機(jī)關(guān)檔案信息化的發(fā)展研究

摘 要：機(jī)關(guān)單位的信息化發(fā)展成為檔案資料管理的必然趨勢，在當(dāng)代社會中我國機(jī)關(guān)檔案信息化發(fā)展的特點(diǎn)主要有機(jī)關(guān)單位檔案管理人員信息化處理技術(shù)單一，機(jī)關(guān)單位對檔案信息化的投入不夠。面對這種問題，我們采取的對策有，一是定期更新機(jī)關(guān)檔案管理人員的信息化知識和能力，二是以機(jī)關(guān)單位檔案信息化促進(jìn)精神文明建設(shè)，據(jù)此從而更好地推動機(jī)關(guān)檔案信息化發(fā)展，提高機(jī)關(guān)單位管理檔案的效率和完善機(jī)關(guān)單位處理檔案的形式。

關(guān)鍵字：機(jī)關(guān)檔案；信息化；信息化能力；精神文明建設(shè)

機(jī)關(guān)檔案指由文字、圖片、表格、聲音、錄像等形式，將機(jī)關(guān)單位執(zhí)行的相關(guān)政策、法律條文和相關(guān)文件將歸納整理從而形成的檔案資料。檔案工作分為前期的資料搜集和整理，中期的鑒定和保管，后期的編研和利用。在我國機(jī)關(guān)單位的檔案工作的主要內(nèi)容在于：集中統(tǒng)一化管理、科學(xué)化管理、制度化管理、逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普遍應(yīng)用，以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的信息化，將各種數(shù)據(jù)匯總到數(shù)據(jù)庫，從而供人群生活、學(xué)習(xí)、提供做決策的輔助信息，信息化技術(shù)的普及提高了人們行動的效率，推動人類社會活動的進(jìn)步。機(jī)關(guān)單位的信息化發(fā)展成為檔案資料管理的必然趨勢，在當(dāng)代社會中我國機(jī)關(guān)檔案信息化發(fā)展的特點(diǎn)主要有機(jī)關(guān)單位檔案管理人員信息化處理技術(shù)單一，機(jī)關(guān)單位對檔案信息化的投入不夠，面對這種問題，我們采取的對策，一是定期更新機(jī)關(guān)檔案管理人員的信息化知識和能力，二是以機(jī)關(guān)單位檔案信息化促進(jìn)精神文明建設(shè)，據(jù)此從而更好地推動機(jī)關(guān)檔案信息化發(fā)展，提高機(jī)關(guān)單位管理檔案的效率和完善機(jī)關(guān)單位處理檔案的形式。

1 機(jī)關(guān)單位檔案信息化發(fā)展的特點(diǎn)

1.1 機(jī)關(guān)單位檔案管理人員的信息處理技術(shù)單一

機(jī)關(guān)單位檔案管理人員信息處理技術(shù)單一主要受到兩個方面因素的影響。首先長期以來中國機(jī)關(guān)單位檔案管理人員的信息處理采用的方式較為單一，一般以搜集整理相關(guān)的文件為主，沒有形成整合檔案信息、歸納利用檔案信息的意識。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，由于意識的局限性無法去接納最新的科學(xué)技術(shù)，從而盡快實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案信息化的管理模式。然后政府機(jī)關(guān)缺少對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，他們在工作中無法接觸到新的技術(shù)和信息化時代的相關(guān)知識，無法使用不斷更新的設(shè)備和技術(shù)。專業(yè)人員的缺乏是機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化發(fā)展受到阻礙的重要原因，從我國在事業(yè)單位以及相關(guān)機(jī)構(gòu)在檔案管理人員的招聘工作的相關(guān)要求中可以得知，我國從事檔案管理工作的人員以文科專業(yè)居多，文科專業(yè)一般重視對文字的判斷能力和文字語言能力，對信息化技術(shù)的要求較低。機(jī)關(guān)單位檔案管理人員信息化處理技術(shù)的落后是該工作性質(zhì)和長期以來的工作理念所致，在時代的變化之中，提高機(jī)關(guān)單位工作管理人員的信息化意識和完善機(jī)關(guān)單位用人制度，是促使機(jī)關(guān)單位檔案管理人員信息化處理技術(shù)手段不斷豐富的主要途徑。

1.2 機(jī)關(guān)單位對檔案信息化的投入力度不夠

機(jī)關(guān)單位對檔案信息化工作的投入力度不夠主要表現(xiàn)方面有：第一、資金投入不夠，信息化的發(fā)展需要添置新的設(shè)備和儀器，同是需要給相關(guān)工作人員做相應(yīng)的培訓(xùn)，提高機(jī)器設(shè)備的利用率。第二、人力投入不足，機(jī)關(guān)單位檔案信息化工作的順利開展需要大量的人力成本，首先需要檔案信息的搜集者，其次搜集的資料需要采用先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行處理，然后將整理處理好的信息以網(wǎng)絡(luò)資源、電子資源的形式呈現(xiàn)，以便共享和檢索。第三、科研精力投入不足，機(jī)關(guān)單位的檔案信息化管理工作是對資料的搜集和處理過程，其中對檔案信息的研究是發(fā)揮檔案資料價值的關(guān)鍵所在，也是在信息化時代提高檔案資料的質(zhì)量和利用效率的有效途徑，信息化時代，對加快機(jī)關(guān)單位檔案信息化發(fā)展除了技術(shù)方面的提高，最重要的是對檔案價值的挖掘，這樣信息化的發(fā)展才不會僅僅停留在形式階段。

