機關(guān)檔案工作中的問題與對策探究

摘 要：進入新時期，面對新局面，機關(guān)檔案工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。改革開放以來，我國機關(guān)檔案管理工作取得了可喜的成就，有力地支持了黨和國家的建設(shè)事業(yè)，但是現(xiàn)階段仍存在不少問題制約著檔案管理工作的開展。

關(guān)鍵字：機關(guān)檔案；檔案管理；體制機制

1 前言

機關(guān)檔案管理工作是關(guān)系黨政機關(guān)事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，提升檔案管理水平，并加以開發(fā)利用，能夠更好地服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)。

2 現(xiàn)階段機關(guān)檔案管理存在的問題

具體來看，機關(guān)檔案指的是在各種公務(wù)活動中，由國家黨政機關(guān)參與的，直接或者間接產(chǎn)生能夠反應(yīng)其職能工作的真實記錄。機關(guān)檔案既是黨和國家收集總結(jié)的檔案史料的一部分，也能為本機關(guān)各項工作提供服務(wù)。結(jié)合近年來我國機關(guān)檔案工作管理特點，認為機關(guān)檔案主要有以下主要特點：機密性強，主要在機關(guān)內(nèi)部保存并使用；具有較強的業(yè)務(wù)性；行政管理特色突出，機關(guān)檔案是機關(guān)在行政工作中產(chǎn)生并整理的。

2.1 基礎(chǔ)水平良莠不齊，發(fā)展不平衡

目前，大部分機關(guān)業(yè)務(wù)檔案和文書檔案能按照檔案管理的要求進行管理。但是，對檔案管理的重視程度還不夠，檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)還沒有達到規(guī)范的檔案管理水平，很多單位沒有單獨的檔案室，檔案的分類也比較

單一。由于檔案管理缺失，導(dǎo)致一些有價值的檔案材料被遺失、損毀現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴重影響著檔案的保存和利用效率。

2.2 機關(guān)檔案利用程度較低

目前我國機關(guān)檔案工作尚處于收集、整理和保存的初級階段，與先進的檔案管理模式相比有較大的差距。主要表現(xiàn)在部門領(lǐng)導(dǎo)和管理者對于機關(guān)檔案的價值認識不足，沒有正確定位機關(guān)檔案的使用價值。機關(guān)檔案是國家機關(guān)日常工作的記錄和總結(jié)，對于今后提升辦公室辦公效率，改善辦公技術(shù)水平，優(yōu)化辦公流程具有重要意義。目前我國機關(guān)單位檔案管理的數(shù)字化、信息化水平不高，利用先進管理系統(tǒng)和技術(shù)進行辦公檔案管理和開發(fā)的能力較弱。

2.3 檔案管理科學(xué)化水平低

隨著新技術(shù)的不斷發(fā)展，管理領(lǐng)域的手段和模式變革非常迅速，但是受到傳統(tǒng)管理思想和技術(shù)手段的制約，部分單位在進行機關(guān)檔案的管理中仍舊使用傳統(tǒng)的管理方式，沒有重視信息技術(shù)和新方法的運用。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件、辦公自動化、文檔一體化等新的科技相繼出現(xiàn)，使檔案管理方式發(fā)生了根本性變化。傳統(tǒng)檔案管理的工作模式和技術(shù)水平已不能滿足當(dāng)今檔案事業(yè)快速發(fā)展的要求，應(yīng)該通過更高的科技手段對檔案進行科學(xué)管理。但是有些基層機關(guān)事業(yè)單位由于受到資金、環(huán)境以及人才等方面因素的限制，檔案的信息化、自動化、規(guī)范化程度還遠遠落后于時代發(fā)展要求，因此迫切需要運用現(xiàn)代化管理手段解決電子文件中原始資料長期保存問題。

2.4 機關(guān)檔案重視程度不夠

通過對我國部分地區(qū)機關(guān)檔案工作的實地調(diào)研和資料分析，認為雖然大部分行政管理人員和部門領(lǐng)導(dǎo)逐漸重視了機關(guān)檔案的管理工作，但仍有部分人員輕視檔案管理工作，堅持傳統(tǒng)的觀念，認為只要是收集完整、保存完好就是萬事大吉，對于推進信息化管理水平和后續(xù)開發(fā)利用的重視程度不夠。部分單位在進行單位整體規(guī)劃的過程中，并沒有將機關(guān)檔案管理考慮進總體工作計劃中。由于思想重視程度不夠，單位在機關(guān)檔案管理方面的人力配制和資金配制方面存在缺口。這在一定程度上影響了機關(guān)檔案管理人員的工作積極性，降低了機關(guān)檔案管理的層次和利用的水平。

