黃力彤

摘 要：中學檔案是國家檔案的組成部分，切實把中學檔案管好，對發(fā)展我國的教育事業(yè)具有重要的作用，但一個學校的檔案數(shù)據(jù)極其復(fù)雜，用傳統(tǒng)的方法對其進行管理并非易事。數(shù)字化時代的到來，現(xiàn)代電子技術(shù)的廣泛應(yīng)用以及信息化建設(shè)在學校發(fā)展中的逐步推廣，國內(nèi)中學的學校管理工作也逐漸走入國際化從而開展了檔案電子信息化建設(shè)。本文闡述了中學檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并指出了實施的途徑。

關(guān)鍵詞：中學檔案管理；信息化建設(shè)；策略

隨著我國經(jīng)濟水平的不斷提升，信息科學技術(shù)的更新?lián)Q代速度也逐步提升，我國社會也正在逐步走進信息化時代。檔案管理作為中學學校管理工作的一個不可缺少的環(huán)節(jié)，是提高學校工作效率和進行教育教學改革的必要條件，也是衡量一所學校管理和教育教學工作水平的標志。隨著我國經(jīng)濟水平的不斷提升，信息科學技術(shù)的更新?lián)Q代速度也逐步提升，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作和檔案室功能都發(fā)生了變化，校園趨向于進行信息化和數(shù)字化的發(fā)展模式。在這樣的時代背景之下，實施中學檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了檔案管理的未來發(fā)展趨勢。

1 中學檔案管理信息化建設(shè)的重要性

加強中學檔案管理的信息化建設(shè)已成為時代發(fā)展的必然趨勢。如何有效地利用和發(fā)揮電子信息技術(shù)在中學檔案管理中的功用，成為加快中學信息資源建設(shè)的重要課題，學校領(lǐng)導及檔案管理人員必須對此給予高度重視。

（1）互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，使我們生活中的各方各面都離不開計算機的幫助。我們現(xiàn)在生活在市場經(jīng)濟的時代，競爭壓力大，誰能夠取得先機，誰就能獲得成功，如果學校能夠想在未來的發(fā)展中越走越好，那么就需要積極的跟進時代的步伐，順應(yīng)時代的要求。

（2） 學校的檔案信息可以使學校的決策者更加清楚的知道學校具體狀況，以此來制定學校的發(fā)展戰(zhàn)略。而在我們傳統(tǒng)的檔案建設(shè)工作中，我們需要花巨大的時間和精力去整理這些檔案，而且在尋找我們需要的檔案時也不是那么容易的。那么在建立學校檔案信息化之后，老師或者學校的決策者想要獲取檔案就是非常方便的了。可以隨時隨地的獲取自己所需要的信息，來加強對學校的基本情況的認識，以此來做好學校工作的相關(guān)決策。這樣，當學校需要合適的機會的時候，就可以把握住機會，然后當學校遇到問題的時候，就也能及時的知道問題出在什么地方。

（3）可以提高相關(guān)工作者的工作的效率，進而提高學校的辦公效率。學校的檔案里，一般主要包括學生、教師的基本信息，學校在平時的教學活動和日常管理的過程中形成的一些有價值的文案等等的。這些檔案對學校，對個人的發(fā)展都是極為重要的。但是現(xiàn)在的大部分學校采取的是傳統(tǒng)的檔案管理方式，可以利用這些檔案的人是非常少的，而且查看過程極其麻煩，所以這些檔案所能夠創(chuàng)造的價值就非常的小，而這絕對是檔案管理者所不愿意看到的。當學校對學校的檔案進行信息化建設(shè)后，不但能夠使相關(guān)人員的工作效率得到提高，而且還可以推動學校在教育事業(yè)方面的更好的發(fā)展。這一檔案的信息化建設(shè)，對于學校來說，是有重大意義的。

2 提高中學檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

檔案管理信息化是一項需要運用多種學科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工作，本文從以下幾方面對如何實施這一工作進行簡要的闡述。

2.1 加強中學檔案管理的服務(wù)意識

增強檔案意識是做好中學檔案工作的前提，強化中學檔案管理，不能僅僅要求檔案管理專員加強服務(wù)，而應(yīng)當從全員入手，要求學校的各個崗位、各個部門都通力配合，樹立全員檔案意識，協(xié)助檔案管理專員做好檔案管理工作。首先檔案管理在學校工作中的重要性，應(yīng)當?shù)玫街袑W教職工的認同，要徹底擯棄檔案工作可有可無的思想，要將檔案工作當成重要的中學管理任務(wù)來執(zhí)行。其次，中學檔案管理與各個職能部門之間的協(xié)作關(guān)系應(yīng)當明確。檔案管理的根本是為了各個部門之間傳遞、儲存信息服務(wù)的，是大家儲存信息、利用信息的手段和窗口。檔案管理辦公室應(yīng)當定期給各個部門或教職工培訓檔案歸檔和檔案收集的講座，使大家了解檔案管理員的工作職責，和大家主動提交檔案的意識。

