轉型時期高職院校學生檔案管理的問題及對策分析

劉昕

摘要：伴隨著當前我國高等教育的高速發(fā)展趨勢，高等職業(yè)教育也進入了較好的發(fā)展階段。但是在高職院校的工作實踐當中，也彰顯出其在學生檔案的管理工作方面所具有一些問題。筆者依據(jù)自身多年的教育實踐經(jīng)驗，在本文當中重點闡述了高職院校學生檔案管理工作當中所具有的問題及對策，以期能夠有效的提升學生檔案管理的工作效率與工作質量。

關鍵詞：轉型時期；高職院校學生檔案；管理；問題；對策

在高職院校當中，由于學生檔案與學生就業(yè)息息相關，能夠讓用人單位在招錄學生時客觀全面的了解學生。另外，高職院校在通過對學生檔案深入的分析與研究之后，在高職院校進行教育與教學決策時，學生檔案可作為重要的參考依據(jù)，由于現(xiàn)今有許多高職院校的前身是中專學校，因此在基礎設施方面具有不足之處。近年來，國家較為注重發(fā)展高職教育，并不斷劃撥給高職院校專項教育發(fā)展扶持資金，但是由于現(xiàn)今高職院校辦學規(guī)模不斷拓展的趨勢，直接造成了教育經(jīng)費入不敷出的現(xiàn)象。導致了高職院校投入到檔案建設的經(jīng)費較少，導致了當前高職院校檔案工作出現(xiàn)了發(fā)展滯后的情況。按照本校發(fā)展的現(xiàn)實狀況，筆者對于本校學生檔案管理工作提出了自身的一些見解。

一、高職院校學生檔案管理問題

1、高職院校學生檔案的管理制度不健全。多年來，學生高職院校檔案缺乏必要的管理制度。雖然國家對高職院校學生管理下達了不少文件，如《普通高等學校學生管理規(guī)定》、《學校學生行為準則》、《學校校園秩序管理若干規(guī)定》等對學生的學籍、入學注冊轉學、退學、成績考核、畢業(yè)、獎懲等都作了比較明確的規(guī)定。但其中并沒有涉及高校學生檔案的具體管理，更沒有一項明確專門的規(guī)定。目前大部分高職院校的學生檔案管理比較混亂，管理部門職責不明確：有的是學生處管，有的是系里管，學生的黨團組織檔案又是團委或組織部門管；這些學生檔案也是分散在各系當中。由于學生檔案形成時間周期比較長，從入學登記到畢業(yè)要經(jīng)過幾年的時間，而且檔案材料相對分散，形成檔案管理無序、專業(yè)人員缺乏、各自為政的局面。

2、學生檔案的管理模式及內(nèi)容不規(guī)范。伴隨著我國社會經(jīng)濟高速發(fā)展的趨勢，高職教育也獲得了較好的發(fā)展，出現(xiàn)了許多的高職院校。高職院校出現(xiàn)大都有下述幾類情況：第一、現(xiàn)今的高職院校是由原來的中專學校、技校獨立的直接進行升格；第二、現(xiàn)今的高職院校是由原來的幾所中專學校、技校共同合并辦學進行升格；第三、現(xiàn)今的高職院校是由原來的教育學院或是廣播電視大學進行升格；第四、新設立的高職院校。當前的高職院校具有多元化的辦學來源，在學生檔案在管理的內(nèi)容與形式方面就必然會具有多樣化。因此，在學生檔案在管理的內(nèi)容與形式方面必須具有統(tǒng)一的標準。目前多數(shù)高職院校尚未明確確定規(guī)范的學生檔案的管理內(nèi)容，從而造成學生檔案收集不齊全、管理不規(guī)范、利用不及時的現(xiàn)狀。高職院校學生檔案形成于多個職能部門，來源分散、內(nèi)容豐富是其主要特點。高職院校學生檔案應當包含了學生在校期間的各種表現(xiàn)及相關情況。

