信息化執(zhí)法模式下衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案管理思考

黃惠敏

摘 要：衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案對(duì)指導(dǎo)衛(wèi)生監(jiān)督工作起著重要的作用，是衛(wèi)生執(zhí)法的規(guī)范化、合法化最原始的證據(jù)。隨著信息化執(zhí)法工作模式的普及，衛(wèi)生監(jiān)督檔案也應(yīng)順應(yīng)變化。本文從本人多年從事基層衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案的現(xiàn)狀和改革作一些思考和建議。

關(guān)鍵詞：信息化執(zhí)法模式；衛(wèi)生監(jiān)督；檔案；管理；思考

衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案是指各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法實(shí)踐中具有重要保留價(jià)值的原始工作記錄，它能夠真實(shí)、客觀地反映當(dāng)時(shí)行政執(zhí)法過(guò)程是否合法、公開公正，也是管理相對(duì)人是否違反義務(wù)性規(guī)范或者禁止性規(guī)范的有力證據(jù)。

近幾年，隨著省級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督信息系統(tǒng)、地方政務(wù)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)及基層衛(wèi)生監(jiān)督系統(tǒng)開發(fā)利用和移動(dòng)執(zhí)法設(shè)備的使用，傳統(tǒng)的執(zhí)法模式逐漸被信息化的工作模式所代替。相對(duì)于執(zhí)法手段的信息化、現(xiàn)代化，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理相對(duì)滯后，遠(yuǎn)不及執(zhí)法監(jiān)管的快速發(fā)展。本人從事基層衛(wèi)生監(jiān)督所檔案工作多年，對(duì)基層衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案作些思考。

1 基層衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案的現(xiàn)狀

衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案包括行政審核（許可）案卷、行政處罰案卷、日常監(jiān)督文書、投訴舉報(bào)、各類檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告等。檔案整理依據(jù)為《浙江省衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理辦法》（試行）（2006年）和2013年浙江省衛(wèi)生廳、浙江省檔案局聯(lián)合發(fā)文《關(guān)于浙江省衛(wèi)生監(jiān)督行政相對(duì)人檔案整理規(guī)則和行政處罰案件檔案整理規(guī)則的通知》（此通知是對(duì)2006年的行政審核（許可）和行政處罰案件檔案整理規(guī)則的修訂補(bǔ)充）。

1、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏，影響資源收集利用。

由于檔案管理工作作為后臺(tái)性和基礎(chǔ)性的業(yè)務(wù)，監(jiān)督所往往注重專業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)的提高和培訓(xùn)，而忽視檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。一方面檔案員知識(shí)不能得到及時(shí)更新，難以勝任現(xiàn)在數(shù)據(jù)化檔案的管理工作。另一方面，很多業(yè)務(wù)檔案由科室不懂檔案工作的衛(wèi)生監(jiān)督員自行整理歸檔，如日常監(jiān)管檔案實(shí)行“一戶一檔”，缺乏統(tǒng)一規(guī)范，沒有明確專人負(fù)責(zé)制，檔案遺失嚴(yán)重，影響檔案的利用價(jià)值。

2、重執(zhí)法輕檔案，檔案管理滯后，信息化程度較低。

由于普遍存在重業(yè)務(wù)執(zhí)法的現(xiàn)象，衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作信息化程度較高，檔案管理信息化較低。大部分監(jiān)督所檔案管理仍停留在收集實(shí)物檔案階段；沒有建立完整的紙質(zhì)和電子文檔 “雙軌制”管理機(jī)制，紙質(zhì)文檔歸檔規(guī)范，電子文檔則是選擇性歸檔，且歸檔范圍狹窄，辦公無(wú)紙化產(chǎn)生的大量的電子材料沒有納入歸檔范圍；使用中的信息系統(tǒng)、移動(dòng)執(zhí)法終端都沒有設(shè)置檔案模塊，監(jiān)督信息與檔案的同步性差，檔案管理與日常監(jiān)督未能有效結(jié)合。

3、移動(dòng)執(zhí)法模式的到來(lái)，衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作出現(xiàn)新課題。

移動(dòng)執(zhí)法是執(zhí)法信息化管理工作模式的需要，自2015年年底起省基層衛(wèi)生監(jiān)督所全部開始使用移動(dòng)執(zhí)法。衛(wèi)生執(zhí)法人員在現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)法時(shí)使用手機(jī)和藍(lán)牙打印機(jī)現(xiàn)場(chǎng)制作和打印執(zhí)法文書，對(duì)執(zhí)法過(guò)程進(jìn)行全程真實(shí)的記錄。但由于檔案管理未納入系統(tǒng)，以此形成日常監(jiān)督管理的檔案將仍以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，執(zhí)法人員現(xiàn)場(chǎng)既無(wú)法查詢行政相對(duì)人的相關(guān)信息，又不能對(duì)檔案進(jìn)行智能化的統(tǒng)計(jì)分析，影響了監(jiān)督執(zhí)法的效能和對(duì)存在問(wèn)題的判斷。

