試論信息化和數(shù)字化管理在企業(yè)后勤系統(tǒng)中的應用

馬寧+李猛

摘要：在企業(yè)管理過程中，信息化與數(shù)字化的管理方式取得了顯著的管理成果，應用范圍也不斷擴張?；诖?，本文就信息化與數(shù)字化管理在企業(yè)后勤系統(tǒng)中的應用展開簡要分析，主要介紹了在后勤辦公系統(tǒng)、供電監(jiān)控與給水監(jiān)控系統(tǒng)、綜合服務熱線管理系統(tǒng)中的相關(guān)應用。

關(guān)鍵詞：信息化；數(shù)字化；辦公信息系統(tǒng)

前言：

信息化和數(shù)字化在現(xiàn)代管理方式當中具有重要作用，在各個領(lǐng)域都有所應用，如工業(yè)生產(chǎn)中的設備管理與控制、金融管理中的微機化管理等。在企業(yè)運營過程當中，后勤是企業(yè)的保障，為企業(yè)的健康運營與發(fā)展提供諸多支持力量，因此，創(chuàng)新企業(yè)后勤系統(tǒng)的管理方式，將數(shù)字化與信息化應用其中，從而有效提升企業(yè)管理效率。

1.在企業(yè)后勤辦公系統(tǒng)中的應用

企業(yè)后勤辦公系統(tǒng)中應用信息化與數(shù)字化管理，主要是依托公司整體的辦公信息系統(tǒng)。構(gòu)建完備的后勤辦公信息系統(tǒng)，能夠為后勤管理各個部門之間的信息交流提供更加便捷、有效的平臺，管理層向基層管理部門以郵件、文件等形式，通過平臺發(fā)布系統(tǒng)，及時傳遞管理意見與工作思想，確保企業(yè)后勤各個部門的緊密聯(lián)系，使文件傳達更加高效。

建立完善的綜合管理體系，并結(jié)構(gòu)建信息發(fā)布平臺，管理體系在構(gòu)建過程中應以質(zhì)量管理、環(huán)境管理、職業(yè)安全監(jiān)控管理以及測量管理作為體系核心內(nèi)容，并以此不斷改進、完善體系。在后勤辦公信息系統(tǒng)的運行過程中，會面臨文件改版或更新等問題，為保障系統(tǒng)運行的流暢性，構(gòu)建信息發(fā)布平臺，將文件發(fā)布獨立于管理體系。信息發(fā)布平臺的構(gòu)建，也在一定程度上提升了文件更新與執(zhí)行的效率，維護了管理體系的時效性與可靠性[1]。

工作流程與檔案的規(guī)范化管理。在工作流程與檔案管理部分，應用信息化和數(shù)字化管理，對提升后勤管理工作效率具有重要意義，尤其在大型企業(yè)當中，涉及到企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)歷年產(chǎn)品相關(guān)文件、員工管理信息等多種檔案類型，檔案數(shù)量也較為龐大。在大型企業(yè)當中，企業(yè)各部分的工作相互獨立，但也相互連接，通過信息化和數(shù)字化管理，利用信息發(fā)布平臺，不但能將企業(yè)運作的各個環(huán)節(jié)進行緊密聯(lián)系，還能實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化、規(guī)范化管理，方便各個部門的相關(guān)查閱工作。在檔案規(guī)范部分，可將其進行有效分類，簡化查閱過程。

2.在企業(yè)后勤供電、給水監(jiān)控系統(tǒng)中的應用

企業(yè)運作過程中的電能供應是企業(yè)能量消耗的重要部分，特別是生產(chǎn)類企業(yè)當中，各類生產(chǎn)設備、常備用電設施等，用電負荷極大，針對這一部分的管理，傳統(tǒng)巡檢及維護的管理方式，管理難度較大，管理效果也并不明顯。為有效解決這一問題，一些大型企業(yè)引進了電力供應遠程監(jiān)控系統(tǒng)，具備遙測、遙控、遙信與遙調(diào)四項監(jiān)控功能。