2.2 提高檔案標準化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件雜亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案管理信息化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首先要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案信息化建設(shè)，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

2.3 提高檔案原件的準備工作

從現(xiàn)有的技術(shù)條件和需求出發(fā)，信息化管理在學校檔案工作中的應(yīng)用，主要是編目和檢索兩個方面。要實現(xiàn)這兩方面的應(yīng)用，必須首先對檔案文件進行預(yù)處理，它包括：

（1）依據(jù)檔案文件或案卷的內(nèi)部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個信息摘出，制成檔案的二次文獻卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個對文件或案卷的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程稱作著錄。著錄是信息輸入計算機的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質(zhì)，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術(shù)尚不能應(yīng)用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻，輸入計算機，實現(xiàn)非全文的線索檢索。著錄質(zhì)量的高低，直接影響到檢索結(jié)果的好壞。

（2） 通過對檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內(nèi)容，并用規(guī)范化的主題詞，將其主題內(nèi)容表達出來。這樣一個用主題詞來標識文件或案卷的主題內(nèi)容的過程稱為主題標引。檔案檢索的全過程包括檔案信息的存貯和檢索兩個方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統(tǒng)；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統(tǒng)來查找所需的檔案。當存貯檔案信息時，檔案標引人員要把檔案文件的主題內(nèi)容分析出來，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個概念標識出來。然后，納入檢索工具和檢索系統(tǒng)。當檢索檔案時，檔案檢索人員也應(yīng)首先對檢索的課題進行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉(zhuǎn)換成主題詞。

（3）檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。首先學校需要有一個大容量的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，可以容納學校在整個發(fā)展中，所有的檔案信息，這樣我們以后才能更加清楚具體的了解學校的歷史，以及他的發(fā)展歷程。而且這個數(shù)據(jù)庫，需要我們不斷的完善和發(fā)展，需要消耗我們的財力與物力。其次，這個數(shù)據(jù)庫可以全校共享，使得每一個人都可以更加的了解學校。設(shè)置不同的等級，使得老師，同學，領(lǐng)導享有的信息是不同的。但是又都能使得他們獲得他們所需要的信息。這就需要我們引進相關(guān)的人才。然后就是數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)必須要是方便可靠的，使得我們能夠方便，輕松的獲取我們想要的信息。這樣我們才可以為我們的學校的發(fā)展做出更好的貢獻。

2.4 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

中學檔案管理信息化建設(shè)一個系統(tǒng)的工程，每一個環(huán)節(jié)度非常重要，這不僅僅是是實現(xiàn)學校管理水平的一個項目，同時也是為了適應(yīng)現(xiàn)代化中學信息化與智能化管理全面構(gòu)建與發(fā)展的而存在的。在進行建設(shè)中學檔案管理信息的過程中，學校的管理層應(yīng)該重視檔案工作著的教育培訓，使得檔案工作者能夠與時俱進，熟練掌握運用各種形式的業(yè)務(wù)學習，不斷提高自身的素質(zhì)，掌握專業(yè)技能和信息化知識。學校應(yīng)該在引進師資的過程中適當調(diào)整檔案管理機構(gòu)的組織設(shè)置，優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)，努力打造一支高素質(zhì)、高層次的復(fù)合型檔案管理隊伍。

3 結(jié)論

總之，學校檔案是學校發(fā)展進程中的必然產(chǎn)物，是學校教育教學活動的記憶載體，是學校文化軟實力的存在形式。然而，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適用于現(xiàn)今隨著社會進步而高速發(fā)展的中學校園，檔案事業(yè)的發(fā)展面臨前所未有的挑戰(zhàn)，幸好，人類已經(jīng)進入信息化社會，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用，中學學校管理工作也逐步使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開展。因此，進行有效的中學檔案管理信息化建設(shè)，逐漸使學校檔案以數(shù)字化的形式、信息化、文件以及檔案都以電子的形式規(guī)范管理，為學校的建設(shè)發(fā)展提供更好的服務(wù)，同時也為科研、教學、管理更好服務(wù)將成為中學學校的目標。

參考文獻

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