試論如何提升檔案管理效能

于海燕

摘 要：在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，對(duì)于企業(yè)內(nèi)檔案管理工作直接提出了全新的要求，當(dāng)前絕大多數(shù)企事業(yè)單位內(nèi)所開(kāi)展的檔案管理工作，依然停留在以往傳統(tǒng)檔案管理的狀態(tài)，這種狀態(tài)的管理難以切實(shí)滿足當(dāng)今經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下社會(huì)各行業(yè)對(duì)檔案管理工作所提出的要求。因此，這就必須從檔案管理的制度方面入手，以提高檔案管理的效能為主要目標(biāo)。本文針對(duì)如何提升檔案管理的效能進(jìn)行分析，為此推出幾點(diǎn)建議以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)事業(yè)單位；檔案管理；效能

檔案管理工作屬于企事業(yè)單位當(dāng)中極為重要的組成部分，其本身也是保障和提升企業(yè)事業(yè)單位工作效率及質(zhì)量的重要條件。主要是因?yàn)橐惶卓茖W(xué)規(guī)范化的管理檔案本身是衡量單位管理水平的重要指標(biāo)。這就要求企事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員，必須認(rèn)真仔細(xì)的開(kāi)展檔案的整理、收集、利用及管理等多個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容，并且保持在實(shí)踐當(dāng)中進(jìn)行總結(jié)，由此來(lái)尋求其中的主要規(guī)律，這樣才能切實(shí)有效的提升企業(yè)事業(yè)單位的檔案管理效能，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理運(yùn)營(yíng)的有序發(fā)展。

1 檔案管理效能提升內(nèi)涵分析

檔案管理工作是一個(gè)比較籠統(tǒng)的概念，其具體是事業(yè)單位檔案部門對(duì)檔案實(shí)體及信息實(shí)施管理，并在此基礎(chǔ)上推出檔案利用服務(wù)的多項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的全稱，并且檔案管理本身也是國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展的基本組成要素[1]。在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢(shì)下，檔案管理工作真正面臨了全新的改革局面及發(fā)展挑戰(zhàn)，因此切實(shí)有效提升檔案管理工作的效能直接成為構(gòu)建和諧社會(huì)及檔案事業(yè)發(fā)展的必然需求。檔案管理工作的科學(xué)化開(kāi)展幫助我們更好的了解了國(guó)內(nèi)外的發(fā)展形勢(shì)，并且對(duì)我國(guó)的發(fā)展?fàn)顩r起到了真正快速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)及全面的掌控，真正為我國(guó)發(fā)展目標(biāo)的制定提供良好的現(xiàn)實(shí)依據(jù)。只有在此背景下，緊跟信息化時(shí)代發(fā)展的潮流，這樣才能持續(xù)不斷的提升檔案管理的效能水平，從而真正促使檔案管理工作的規(guī)范科學(xué)化發(fā)展，最終符合時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出的要求，達(dá)到檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的最終目標(biāo)。

2 當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)存問(wèn)題分析

2.1 檔案管理認(rèn)知模糊

目前，絕大多數(shù)企事業(yè)單位開(kāi)始深刻認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作的重要性，并且開(kāi)始在此基礎(chǔ)上不斷的完善內(nèi)部檔案管理來(lái)促使其服務(wù)自身。但是在實(shí)際的管理工作當(dāng)中，依然有大多數(shù)企事業(yè)單位因?yàn)樽陨戆l(fā)展的局限性問(wèn)題，因此對(duì)檔案管理工作缺乏相應(yīng)的科學(xué)認(rèn)識(shí)，對(duì)企事業(yè)單位檔案管理工作重視度不足，比如將檔案管理當(dāng)作人事檔案或者其他方面的檔案實(shí)施保管，因此對(duì)單位檔案嚴(yán)重缺乏科學(xué)全面化、科學(xué)化的管理，從而直接導(dǎo)致企業(yè)檔案表現(xiàn)出零亂、分散、雜亂的情況，這就和社會(huì)檔案的集中、優(yōu)質(zhì)及系統(tǒng)和廣泛的管理要求相矛盾，這就難以有效滿足經(jīng)濟(jì)背景下檔案利用及對(duì)檔案信息的利用需求并且也不利于檔案管理的可持續(xù)性目標(biāo)。

