王東輝

摘要：機關(guān)會務(wù)效能建設(shè)，是管理科學(xué)的重要組成部分，目的就是實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)高效會務(wù)。抓機關(guān)會務(wù)建設(shè)，就是通過有效整合機關(guān)會務(wù)資源，不斷提高機關(guān)會務(wù)工作效率，切實增強機關(guān)會務(wù)的行政能力，形成科學(xué)的會務(wù)體系，有效地服務(wù)政務(wù)，也服務(wù)群眾。本為從細節(jié)會務(wù)，效率會務(wù)，智慧會務(wù)和陽光會務(wù)四個方面提出了提高機關(guān)會務(wù)效能的可行性建議。

關(guān)鍵詞：機關(guān)；會務(wù)效能；細節(jié)；效率；智慧；陽光

概述 會議與會務(wù)

所謂會議，是指人們懷著各自相同或不同的目的，圍繞一個共同的主題，進行信息交流或聚會、商討的活動。一次會議的利益主體主要有主辦者、承辦者和與會者（許多時候還有演講人），其主要內(nèi)容是與會者之間進行思想或信息的交流。

會務(wù)是指有關(guān)會議議程安排的事務(wù)，關(guān)于某些團體組織或會議的事務(wù)。會議從籌備到善后，有一系列會議秘書工作（也叫會務(wù)工作），會務(wù)工作做得好壞，是影響會議質(zhì)量和會議效果的重要因素。會務(wù)工作包括秘書工作和行政事務(wù)工作兩部分，重要會議還包括安全保衛(wèi)工作。會務(wù)工作包括秘書工作和行政事務(wù)工作兩部分，重要會議還包括安全保衛(wèi)工作。會務(wù)從字面上來解釋就是對會議進行服務(wù)，本身其實是一個短語，現(xiàn)會務(wù)已經(jīng)逐漸成為了一個詞語，很多人說的會務(wù)，其實就是指會議。會務(wù)工作是隨著開會的需要應(yīng)運而生的，它的一切活動，都是為了給會議提供方便條件，做好各項服務(wù)工作，保證開好會議。由于會務(wù)工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志召開的會議服務(wù)的，會議涉及的內(nèi)容十分廣泛，參加會議的各種人才濟濟，知識淵博，要做好會務(wù)工作，需要了解社會科學(xué)和自然科學(xué)的多學(xué)科知識，特別是管理學(xué)知識，需要掌握同本職工作相聯(lián)系的各方面的情況，需要掌握使用各種為會議服務(wù)的自動化、電子化設(shè)備的技能和本職工作的業(yè)務(wù)知識，要求會議秘書工作人員成為"通才"和"雜家"，能夠從全局出發(fā)觀察與考慮問題，有高度綜合的眼光與能力。

提高機關(guān)會務(wù)效能的重要性與必要性分析

所謂效能，主要是指辦事的效率和工作的能力；機關(guān)會務(wù)效能建設(shè)，是管理科學(xué)的重要組成部分，目的就是實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)高效會務(wù)。抓機關(guān)會務(wù)建設(shè)，就是通過有效整合機關(guān)會務(wù)資源，不斷提高機關(guān)會務(wù)工作效率，切實增強機關(guān)會務(wù)的行政能力，形成科學(xué)的會務(wù)體系，有效地服務(wù)政務(wù)，也服務(wù)群眾。我國的社會經(jīng)濟發(fā)展，面對加入WTO后的新考驗，面對改革縱深推進已到攻堅階段的新形勢，加強機關(guān)會務(wù)效能建設(shè)，就是為了進一步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，規(guī)范會務(wù)工作程序，提高工作效率，有效地防止工作中的不必要的疏漏，促進機關(guān)會務(wù)工作走上科學(xué)，高效的康莊大道。

