關于提高企業(yè)辦公室工作效率的幾點思考

王宗香

摘要：企業(yè)辦公室屬于企業(yè)行政業(yè)務管理的主要組成部分，加強企業(yè)辦公室管理方式，提高辦公效率對企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用，本文對企業(yè)辦公室日常工作中存在的問題進行了分析，并提出了幾點思考，供借鑒。

關鍵詞：企業(yè)；辦公室；工作效率

辦公室是企業(yè)開展日常管理的重要機構(gòu)，當前不少企業(yè)辦公室管理上有著較多的不足，致使企業(yè)辦公室的工作效率低下，嚴重制約了企業(yè)的后續(xù)發(fā)展。本文基于企業(yè)辦公室的職能與其中存在的問題，對提高企業(yè)辦公室工作效率的措施做出了探討。

一、企業(yè)辦公室的職能

（一）企業(yè)辦公室屬于企業(yè)行政辦公處理機構(gòu)，企業(yè)辦公室主要以處理企業(yè)日常行政事務為主，負責將企業(yè)領導層的決策傳達給下屬部門及全體員工，并將基層人員的信息與事務反饋給企業(yè)管理層，其功能具有承上啟下、上傳下達等特性，企業(yè)辦公室日常需要面臨較多較雜的信息內(nèi)容，為了保證信息傳達的正確，因此，將企業(yè)信息作分類處理也是其工作的一部分。由于企業(yè)辦公室是聯(lián)系起上下級之間的橋梁，與基層員工接觸較多，還需對基層員工日常的工作進行監(jiān)管，及時解決其工作問題，保證企業(yè)日常事務的順利開展。

（二）企業(yè)辦公室承擔著減輕企業(yè)領導工作負擔的職能。企業(yè)辦公室在企業(yè)各級人員中發(fā)揮著重要的信息傳遞作用，基礎的行政事務工作量較大，工作內(nèi)容較豐富，若只由企業(yè)領導層將其解決，必然會增加企業(yè)領導層的工作負擔，給企業(yè)領導造成一定的工作壓力。企業(yè)辦公室在其中可起到中和作用，緩解了部分企業(yè)領導層的工作壓力，使基層與上級領導層的信息能夠得到傳送，企業(yè)內(nèi)部信息主要依賴企業(yè)辦公室，采集基層建議和想法傳遞給企業(yè)領導層，便于企業(yè)領導層做出正確的決策。

二、現(xiàn)階段企業(yè)辦公室日常工作中存在的問題

辦公室工作效率的高低離不開管理層的能力和素質(zhì)，現(xiàn)階段極大多數(shù)企業(yè)相關負責人學歷較高，具有一定的專業(yè)技能，但在實際的工作中，仍存在不同程度的問題，例如缺乏責任感、素質(zhì)水平有待加強等。

當前企業(yè)辦公室日常工作比較繁重，處理信息量過大，相應的工作壓力日益增加，企業(yè)職員流動性高，企業(yè)辦公室為上下級傳遞信息，為了保證傳遞信息的正確性與條理性，對各類信息作出分類，需要花費大量的精力。一旦工作事務沒有妥善處理，就會受到領導的責備與職員的不理解，加重相關工作人員的心理負擔，致使部分辦公室工作者積極性不高。企業(yè)辦公室人員流動性高是造成企業(yè)辦公室的工作效率下降的主要原因之一，企業(yè)需要再招新人，使其在熟悉企業(yè)文化制度及其相關制度后才能順利的開展日常工作，人員流動程度與辦公室時間成本成正比。企業(yè)辦公室事務處理與企業(yè)管理機制不適應，致使辦公室工作效率低下，企業(yè)管理機制包括人員、工資、福利、企業(yè)文化等，這些事宜屬于企業(yè)日常行政事務的一部分，在實際的企業(yè)辦公室人員處理工作的過程中，企業(yè)辦公室日常工作參照管理制度，往往會發(fā)現(xiàn)其處理工作的方式與管理制度相矛盾的情況。