2.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低

檔案管理工作本身是一項(xiàng)專業(yè)性非常強(qiáng)的工作類型，因此檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平直接對(duì)檔案管理的質(zhì)量及效率造成影響。當(dāng)前，絕大多數(shù)企業(yè)內(nèi)檔案管理人員均存在專業(yè)水平不足、業(yè)務(wù)能力偏低的情況，甚至有很多企事業(yè)單位普遍對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，存在一定的偏差，表現(xiàn)出明顯的不重視情況，缺乏專門的檔案管理人員及機(jī)構(gòu)。特別是在一些中小型企事業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理通常都是其他職位的附屬類工作，其中多數(shù)從業(yè)人員并沒(méi)有接受專業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，只是單純的將檔案類型劃分歸入檔案盒內(nèi)實(shí)施保管，忽視檔案資料的完善收集，極不利于檔案完整性和真實(shí)性的維持，對(duì)檔案管理水平造成非常嚴(yán)重的影響。

2.3 檔案管理制度不完善

一套完善的檔案管理制度是保障企事業(yè)單位內(nèi)，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)專人專職、有法可依的重要前提[2]。當(dāng)前多數(shù)單位內(nèi)嚴(yán)重缺乏一套行之有效的、極具可操作性的、科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度，因?yàn)槎鄶?shù)檔案管理工作都處于一種混亂的狀態(tài)，相關(guān)檔案管理工作并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)專人專管的合理局面，多數(shù)都是由于人員的素養(yǎng)及穩(wěn)定性問(wèn)題，直接致使企業(yè)檔案管理問(wèn)題產(chǎn)生，這就極大的影響了檔案管理信息的完整和連續(xù)性。此外，有的檔案管理人員工作態(tài)度極其懶散，嚴(yán)重缺乏積極性，其檔案管理工作持續(xù)堆積，管理的效率嚴(yán)重不足，這樣極不利于企業(yè)檔案管理的開(kāi)展，很難切實(shí)有效的滿足人們對(duì)檔案信息的發(fā)展需求。

2.4 檔案管理設(shè)施不足

檔案管理工作的開(kāi)展，都要求具備良好管理?xiàng)l件設(shè)施，其中必備的硬件設(shè)施是保障檔案資料安全、完整性的重要前提。然而，當(dāng)前仍然有大多數(shù)企業(yè)并沒(méi)有設(shè)立出專門專用的檔案設(shè)備及檔案室等，有的企業(yè)內(nèi)檔案室條件非常簡(jiǎn)陋，一些基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備并不齊全，甚至在檔案室內(nèi)環(huán)境潮濕、狹窄，一些發(fā)霉、蟲(chóng)蛀及被盜的情況非常普遍，這就很不利于檔案安全完整性。并且多數(shù)單位也并沒(méi)真正建設(shè)處獨(dú)屬自身的電子檔案室，檔案管理仍然處于紙質(zhì)檔案管理狀態(tài)，并沒(méi)有充分的利用當(dāng)前的計(jì)算機(jī)處理能力，無(wú)法有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展。

