企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)分析

劉春娟

摘要：檔案作為一種原生信息資源在企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃方面有著重要的參考價值，其重要性在日益凸顯，加強企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，能夠為企業(yè)的運行、決策、企業(yè)文化建設(shè)等方面服務(wù)。本文闡述了檔案的數(shù)字化管理內(nèi)涵與優(yōu)勢，并提出加強企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的具體策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；數(shù)字化；建設(shè)

我國早在2000年的時候，國家檔案局就將“加快檔案管理的信息化、數(shù)字化進程”列為重要發(fā)展目標，隨著目前信息化發(fā)展進程的不斷加快，計算機與互聯(lián)網(wǎng)的普及，電子存檔格式正逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)格式的檔案管理形式，數(shù)字化技術(shù)的進步為企業(yè)檔案管理帶來了一種新的發(fā)展方向，其管理優(yōu)勢在日益的凸顯，如何加強企業(yè)檔案管理中的數(shù)字化建設(shè)水平已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展需深入探討的重要課題。

一、檔案的數(shù)字化管理概述

（一）內(nèi)涵

檔案的數(shù)字化管理指的是以企業(yè)內(nèi)部檔案資料為主要物質(zhì)對象，利用電子微縮形式進行資料的收集、整理、加工與保存，使之最后呈現(xiàn)出電子化狀態(tài)以供企業(yè)在管理與決策過程的利用[1]。

（二）優(yōu)勢

1.可充分的利用計算機技術(shù)，提升管理效率

數(shù)字化建設(shè)推動企業(yè)檔案管理突破傳統(tǒng)檔案管理中的各種局限，其有封閉式轉(zhuǎn)向為開放式資源管理形式，實現(xiàn)了企業(yè)資源的共享、合理配置與科學(xué)管理，并為企業(yè)后期決策與運行管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.持續(xù)性更好

在以往企業(yè)的檔案管理中，檔案資料都存放于資料室，一旦發(fā)生意外情況如水災(zāi)、火災(zāi)，或儲存環(huán)境的潮濕、蟲蛀等，就會對檔案帶來極大損失，這使得檔案的管理缺乏持續(xù)性和安全性，難以保證資料的完整性。而數(shù)字化檔案管理則是利用計算機將資料集中儲存與管理，有效避免了檔案資料的損失，提升其保存的持續(xù)性。

3.操作效率更高

在以往的企業(yè)檔案管理中，需要配備較多人力、物理等用以收集、整理和維護等工作，這對企業(yè)來說，是一筆不小的支出成本。而數(shù)字化檔案管理能夠?qū)⑷藛T從繁瑣的檔案整理工作中脫離，極大的減少了參與管理的人員數(shù)量，人員將精力集中于檔案的研究與二次利用中，將資源配置有效優(yōu)化，并拓展了服務(wù)的有效范圍，使得檔案管理工作更加專業(yè)性、系統(tǒng)化。

4.推動了檔案管理工作的現(xiàn)代化

建設(shè)檔案數(shù)字化管理模式促使OA自動化轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化結(jié)合的一種新型管理模式[2]，OA系統(tǒng)將數(shù)據(jù)資料一次性輸入，可進行后期的多次使用。檔案管理人員在完成檔案編制、簽發(fā)、編號、整理與錄入工作后，秩序做出歸檔點擊操作，就實現(xiàn)了文檔儲存的系統(tǒng)化管理。在后期調(diào)用時，秩序在計算機中通過訪問權(quán)限進行資料檢索，即可實現(xiàn)瀏覽需要，并通過企業(yè)辦公系統(tǒng)實現(xiàn)了資源的實時共享。數(shù)字化系統(tǒng)可提供多種功能，對檔案資源進行自動分類、編目、枷鎖等，使得檔案利用更加的方便、高效。

二、加強企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的策略

（一）增強相關(guān)人員的檔案現(xiàn)代化管理意識

檔案的現(xiàn)代化建設(shè)是企業(yè)管理的必然趨勢，管理人員需向企業(yè)員工普及數(shù)字化檔案管理的重要性和現(xiàn)代化檔案管理的意識，促使每一個員工都能夠密切的配合檔案管理相關(guān)工作，利用辦公軟件或自動化系統(tǒng)為檔案的管理提供方便[3]。各個檔案參與部門需要按照管理規(guī)范和標準等承擔好自身職責，為檔案的編制和生成服務(wù)。相應(yīng)部門可通過辦公系統(tǒng)利用自身權(quán)限做出文件歸檔等方面的處理意見，利用平臺將其傳輸至數(shù)據(jù)庫中，并定期向檔案管理人員提交立卷清單。