充分利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)與現(xiàn)代信息技術(shù)，對企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)設備、正常用電設備運行等的高壓變電站進行綜合監(jiān)控，實現(xiàn)集中管理；與此同時，利用原有網(wǎng)絡監(jiān)控系統(tǒng)，進行設備運行狀態(tài)與安全防范等內(nèi)容進行有效監(jiān)控，達到實時監(jiān)控、有效監(jiān)控的管理要求，從而提升管理工作效率，降低后勤管理的人工成本，并在一定程度上加強了企業(yè)用電的安全性。通過供電監(jiān)控系統(tǒng)，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的用電管理，同時還能對管理指標的執(zhí)行狀況進行實時監(jiān)控，并具備費用結(jié)算與數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等多項功能，從而為企業(yè)內(nèi)部各個運作環(huán)節(jié)、各個部門的電量管理提供了必要條件。

應用信息化和數(shù)字化管理，構(gòu)建給水監(jiān)測系統(tǒng)，使后勤管理相關(guān)部門對企業(yè)內(nèi)部用水狀況隨時監(jiān)控。在檢測系統(tǒng)當中，具有完備的智能化數(shù)據(jù)分析功能，該功能能夠自動進行自來水漏失與用水異常情況進行分析與識別，促使管理人員能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部給水設施出現(xiàn)的跑、滴、漏、冒等現(xiàn)象，綜合分析并決策。

3.在企業(yè)后勤綜合服務熱線管理系統(tǒng)中的應用

企業(yè)后勤對企業(yè)內(nèi)部的各項物業(yè)服務項目負責，如電、氣的供應與維修、綠化、保潔、設施維修、建筑維修等。服務范圍廣、服務內(nèi)容較為繁雜，多種事務糾纏在一起，管理難度極大。因此，為及時發(fā)現(xiàn)各項管理職能的有效實現(xiàn)，建立綜合服務熱線管理系統(tǒng)，利用系統(tǒng)中的錄音功能，對接聽調(diào)度員的工作態(tài)度、處理方式進行錄音監(jiān)聽，從而對其工作質(zhì)量進行有效評價，及時提出整改意見；另外，利用管理系統(tǒng)對需要處理的事務進行登記記錄，并跟蹤處理結(jié)果，實現(xiàn)崗位責任、崗位權(quán)、利的一一對應，在規(guī)范工作流程的同時，也有效提升了主要責任人的主動服務意識[2]。

例如，在進行電、氣維修部分的管理過程當中，針對電、氣報修服務，接到報修電話的同時，就應做好記錄，明確報修時間。在維修服務結(jié)束之后，需要對此次維修任務進行有效分析，通過維修記錄，對曾經(jīng)的維修工作進行分析，了解上次維修時間與人員，分析故障原因，提出有效的日常維護意見，控制故障率。針對此次維修流程，對維修步驟、使用備件、維修結(jié)果以及報修人評價進行綜合記錄，若再次出現(xiàn)故障，方便維修人員了解故障信息。針對企業(yè)后勤管轄范圍內(nèi)的設施維修，通過維修記錄進行維修人員評價，并將其作為員工技能考核的一部分，與薪資、獎金相關(guān)聯(lián)，形成人與物的共同管理模式。由此能夠提升后勤管理人員與工作人員的責任意識，結(jié)合崗位責任制，能夠強化值班人員主管能動性，充分實現(xiàn)企業(yè)后勤管理系統(tǒng)的信息化與數(shù)字化管理價值。

結(jié)束語：

綜上所述，信息化和數(shù)字化管理在企業(yè)后勤系統(tǒng)中的應用，對提升企業(yè)管理效益起到了重要作用。通過有效策略，使信息化和數(shù)字化管理完美融合到企業(yè)后勤系統(tǒng)當中，能夠在時間與空間上全面簡化管理流程，為企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展提供更有效的精神與物質(zhì)保障。因此，拓展信息化和數(shù)字化管理在企業(yè)后勤系統(tǒng)中的應用范圍，能夠進一步加快企業(yè)的發(fā)展進程。

參考文獻：

[1]楊金東.基于J2EE的后勤管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[D].吉林大學，2015.

[2]張雪梅.信息化在企業(yè)精細化管理中的應用——烏海能源公司日清日結(jié)信息管理系統(tǒng)的應用[J].中國商界（下半月），2010，（06）：245+247.[2017-08-02].endprint