基于ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)的高校檔案工作質(zhì)量管理和評估體系構(gòu)建探析

王韶頻

摘 要：該文通過引入ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建高校檔案工作質(zhì)量管理和評估體系模式，并闡述了體系模式中概念、要素，最后提出高校檔案工作質(zhì)量管理和評估體系模式的系統(tǒng)有效性、流程有效性、客戶滿意度等3個層面的實踐路徑。

關(guān)鍵詞：ISO9000 高校檔案 質(zhì)量管理和評估體系

中圖分類號：G644 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）06（a）-0210-02

檔案工作作為高校的一項基礎(chǔ)性工作，存在于整個高校管理大系統(tǒng)中質(zhì)量體系的“記錄”文件，為學(xué)校發(fā)展的發(fā)揮重要作用有時候甚至是“生死攸關(guān)”的作用，如何保證其質(zhì)量和作用，只有通過建立檔案工作質(zhì)量管理和評估體系，并進(jìn)行考核評估、持續(xù)改進(jìn)才能做好。

1 引入ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建高校檔案工作質(zhì)量管理和評估體系模式

1.1 過程管理和全面質(zhì)量管理的理念

ISO9000國際質(zhì)量管理體系之所以能被各行各業(yè)廣泛認(rèn)同，與其有一套完善的、行之有效并普遍適用的管理理論是分不開的，它不僅吸收了系統(tǒng)論、信息論和控制論的思想，而且吸收了全面質(zhì)量管理的精華，融入了社會學(xué)、心理學(xué)、技術(shù)科學(xué)等多學(xué)科的理論和方法，它體現(xiàn)的是一種管理哲學(xué)與普遍規(guī)律。

1.2 以過程為基礎(chǔ)的質(zhì)量管理過程體系模式

從圖1中可以看出，質(zhì)量管理體系的4個過程“管理職責(zé)；資源管理；產(chǎn)品實現(xiàn)；測量、分析和改進(jìn)”彼此相連，最后通過體系的持續(xù)改進(jìn)而進(jìn)入更高的階段。在管理職責(zé)過程中，組織的最高管理者對顧客及其他相關(guān)方做出滿足其要求的承諾，建立相應(yīng)的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，組織策劃和提供為達(dá)到質(zhì)量目標(biāo)所需要的資源。

1.3 高校檔案管理工作的產(chǎn)品與顧客

要建立一套科學(xué)的、符合ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)的高校檔案管理工作質(zhì)量管理和評估體系，首先要正確識別“產(chǎn)品”。高校檔案管理工作，是指收集整理保管好在學(xué)?；顒舆^程中產(chǎn)生檔案，并為學(xué)校、師生及社會提供利用服務(wù)，其工作的根本目的就是為了提供利用。

2 高校檔案工作質(zhì)量管理和評估體系模式要素構(gòu)成

2.1 管理職責(zé)

在ISO9000質(zhì)量管理體系中管理職責(zé)強化領(lǐng)導(dǎo)作用，是指最高管理者為該體系提供充分的保障，包括管理承諾、質(zhì)量方針、職責(zé)權(quán)限與溝通等。在高校檔案工作質(zhì)量管理和評估體系中，管理職責(zé)應(yīng)指學(xué)校最高行政領(lǐng)導(dǎo)直接擔(dān)任或以充分法令形式建立檔案管理工作專門管理機構(gòu)，并指導(dǎo)、建立檔案管理方針，該機構(gòu)可以代表校長職權(quán)做學(xué)校檔案管理工作，制定工作方向、工作基調(diào)、工作方針和工作目標(biāo)。

2.2 資源管理

資源管理是指組織為達(dá)到目標(biāo)所提供有效資源，為實施、保持質(zhì)量管理體系并持續(xù)改進(jìn)其有效性，通過滿足顧客要求，增強顧客滿意，包括人力資源、基礎(chǔ)設(shè)施和工作環(huán)境3個方面。高校檔案管理中，要有一個精通業(yè)務(wù)、愛崗敬業(yè)的專職檔案員隊伍和一個懂業(yè)務(wù)、踏實干的兼職檔案員隊伍，并堅持開展業(yè)務(wù)知識、意識、能力的培訓(xùn)，在檔案工作系統(tǒng)中按不同的職責(zé)分工協(xié)作，完成好各項工作任務(wù)。

2.3 產(chǎn)品實現(xiàn)

產(chǎn)品實現(xiàn)是指為實現(xiàn)產(chǎn)品而進(jìn)行的策劃、設(shè)計開發(fā)、采購、生產(chǎn)等環(huán)節(jié)。在高校管理中應(yīng)指兩個層面：一是為實現(xiàn)檔案利用服務(wù)所進(jìn)行的具體檔案形成的相關(guān)規(guī)范，如學(xué)校檔案管理分類方案，各類業(yè)務(wù)檔案的工作規(guī)范、歸檔范圍和保管期限表，檔案收集、保管、利用等規(guī)章制度；二是檔案管理過程流程圖，包括檔案收集/征集、整理、保管、開發(fā)、利用各個環(huán)節(jié)（如圖2）。

3 高校檔案工作質(zhì)量管理和評估體系模式實踐路徑

3.1 系統(tǒng)有效性審核

系統(tǒng)的有效性審核是指對高校檔案質(zhì)量管理和評估體系的系統(tǒng)審核，即在本系統(tǒng)的體系模式要素有沒有達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，“管理職責(zé)、資源管理、產(chǎn)品實現(xiàn)”是否都做到位了，具體來說包括領(lǐng)導(dǎo)有沒有重視，領(lǐng)導(dǎo)有沒有授權(quán)，有沒有完整的檔案工作組織機構(gòu)架構(gòu)，有沒有提供必要的人力、物力、財力支持，有沒有提供必要的工作環(huán)境、設(shè)備，這些都可以看成是為完成檔案提供利用的前提條件。

3.2 流程有效性審核

流程的有效性審核是指對高校檔案質(zhì)量管理和評估體系中流程和具體檔案整理質(zhì)量的審核，即在檔案整理的過程中，有沒有按相關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)范要求，在流程過程中有沒有銜接好等。可通過編制內(nèi)審檢查表來審核流程的有效性，檢查表來源于《質(zhì)量手冊》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書》。

3.3 客戶滿意度調(diào)查

顧客滿意作為對質(zhì)量管理體系績效的一種測量，組織應(yīng)監(jiān)視顧客關(guān)于組織是否滿足其要求的感受的相關(guān)信息，并確定獲取和利用這種信息的方法。學(xué)校、師生、校友、社會對檔案的利用是高校檔案工作的最終目的，因此他們的滿意度反饋為檔案工作下一步工作提供決策基礎(chǔ)和依據(jù)，是不斷改進(jìn)高校檔案工作質(zhì)量和評估體系中的基礎(chǔ)和依據(jù)。檔案管理機構(gòu)可根據(jù)實際工作情況合理設(shè)計顧客滿意度調(diào)查情況表，通過分析數(shù)據(jù)來不斷改進(jìn)工作。

參考文獻(xiàn)

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[2] 曹玉.基于ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的綜合檔案館質(zhì)量管理體系構(gòu)建分析[D].哈爾濱：黑龍江大學(xué)，2012.