電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策

洪濤

摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的深入發(fā)展和廣泛運用，檔案管理也從原來的紙質(zhì)管理模式逐漸向電子檔案管理模式過渡，現(xiàn)在的檔案管理存在了紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理兩種形式，由于電子檔案管理興起的時間不長，還沒有產(chǎn)生系統(tǒng)的規(guī)范性開放，所以難免會存在一些問題，文章就電子檔案在開放期間信息安全保障存在的一系列問題和解決這些問題的有效對策。

關(guān)鍵詞：電子檔案；信息安全；問題與對策

電子檔案管理是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)蓬勃發(fā)展之后應(yīng)運而生的一種數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，這種基于數(shù)字技術(shù)的信息管理平臺在信息開放利用上能夠為人們帶來快捷和便利，但是在此期間，電子檔案管理的安全保障也有一定的影響，對此，探討電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策具有顯著意義。

一、當(dāng)前電子檔案開放利用信息安全保障存在的問題

1.電子檔案的本身信息安全問題

電子檔案與紙質(zhì)檔案的存儲和管理相比，只是存儲的方式不一樣了，但是存儲信息的載體不論是計算機(jī)還是紙張都有一定的安全隱患[1]。電子檔案的管理相比于紙質(zhì)檔案管理更多了一層防護(hù)措施，電子檔案的管理要保證存儲硬件的安全，也就是計算機(jī)主機(jī)和存儲硬盤不出現(xiàn)信息紊亂和病毒侵襲以及信息丟失現(xiàn)象，一旦存儲信息的載體發(fā)生了損壞，修復(fù)不及時就會產(chǎn)生信息的丟失和錯亂，非常不利于信息的管理。

2.電子檔案開放的人為安全問題

電子檔案的管理也離不開人為因素，電子檔案只是將信息的存儲形式從文字存儲變成了數(shù)字技術(shù)的存儲，但是管理和開放執(zhí)行都需要人為操作。計算機(jī)的職能是存儲和調(diào)取、分類和更新，但是調(diào)取更新的主體還是離不開人的支持，計算機(jī)獲得的指令也是來源于人。檔案管理者就是這個“人為因素”，在進(jìn)行檔案管理的時候，所有的檔案都需要上傳到一個固定的網(wǎng)站或者后臺，連接到一個服務(wù)器上，但是這個服務(wù)器不會主動的甄別和遴選，服務(wù)器也是受控于管理人員，管理人員在服務(wù)器上對所管理的信息進(jìn)行甄選后，將需要使用的信息發(fā)布到互聯(lián)網(wǎng)，這個過程中就有嚴(yán)重的安全隱患。人在接觸到信息之后，就有泄露信息的風(fēng)險，有些管理人員為了一些原因披露了信息庫中的信息，導(dǎo)致信息的外露，這些是人為導(dǎo)致的電子檔案開放利用中的另一大重要問題。

3.電子檔案開放的外部安全問題

電子檔案開放利用中信息面臨的外部危害就是網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客侵襲。病毒無孔不入，無處不在，一個不小心，計算機(jī)就會被病毒侵占，造成信息損壞。電子檔案管理還要保證信息不外泄，不被盜取等安全隱患，由于電子檔案是以數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為傳輸媒介，以計算機(jī)和硬盤作為存儲載體，那么計算機(jī)的信息來源復(fù)雜多樣，輸出渠道也是千遍萬化，網(wǎng)絡(luò)路徑安全與否都直接影響著存儲信息的安全，一旦網(wǎng)絡(luò)被侵入，信息庫被破壞，就會出現(xiàn)信息流失或者盜取的重大安全問題。以上兩種只是目前為止，電子檔案開放利用信息的普遍安全問題，還有許多的小細(xì)節(jié)沒有涉及到，還有待進(jìn)一步的研究和考證。

二、電子檔案開放利用安全保障的對策

1.建立完善的檔案管理制度

檔案管理是一項嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捻椖浚热皇枪芾砭鸵幸惶走m用的管理標(biāo)準(zhǔn)，以此來規(guī)范行為、形成準(zhǔn)則[2]。這套管理標(biāo)準(zhǔn)就是科學(xué)合理的管理制度，沒有規(guī)矩不成方圓，學(xué)生要遵守學(xué)生守則，公民要遵守憲法和法律，這些都是具有約束力的規(guī)章制度，那么檔案管理也要形成自己的管理制度，有了科學(xué)的管理制度才能規(guī)范行為，確保所有的管理工作的細(xì)節(jié)和責(zé)任落實到人，將所有的管理事項凝合到一處而不是一盤散沙，管理人員無從下手，工作人員也手足無措。只有建立和自己的適用于自己實際情況的檔案管理制度，才能打造出一個專門的檔案管理安全體系。這個管理制度，不僅在平時可以起到監(jiān)督管理作用，緊急時刻也能夠起到指導(dǎo)作用，給部門人員一個面對突發(fā)情況的應(yīng)急反應(yīng)體系，切實的提高檔案管理的工作效率和信息開放利用的安全系數(shù)。

2.牢固安全觀念

檔案管理的工作最重要的就是安全意識，如果管理人員對自己的工作沒有一個正確的認(rèn)知，不知道信息安全的重要性就難以勝任檔案管理的業(yè)務(wù)。所以，不論是誰，身處檔案管理的崗位，就要時刻保證自己的頭腦清晰，有強(qiáng)烈的信息安全意識[3]。牢固樹立起安全觀念，在檔案管理部門建立健全一個安全管理體系是十分有必要的，一旦在檔案管理中的某一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了危機(jī)，都能夠及時啟用安全管理措施，防治危害擴(kuò)散到最大。在檔案管理部門的每一個員工和管理人員都應(yīng)該時刻牢記檔案信息的安全，安全就是責(zé)任。

3.引進(jìn)和培養(yǎng)專門人才

我們都知道，電子檔案管理說到底也是人才的檔案管理，管理工程中也是離不開檔案管理人員的操作。因而越是高新技術(shù)開發(fā)時代，越是數(shù)字技術(shù)發(fā)展的時代，越要培養(yǎng)起一批懂技術(shù)、懂管理的雙向人才，在管理中既能夠運用管理的專業(yè)知識進(jìn)行檔案的管理和收納，又能運用計算機(jī)的專業(yè)知識進(jìn)行電子檔案信息的開放和管控。專業(yè)的復(fù)合型人才的培養(yǎng)任務(wù)絕對是電子檔案管理部門的重中之重。

三、結(jié)語

電子檔案的開放利用是歷史必然，難以扭轉(zhuǎn)的時代發(fā)展的產(chǎn)物，在這一新事物發(fā)展期間勢必會出現(xiàn)種種矛盾和問題，作為執(zhí)行人員，要做的就是客服所有的困難和障礙，將電子檔案管理安全有效的引進(jìn)日常生活，使之融入社會、服務(wù)社會.檔案管理者們要時刻的提醒自己、提升自己的專業(yè)能力和對社會的應(yīng)對技能，用當(dāng)下的超前思維思考，主動的融合時代的發(fā)展，學(xué)習(xí)新的管理形式，保障電子檔案信息開放的管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬仁杰，劉俊玲. 論電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策[J]. 檔案學(xué)通訊，2012，（03）：56-60.

[2]祝成. 電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策探討[J]. 通訊世界，2017，（07）：237.

[3]許正. 論電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2016，（06）：95.endprint