檔案信息化建設與檔案管理探究

摘 要：檔案信息化建設的積極推進，有助于幫助檔案管理工作更好的實現(xiàn)和發(fā)展。隨著我國在政治制度和建設方向的不斷深化改革，檔案管理部門應當順應發(fā)展形式，積極響應政策發(fā)展檔案信息化建設，保障檔案管理工作的進一步發(fā)展。

關鍵字：檔案管理；信息化建設；管理機制；數(shù)字化建設

隨著科學技術的不斷發(fā)展與我國政治體制改革的深化，推進檔案信息化建設與管理提升已經成為必然趨勢。檔案信息化建設包含諸多內容，需在各個方面予以關注和重視。目前我國部分檔案管理部門在檔案信息化建設方面還存在一些問題，從管理機制、檔案管理模式以及服務心態(tài)等多角度出發(fā)，積極開展信息化建設工作，進一步提高檔案管理工作的水平。

1 檔案信息化建設現(xiàn)狀

1.1 信息來源分散復雜

檔案資料通常來源較為分散，難免出現(xiàn)各個相關單位或管理部門移交的檔案文件出現(xiàn)重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現(xiàn)大量無差異化的信息。因此，對于繁雜冗余的大量檔案資料，進行科學的篩選、管理，合理的對具有重要價值的信息進行選擇、發(fā)掘，就成為了一項重要課題。通常情況下，囿于傳統(tǒng)檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強，浪費大量人力物力。

1.2 檔案管理模式陳舊滯后

隨著經濟社會的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經不能滿足信息化時代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價值缺失、資料不全甚至無據可查，難以保障當前對檔案信息的現(xiàn)實需要。

近年來，國家大力推進信息化辦公進程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設施不足，檔案管理流程繁復，造成檔案信息服務效率低下。

1.3 人員心態(tài)亟待轉變

在大力推動檔案信息化建設的新形勢下，檔案管理人員的心態(tài)亟待轉變。傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理單位主動性較低，部分管理人員服務意識差，工作缺乏熱情和責任感，難以在實際工作中樹立正確的工作態(tài)度，無法真正積極的投入到工作當中。很多檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，怠于緊跟政策步伐、積極學習新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責任、消極工作，難以很好的端正服務心態(tài)。這些思想上、專業(yè)技能上出現(xiàn)的心態(tài)問題，影響了檔案信息化建設和檔案管理工作的順利開展。

2 檔案信息化建設的優(yōu)勢

2.1 提高資源利用率和工作效率

檔案信息化建設是當今形勢的需要，也是檔案管理的必然趨勢。檔案資料涉及的所需信息來源廣泛、文件內容復雜、檔案管理過程復雜繁瑣，建設信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠節(jié)省大量的人力和物力資源。傳統(tǒng)的檔案收集、整理以及信息服務，都需要人工方式進行處理。在繁雜冗余的檔案文件中，重疊文件、重復資源、需更新信息等等，時刻需要耗費人力進行及時處理，不僅工作量巨大，還極容易出現(xiàn)各種各樣的疏漏或問題。將檔案資料轉化為電子數(shù)據，引入自動化辦公流程，建立電子檔案管理機制，能夠彌傳統(tǒng)人工檔案管理方式的缺陷。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統(tǒng)后，直接通過軟件操作進行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計算機進行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。

2.2 簡化操作環(huán)節(jié)，有利于服務質量的提升

信息化檔案管理系統(tǒng)有助于簡化傳統(tǒng)檔案信息服務的相關環(huán)節(jié)，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門的服務質量。傳統(tǒng)的檔案借閱管理操作復雜、過程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門的服務質量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環(huán)節(jié)，無須各種手續(xù)、證明借閱所需電子檔案，還可以通過網絡檔案管理系統(tǒng)對所需信息進行獲取，極大的縮減了辦事環(huán)節(jié)。

3 檔案信息化管理方法

3.1 健全檔案管理機制

檔案管理工作機制的健全，是推進檔案管理信息化建設的重中之重，決定著檔案信息化建設的指導方向。首先，要保障檔案管理制度與實際工作運行條例的建立和健全。檔案管理部門應當在建設信息化管理系統(tǒng)的同時，制定相應的電子管理制度，與其他信息化管理條例共同執(zhí)行，保障檔案管理各個環(huán)節(jié)的政策落實。同時，檔案管理機構應加強各部門的組織配合，形成部門之間的協(xié)調聯(lián)動，積極應對電子檔案管理的新形式，主動提出問題、發(fā)現(xiàn)問題，共同解決問題。對電子檔案文件應制定新的政策細則，以解決可能出現(xiàn)的各種新情況。最后，有關檔案管理信息化建設方面的績效評估機制應當予以加強，有意識的提高信息化建設方面所占的績效比例，以鼓勵檔案管理信息化建設的積極推進。

3.2 提高管理人員素質

檔案管理信息化建設的推進，意味著對檔案管理人員的專業(yè)素質與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認清形勢、擺正心態(tài)，夯實檔案管理的專業(yè)知識。同時，信息化檔案系統(tǒng)的建立，意味著需要管理人員具備對新設備、新技能掌握。檔案人員應當積極學習相關的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統(tǒng)的各種操作和調試，為信息化建設的不斷改革和提高提出建議；對管理制度和相關政策的建立和改革有所了解，將工作細則落實到切實操作中。

加強管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責任感和服務熱情。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，更加側重于檔案的保管而非檔案信息的服務。隨著檔案管理信息化的建設，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質檔案資料的管理轉變?yōu)殡娮訖n案資源的系統(tǒng)管理，檔案信息的服務變得更加重要。檔案管理人員應當轉變傳統(tǒng)的被動服務意識，加強自身思想水平的提高，培養(yǎng)主動熱情的服務精神。

3.3 加快數(shù)字化建設進程

檔案管理工作的數(shù)字化建設是保障檔案信息建設的基礎。只有加快檔案管理的數(shù)字化程度，彩能夠實現(xiàn)檔案信息化建設所要求的檔案資源共享和檔案資料電子化。首先，應當提高檔案數(shù)字化建設的重視程度，為具體工作的開展制定相應的計劃方案，同時建立相關監(jiān)督監(jiān)管制度。其次，對紙質檔案資料的有效錄入和數(shù)據上傳效率應有所提升，保障數(shù)字化建設進程。同時對相關電子管理系統(tǒng)予以升級優(yōu)化，在后臺管理和用戶使用上使其更加友好便捷。將紙質檔案的管理與電子檔案管理并重，完善二者結合管理、相互保障的相關機制。最后，在資源共享上加大力度，各檔案管理部分相互配合實施聯(lián)動，在嚴格遵守國家相關制度的基礎，共同建立數(shù)字化檔案資源與管理系統(tǒng)，為檔案信息化建設做出應有貢獻。

4 結語

檔案信息化建設的積極推進，有助于幫助檔案管理工作更好的實現(xiàn)和發(fā)展。隨著我國在政治制度和建設方向的不斷深化改革，檔案管理部門應當順應發(fā)展形式，積極響應政策發(fā)展檔案信息化建設，保障檔案管理工作的進一步發(fā)展。

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作者簡介

王濤（1983-），男，山東省菏澤人，本科，畢業(yè)于中南大學，助理館員，研究方向：檔案管理專業(yè)。