試論保障數(shù)字化檔案信息安全的措施

呂美穎

摘要：在當(dāng)下的信息社會(huì)，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)在生產(chǎn)和生活中作用越來越普遍，例如計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云服務(wù)技術(shù)等，對(duì)社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著積極的作用和意義。檔案數(shù)字化工作是在信息社會(huì)中所形成的一種工作形式，也是檔案工作發(fā)展和進(jìn)步的必然趨勢。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案；信息安全；措施

引言

船舶檔案數(shù)字化工作作為一項(xiàng)重要的工作，具有專業(yè)化、技術(shù)化、綜合化的特點(diǎn)。在管理的過程中，船舶檔案管理還存在一系列的問題，這些問題包括數(shù)字化技術(shù)依據(jù)的缺失、數(shù)字化化管理質(zhì)量不高、數(shù)字化管理漏洞的存在等，直接或者間接影響船舶檔案的管理安全。為此，相關(guān)部門和船舶公司應(yīng)該從實(shí)際，高度注重統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，注重管理體制的構(gòu)建，注重高新技術(shù)的運(yùn)用，保證船舶檔案管理工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)船舶檔案管理的發(fā)展和進(jìn)步。

一、船舶檔案數(shù)字化檔案信息安全存在的一些問題

（一）缺少規(guī)范的數(shù)字化技術(shù)依據(jù)

船舶檔案數(shù)字化管理作為一項(xiàng)復(fù)雜工作，涉及到各方各面，包括多種技術(shù)的運(yùn)用、現(xiàn)代化管理理論的支撐，諸如數(shù)字設(shè)備的購置、檔案自動(dòng)化的管理、儲(chǔ)存檔案體系的建立等。每一個(gè)環(huán)節(jié)的精準(zhǔn)與否都直接影響和作用于船舶檔案數(shù)字化的質(zhì)量。所以，檔案數(shù)字化管理工作要求各檔案管理部門應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，注重對(duì)檔案進(jìn)行的研究分析，制定針對(duì)性的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)。但是，在檔案管理的實(shí)踐中，相關(guān)船舶公司卻沒有充分考慮檔案數(shù)字化管理所帶來的問題，導(dǎo)致檔案管理缺乏相應(yīng)的數(shù)字技術(shù)依據(jù)和要求，自然各個(gè)船舶公司的檔案數(shù)字化管理各自為營，無法形成資源共享。

（二）數(shù)字化質(zhì)量并不是很高

船舶公司為了有效地進(jìn)行檔案信息化，在注重?cái)?shù)字化設(shè)備的運(yùn)用的同時(shí)，還要注重?cái)?shù)字化管理質(zhì)量的提升。若是只注重檔案管理的數(shù)量，而忽視檔案管理的質(zhì)量，這對(duì)于檔案數(shù)字化管理的進(jìn)步和發(fā)展都有直接影響。當(dāng)下，從我國的船舶公司的檔案管理工作實(shí)務(wù)中來看，我國的船舶檔案數(shù)字管理的硬軟件設(shè)施并不缺乏，但是船舶公司的檔案管理人員的數(shù)字化技能和數(shù)字化知識(shí)卻存在一定的缺失。若是在管理的實(shí)踐中，管理人員出現(xiàn)粗心大意、宮澤偶責(zé)任心不強(qiáng)的情況們很容易導(dǎo)致船舶檔案管理處于一種質(zhì)量比較低的狀況。

（三）數(shù)字化檔案漏洞問題

數(shù)字化檔案管理工作中，主要是依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，這些技術(shù)在現(xiàn)實(shí)中能夠處于一種更新和變換的狀態(tài)，不可避免地存在大量的漏洞問題，極易遭受網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊和信息泄露，也給船舶數(shù)字化檔案管理帶來不少的困難。

二、保障數(shù)字化檔案信息安全的措施

（一）注重檔案數(shù)字化管理的相關(guān)法律的完善和構(gòu)建

數(shù)字化檔案管理作為一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，不僅要注重?cái)?shù)字化技術(shù)的運(yùn)用和數(shù)字化管理的實(shí)施，還應(yīng)該注重法律法規(guī)的支撐，以法律作為一種有效的措施，強(qiáng)化船舶檔案信息安全。也就是說，相關(guān)部門應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃、網(wǎng)絡(luò)管理、信息安全、計(jì)算機(jī)犯罪等方面的立法和執(zhí)法，保障檔案數(shù)字化管理的安全和質(zhì)量。同時(shí)，相關(guān)部門和船舶公司應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，加強(qiáng)檔案法律的宣傳，通過咨詢、講座、報(bào)刊、廣播等形式，不斷提升檔案管理人員和社會(huì)人士的法律意識(shí)，保證檔案數(shù)字化建設(shè)有法可依、有法必依、執(zhí)法必要、違法必究，為船舶檔案管理的發(fā)展和進(jìn)步奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）建立健全管理制度體系

