衛(wèi)生監(jiān)督檔案科學(xué)管理探析

張敏

摘 要：經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的快速發(fā)展，要求衛(wèi)生監(jiān)督系統(tǒng)必須提升自身業(yè)務(wù)水平，擔(dān)負(fù)起服務(wù)民生的重要使命。衛(wèi)生監(jiān)督檔案部門作為衛(wèi)生監(jiān)督系統(tǒng)重要的組成部分，必須正視制約檔案管理的瓶頸因素，采取科學(xué)的管理方法，服務(wù)好衛(wèi)生監(jiān)督工作。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督檔案；管理；瓶頸

隨著我國經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的快速發(fā)展，人民群眾要求提高身心健康、改善醫(yī)療衛(wèi)生條件的呼聲愈加高漲。在此情形下，衛(wèi)生監(jiān)督部門所擔(dān)負(fù)的責(zé)任更加重大。這就要求衛(wèi)生監(jiān)督部門勇于擔(dān)當(dāng)，在日常工作中做好包括衛(wèi)生監(jiān)督檔案在內(nèi)的管理工作，推動(dòng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理走向制度化、規(guī)范化和法制化，從而確保衛(wèi)生監(jiān)督工作質(zhì)量的整體提升。

1 制約衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的因素

不可否認(rèn)，現(xiàn)階段衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理還未真正實(shí)現(xiàn)科學(xué)化，其制約因素表現(xiàn)為：

1、檔案管理意識不強(qiáng) 傳統(tǒng)的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理由于分工不明，不少單位未設(shè)定專門的檔案管理組織，檔案所發(fā)揮的作用和開發(fā)程度也不夠，領(lǐng)導(dǎo)層對檔案工作認(rèn)識有偏差，忽略檔案工作人員知識提高和更新，檔案工作需要的規(guī)章制度也無從談起，依法保管、依法利用更是空中樓閣，嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量和效益的提高。

2、投入不足 需要強(qiáng)調(diào)的是，檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化建設(shè)與管理是一項(xiàng)需要長期投入的規(guī)程。信息化的快速發(fā)展對檔案管理工作提出了更高的要求，檔案工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化是建立衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作的必要手段和標(biāo)志。但是，也要看到，不少衛(wèi)生監(jiān)督部門經(jīng)濟(jì)實(shí)力還不十分雄厚，加上政府投入相對不足，對檔案管理的投入有一定困難，制約著衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和正規(guī)化建設(shè)。

3、管理人才缺失 應(yīng)當(dāng)看到，基層衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中負(fù)責(zé)檔案館員多有由其他崗位工作人員兼任，這些同志工作雖也認(rèn)認(rèn)真真，但專業(yè)能力參差不齊，基本沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案的收集、歸納、整理連貫性不夠，甚至存在著嚴(yán)重的漏洞。檔案管理專業(yè)性極強(qiáng)，既需要專業(yè)技術(shù)教育，同時(shí)還需要對醫(yī)療衛(wèi)生知識有所了解。

4、檔案類別界定不清 隨著衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生深刻的變化，其管理更加科學(xué)化、規(guī)范化。但是，事實(shí)上，不少單位的檔案管理還沒有形成科學(xué)統(tǒng)一的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，只能根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，許多應(yīng)該納入管理的檔案并沒有納入管理，致使檔案管理存在諸多漏洞。

2 科學(xué)做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理

針對上述問題，衛(wèi)生監(jiān)督部門要采取針對性措施，加強(qiáng)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理。

1、建立健全管理機(jī)制 衛(wèi)生監(jiān)督部門檔案類別多樣，涉及黨政、人事、醫(yī)療等各種類型。衛(wèi)生監(jiān)督部門在構(gòu)建檔案管理體制時(shí)要考慮經(jīng)濟(jì)背景、自身狀況、檔案狀況等，對管理模式、組織體系、運(yùn)行機(jī)制和基本管理形式重點(diǎn)考慮，處理好檔案管理“統(tǒng)”與“分”的關(guān)系，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化；衛(wèi)生監(jiān)督部門要建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為，在遵守《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)的基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，制訂出適合自身實(shí)際的科學(xué)、完整、系統(tǒng)的檔案收集、整理、保管和利用等制度。

2、加大資金投入 衛(wèi)生監(jiān)督部門要加大對檔案管理的資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)和設(shè)備，如檔案庫房的除濕、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲、滅火設(shè)備，這是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容；要引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，方便檔案的及時(shí)查找、閱讀，節(jié)省時(shí)間、人力、物力和財(cái)力，提高工作效率，減少檔案的有效空間，增加保密程度。

3、加強(qiáng)培訓(xùn) 提升檔案專業(yè)人員的素質(zhì)是提高檔案管理水平重要途徑，隨著衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，檔案工作由傳統(tǒng)型的管理向高度知識化、高度集約化、高度技術(shù)化轉(zhuǎn)變，檔案領(lǐng)域需要具有較強(qiáng)的綜合技術(shù)和管理能力的復(fù)合型人才。衛(wèi)生監(jiān)督部門要適當(dāng)增補(bǔ)檔案專業(yè)的高校優(yōu)秀畢生生，提升檔案服務(wù)層次；提高現(xiàn)有檔案人員素質(zhì)，把提高他們的業(yè)務(wù)水平放在突出位置，加大對他們的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，聘請專家講學(xué)，或派出人員參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)；鼓勵(lì)自學(xué)，把學(xué)習(xí)情況與人員晉升、聘任掛鉤，最大限度發(fā)揮檔案技術(shù)專業(yè)人員工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

4、重視收集和開發(fā) 衛(wèi)生監(jiān)督檔案的收集是檔案科學(xué)管理的出發(fā)點(diǎn)，沒有收集就談不上利用。為此，檔案部門要建立完整、規(guī)范的檔案收集機(jī)制，明確檔案分類。重點(diǎn)做好以下材料收集和歸類：依法行政材料（包括衛(wèi)生監(jiān)督法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)管理規(guī)范等），（預(yù)防性衛(wèi)生監(jiān)督材料：包括許可審批、復(fù)驗(yàn)材料，新、改、擴(kuò)項(xiàng)目審查材料等），（年度監(jiān)督監(jiān)測材料：包括監(jiān)測記錄、監(jiān)督監(jiān)測總結(jié)、分析報(bào)告等），行政處罰材料（包括監(jiān)督記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、會(huì)議記錄、處罰決定書、結(jié)案單、送達(dá)回執(zhí)等），專題調(diào)查材料（包括調(diào)查設(shè)計(jì)、調(diào)查報(bào)告、統(tǒng)計(jì)匯總等），工作材料（包括年度及各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作計(jì)劃、檢查記錄、總結(jié)，監(jiān)督監(jiān)測報(bào)表等）。衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的最終目的就是發(fā)揮它們的社會(huì)效用，服務(wù)于衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)和民生大計(jì)。因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使檔案服務(wù)于衛(wèi)生監(jiān)督和民生；檔案部門要積極開展多種編研活動(dòng)，對信息進(jìn)行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為讀者提供多層次、多方面、有實(shí)效的信息；加強(qiáng)檔案利用反饋信的管理，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其綜合效益

新的形勢下，衛(wèi)生監(jiān)督部門勇于擔(dān)當(dāng)，在日常工作中做好包括衛(wèi)生監(jiān)督檔案在內(nèi)的管理工作，推動(dòng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理走向制度化、規(guī)范化和法制化，從而確保衛(wèi)生監(jiān)督工作質(zhì)量的整體提升。

參考文獻(xiàn)

[1] 張鳳娟.如何做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2011（4）：38-39