(lián)網(wǎng)新型網(wǎng)絡(luò)的誕生，國務(wù)院積極推動(dòng)“大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新”和“互聯(lián)網(wǎng)”，給予互聯(lián)網(wǎng)的新模式蓬勃興起，新《檔案的管理辦法》肯定了電子檔案的法律效率，電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、入賬等都可以實(shí)現(xiàn)電子化的管理，將大大推動(dòng)電子憑證的在線應(yīng)用，為互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供了有效的支持，同時(shí)也為政府的決策提供了更多的有效信息作為參考價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]夏志鋼，張曉玲. 強(qiáng)化檔案規(guī)范管理 提升綜合辦學(xué)水平——湖北交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院爭創(chuàng)“三A”的實(shí)踐與思考[J]. 湖北檔案，2004，06：12-13.

[2]劉鴻燕. 工程檔案助力項(xiàng)目全過程管控的思考[J]. 農(nóng)村電工，2016，01：5-6.

[3]張淑慧. 我國農(nóng)業(yè)上市財(cái)務(wù)治理效率影響因素研究[D].西南大學(xué)，2011

作者簡介

張君燕（1982-），女，陜西省寶雞市人，漢族，助理館員，大專，研究方向：檔案管理及檔案信息化建設(shè)。