提高機關(guān)會務(wù)效能的幾點建議

1.細節(jié)會務(wù)。機關(guān)會議服務(wù)主要是為在機關(guān)相關(guān)會議室召開的各類會議做好服務(wù)保障工作。做好這項工作，需要注意3個問題11個工作環(huán)節(jié)。做好會前準備，精心布置，仔細調(diào)配。清晰地領(lǐng)受會務(wù)，做好會場布置及安保工作，也要注意相關(guān)人員的儀容儀表是否得體。會議的成功與否，會前準備是關(guān)鍵性工作。必要時，可以提前設(shè)立臨時的休息廳，該休息廳應(yīng)設(shè)立于會場之外，擺放沙發(fā)、茶幾或靠背椅、圓桌等，設(shè)一工作臺，為會議前和會議中間休息時的與會者提供茶水、飲料、咖啡等，但應(yīng)配置適量的服務(wù)人員并提前做好一切準備工作。另外也可以設(shè)立衣帽間，衣帽間是專門為與會者提供衣帽和隨身物晶存放的工作間，應(yīng)設(shè)在鄰近會場人口附近，以便與會者衣物的存取。設(shè)立衣帽間不僅是為了方便與會者，更重要的是為了保證會場整潔有序。衣帽必須有專人負責(zé)，工作間內(nèi)設(shè)有物品架和衣帽架，存取衣物均有于續(xù)，尤其要注意與會的領(lǐng)導(dǎo)的衣物，一定要放在顯眼處，以便散會時領(lǐng)取。另要注意不要弄臟存放的衣物。做好會中服務(wù)，秉承仔細，認真的工作原則，不忽視任何一個小細節(jié)。做到“四輕”，即輕步、輕聲、輕拿、輕放。服務(wù)人員不得將手機帶入會場。做好會后檢查，及時檢查會場是否有任何遺留文件，并重新布置會場。這是從

2.效率會務(wù)。會前做好充分準備，可以用電郵的方式將會議的重要講話稿件發(fā)給與會人員，大量的會議材料以光盤或者u盤的形式發(fā)放給參會人員，容易攜帶也可以妥善保存。會議也可以成為電子政務(wù)的重要內(nèi)容，可以利用現(xiàn)代化的計算機應(yīng)用手段提高會務(wù)效率。使用計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，做好會議日程安排，并使用手機應(yīng)用程式設(shè)置開會時間的人性化提醒。使用辦公自動化手段，對會議簡報進行有效編輯，制作電子簡報。甚至可以使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解決異地開會的問題，開立網(wǎng)絡(luò)視像會議，遠程會議等。

3.智慧會務(wù)。要激活會務(wù)工作人員的創(chuàng)新智慧，把創(chuàng)新的工作方法應(yīng)用到會務(wù)工作中去，提升會議服務(wù)的質(zhì)量。由于會務(wù)工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志召開的會議服務(wù)的，會議涉及的內(nèi)容十分廣泛，參加會議的各種人才濟濟，知識淵博，要做好會務(wù)工作，需要了解社會科學(xué)和自然科學(xué)的多學(xué)科知識，特別是管理學(xué)知識，需要掌握同本職工作相聯(lián)系的各方面的情況，需要掌握使用各種為會議服務(wù)的自動化、電子化設(shè)備的技能和本職工作的業(yè)務(wù)知識，要求會議秘書工作人員成為"通才"和"雜家"，能夠從全局出發(fā)觀察與考慮問題，有高度綜合的眼光與能力。當(dāng)然，會議秘書工作也有它的專業(yè)性，如辦事能力、寫作能力、記錄技術(shù)等。會議秘書工作的綜合性與專業(yè)性是互相滲透、相輔相成的。會議秘書工作人員的綜合能力越強，越有利于提高專業(yè)化水平；會議秘書工作人員的專業(yè)化水平越高，總攬全局的綜合能力也就越強。

4.陽光會務(wù)。機關(guān)會務(wù)服務(wù)是展示機關(guān)形象的重要平臺和機會。應(yīng)該把握好這一平臺，嚴肅對待會務(wù)工作，提升工作水平，注重形象塑造。會務(wù)服務(wù)要重視禮儀培訓(xùn)和培養(yǎng)。首先，是接待工作中的禮儀。要確定迎送規(guī)格，掌握與會人員的到達及離開時間，不同的客人有不同的接送方式。然后要注意自身的良好禮儀形態(tài)。精神飽滿，態(tài)度端莊，準確使用禮貌用語，尊重隱私。再者，就是要注重會務(wù)服務(wù)時的著裝，著裝要得體大方，適合會議場合。

參考文獻 ：

[1]《會務(wù)組織》張麗 北京師范大學(xué)出版社 2011.4

[2]《會議組織規(guī)范與技巧》 廖雄軍 人民出版社 2007.10