怎樣做好高校電子文檔的管理工作的幾點(diǎn)思考

周志華

摘 要：隨著信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)的檔案管理工作都逐漸步入電子化軌道。對(duì)高校檔案管理工作而言，電子文檔包含如文書(shū)檔案、教學(xué)、組織等電子文件以及如學(xué)術(shù)會(huì)議、重要活動(dòng)、重要領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)訪(fǎng)等相關(guān)數(shù)碼相片。多而繁雜的電子文檔對(duì)檔案部門(mén)在接收、整理、保管、利用等方面都提出了更高標(biāo)準(zhǔn)。本文首先論述高校電子文檔的特殊性，然后分析高校電子文檔管理工作的不足，最后著重探討高校電子文檔管理的有效策略。

關(guān)鍵詞：電子文檔；特殊性；管理策略

高校在招生、科研、教學(xué)、管理等過(guò)程中實(shí)施自動(dòng)化辦公，由此形成的具備保存和利用價(jià)值的電子文件信息都屬于電子文檔的歸檔材料[1]。創(chuàng)建高校電子文檔，一方面是為了迎合信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展需求，另一方面也是對(duì)高校建設(shè)和發(fā)展的真實(shí)、完整記錄，對(duì)高校校園實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)有重要促進(jìn)作用。因此，研究如何提高高校電子文檔管理工作的質(zhì)量和效率，為高校的建設(shè)和發(fā)展提供動(dòng)力，極具重要作用和現(xiàn)實(shí)意義。

1 高校電子文檔特殊性

1.系統(tǒng)性。高校電子文檔包含很多數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)又來(lái)源于如教學(xué)、人事、科研、校園電子公務(wù)等多個(gè)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，種類(lèi)繁多、數(shù)量龐大、業(yè)務(wù)復(fù)雜，這就決定了高校電子文檔管理的系統(tǒng)性。同時(shí)，每個(gè)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)里的各個(gè)環(huán)節(jié)又是相互影響和作用的，任何一個(gè)環(huán)節(jié)偏離了管理體制系統(tǒng)性都可能對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作造成影響?？梢?jiàn)，要確保電子文檔的規(guī)范性，就必須將系統(tǒng)化的管理貫穿整個(gè)業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)文檔收集、登記、整理、立卷等所有環(huán)節(jié)的一體化。

2.共享性。高校檔案是對(duì)其建設(shè)與發(fā)展的真實(shí)記錄，對(duì)各個(gè)院校各個(gè)專(zhuān)業(yè)的教育理念、方式、體制、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、周期等都有決定性作用。某一院校某個(gè)專(zhuān)業(yè)的教材、教學(xué)大綱和計(jì)劃除了可以連續(xù)多年運(yùn)用在同一院校相同專(zhuān)業(yè)的幾屆同年級(jí)教學(xué)活動(dòng)中以外，在其他院校相同專(zhuān)業(yè)的同年級(jí)教學(xué)中也可以適當(dāng)參考借鑒或是直接使用。并且，高校教育的最終目的就是為國(guó)家、為社會(huì)培養(yǎng)人才以及研究創(chuàng)新科研成果，電子文檔記錄的內(nèi)容必然會(huì)被社會(huì)公眾熟知和利用，尤其是各類(lèi)科研課題以及最新科研成果，都會(huì)經(jīng)由電子網(wǎng)絡(luò)傳播出去，幫助學(xué)生們就業(yè)或創(chuàng)業(yè)。這些無(wú)一不體現(xiàn)出高校電子文檔的共享性。

2 高校電子文檔管理工作的不足

在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，高校電子文檔的管理工作勢(shì)在必行，加之，高校電子文檔自身的特殊性，這就更加凸顯了高校電子文檔管理思考的重要性。但就當(dāng)前高校電子文檔的管理工作而言，仍然存在很多不足。具體表現(xiàn)為以下幾方面：1.管理意識(shí)薄弱。未能充分認(rèn)識(shí)到電子文檔管理的重要性，仍然受陳舊思想束縛，認(rèn)為紙質(zhì)文檔才是檔案管理工作的重點(diǎn)，或是潛意識(shí)對(duì)新知識(shí)和技術(shù)存在排斥與抵觸，墨守成規(guī)，不愿學(xué)習(xí)和嘗試。2.管理制度不夠完善。未能全面、深入分析電子文檔管理工作需求，導(dǎo)致制度與實(shí)際工作情況不符，或是制度過(guò)于形式化，未能?chē)?yán)格落到實(shí)處。3.安全與保密存在欠缺。電子文檔雖然更加方便快捷，但其安全性和保密性要求較高，當(dāng)前高校電子文檔管理中在這兩方面仍然欠缺。4.缺乏監(jiān)督反饋機(jī)制，不能及時(shí)接收電子文檔的管理情況，不能及時(shí)查漏補(bǔ)缺，等到問(wèn)題出現(xiàn)后才采取措施，直接影響電子文檔管理工作的質(zhì)量和效率，也間接浪費(fèi)了人力、財(cái)力和物力。

3 高校電子文檔管理工作的策略

（一）強(qiáng)化管理意識(shí)，落實(shí)工作領(lǐng)導(dǎo)

國(guó)家教委在6號(hào)令里的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》第三條有明確提出：高校檔案管理工作對(duì)辦好學(xué)校有重要促進(jìn)作用，各高校必須將檔案管理工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)[2]。電子文檔作為檔案管理中不可或缺的重要構(gòu)成部分，高校更應(yīng)重視。一方面高校應(yīng)積極樹(shù)立較強(qiáng)的電子文檔管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到電子文檔的重要作用及管理意義，另一方面高校領(lǐng)導(dǎo)必須帶頭重視電子文檔管理工作，在人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施和領(lǐng)導(dǎo)上給予大力支持，并積極組織相關(guān)人員對(duì)電子文檔管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入研究，尋找有效的解決辦法。此外，高校領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)將權(quán)力下放，做合理分配，賦予各級(jí)人員相應(yīng)權(quán)力，共同做好電子文檔管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。