2.5 機關(guān)檔案管理人員素質(zhì)有待提升

檔案管理人員是從事機關(guān)檔案管理的主體，其自身素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的開展。目前，部分單位的機關(guān)檔案管理人員并不是檔案管理專業(yè)出身，雖然在多年的檔案管理工作中積累了一定的工作經(jīng)驗，但是在面對數(shù)字化和智能化管理的時候缺乏專業(yè)技能的支撐，對于計算機技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等最新的檔案管理技術(shù)掌握程度不夠。還有一少部分管理人員不具備基本的檔案管理技能和知識，無法科學(xué)有效的開展機關(guān)檔案管理工作。甚至有部分單位的管理人員是其他部門兼任的或者是借調(diào)人員，管理人員隊伍的建設(shè)不到位，直接影響了機關(guān)檔案管理的有效開展。

3 加強機關(guān)檔案管理工作

3.1 加強組織領(lǐng)導(dǎo)

依據(jù)最新的《檔案法》規(guī)定，單位在開展機關(guān)檔案工作的過程中，需要有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級管理的制度，同時機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要以身作則，嚴格按照規(guī)章制度辦事。在制定單位年度計劃的時候，將機關(guān)檔案列入其中，從一開始就重視檔案管理工作，使之真正成為單位工作的重要部分。建議制定領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制度，從單位領(lǐng)導(dǎo)層推選一名干部負責(zé)機關(guān)檔案的管理工作，解決不同部門之間相互協(xié)作的不便之處。

3.2 加強宣傳、提高認識

為了有序開展機關(guān)檔案管理工作，需要從思想上提升認識，從根本上改變以往忽視檔案管理重要性的弊端。為此，需要結(jié)合各種有效手段，廣泛開展宣傳工作，主要的宣傳內(nèi)容包括檔案管理政策法規(guī)、管理技術(shù)模式、方案的開發(fā)利用、檔案收集整理要求等，有意識的培養(yǎng)機關(guān)檔案管理人員和機關(guān)工作人員的檔案管理意識。在端正思想的基礎(chǔ)上，制定符合本部門本單位的機關(guān)檔案管理制度。

3.3 優(yōu)化機關(guān)檔案管理方法

現(xiàn)階段，我國機關(guān)事業(yè)發(fā)展較快，部門的業(yè)務(wù)量增加反映在檔案管理中就是檔案資料生成的速度和規(guī)?？涨霸黾?，這就在一定程度上提升了檔案管理的難度。大量工作積壓就容易導(dǎo)致工作中出現(xiàn)紕漏，為此，建議主管部門優(yōu)化管理方案，制定更加有效的管理制度，提升管理的信息化和智能化水平。這樣就能提升機關(guān)檔案管理的效率，增強檔案管理的真實性和準(zhǔn)確性，降低問題出現(xiàn)的可能性。

3.4 提升檔案的安全等級

機關(guān)檔案中記錄著黨和國家機關(guān)日常工作的方方面面，同時也是部門內(nèi)人員工作和個人信息的重要載體，一旦出現(xiàn)泄露，不僅影響到部門工作的順利開展，給黨和國家造成損失，同時也會給個人生活和工作帶來不便。為此建議從以下幾個方面開展工作，提升方案管理的安全性：（1）嚴格檔案查閱制度，對于不同部門和不同人員制定不同的權(quán)限，無關(guān)人員不得翻看和修改機關(guān)檔案，同時因工作需要查閱時，需要檔案管理部門主管的同意；（2）實現(xiàn)電子檔案管理的部門需要提升網(wǎng)絡(luò)安全等級，通過設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件、內(nèi)網(wǎng)物理隔離等方式，確保機關(guān)檔案信息庫的安全性。

4 結(jié)語

本文通過對現(xiàn)階段機關(guān)檔案管理工作的深入分析，總結(jié)了我國有關(guān)部門在檔案管理中的五大突出問題，并有針對性的提出了四項改革措施，具有重大而現(xiàn)實的意義。

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作者簡介

楊玉鳳（1987-），女，山東省濟寧市汶上縣人，，本科，畢業(yè)于山東省棗莊學(xué)院，助理館員，研究方向：檔案。