王宗香
摘要:企業(yè)辦公室屬于企業(yè)行政業(yè)務管理的主要組成部分,加強企業(yè)辦公室管理方式,提高辦公效率對企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用,本文對企業(yè)辦公室日常工作中存在的問題進行了分析,并提出了幾點思考,供借鑒。
關鍵詞:企業(yè);辦公室;工作效率
辦公室是企業(yè)開展日常管理的重要機構(gòu),當前不少企業(yè)辦公室管理上有著較多的不足,致使企業(yè)辦公室的工作效率低下,嚴重制約了企業(yè)的后續(xù)發(fā)展。本文基于企業(yè)辦公室的職能與其中存在的問題,對提高企業(yè)辦公室工作效率的措施做出了探討。
一、企業(yè)辦公室的職能
(一)企業(yè)辦公室屬于企業(yè)行政辦公處理機構(gòu),企業(yè)辦公室主要以處理企業(yè)日常行政事務為主,負責將企業(yè)領導層的決策傳達給下屬部門及全體員工,并將基層人員的信息與事務反饋給企業(yè)管理層,其功能具有承上啟下、上傳下達等特性,企業(yè)辦公室日常需要面臨較多較雜的信息內(nèi)容,為了保證信息傳達的正確,因此,將企業(yè)信息作分類處理也是其工作的一部分。由于企業(yè)辦公室是聯(lián)系起上下級之間的橋梁,與基層員工接觸較多,還需對基層員工日常的工作進行監(jiān)管,及時解決其工作問題,保證企業(yè)日常事務的順利開展。
(二)企業(yè)辦公室承擔著減輕企業(yè)領導工作負擔的職能。企業(yè)辦公室在企業(yè)各級人員中發(fā)揮著重要的信息傳遞作用,基礎的行政事務工作量較大,工作內(nèi)容較豐富,若只由企業(yè)領導層將其解決,必然會增加企業(yè)領導層的工作負擔,給企業(yè)領導造成一定的工作壓力。企業(yè)辦公室在其中可起到中和作用,緩解了部分企業(yè)領導層的工作壓力,使基層與上級領導層的信息能夠得到傳送,企業(yè)內(nèi)部信息主要依賴企業(yè)辦公室,采集基層建議和想法傳遞給企業(yè)領導層,便于企業(yè)領導層做出正確的決策。
二、現(xiàn)階段企業(yè)辦公室日常工作中存在的問題
辦公室工作效率的高低離不開管理層的能力和素質(zhì),現(xiàn)階段極大多數(shù)企業(yè)相關負責人學歷較高,具有一定的專業(yè)技能,但在實際的工作中,仍存在不同程度的問題,例如缺乏責任感、素質(zhì)水平有待加強等。
當前企業(yè)辦公室日常工作比較繁重,處理信息量過大,相應的工作壓力日益增加,企業(yè)職員流動性高,企業(yè)辦公室為上下級傳遞信息,為了保證傳遞信息的正確性與條理性,對各類信息作出分類,需要花費大量的精力。一旦工作事務沒有妥善處理,就會受到領導的責備與職員的不理解,加重相關工作人員的心理負擔,致使部分辦公室工作者積極性不高。企業(yè)辦公室人員流動性高是造成企業(yè)辦公室的工作效率下降的主要原因之一,企業(yè)需要再招新人,使其在熟悉企業(yè)文化制度及其相關制度后才能順利的開展日常工作,人員流動程度與辦公室時間成本成正比。企業(yè)辦公室事務處理與企業(yè)管理機制不適應,致使辦公室工作效率低下,企業(yè)管理機制包括人員、工資、福利、企業(yè)文化等,這些事宜屬于企業(yè)日常行政事務的一部分,在實際的企業(yè)辦公室人員處理工作的過程中,企業(yè)辦公室日常工作參照管理制度,往往會發(fā)現(xiàn)其處理工作的方式與管理制度相矛盾的情況。
三、提高企業(yè)辦公室工作效率的幾點措施
(一)加強企業(yè)辦公室制度建設
建立健全的企業(yè)辦公室制度,有利于提高辦公室工作效率,使其處理企業(yè)日常事務更加規(guī)范化、制度化、合理化,同時健全的企業(yè)辦公室制度也是新時期企業(yè)發(fā)展的要求,具有一定的時代意義。企業(yè)辦公室與企業(yè)基層人員、領導層關系密切,企業(yè)決策極大程度依賴于企業(yè)辦公室,因此,企業(yè)辦公室要充分認識自身對企業(yè)的價值,做好調(diào)查、研究工作,以便為企業(yè)領導提供更優(yōu)質(zhì)的服務,發(fā)揮出企業(yè)參謀者的作用,以調(diào)查、研究工作為中心,根據(jù)企業(yè)近期內(nèi)的發(fā)展計劃制定相應的調(diào)研計劃。