2 促進(jìn)機(jī)關(guān)單位檔案信息化的策略

2.1 定期更新機(jī)關(guān)單位檔案管理人員的信息化知識和能力

信息化發(fā)展的主要載體是計算機(jī)，實(shí)現(xiàn)它智能化工具的作用。對機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行信息化處理，需要相關(guān)的工作人員具備獲得信息的能力、整理信息的能力、整合信息的能力、傳播信息的能力、再生信息的技術(shù)和利用信息的能力。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和計算機(jī)的不斷更新，機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理的水平需要不斷提高。比如以提高機(jī)關(guān)單位人員信息整合能力為例，需要相關(guān)技術(shù)人員對其獲取信息能力和修補(bǔ)信息的能力以及整合歸納信息能力進(jìn)行培訓(xùn)。信息的獲得除了本機(jī)關(guān)單位在一個階段中展開的活動、召開的相關(guān)會議中涉及到的相關(guān)材料、圖片、視頻、文件、新聞報道的獲得，還包括在網(wǎng)絡(luò)資源上對相關(guān)同級別的機(jī)關(guān)單位在相關(guān)問題上展開的一系列活動，根據(jù)其他單位留存的相關(guān)資料，作為本單位的補(bǔ)充資料，從而增加政府機(jī)關(guān)學(xué)習(xí)的素材，提高政府機(jī)關(guān)辦事的能力。在信息化時代，政府機(jī)關(guān)人員對信息修復(fù)的能力也是十分必要的。由于很多機(jī)關(guān)單位保存的資料都是以紙質(zhì)版的形式保存下來的，紙質(zhì)版的資料容易受濕度、溫度和其他條件的影響，受到不同程度的破損，如此需要機(jī)關(guān)單位人員在管理檔案時具備一定的文件修復(fù)能力，才能實(shí)現(xiàn)舊的檔案資料的信息化。實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化關(guān)鍵在于管理人員的檔案歸納整理能力，只有以科學(xué)合理的分類方式將檔案分類，這樣信息化方式才能更加便捷、快速地方便使用者查閱檔案文件，實(shí)現(xiàn)檔案本身的價值。

2.2 以機(jī)關(guān)單位檔案信息化促進(jìn)精神文明建設(shè)

機(jī)關(guān)單位檔案信息化是一項有利于促進(jìn)社會主義精神文明建設(shè)的系統(tǒng)化現(xiàn)代化工程，它可以涉及到民生領(lǐng)域，關(guān)乎百姓的切身利益，有力提高政府辦事效率，有助于實(shí)現(xiàn)服務(wù)型政府和法治型政府的建設(shè)。我國有《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》和相關(guān)政府機(jī)關(guān)頒布的相關(guān)信息檔案公開條例，政府機(jī)關(guān)工作人員在根據(jù)相關(guān)法律條文的規(guī)定，對政府檔案進(jìn)行保密級別分類，將不能公開的機(jī)關(guān)檔案作為一類，并采用紙質(zhì)版、電子版等形式保存，且匯集到相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中，以便于有相關(guān)閱讀權(quán)限的機(jī)構(gòu)進(jìn)行查閱，提高政府的辦事效率。除此之外，將可以公開的機(jī)關(guān)檔案，采用信息科技手段，讓人民群眾知曉相關(guān)事件的實(shí)情和政府機(jī)關(guān)部門辦事流程、辦事效率和辦事效果。政府機(jī)關(guān)單位采用信息化形式對可以公開的檔案用電子化的設(shè)備在公共的展覽館、展覽廳等文化場所輪播給群總觀看，體現(xiàn)政府機(jī)關(guān)為人民服務(wù)的宗旨。在廣場、小區(qū)、公園等露天環(huán)境中，無法采用電子設(shè)備進(jìn)行播放的地方，可以采用將錄制好的音頻文件，以播音的形式，讓群眾得以知曉，從而更好地起到監(jiān)督政府機(jī)關(guān)的作用。機(jī)關(guān)單位檔案管理人員利用信息化手段對政府機(jī)關(guān)檔案的相關(guān)信息進(jìn)行加工處理，前提是保持信息的真實(shí)性，增加表現(xiàn)形式的多樣性，以通俗易懂的形式讓群眾更容易理解。

機(jī)關(guān)單位檔案信息化發(fā)展研究是一個動態(tài)過程，隨著時代的發(fā)展，機(jī)關(guān)單位信息化發(fā)展將呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)。機(jī)關(guān)單位檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化一方面需要機(jī)關(guān)單位的重視和投入，另一方面將這種信息化發(fā)展所帶來的成果用以促進(jìn)精神文明建設(shè)。

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作者簡介

明東（1982-），男，漢族，湖北省丹江口市，大專，就職于湖北省十堰市武當(dāng)山中國武當(dāng)功夫團(tuán)，檔案管理助理管員，主要從事辦公室檔案管理文書工作。