提高檔案管理的科技水平

趙云美

過去幾十年來，我們一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，即內(nèi)容分類、裝本、上架，再根據(jù)需要的內(nèi)容來查找所需的檔案。在很長時(shí)間里，這種檔案管理方式，被認(rèn)為是行之有效的一種管理方式，也是許多檔案管理部門和信息儲存部門管理檔案的主要方式。但在信息爆炸式增長的今天，如果依舊把分類管理當(dāng)作檔案管理的主要方法，勢必會產(chǎn)生一些漏洞。隨著時(shí)代的發(fā)展，一份檔案所涵蓋的信息日趨多元化，這就為準(zhǔn)確地為其分類帶來一定的難度。由于每個(gè)人的主觀意識不同，這就對“類”的劃分造成了難度，也為檢索帶來一定的麻煩，將主觀因素作為分類的標(biāo)準(zhǔn)，而忽略了其不穩(wěn)定性的特征，就很容易出現(xiàn)找不到檔案或者分類不明確的現(xiàn)象。 其次，由于分類和裝本的工作人員的不同一性，檢索時(shí)極容易造成誤解，為檔案管理工作帶來不必要的麻煩。

檔案管理工作手續(xù)繁多、工作量又大，為了保證檔案管理工作的科學(xué)有序進(jìn)行，務(wù)必提高管理工作者的專業(yè)能力和管理水平，這就要求我們提高檔案管理的科技水平。

在上個(gè)世紀(jì)七十年代中期，一些發(fā)達(dá)國家就已經(jīng)采用了以電子計(jì)算機(jī)為主的辦公自動化綜合技術(shù)，利用電子計(jì)算機(jī)對檔案信息進(jìn)行快速有效的處理和儲存，通過網(wǎng)絡(luò)分享等技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資料的快速共享。這項(xiàng)技術(shù)的成熟對檔案管理的改革有極大的推動作用。此時(shí)，檔案管理工作隊(duì)伍發(fā)生了極大的變化，需要所有工作人員解放思想，學(xué)習(xí)新的知識和技術(shù)，以便自從的操作新系統(tǒng)。

進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，我國經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)更是以前所未有的速度在進(jìn)步。檔案管理的工作量越來越大，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不適應(yīng)新環(huán)境帶來的挑戰(zhàn)，為了能夠不斷提高檔案管理的工作效率和水平，迫切要求我們提高檔案管理的科技化水平。新世紀(jì)以來，電子計(jì)算機(jī)在各個(gè)領(lǐng)域都得到了長足發(fā)展，伴隨互聯(lián)網(wǎng)的普及，電子計(jì)算機(jī)早已改變了人們的生產(chǎn)和生活方式。在檔案管理的工作當(dāng)中，為了提高工作效率，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到了廣泛應(yīng)用。

提高檔案管理的科學(xué)化水平是社會主義各項(xiàng)事務(wù)發(fā)展的必要條件。新世紀(jì)以來，社會的主體早已變成了和諧和發(fā)展，各國之間的競爭變成經(jīng)濟(jì)實(shí)力的競爭和文化軟實(shí)力的競爭。在這種情勢下，科學(xué)的檔案管理師必不可少的。通過科學(xué)的檔案管理手段，有助于我們更簡潔高效的了解國內(nèi)外形式。同時(shí)，我們能夠快速、準(zhǔn)確地提供檔案信息，為我國制定發(fā)展目標(biāo)提供了可靠的依據(jù)。我國特色社會主義建設(shè)事業(yè)發(fā)展的如火如荼，檔案類型急劇增長，提高檔案管理的科技化水平，能夠準(zhǔn)確的講所需的信息快速傳達(dá)，為我國其他事業(yè)的發(fā)展，提供可靠的保障。

提高檔案管理的科技水平，是保證檔案管理工作長期穩(wěn)定發(fā)展的必經(jīng)之路，其有效措施包括：第一，建立科學(xué)檔案管理機(jī)制，為每一位檔案管理工作者樹立先進(jìn)的管理理念。我們都知道，革命的實(shí)行需要思想理論作為依據(jù)，檔案管理的變革也是一樣，沒有樹立先進(jìn)的思想，變革最終不會徹底。首先應(yīng)該建立起符合各單位各部門實(shí)際情況的檔案管理機(jī)制，再對各工作人員開展有針對性的培訓(xùn)，從制度和思想方面入手，雙管齊下，為檔案管理的科技化提供制度保障和人員保障。

第二，有針對性的提高檔案管理者的素質(zhì)水平。從事檔案管理的工作人員是一切新型管理制度的承載者和實(shí)現(xiàn)者，檔案管理工作者的素質(zhì)，直接決定著檔案管理科技水平的進(jìn)程。檔案管理工作日趨數(shù)字化，這就對工作人員的工作技能提出了新的要求。首先，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)十分熟悉有關(guān)檔案管理工作的相關(guān)制度和法律法規(guī)，掌握這項(xiàng)工作的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；其次，工作人員要熟悉電子計(jì)算機(jī)等辦公自動化的綜合技術(shù)。最重要的一點(diǎn)是，要定期學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，由于在這個(gè)信息化時(shí)代，知識的更新?lián)Q代速度十分迅速，進(jìn)入二十一世紀(jì)以來的知識積累，比過去千年的知識積累還多，如果我們沒有適應(yīng)時(shí)代的學(xué)習(xí)能力，終將被這個(gè)信息時(shí)代所淘汰。