三、提高企業(yè)辦公室工作效率的幾點措施

（一）加強企業(yè)辦公室制度建設

建立健全的企業(yè)辦公室制度，有利于提高辦公室工作效率，使其處理企業(yè)日常事務更加規(guī)范化、制度化、合理化，同時健全的企業(yè)辦公室制度也是新時期企業(yè)發(fā)展的要求，具有一定的時代意義。企業(yè)辦公室與企業(yè)基層人員、領導層關系密切，企業(yè)決策極大程度依賴于企業(yè)辦公室，因此，企業(yè)辦公室要充分認識自身對企業(yè)的價值，做好調(diào)查、研究工作，以便為企業(yè)領導提供更優(yōu)質(zhì)的服務，發(fā)揮出企業(yè)參謀者的作用，以調(diào)查、研究工作為中心，根據(jù)企業(yè)近期內(nèi)的發(fā)展計劃制定相應的調(diào)研計劃。企業(yè)辦公室具有一定的監(jiān)督職能，根據(jù)上級部門安排的工作與考勤等嚴格執(zhí)行監(jiān)督查辦，使各項工作均通過布置、檢查、落實、考核這四個流程得以實施。新時期下的企業(yè)辦公室工作區(qū)別于傳統(tǒng)的辦公室工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作觀念與工作作風，提高服務意識與服務質(zhì)量，建立良好的企業(yè)辦公室形象，做好內(nèi)部工作、外部工作，減少手里擠壓的各項事宜，降低或規(guī)避差錯性行政事務的發(fā)生，對每位職員、來訪者保持最高的熱情，維護企業(yè)領導層的良好形象。嚴格執(zhí)行職員簽到、請假、銷假等制度，企業(yè)辦公室任何的工作人員不得擅離工作崗位，直至領導批準之后才可離開工作崗位，視員工考勤為評優(yōu)、考核、晉職晉級的參考依據(jù)，對其遲到、早退、曠工等不規(guī)范的行為制定相應的處罰機制。

（二）實施網(wǎng)上辦公室工程

隨著互聯(lián)網(wǎng)與科技的不斷發(fā)展，企業(yè)辦公室應建立起完善的網(wǎng)上辦公平臺，其工作方法與工作手段也應做出與時俱進的轉(zhuǎn)變，在保證工作效率、工作質(zhì)量的基礎上，使企業(yè)全體職員的信息意識得到提高，促進了企業(yè)人員的信息化素質(zhì)。網(wǎng)絡辦公平臺主要是建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站，凡企業(yè)辦公室職員均可獲得獨屬的網(wǎng)絡辦公室，擁有獨立的賬號、密碼，可自行登錄企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站。網(wǎng)絡辦公平臺中涉及日常辦公、考勤管理、事務提醒、審批、系統(tǒng)維護等功能，以模塊的形式顯示在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)界面上，日常辦公模塊包含企業(yè)辦公室人員日常的工作內(nèi)容，如接收公文、處理公文、制定工作計劃、發(fā)送報表、查閱、收發(fā)郵件、檢查監(jiān)督等，審批模塊指辦公室人員可利用內(nèi)部網(wǎng)，直接與上級建立聯(lián)系，處理申請、批示等事項，保證審批工作的程序化、透明化，辦公室工作效率得到大幅提高，節(jié)省大量的辦公成本。事務提醒是指辦公室人員可利用實時監(jiān)控，提醒亟待完成的工作、通知、郵件等，提高工作效率，減少工作疏忽與遺漏?？记诠芾砟K有利于將日?？记诠ぷ?，變得網(wǎng)絡化、信息化，個人網(wǎng)絡辦公室中還設有辦公助理，為辦公室人員提供更多個性化服務，如萬年歷、內(nèi)部通訊錄、網(wǎng)絡會議、投票、檢查、考核等功能，利用監(jiān)控系統(tǒng)可實時監(jiān)測每位職工工作，對工作處理不善、工作不規(guī)范、未完成的任務、未處理事項等，由網(wǎng)絡系統(tǒng)自動對其作出處理，保證辦公室工作的規(guī)范性、客觀性、透明性。

（三）嚴格督查考核

企業(yè)應建立完善的監(jiān)督、考核制度，由企業(yè)辦公室責任者管理，使各人都能按照管理規(guī)定完成工作，嚴格監(jiān)管辦公室內(nèi)部人員，保證任一日常事務在規(guī)定要求內(nèi)進行。由企業(yè)成立監(jiān)督小組，隨機抽查企業(yè)辦公室工作紀律，也可采取專人訪查的形式，鼓勵公眾監(jiān)督與舉報企業(yè)辦公室違規(guī)行為，并根據(jù)相關規(guī)定對當事人作出處理，若發(fā)現(xiàn)辦公室責任人知情不報，姑息下屬人員違規(guī)違紀行為，經(jīng)調(diào)查屬實，依據(jù)黨廉建設責任與相關規(guī)定對其作出處理。

四、結(jié)語

企業(yè)辦公室工作有著范圍廣、工作量大、工作繁雜等鮮明的特點，不少企業(yè)辦公室工作人員素質(zhì)水平相對較低，其管理工作存在較多的漏洞，只有加強企業(yè)辦公室工作管理，提高效率，才能更好的為企業(yè)發(fā)展服務。