摘 要：本文以國有企業(yè)發(fā)展背景為基礎(chǔ)，通過分析國有企業(yè)干部人事檔案管理中出現(xiàn)的問題，并從問題的根源入手，討論并提出了新形勢下國有企業(yè)干部人事檔案管理工作的新要求，為提高國有企業(yè)的整體競爭實(shí)力與發(fā)展前景打下了良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：人力資源管理；人事檔案管理

近年來，隨著國家對干部人事制度改革的推進(jìn)，國有企業(yè)干部人事檔案管理工作越發(fā)重要，國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會也對下屬各中央企業(yè)進(jìn)行了干部人事檔案的專項(xiàng)審核工作。由此可見，干部人事檔案管理工作，在整個(gè)人力資源管理和企業(yè)發(fā)展的過程中，發(fā)揮著極其重要和不可替代的作用。與此同時(shí)，隨著專項(xiàng)審核工作的開展，越來越多的干部人事檔案管理問題也暴露出來。如果不能有效解決這些問題，將會制約著國有企業(yè)改革的進(jìn)行和深化。

1 干部人事檔案管理工作的重要性

人事檔案是國家組織、社會制度在人事管理的活動中，能夠記錄個(gè)人學(xué)習(xí)、工作、生活、貢獻(xiàn)等信息，通常以表格、文字的形式進(jìn)行記錄。它是對個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)、個(gè)人貢獻(xiàn)的縮寫。 [1]一般來說，組織、人事部門在選拔和考察干部時(shí)經(jīng)常會查閱其履歷、鑒定、考核、獎懲等材料。由此可見，干部人事檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理工作，它為人力資源管理尤其是干部提拔和人事任免的決策提供了可靠的依據(jù)。同時(shí)，它也是個(gè)人學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷最為詳細(xì)和真實(shí)的概括和總結(jié)。不論是對個(gè)人還是單位，干部人事檔案作為一種最完備的基礎(chǔ)信息材料，具有十分重要的意義。

2 當(dāng)前國有企業(yè)干部人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

由于對人事檔案管理工作缺少重視，或者受限于檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和管理水平，很多檔案材料的基礎(chǔ)信息出現(xiàn)了嚴(yán)重的問題。

2.1 材料信息的完整性出現(xiàn)問題

一份完整的干部人事檔案，應(yīng)當(dāng)包括履歷、自傳、考核/考察、學(xué)歷/職稱/培訓(xùn)、政審、黨團(tuán)、獎勵、處分、工資/任免/出國、其他等十大類的材料。但是在具體的現(xiàn)實(shí)工作中，“完美”的檔案比例并沒有很高，“缺胳膊少腿”的反而比比皆是。有些流動性較強(qiáng)，更換工作頻率較高的員工，入職時(shí)甚至沒有檔案，檔案信息一片空白。還有一些在人才市場代管的檔案，由于個(gè)人的工作崗位與檔案之間的聯(lián)系越來越弱，所以檔案材料缺失得也比較嚴(yán)重，例如年度工作考核、職稱評審表等。有時(shí)甚至還出現(xiàn)了個(gè)人長期持有本人檔案，由于疏忽大意，最后造成了檔案丟失的情況。

人事檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)是對員工信息的收集，而有些企業(yè)對收集工作沒有完善的制度規(guī)定，或者即使有也不按照規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。[2]加之在檔案的流轉(zhuǎn)過程中，個(gè)人信息的不對稱以及責(zé)權(quán)表示的不明確，也導(dǎo)致了檔案收集的不完整、不對稱、不及時(shí)。[3]

2.2 材料信息的真實(shí)性出現(xiàn)問題

干部人事檔案材料為人力資源管理和決策提供了基礎(chǔ)信息，只有基礎(chǔ)穩(wěn)固，上層建筑才能有更大的發(fā)展空間。材料收集是基礎(chǔ)，是基石，是重中之重。也就是說，只有檔案材料真實(shí)有效，才能為科學(xué)決策提供依據(jù)和保障。一旦基礎(chǔ)材料失真，后續(xù)的管理和決策就會失去正確的方向，對時(shí)間和資源造成重大的浪費(fèi)。但是，在現(xiàn)階段的材料鑒定工作中，有些單位缺少專業(yè)的檔案管理人員和嚴(yán)格的管理方法，或者檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案鑒別和管理知識，無法準(zhǔn)確判斷檔案材料的真實(shí)性，導(dǎo)致檔案材料中出現(xiàn)了虛假信息，從而影響了人事檔案管理工作的真實(shí)性和權(quán)威性。

一些檔案的材料，比如出生年齡、曾用名等一些個(gè)人信息，不同時(shí)期的信息不同，前后矛盾，這就使得一旦需要這些信息時(shí)無法辨別真實(shí)性。[4]其中，“三齡二歷一身份”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷和身份）的信息不對稱比較嚴(yán)重，急需徹查和修正。

2.3 材料信息的及時(shí)性出現(xiàn)問題

一是新產(chǎn)生的材料（例如年度考核卡、工資變動審批表、在職學(xué)習(xí)的學(xué)歷學(xué)位材料、職業(yè)資格考試表等）不能及時(shí)添加到個(gè)人的人事檔案當(dāng)中，造成材料的缺失，無法準(zhǔn)確為人事決策提供相關(guān)信息。