3 檔案管理效能提升舉措

3.1 樹(shù)立全新檔案管理理念

應(yīng)當(dāng)持續(xù)強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的重視程度，以先進(jìn)性的檔案管理理念開(kāi)展檔案管理，這本身是促使檔案科學(xué)、規(guī)范，實(shí)現(xiàn)管理效能提升的重要保障。這就需要從領(lǐng)導(dǎo)自身做起，應(yīng)當(dāng)在此基礎(chǔ)上，持續(xù)不斷的強(qiáng)化員工們對(duì)當(dāng)今形勢(shì)下檔案管理的科學(xué)化認(rèn)識(shí)，這樣才能真正促使全體人員深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要程度。只有領(lǐng)導(dǎo)自身樹(shù)立正確理念，將檔案管理列入重要工作范圍，這樣才能切實(shí)在人力、物力及財(cái)力方面作出有效的支撐，最終保障檔案管理工作的有序進(jìn)行，真正符合當(dāng)代社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案信息的真實(shí)需求。這就要求應(yīng)當(dāng)采用檔案管理的技能型人才，并且重視對(duì)此類人才的持續(xù)教育及培訓(xùn)工作。同時(shí)在財(cái)力、物力方面，還要求應(yīng)當(dāng)完善檔案管理?xiàng)l件，切實(shí)做好采購(gòu)、維護(hù)及管理工作。

3.2 大力提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平

因?yàn)闄n案管理人員本身素質(zhì)直接對(duì)檔案管理效能提升起到較為關(guān)鍵的作用。近幾年信息技術(shù)發(fā)展迅速，并且在檔案管理當(dāng)中獲得了有效的應(yīng)用及發(fā)展，這就直接對(duì)檔案管理人員的知識(shí)、業(yè)務(wù)及管理能力等提出更高的要求。因此，這就要求企業(yè)方面必須充分重視對(duì)檔案管理人員的教育工作，并由此構(gòu)建出完善的教育管理體制及相關(guān)激勵(lì)制度。并且要求切實(shí)從實(shí)際角度出發(fā)，結(jié)合多項(xiàng)不同的崗位、層次、渠道及形式需求，來(lái)對(duì)檔案人員實(shí)施有效的培訓(xùn)，這樣才能切實(shí)有效的提升的檔案管理人員的專業(yè)技能、知識(shí)及業(yè)務(wù)能力，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)企事業(yè)檔案內(nèi)檔案管理工作的科學(xué)化、信息化及現(xiàn)代化目標(biāo)[3]。

3.3 構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理制度

科學(xué)規(guī)范化的檔案管理制度是保障企事業(yè)單位內(nèi)檔案管理效能提升的重要基礎(chǔ)，在制度建設(shè)過(guò)程中，要求必須科學(xué)規(guī)范化的建設(shè)，要堅(jiān)持實(shí)事求是、簡(jiǎn)明實(shí)用的原則，保持整個(gè)過(guò)程責(zé)任明確、獎(jiǎng)懲分明。因此這就需要建立起來(lái)相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，要不斷深入細(xì)化監(jiān)管考核制度，不斷加深和強(qiáng)化檔案管理人員的認(rèn)知水平。這樣才能促使企事業(yè)單位檔案管理效能獲得持續(xù)的提升。

3.4 配備完善檔案管理設(shè)施

當(dāng)今時(shí)代發(fā)展，直接促使檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變，使得檔案管理工作及水平不斷進(jìn)步。當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)獲得前所未有的普及，但是普及推廣之后，且很容易致使一些傳統(tǒng)化的文件載體開(kāi)始持續(xù)消失。因此，就很有必要不斷加快檔案管理的自動(dòng)化、電子化發(fā)展進(jìn)程。主要是信息檔案的建設(shè)，真正有效的解決了紙張檔案保管的最大弊端，直接促使檔案信息的高度共享轉(zhuǎn)變。此外，在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)構(gòu)建相應(yīng)的電子檔案室，通過(guò)現(xiàn)代化的通訊技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變，有利于企事業(yè)單位檔案管理的效能提升。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展，促使人們高度認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要程度，不但有些的促進(jìn)了檔案事業(yè)的發(fā)展，同時(shí)直接給檔案管理工作帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)。當(dāng)今經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式的缺陷問(wèn)題越來(lái)越明顯，難以有效的適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)對(duì)檔案信息的使用需求。因此就必須構(gòu)建出完善的檔案管理制度，這是檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)發(fā)展方向。

參考文獻(xiàn)

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