企業(yè)辦公室具有一定的監(jiān)督職能,根據(jù)上級部門安排的工作與考勤等嚴格執(zhí)行監(jiān)督查辦,使各項工作均通過布置、檢查、落實、考核這四個流程得以實施。新時期下的企業(yè)辦公室工作區(qū)別于傳統(tǒng)的辦公室工作,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作觀念與工作作風,提高服務意識與服務質(zhì)量,建立良好的企業(yè)辦公室形象,做好內(nèi)部工作、外部工作,減少手里擠壓的各項事宜,降低或規(guī)避差錯性行政事務的發(fā)生,對每位職員、來訪者保持最高的熱情,維護企業(yè)領導層的良好形象。嚴格執(zhí)行職員簽到、請假、銷假等制度,企業(yè)辦公室任何的工作人員不得擅離工作崗位,直至領導批準之后才可離開工作崗位,視員工考勤為評優(yōu)、考核、晉職晉級的參考依據(jù),對其遲到、早退、曠工等不規(guī)范的行為制定相應的處罰機制。
(二)實施網(wǎng)上辦公室工程
隨著互聯(lián)網(wǎng)與科技的不斷發(fā)展,企業(yè)辦公室應建立起完善的網(wǎng)上辦公平臺,其工作方法與工作手段也應做出與時俱進的轉(zhuǎn)變,在保證工作效率、工作質(zhì)量的基礎上,使企業(yè)全體職員的信息意識得到提高,促進了企業(yè)人員的信息化素質(zhì)。網(wǎng)絡辦公平臺主要是建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站,凡企業(yè)辦公室職員均可獲得獨屬的網(wǎng)絡辦公室,擁有獨立的賬號、密碼,可自行登錄企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站。網(wǎng)絡辦公平臺中涉及日常辦公、考勤管理、事務提醒、審批、系統(tǒng)維護等功能,以模塊的形式顯示在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)界面上,日常辦公模塊包含企業(yè)辦公室人員日常的工作內(nèi)容,如接收公文、處理公文、制定工作計劃、發(fā)送報表、查閱、收發(fā)郵件、檢查監(jiān)督等,審批模塊指辦公室人員可利用內(nèi)部網(wǎng),直接與上級建立聯(lián)系,處理申請、批示等事項,保證審批工作的程序化、透明化,辦公室工作效率得到大幅提高,節(jié)省大量的辦公成本。事務提醒是指辦公室人員可利用實時監(jiān)控,提醒亟待完成的工作、通知、郵件等,提高工作效率,減少工作疏忽與遺漏??记诠芾砟K有利于將日??记诠ぷ?,變得網(wǎng)絡化、信息化,個人網(wǎng)絡辦公室中還設有辦公助理,為辦公室人員提供更多個性化服務,如萬年歷、內(nèi)部通訊錄、網(wǎng)絡會議、投票、檢查、考核等功能,利用監(jiān)控系統(tǒng)可實時監(jiān)測每位職工工作,對工作處理不善、工作不規(guī)范、未完成的任務、未處理事項等,由網(wǎng)絡系統(tǒng)自動對其作出處理,保證辦公室工作的規(guī)范性、客觀性、透明性。
(三)嚴格督查考核
企業(yè)應建立完善的監(jiān)督、考核制度,由企業(yè)辦公室責任者管理,使各人都能按照管理規(guī)定完成工作,嚴格監(jiān)管辦公室內(nèi)部人員,保證任一日常事務在規(guī)定要求內(nèi)進行。由企業(yè)成立監(jiān)督小組,隨機抽查企業(yè)辦公室工作紀律,也可采取專人訪查的形式,鼓勵公眾監(jiān)督與舉報企業(yè)辦公室違規(guī)行為,并根據(jù)相關規(guī)定對當事人作出處理,若發(fā)現(xiàn)辦公室責任人知情不報,姑息下屬人員違規(guī)違紀行為,經(jīng)調(diào)查屬實,依據(jù)黨廉建設責任與相關規(guī)定對其作出處理。
四、結(jié)語
企業(yè)辦公室工作有著范圍廣、工作量大、工作繁雜等鮮明的特點,不少企業(yè)辦公室工作人員素質(zhì)水平相對較低,其管理工作存在較多的漏洞,只有加強企業(yè)辦公室工作管理,提高效率,才能更好的為企業(yè)發(fā)展服務。