（二）完善管理制度，提供工作保障

高校在完善電子文檔管理制度時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1.管理制度必須緊密結(jié)合高校實(shí)際情況。每所高校的建設(shè)和發(fā)展都有其自身的特殊性，形成的電子文檔也有各自的特點(diǎn)，高校在完善電子文檔管理制度時(shí)必須緊密結(jié)合這些特殊性和特點(diǎn)，這樣才能為檔案管理工作提供保障。2.管理制度必須切實(shí)可行。即電子文檔管理制度必須能夠切實(shí)運(yùn)用到實(shí)際管理工作中，并且以簡(jiǎn)單方便、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，這樣管理制度才不會(huì)流于形式，才能真正發(fā)揮作用。3.管理制度應(yīng)具備雙向約束性。即檔案管理制度應(yīng)同時(shí)約束領(lǐng)導(dǎo)者和普通職工，確保領(lǐng)導(dǎo)者的權(quán)威和普通職工的合法權(quán)益都能得到體現(xiàn)，同時(shí)又能約束他們自覺(jué)遵守管理制度。4.管理制度改進(jìn)必須嚴(yán)格執(zhí)行，只有在實(shí)踐中才能檢驗(yàn)出制度是否完善、是否仍需要改進(jìn)。

（三）注重管理工作的安全和保密性

一般而言，通過(guò)電子技術(shù)處理后電子文檔都被保存在硬盤(pán)、磁盤(pán)、光盤(pán)等設(shè)備中，換言之，電子文檔就是數(shù)字信息的集合體，雖說(shuō)便于使用者查詢(xún)、使用和傳遞，但同時(shí)也容易復(fù)制和更改，故必須注重安全防護(hù)和保密工作。具體而言，在電子文檔的生成、保存、傳遞、使用等環(huán)節(jié)都必須落實(shí)保密工作和審查力度，防止保密信息被泄露或公開(kāi)；同時(shí)通過(guò)安裝防火墻、定期殺毒、設(shè)置登錄密碼等方式強(qiáng)化電子文檔的安全性[3]。如學(xué)籍檔案的電子化管理，將學(xué)生個(gè)人檔案公布到網(wǎng)絡(luò)雖說(shuō)便于學(xué)校管理和查詢(xún)，但同時(shí)也增加了學(xué)生信息的泄露風(fēng)險(xiǎn)，這就需要對(duì)學(xué)生信息的安全和保密做如下措施：嚴(yán)格審查信息或是設(shè)置信息查詢(xún)權(quán)限和密碼；對(duì)輸入、輸出及使用三方面加強(qiáng)安全防護(hù)；通過(guò)權(quán)限控制、安裝防火墻、安全代理等方式避免數(shù)據(jù)泄密或丟失等；還應(yīng)將學(xué)籍檔案內(nèi)容定期復(fù)制到硬盤(pán)、磁盤(pán)與光盤(pán)中進(jìn)行備份，實(shí)現(xiàn)同一電子文檔采用多類(lèi)介質(zhì)保存，便于電子文檔內(nèi)容缺損或者丟失后能夠及時(shí)得到補(bǔ)救。

（四）創(chuàng)建電子文檔監(jiān)督反饋機(jī)制

高校應(yīng)結(jié)合電子文檔管理工作的實(shí)際情況和發(fā)展需求，創(chuàng)建切實(shí)可行的監(jiān)督反饋機(jī)制，及時(shí)接收管理工作中的問(wèn)題和不足，以便采取有效防范措施，避免對(duì)電子文檔管理工作造成不利影響。具體而言可從以下方面著手：1.設(shè)置電子文檔信息監(jiān)督反饋機(jī)構(gòu)或部門(mén)，指定校級(jí)或是院系級(jí)檔案信息管理監(jiān)督人員，定期核對(duì)檢查電子文檔。2.創(chuàng)建電子文檔信息反饋鏈，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)反饋給院系有關(guān)部門(mén)或人員，拓展電子文檔的管理范圍。3.明確監(jiān)督反饋人員的職責(zé)權(quán)限和責(zé)任追究制度，促使每位人員嚴(yán)格開(kāi)展工作，不濫用職權(quán)，不相互推諉責(zé)任。4.注重人員素質(zhì)及能力的培養(yǎng)和提升。電子文檔管理工作最終也需要人員去操作，因此高校必須注重對(duì)相關(guān)人員能力和素質(zhì)的考核與培養(yǎng)，提高他們的職業(yè)素養(yǎng)和技能。如組織相關(guān)人員定期參加培訓(xùn)、提供實(shí)踐機(jī)會(huì)、提供交流平臺(tái)、月度或季度考核等。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，電子文檔的出現(xiàn)是必然發(fā)展趨勢(shì)。高校電子文檔涵蓋內(nèi)容多且繁雜，具備系統(tǒng)性和共享性的特點(diǎn)，因此在開(kāi)展管理工作的過(guò)程中應(yīng)緊密結(jié)合這些特點(diǎn)。本文對(duì)高校電子文檔的特殊性做了簡(jiǎn)單論述，并就當(dāng)前管理工作現(xiàn)狀提出了一些不足和配套的解決措施。但在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，必須正視存在的問(wèn)題和不足，善于發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題，并結(jié)合具體情況和實(shí)際需求做適當(dāng)調(diào)整和改進(jìn)，或是探索新的管理策略，這樣才能有效確保電子文檔管理工作的質(zhì)量和效率，才能為高校的建設(shè)和發(fā)展提供有力支撐。

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