第三，檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化。以往的檔案很多事基于紙質(zhì)“卷”的文件形式，隨著檔案管理科技化水平的提升，“卷”逐漸變成了“文件”，這為檔案管理工作帶來了極大的便利。為了改善過去落后的管理形式，首先要對檔案存儲的環(huán)境進(jìn)行改善。需要加大對檔案室基礎(chǔ)設(shè)施的投入，以及配套設(shè)施的建設(shè)。其次，在新舊交替的工作環(huán)境，需要加強(qiáng)監(jiān)督，做好交接工作，避免出現(xiàn)漏洞。最后，工作人員應(yīng)不斷提高自己的工作效率，有了辦公自動化的綜合技術(shù)，要有針對性的進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而提高自己工作的準(zhǔn)確性和有效性。

最后，不斷增強(qiáng)管理的創(chuàng)新能力。通過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，我們已經(jīng)獲得了不少檔案管理的新方法、新技能，但是我們不能止步不前。在平時(shí)的工作中，我們要善于總結(jié)，善于觀察，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的錯誤并改正，總結(jié)出一套符合自己單位實(shí)際情況的工作方法和管理制度。檔案管理的工具可以是單一的，但是工作方法絕不是唯一的，我們要有鉆研精神，不斷簡化繁瑣的工作流程，規(guī)范工作制度，并及時(shí)和其他工作者交流經(jīng)驗(yàn)，把好的、高效的工作方法總結(jié)成冊，為檔案管理的科技化發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

科學(xué)的管理方法，為檔案管理工作帶來很多便利。第一點(diǎn)，真正實(shí)現(xiàn)了資源共享?？茖W(xué)的檔案管理技術(shù)，使得電子文檔可以直接存入檔案系統(tǒng)當(dāng)中，并標(biāo)明標(biāo)題、時(shí)間、日期、責(zé)任人等信息，檔案管理者將這些文件存入檔案文件庫中，加以編目和整理，就可完成電子歸檔工作。這樣不僅化繁為簡，省去了不少繁瑣的步驟，還提高了檔案檢索的效率，為檔案及時(shí)歸檔提供可行性保障。不僅如此，檔案電子化還節(jié)省了人力和財(cái)務(wù)的支出，有效的節(jié)約了成本。

第二點(diǎn)，科學(xué)化管理充分保障了信息的完整性和真實(shí)性。在科學(xué)化的檔案管理工作中，檔案文件庫里不僅包含主體文件，還有該文件流轉(zhuǎn)過程中的所有信息，例如某人在何時(shí)曾經(jīng)借閱等等，這些信息一同歸入檔案文件庫中，得以保存，為信息的完整性、真實(shí)性和可追溯性提供了保障。

最后一點(diǎn)，科學(xué)化管理便于檔案文件的查詢和運(yùn)用。在檔案管理科學(xué)化的進(jìn)程中，數(shù)字化和信息化是必經(jīng)之路。也就是說所有的檔案信息都會形成電子文檔，并且在歸檔后形成電子檔案。這時(shí)，可以充分的利用電子檔案不同于紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢，例如方便瀏覽、查詢，以及復(fù)制和傳輸。同時(shí)在借閱活著瀏覽過程中，還可以有效的避免對紙質(zhì)檔案的損耗，有效的提高了一份檔案的使用壽命和利用效率。

當(dāng)然，任何一個(gè)新鮮事物，都是在曲折中發(fā)展和進(jìn)步的。檔案管理的科技化進(jìn)程也是一樣，不可能只有優(yōu)勢而沒有劣勢。在現(xiàn)在的檔案管理工作中，也存在一些問題，例如：有時(shí)候數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換時(shí)會遇到不夠完整的情況，打開一份文件，只見標(biāo)題而不見內(nèi)容的情況時(shí)有發(fā)生，以至于工作人員不得不重新檢查紙質(zhì)檔案，加大了工作量；還會遇見這樣的情況，在文件流轉(zhuǎn)、會簽過程中，文件不穩(wěn)定的情況也會發(fā)生，有時(shí)甚至?xí)G失文件中的附件內(nèi)容，導(dǎo)致檔案不完整信息不全面。不能因?yàn)檫@些問題，就忽略了檔案管理科技化的有利方法，而其有利方面是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于不利方面的。我們需要在今后的工作中，不斷實(shí)踐，以解決現(xiàn)在面臨的問題。

很多人以為檔案管理的工作十分簡單，其實(shí)不然。檔案管理工作不僅僅是對某些部門、某些單位、某些機(jī)關(guān)有益，它對整個(gè)社會的發(fā)展，都具有十分重要的作用。檔案管理工作是國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的重要組成部分之一，對構(gòu)建社會主義和諧社會、穩(wěn)定社會，具有重要的戰(zhàn)略意義。在今后的生活中，科技發(fā)展日益迅速，檔案管理工作的作用會更加突出，需要我們在新形勢下，保持學(xué)習(xí)能力，不斷完善這份工作。endprint