3、學生檔案管理未能實施現(xiàn)代化管理。目前還沒有推出一套完整適用、統(tǒng)一規(guī)范的學生檔案管理應用軟件。大多數(shù)高職院校學生檔案管理模式陳舊，仍采取傳統(tǒng)的手工檢索、人工管理和利用模式，檔案從收集到整理、立卷、歸檔大部分都是通過手工操作來完成。計算機錄入案卷的目錄大都處于起步階段，學生檔案的全文錄入以及多媒體數(shù)據(jù)庫還是空白，現(xiàn)代化的計算機管理信息系統(tǒng)，沒有真正建立起來，給檔案信息的開發(fā)利用帶來很大的困難，學生檔案管理體制、管理模式上存在的問題，必然產(chǎn)生了學生檔案的管理落后于形勢發(fā)展的這種狀況，也制約了學生檔案工作標準化、現(xiàn)代化進程，從而限制了學校檔案館服務功能的發(fā)揮。

二、新形勢下學生檔案管理的有效對策

1、建立健全檔案管理制度。高職院校應依據(jù)本校的實際情況來建立健全檔案工作管理制度，來進一步提升檔案工作的實效性。高職院校應設立檔案工作的專門的領導機構，進行網(wǎng)絡化的檔案管理，設立學校檔案室，學校的各個管理部門以及各個院系等，都必須配置兼職的檔案管理員，促進檔案工作的有序進行。檔案工作領導機構必須要注重涉及檔案管理工作當中各方面的問題，對于檔案管理工作進行有效的改進與完善，從而有效的提升高職院校檔案管理工作的實效性。

2、檔案管理工作規(guī)范化。高職院校想要構建起科學合理的檔案管理工作制度，進一步規(guī)范化管理檔案的各項工作。應對各個管理部門以及各個院系的檔案管理工作進行績效考核，對于工作開展較好的部門或是院系，要進行一定的精神或是物質的獎勵。立足于學校實際工作情況，來制定出科學合理的檔案管理制度，從日常的檔案管理、檔案保密、檔案查閱、檔案綜合運用等各個方面都要制定出行之有效的管理制定，讓學校的檔案管理工作充分體現(xiàn)出統(tǒng)一化、規(guī)范化，促進高職院校檔案管理工作的持續(xù)深化。

3、學生檔案信息化的管理。為了能夠高效的管理學校檔案，高職院?？蓪W生檔案進行信息化管理，而要達到此目的，就必須有效的做到下述幾點：第一、應在學校檔案館構建起檔案信息化中心，來對全校電子文件進行規(guī)范化管理。第二、建立本校的官網(wǎng)，并設立檔案信息查詢的網(wǎng)頁，進一步做好學校檔案網(wǎng)絡化服務平臺。為相關的政府部門、用人單位、以及本校的師生們提供檔案的信息化查詢與利用，想要有效的促進學校檔案進行信息化管理工作獲得全面提升，就必須對檔案館的設施與設備進行有效的更新。當前大多數(shù)學校檔案館計算機中心設備簡陋，專用服務器容量小，速度慢，還沒有配備小型機組，無專用掃描機器、電子閱讀設備、無網(wǎng)絡檔案管理軟件等等。遠遠不能適應新形勢高校發(fā)展的需要，亟待學校加大資金投入，加快高校檔案信息化步伐，改進服務方式，實現(xiàn)檔案信息資源共享，全面提升高校檔案館現(xiàn)代化管理水平和整體服務能力。

三、結語

總之，在當前進一步做好高職院校學生檔案工作，既符合于社會與高職院校自身發(fā)展的實際需要，同時也能夠有效的滿足高職院校檔案工作發(fā)展的的實際需要。在當前高等教育的高速發(fā)展趨勢下，高職院校必須立足于自身的教育與教學特點，進一步轉變與更新檔案的服務與運用理念，借助于創(chuàng)新服務途徑、創(chuàng)新檔案管理方式方法、進一步提升檔案管理工作人員的綜合素質、有效的體現(xiàn)出檔案的服務與運用工作的實效性，有效的構建起高職院校全新的檔案管理模式。使高職院校學生檔案工作得到進一步發(fā)展和完善，以改變目前廣泛存在的高校檔案特別是學生檔案工作相對落后的現(xiàn)狀，努力推進轉型時期高職院校檔案工作再上新臺階。

參考文獻

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