紙質(zhì)檔案防損入庫微技術(shù)研究

曾小武

前言

盡管電子化是檔案管理的趨勢，但即使信息化普及，多數(shù)檔案仍需要紙質(zhì)版本備存，紙質(zhì)檔案將長期占據(jù)庫房的大部分空間。

現(xiàn)實(shí)中，紙質(zhì)檔案帶傷入庫的現(xiàn)象比較普遍，主要包括孔洞、拉裂、銹損幾個方面。庫房存放較久的紙質(zhì)文書、科技以及人事檔案均出現(xiàn)大量開裂甚至脫落現(xiàn)象，就與入庫前的紙張傷口直接相關(guān)，也必然減損紙質(zhì)檔案的壽命。

一站式裝訂、釘一釘、直角去釘、螺改平、夾袋固定、電子歸檔等小方法、小技巧可盡量減少或避免紙張入庫前的傷害。這些易被忽視的微技術(shù)，相當(dāng)程度上影響著紙質(zhì)檔案的存續(xù)時間。就目前紙質(zhì)檔案仍處主流的現(xiàn)實(shí)環(huán)境來說，盡量減少或避免檔案帶傷入庫，無疑對延長紙質(zhì)檔案的生命具有十分積極的意義。文章擬以高校為例，對這些檔案紙張的防損技術(shù)進(jìn)行討論。

一、防孔洞技術(shù)

檔案紙張的孔洞主要指訂書機(jī)產(chǎn)生的釘孔和打孔機(jī)帶來的洞眼。

（一）一站式裝訂、釘一釘減釘孔

一站式裝訂指的是紙質(zhì)檔案在歸檔前的文件整理階段一次性裝訂完好，移交檔案館（室）后，不必再次裝訂的方法。

按照傳統(tǒng)的文書檔案歸檔模式，各教學(xué)單位生成的學(xué)籍文件以及管理部門形成的文書文件往往采用鐵質(zhì)訂書釘裝訂，檔案管理部門接收之后，必需去除鐵釘及重新不銹釘裝訂。取釘與補(bǔ)釘二個環(huán)節(jié)均給紙張帶來拉裂傷害并制造新的釘孔。

解決該問題的關(guān)鍵在避免取釘環(huán)節(jié)。辦法就是在文書生成階段，首次整理文件之時即用不銹訂等工具進(jìn)行裝訂，歸檔后直接入庫存放，避免檔案管理部門的再次人為損傷。

釘一釘指的是僅用一枚釘子裝訂的方法，可減少釘孔。

移交之前的文件整理及歸檔之后的檔案管護(hù)，都存在訂書釘濫用的弊病。導(dǎo)致紙張釘孔多、傷口多，且浪費(fèi)資源。

因此，應(yīng)提倡釘一釘原則，即盡量免用釘子、盡量使用一枚釘子。該法不僅減少紙張釘孔，同時節(jié)能、環(huán)保。

具體一點(diǎn)說，可以采取分類用釘?shù)牟僮鞣绞剑合缺M量免用釘子：大學(xué)生學(xué)籍卡、成績單等學(xué)籍檔案，以及答辯表決、評閱意見書等學(xué)位檔案直接用檔案盒裝入即可，不必用釘。

其次盡量只用一枚釘子，存在幾種情形：文書檔案中的黨政有編號收發(fā)文等利用率較高，可一件一釘；無編號收文則利用率較低，可批量合訂，一卷一釘。學(xué)籍檔案中的開題報告、學(xué)位授予審批材料，以及科技檔案中的專利材料、協(xié)議書等頁碼較多，宜一件一釘；科研材料包含項(xiàng)目申請書、立項(xiàng)通知、結(jié)題報告等若干小類，宜一套一釘。如此，最低限度的用釘，可最大限度的減少釘孔，便于利用。

（二）夾袋固定防洞眼

用夾子或袋子代替釘子或裝訂立柱，可以完全避免紙張產(chǎn)生洞眼。

即便遵循釘一釘原則，文書、科技檔案仍至少存在二個釘孔。而人事檔案，因需使用打孔機(jī)，紙張至少存在三個5mm直徑的圓形洞眼。不少檔案還得多次打孔，洞眼倍增，紙張損傷明顯。

用夾子或袋子固定檔案紙張是徹底解決釘孔和洞眼的辦法之一。具體一點(diǎn)說，文書、科技檔案可用大小不同規(guī)格的夾子固定紙張歸檔入庫，不再使用釘子；書頁特少的檔案，回形針即可。

預(yù)防人事檔案洞眼，只需略加調(diào)整現(xiàn)行的卷盒設(shè)計：外部規(guī)格樣式不變，盒內(nèi)可用夾子或袋子代替裝訂立柱?？紤]到人事檔案共有十類，不妨參考查用頻率，采用多個夾子或袋子分類固定檔案：第一、二類的干部履歷表、自傳二者書頁較少且變動小，只有年度考核表每年新增一份，該三類可合用一個夾子；第四類的學(xué)歷職稱材料每年均有升職查用所需，宜用一個夾子；第五、六、七、八類的政審、黨團(tuán)、獎勵及處分材料變化不大且查用率低，可合用一個夾子；第九類的工資審批表、任免審批表每年均有新增，宜單用一個夾子。如此，最多5個夾子或袋子既可裝訂十類檔案。如果夾子代替裝訂立柱的設(shè)計需費(fèi)一些思量，采用內(nèi)含5個袋子的公文包樣式就相對簡單。不僅避免紙張的洞眼及摩損，查用及新增也更為便利。