要保障船舶檔案的信息安全，在注重法律法規(guī)及安全的同時(shí)，好要注重實(shí)施合理、科學(xué)、系統(tǒng)的管理制度。首先，應(yīng)該從船舶檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，建立健全相應(yīng)的人事管理制度，這些管理制度包括安全審查制度、崗位安全考核制度、員工培訓(xùn)制度等，使得員工既能感受到自身利益的保護(hù)，還能不斷提升員工的職業(yè)技能和職業(yè)知識(shí)，為高效的工作質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。其次，建立加群啊相應(yīng)的檔案掛歷制度，根據(jù)儲(chǔ)存數(shù)字信息進(jìn)行密級(jí)分類，注重各種信息的區(qū)分，針對(duì)敏感信息、絕密信息應(yīng)該高度重視加密的手段并采取脫機(jī)的形式進(jìn)行，避免檔案信息出現(xiàn)竊聽、毀壞、損壞等情況的出現(xiàn)，保證檔案信息的安全。最后，為了保證檔案信息的安全性，應(yīng)該高度重視系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全，嚴(yán)格控制機(jī)房出入，做好自然災(zāi)害的防護(hù)措施，保證檔案信息儲(chǔ)存環(huán)境、運(yùn)行的環(huán)境的質(zhì)量。同時(shí)，還應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，注重操作權(quán)限的管理、操作監(jiān)督掛管理、應(yīng)用軟件的維護(hù)和安全，保證檔案信息的數(shù)字化管理處于良好的狀態(tài)。

（三）運(yùn)用現(xiàn)代化的數(shù)字化技術(shù)

隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的運(yùn)用越來越頻繁，已經(jīng)滲透到社會(huì)的各個(gè)方面。數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中運(yùn)用，便是科學(xué)技術(shù)運(yùn)用的重要體現(xiàn)。但是在現(xiàn)實(shí)中，數(shù)字化檔案管理還存在一系列的問題，因而，船舶公司為了更好地避免數(shù)字化檔案管理問題的產(chǎn)生，非常注重現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用，以便提升檔案信息的安全。保證船舶數(shù)字化檔案管理的安全，采用的信息技術(shù)主要有以下幾種：第一種，信息加密技術(shù)。信息加密技術(shù)的目的主要是保護(hù)網(wǎng)內(nèi)數(shù)據(jù)、文件、口令等控制信息，有效地保證網(wǎng)上輸入和輸出信息的安全和可靠。加密技術(shù)的優(yōu)勢是將相應(yīng)的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閺?fù)雜、難懂的亂碼信息，以保證數(shù)據(jù)安全。第二種，入侵檢測技術(shù)。入侵檢測技術(shù)是當(dāng)下比較流行的一項(xiàng)技術(shù)，主要是針對(duì)惡意攻擊的行為進(jìn)行有效的識(shí)別并加以處理，使系統(tǒng)能夠自主對(duì)抗網(wǎng)絡(luò)攻擊，保障檔案信息的安全。第三種，數(shù)字檔案的長期存取技術(shù)。為了有效地保障檔案信息的完整性和可靠性，檔案的長期保存和使用的技術(shù)主要分為三種類型，分別是仿真、遷移、載體轉(zhuǎn)換保護(hù)技術(shù)。仿真技術(shù)是對(duì)以往硬軟件進(jìn)行相應(yīng)模仿，避免檔案信息的流失；遷移是將檔案信息從一個(gè)技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)移到另一個(gè)技術(shù)環(huán)境中，是一種數(shù)字信息更替的過程；載體轉(zhuǎn)換保護(hù)技術(shù)是指將數(shù)字化檔案信息適時(shí)地轉(zhuǎn)移到紙上或者縮微品種，無需運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行讀取。

三、結(jié)語

船舶檔案數(shù)字化管理是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果，也是檔案管理的重要形式。在當(dāng)下信息社會(huì)，船舶檔案仍存在規(guī)范不健全、體系不完備、計(jì)算機(jī)漏洞的存在等問題，或多或少都會(huì)影響檔案信息安全。為此，船舶公司應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，加大現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用，注重檔案信息安全制度的構(gòu)建，保證船舶檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量和效率。

參考文獻(xiàn)

[1]陳永生 ，薛四新. 數(shù)字化檔案信息的安全保障體系研究[J]. 檔案學(xué)通訊，2005，04：51-54.

[2]翟俊海. 數(shù)字化檔案的信息安全問題與管理策略[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2014，01：146-147.

[3]張紅霞. 保障數(shù)字化檔案信息安全的措施[J]. 檔案管理，2008，05：88.