（三）加強檔案收集、整理、錄入等工作全過程的信息化

企業(yè)需將檔案管理相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)、考核等納入到管理體系中，注意將管理的數(shù)字化建設(shè)與技術(shù)資料網(wǎng)絡(luò)性區(qū)別開來，加強信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一性領(lǐng)導(dǎo)和分級化管理。對企業(yè)內(nèi)部文件資料根據(jù)不同類別做好組盤，并分盤儲存，方便后期查詢。在組盤完成后應(yīng)當將數(shù)據(jù)庫進行規(guī)范性命題，建立盤內(nèi)的資料目錄，將紙質(zhì)文件掃描成為影像文件并傳輸至資料庫中，企業(yè)公文審批、傳輸?shù)冉栽谙到y(tǒng)中完成。然后由業(yè)務(wù)部門根據(jù)文件的重要程度來確定加密等級，并歸檔操作，加上信息的類別號、加密登記、檔號、訪問權(quán)限的設(shè)置等[4]。針對企業(yè)賬簿數(shù)據(jù)的相關(guān)操作則由會計進行操作，其儲存多由光盤的形式進行，光盤歸檔的時候需做好交接表格的填寫，將部門全程、編號、賬簿全部信息、會計與審核人等信息表明，增強其真實性與憑證性作用。

（四）加強檔案信息的數(shù)字化，提升服務(wù)理念

為實現(xiàn)企業(yè)檔案資源的高效利用，發(fā)揮其最大的使用價值。首先，利用信息化手段做好檔案的編制與研究，利用計算機設(shè)備對重要文檔進行匯編，做好數(shù)字化采集工作。其次，對檔案資料進行深加工，將具備科學(xué)意義和使用價值的相關(guān)資料編制進數(shù)字化資料庫，檔案資料的深加工與網(wǎng)絡(luò)傳輸，能夠為后期查詢、借閱等工作提供周到服務(wù)，極大延長資料壽命，促進服務(wù)質(zhì)量水平的提升，從而為企業(yè)創(chuàng)造更多經(jīng)濟性價值和效益。

（五）提高保密技術(shù)水平

企業(yè)的檔案資料屬于其商業(yè)性機密，對企業(yè)競爭力有著一定影響。為防止檔案資料被竊取、惡意修改等，企業(yè)需要不斷提升檔案管理的保密技術(shù)水平，通過簽署確認、身份驗證、殺毒軟件、備份等方式對電子檔案進行保護，防止病毒侵入或非法性訪問情況的出現(xiàn)。

1.防止修改

將電子檔案資料改為“只讀”文件，識別電子文件本身的結(jié)構(gòu)，以提升其保存的穩(wěn)定性與可靠性。

2.設(shè)置權(quán)限

需根據(jù)企業(yè)不同部門業(yè)務(wù)職能的需要，針對性設(shè)置操作與訪問權(quán)限，包括系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)管理員、應(yīng)用管理員、歸檔與一般訪問人員。各級用戶利用權(quán)限賬號登錄系統(tǒng)，不可超越自身管轄的范圍，提升安全性。

3.防病毒軟件的安裝

安裝局域網(wǎng)的認證軟件與有效殺毒軟件，對系統(tǒng)進行定期病毒檢測與查殺。

4.數(shù)據(jù)備份

對企業(yè)檔案的資料進行異地備份，在不同服務(wù)器中進行操作。利用電子儲存介質(zhì)的進步，對電子數(shù)據(jù)進行定期的升級，并將數(shù)據(jù)在U盤、磁盤等載體中進行復(fù)制，防止數(shù)據(jù)的丟失。

結(jié)束語：

企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是信息化背景下檔案管理發(fā)展的必然趨勢，企業(yè)必須要加快檔案現(xiàn)代化管理進程，不斷完善檔案數(shù)字化建設(shè)，從而實現(xiàn)檔案價值的高效化利用，充分發(fā)揮其潛能，從而為企業(yè)決策、發(fā)展等提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻：

[1]丁文宏.檔案數(shù)字化建設(shè)與企業(yè)檔案管理[J].福建建材，2016，01（09）：107-108.

[2]陳靜.信息數(shù)字化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，20（02）：85-86.

[3]龍源源.企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)管理與應(yīng)用探討[J].山東檔案，2016，04（18）：62-63.

[4]姚保華.加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法分析[J].企業(yè)改革與管理，2017，04（04）：115-116.