二、直角取釘防拉裂

直角取釘指的是去除金屬物過程中，先將訂書釘?shù)亩€釘腳盡量拉直再取出的方法，可避免大范圍拉裂紙張。

對于已經(jīng)歸檔的文書檔案，必需去除鐵質(zhì)釘子。此過程中，常用的取釘器對紙張造成明顯的拉裂傷害。因?yàn)槿♂斊饕话悴扇≌媲度敕绞?，?qiáng)行抓握釘子背脊，將釘子拔出。這種操作會導(dǎo)致紙張的二處損傷：一是取釘器的二個抓扣本身會摩壓紙張；二是訂書釘?shù)亩€釘腳脫離紙張的過程中，嚴(yán)重撕裂紙張；如果文件頁數(shù)較少，取釘器還有可能把訂書釘所占據(jù)的紙張部分全部撕裂。

巧用尖嘴鉗直角取釘可較好解決紙張拉裂問題。

用鉗嘴直接夾住釘子往外拉，破壞效果跟取釘器無異。因此使用尖嘴鉗宜分步操作：先用尖嘴鉗從文件背面分別將二個釘腳拉直，再從正面把釘子緩慢拉出。如果文件較厚，還應(yīng)注意用尖嘴鉗分別夾住訂書釘?shù)膬啥思绫?，一左一右逐步往外牽拉。如此，釘書釘?shù)尼斈_以接近90度的角度脫離紙張，對紙張造成的傷害最小。由此看，取釘器的副作用不小，不妨完全棄用，僅用尖嘴鉗即可。

三、螺改平防摩損

螺改平，指的是將人事檔案卷盒中的螺紋式裝訂立柱改為平滑式立柱。可有效減輕裝訂立柱對人事檔案紙張的磨損。

2000年開始的人事檔案卷盒改版以來，人事檔案裝訂一直采用螺紋式裝訂立柱?？烧郫B式與和直立式二兩種立柱的螺紋裝置都給紙張帶來明顯的摩擦損傷。

這種摩損主要集中在查閱利用和新增散材料歸檔二個環(huán)節(jié)。每一次查閱利用，檔案都必須經(jīng)歷從立柱拔出和放回二個動作，紙張必然遭受立柱螺紋的二次摩擦。其中，二類檔案的查用，傷害最明顯：查用第四類的學(xué)歷、職稱檔案與第九類工資任免檔案，分別近乎一半的人事檔案和幾乎全部人事檔案經(jīng)歷立柱螺紋的摩損。

就裝訂新增散材料來說，年度考核登記表及工資審批表每年均有歸檔，也就是說，即使排除不定時的日常查閱，每一份在職人事檔案每年至少得經(jīng)歷二次立柱螺紋的摩損；如果算上年度職稱評審、職務(wù)晉升等查用需求，一年之中，至少經(jīng)歷三次螺紋折磨的人事檔案可達(dá)一所高校的1/3。

經(jīng)咨詢有關(guān)人士，裝訂立柱的螺紋主要目的在于方便壓條的緊扣。其實(shí)該設(shè)計明顯背離現(xiàn)實(shí)，因?yàn)榻^大部分高校職員檔案無需使用壓條。經(jīng)隨機(jī)抽查，高校中級職稱以下職員的檔案占用卷盒（310×225×45mm標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格）不到一半；大部高級職稱、職務(wù)職員的檔案也往往不滿一個卷盒，這二類人事檔案占據(jù)高校九成以上的比例，均無需使用壓條。檔案有可能超過一個卷盒的職員僅有少數(shù)博導(dǎo)型教授或干部，其比例不到一成。以華南農(nóng)大為例，博導(dǎo)240人，占現(xiàn)有教職工3200人的7.5% 。其檔案如果采用壓條的辦法勉強(qiáng)用一個卷盒裝訂，壓條的利用率也不到10% 。如需二個卷盒裝訂，壓條仍屬多余。因此螺紋式立柱設(shè)計不僅無效，損傷紙張卻十分明顯。而平滑式立柱的摩擦系數(shù)大大低于螺紋式，不但明顯減輕紙張摩損，還便于查用，設(shè)計更為科學(xué)，同時節(jié)省壓條的費(fèi)用。

四、電子歸檔防銹損

紙質(zhì)檔案難以避免銹損問題，集中體現(xiàn)在學(xué)位檔案。學(xué)位論文、開題報告等材料多由學(xué)生自己裝訂，往往會濫用鐵質(zhì)訂書釘，一份文件多達(dá)4-5個釘子，且開題報告多早于學(xué)位論文開始寫作前完成，等到跟其他學(xué)位材料一并移交歸檔，歷時一年以上，紙張銹跡十分明顯，銹損面積大，釘眼多，檔案更易破損。這種銹損問題難以提前阻止，因?yàn)闅w檔之前的文件管理不屬于檔案管理部門的范圍。

預(yù)防銹損有二個辦法，最簡單的就是采用不銹工具裝訂，前文已有略論，此不贅述。最徹底的辦法就是盡量避免歸檔紙質(zhì)版本。學(xué)位論文、開題報告等材料，利用率低，檔案價值不明顯，庫房占用率卻高，大可不必移交歸檔。如確需保存，除少部分優(yōu)秀論文可紙質(zhì)歸檔，其他宜電子文本歸檔。此舉不僅防銹，更節(jié)省庫房建設(shè)費(fèi)用。

（作者單位：華南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館）