2 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代基層衛(wèi)生監(jiān)督檔案對(duì)策

1、加強(qiáng)檔案人員知識(shí)更新，完善檔案的管理機(jī)制。

基層檔案人員的業(yè)務(wù)水平，通過(guò)定期參加檔案培訓(xùn)，讓檔案人員既掌握基本技能，又有對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作發(fā)展認(rèn)知。同時(shí)，檔案員開展對(duì)各科室兼職檔案員進(jìn)行檔案法律法規(guī)培訓(xùn)和指導(dǎo)，對(duì)本科室業(yè)務(wù)檔案做到規(guī)范歸檔。其次，由綜合檔案室統(tǒng)一制度，自上到下形成統(tǒng)一的歸檔細(xì)則，明確制度。日常監(jiān)管檔案作為重要憑證的現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)法記錄，應(yīng)納入綜合檔案室，由檔案室建立完整的數(shù)據(jù)，便于查閱和管理，確保檔案資料保管的長(zhǎng)期性和完整性。

2、拓展檔案收集范圍，實(shí)現(xiàn)資源共享的最大化。

加大檔案建設(shè)資金的投入，建立衛(wèi)生監(jiān)督數(shù)字化檔案質(zhì)量管理體系是時(shí)代的需要。擴(kuò)大檔案收集范圍，既重視衛(wèi)生審核檔案、衛(wèi)生行政處罰檔案，又要加強(qiáng)對(duì)日常監(jiān)督文書、投訴舉報(bào)、各類檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告等檔案的收集整理；既要重視紙質(zhì)材料的歸檔，也要對(duì)信息系統(tǒng)形成的各類電子檔案和日常監(jiān)管過(guò)程中產(chǎn)生的錄影、圖片、談話錄音進(jìn)行整合歸檔。數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)，給檔案的搜索、查詢帶來(lái)極大的便利，從而提高利用率。

同時(shí)，加快信息化進(jìn)程，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案“雙軌制”和資源共享，提高現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)法的效率。一是將衛(wèi)生審核檔案、執(zhí)法檔案查閱目錄加入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使借閱者不用到檔案室就能翻閱目錄。特別是相對(duì)復(fù)雜的醫(yī)療機(jī)構(gòu)監(jiān)管，衛(wèi)生監(jiān)督員在現(xiàn)場(chǎng)檢查時(shí)，可以利用移動(dòng)執(zhí)法設(shè)備在該信息系統(tǒng)上進(jìn)行信息核實(shí)，實(shí)現(xiàn)了和醫(yī)療機(jī)構(gòu)資源共享的雙贏。二是做好安全工作。衛(wèi)生監(jiān)督電子檔案的行政處罰案卷，行政審核（許可）案卷、投訴舉報(bào)涉及個(gè)人信息或舉報(bào)人隱私，屬于保密信息，需要加密和安全保護(hù)功能。

3、利用信息平臺(tái)，讓檔案助力“數(shù)字衛(wèi)監(jiān)”、“智慧衛(wèi)監(jiān)”。

在省衛(wèi)生監(jiān)督信息系統(tǒng)和衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管信息平臺(tái)等業(yè)務(wù)信息平臺(tái)加入檔案模塊，系統(tǒng)產(chǎn)生的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)將自動(dòng)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，保證檔案信息的完整性、真實(shí)性，又便于檔案信息資源的交換和共享。

如果移動(dòng)執(zhí)法終端和檔案管理系統(tǒng)信息對(duì)接，現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄、詢問(wèn)筆錄等日常監(jiān)督情況將自行導(dǎo)入，從而開發(fā)衛(wèi)生監(jiān)督綜合檔案（不限于行政相對(duì)人和行政處罰檔案）。執(zhí)法人員執(zhí)法時(shí)，能迅速獲取當(dāng)事人的信息，在現(xiàn)場(chǎng)及時(shí)查詢相對(duì)人的經(jīng)營(yíng)信息、衛(wèi)生許可信息、行政處罰信息，并可以通過(guò)和以往執(zhí)法記錄的對(duì)比，判斷管理相對(duì)人的衛(wèi)生整改情況，第一時(shí)間反饋問(wèn)題并提出整改要求，進(jìn)行有針對(duì)性的監(jiān)督管理。檔案完備了移動(dòng)執(zhí)法終端的現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)法、實(shí)時(shí)查詢、移動(dòng)辦公等功能，使其需要幾個(gè)小時(shí)處理的工作量縮短到了半個(gè)小時(shí)，真正實(shí)現(xiàn)“衛(wèi)生監(jiān)督現(xiàn)場(chǎng)化、行政執(zhí)法透明化、突發(fā)處置快速化”。

參考文獻(xiàn)

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