探討高校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

莫萍

【摘要】隨著社會的變化與發(fā)展，對于高校的檔案管理工作提出全新的要求。因此，高校應(yīng)當(dāng)提高對檔案管理工作的重視，深入的研究檔案管理工作中面臨的主要問題，積極的采取有效的解決措施，為檔案管理工作質(zhì)量提供重要保障。

【關(guān)鍵詞】高校檔案 管理工作 創(chuàng)新策略

隨著高校的進(jìn)步與發(fā)展，以往的檔案管理模式暴露出眾多的問題，影響著檔案管理工作的順利進(jìn)行。因此，高校應(yīng)當(dāng)重視創(chuàng)新檔案管理工作方式，進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

一、高校檔案管理工作面臨的主要問題

（一）落后的管理方式

現(xiàn)階段，大部分高校未能夠提高對檔案管理工作的重視，未能夠形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，具體而言，包括以下幾點(diǎn)內(nèi)容，一是學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作缺乏足夠的重視，無論是機(jī)構(gòu)設(shè)置，還是經(jīng)濟(jì)投入方面，都無法滿足目前檔案管理工作的需求；二是全校教職工未能夠從思層面上重視檔案管理工作，無法及時地歸檔部分的文件資料，導(dǎo)致各個科室檔案資料的存放過于分散，以至于造成檔案積壓與丟失等問題，給高校檔案的完整性帶來嚴(yán)重的不利影響；三是現(xiàn)階段，高校在開展檔案管理工作過程中，依舊采用落后的管理方式。然而，傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式存在較多的缺點(diǎn)，不僅勞動量較大，而且需要花費(fèi)較多的時間。各種因素的影響下，阻礙著高校的檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（二）管理人員素質(zhì)有待提升

現(xiàn)階段，我國高校的檔案管理工作人員隊(duì)伍數(shù)量上比較充足，且學(xué)歷層次有所提升，能夠滿足日常的檔案管理工作。然而，部分檔案管理工作人員并非是科班出身，對于專業(yè)檔案管理知識了解較少，檔案業(yè)務(wù)的能力也有待提升。由于缺乏高素質(zhì)的檔案管理工作人員，導(dǎo)致檔案管理工作一直得不到深化。近些年，科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，相應(yīng)的為檔案工作是配備現(xiàn)代化的管理軟件與設(shè)備設(shè)施。然而，由于檔案管理工作人員缺乏使用與操作新技術(shù)的經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)到難以在檔案管理工作中推廣使用新技術(shù)，無法進(jìn)一步的細(xì)化檔案卷級與文件等，檔案管理工作中未能夠發(fā)揮出信息技術(shù)的作用。

（三）數(shù)字化建設(shè)有待加強(qiáng)

當(dāng)前，高校檔案主要是紙質(zhì)文件的形式，相對來說類似于光盤、錄音等數(shù)字化的檔案形式較少。然而，近些年網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與聲像技術(shù)快速的發(fā)展，如何實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化，成為高校檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)思考的問題。然而，高校檔案管理數(shù)字化的建設(shè)中受到多種因素的阻礙，如第一，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)缺乏對數(shù)字化檔案管理足夠的認(rèn)識；第二，學(xué)校存在經(jīng)費(fèi)不足與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不配套等問題，使得高校檔案管理工作一直停滯不前，影響著高校檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（四）安全管理模式問題

在檔案管理工作中，最為重要的是檔案安全管理，引起相關(guān)部門的廣泛關(guān)注，相應(yīng)的制定出各種制度與監(jiān)督檢查方案。高校檔案室應(yīng)當(dāng)相應(yīng)的配備各種檔案安全保護(hù)設(shè)備以及器材等，如第一，自動報警設(shè)施；第二，防火設(shè)施；第三，消毒設(shè)施等，尤其是針對于部分的重要檔案文件，采用異地備份管理方式，避免造成丟失重要的檔案資料。近些年，隨著檔案的信息化建設(shè)不斷的發(fā)展，對于現(xiàn)階段的發(fā)展來說，以往的安全管理模式已不相適應(yīng)。安全問題在數(shù)字化檔案管理中日益凸顯，比如計算機(jī)病毒等，嚴(yán)重影響著高校檔案安全管理工作的順利進(jìn)行。

二、高校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）采用現(xiàn)代化的管理方式

高校在開展檔案管理工作過程中首要完成任務(wù)是提高對檔案管理工作的重視，構(gòu)建統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。因此，高校在創(chuàng)新管理模式的過程中，應(yīng)當(dāng)完善目標(biāo)管理機(jī)制、明確檔案管理的目標(biāo)，開展定期的檢查，完善獎懲制度，認(rèn)真落實(shí)人才選拔與聘用工作。此外，高校檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變落后的思想觀念，不斷的創(chuàng)新管理方式與理念，積極的應(yīng)用現(xiàn)代化管理方式。在檔案管理工作中融入現(xiàn)代化的計算機(jī)技術(shù)，推動檔案管理工作的數(shù)字化，從而實(shí)現(xiàn)資源的共享。

（二）提高檔案人員的素質(zhì)

高校應(yīng)當(dāng)重視對人才的優(yōu)化配置，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，為檔案管理工作注入新鮮血液。與此同時，高校應(yīng)當(dāng)重視為檔案管理人員創(chuàng)造更多的交流機(jī)會，組織檔案管理人員參加定期的培訓(xùn)與繼續(xù)教育，不僅提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，使其能夠熟練的掌握檔案管理工作的基本方式，更要提高對檔案管理人員的法律意識。此外，檔案管理人員自身應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對現(xiàn)代化信息技術(shù)學(xué)習(xí)，在檔案管理工作的進(jìn)行過程中應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，充分的挖掘信息資源，深層次的整合各種檔案信息資源，構(gòu)建檔案的數(shù)據(jù)庫，為檔案管理工作的質(zhì)量與效率提供重要保障。

（三）推進(jìn)檔案的數(shù)字化建設(shè)

高校在進(jìn)行檔案管理的數(shù)字化建設(shè)中，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)率先提高對數(shù)字化檔案建設(shè)的重視，解放思想、與時俱進(jìn)，重視加大對數(shù)字化的檔案管理建設(shè)的投入，配備相應(yīng)的計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)，搭建網(wǎng)絡(luò)平臺，整合檔案信息資源等。與此同時，通過數(shù)字庫資源與網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的應(yīng)用，為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，相應(yīng)的收取部分收益，解決經(jīng)費(fèi)不足的問題，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

（四）建立健全安全管理保障體系

高校的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)始終將安全擺在第一位，因此，對于國家所頒發(fā)的相關(guān)信息安全的法律法規(guī)，高校務(wù)必要嚴(yán)格的執(zhí)行，相應(yīng)的制定關(guān)于電子檔案的安全管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，提升網(wǎng)絡(luò)安全的意識。通過應(yīng)用身份識別認(rèn)證，加密重要文件、異地備份文件以及更新防護(hù)病毒庫等方式，為檔案的信息安全提供重要保障。

結(jié)語：綜上所述，高校的檔案管理工作的開展，需要工作人員多探索、多實(shí)踐、多總結(jié)，不斷的創(chuàng)新檔案管理工作的方式與理念，滿足新時期高校檔案管理工作的需求，充分的發(fā)揮出高校檔案管理為教科研活動提供服務(wù)的作用。

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