二是人事檔案的轉(zhuǎn)遞與人員流動的速度不相符。尤其是現(xiàn)代社會，工作節(jié)奏日益加快，人才流動的頻率和速度也日漸提高，檔案轉(zhuǎn)遞的延誤在很大程度上對人力資源管理工作造成了不利的影響。更有甚者，延誤的時(shí)間過長，導(dǎo)致人事檔案的丟失，對個(gè)人和單位都造成了極大的損失。

3 新形勢下國有企業(yè)干部人事檔案管理工作的新要求

3.1 提高檔案信息的質(zhì)量

一是提高檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。嚴(yán)格信息的審查制度，要求材料收集做到真實(shí)、完整、規(guī)范、及時(shí)。另外，可以參考國外先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在原有的十大類之外增加一些新的材料類目，使檔案材料更加完整完善，以適應(yīng)現(xiàn)代社會信息化的發(fā)展需求。例如，個(gè)人的信用記錄、納稅記錄、社保記錄、公積金記錄、健康記錄等。

二是提高檔案信息的時(shí)效性和動態(tài)性。對于調(diào)入或調(diào)出的人員，檔案材料要跟隨著調(diào)動的人員一起及時(shí)轉(zhuǎn)遞，可以避免人事檔案和人事管理脫節(jié)，有效地防止“有檔無人”或“有人無檔”等現(xiàn)象和后續(xù)一系列問題的發(fā)生。

三是提高檔案信息的指導(dǎo)性和針對性。隨著社會的多樣化發(fā)展，現(xiàn)代人的個(gè)性特點(diǎn)也越來越強(qiáng)越來越多樣，不斷向人事檔案添加個(gè)性化材料，使檔案材料不再千篇一律千人一面，更具指導(dǎo)性和針對性，這也是人事檔案工作的一項(xiàng)新的要求。而且要盡量具有探索性和超前性，強(qiáng)化檔案編研能力，使得人事檔案管理工作更具前瞻性，對人力資源決策更具指導(dǎo)意義。

四是要提高檔案信息的規(guī)范性和系統(tǒng)性。建立和完善相應(yīng)的檔案管理臺賬和制度，使檔案管理更加規(guī)范和科學(xué)。應(yīng)當(dāng)建立健全的臺賬包括：人事檔案轉(zhuǎn)入記錄、人事檔案轉(zhuǎn)出記錄、人事檔案借閱記錄、人事檔案材料添加記錄等；應(yīng)當(dāng)建立健全的制度包括：人事檔案室管理規(guī)定、人事檔案管理工作人員守則、人事檔案管理崗位職責(zé)、人事檔案管理保密制度、人事檔案材料收集鑒別制度、人事檔案材料利用制度、人事檔案材料轉(zhuǎn)遞規(guī)定、人事檔案材料銷毀規(guī)定等。

3.2 提高檔案管理的信息化水平

現(xiàn)代科技日新月異，計(jì)算機(jī)已經(jīng)在很多領(lǐng)域廣泛應(yīng)用。但是由于歷史原因和現(xiàn)實(shí)局限性，很多國有企業(yè)的干部人事檔案還停留在原始的紙質(zhì)存放和查閱階段。雖然數(shù)量巨大和管理混亂對檔案管理信息化造成了很多困難，但是這種落后的管理現(xiàn)狀也對信息化提出了迫切的需求。盡快建立起人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化和自動化，不僅有利于提高人事檔案管理的工作效率，也能減少對紙質(zhì)檔案的損耗，延長人事檔案的保存時(shí)間和使用壽命，從而使得人事檔案管理工作更加順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

3.3 提高檔案信息的資源利用率

首先，目前國有企業(yè)干部人事檔案管理還停留在傳統(tǒng)的“重保密輕利用”的階段，不論是單純地檔案保管還是被動地提供查閱，都在很大程度上限制了人事檔案的應(yīng)用價(jià)值。只有打破這種封閉或者半封閉的檔案管理模式，在不泄密的前提下盡量實(shí)現(xiàn)資源共享，才能開創(chuàng)新的信息利用模式和方向，提高檔案信息的利用率。

其次，現(xiàn)代社會的競爭，歸根到底是人才的競爭，尤其是高級人才的競爭。人事檔案管理工作如果能對高級人才實(shí)行跟蹤性管理，將會大大提高人才利用的合理性和企業(yè)的社會競爭力。

4 結(jié)束語

如何有效解決目前在國有企業(yè)干部人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，使其能夠適應(yīng)現(xiàn)階段的社會發(fā)展和改革需要？這就要求檔案管理人員不斷提高自身素質(zhì)，完善業(yè)務(wù)能力，提升管理水平，加大管理力度，促使國有企業(yè)干部人事檔案管理盡快由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。

參考文獻(xiàn)

[1]宋歡，當(dāng)前我國人事檔案管理發(fā)展方向的探索，內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào)[J]，2016.6

[2]周麗麗，國有改制企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀及對策下，才智[J]，2013.8

[3]劉群，國企人事檔案管理工作淺析，黑龍江檔案[J]，2015.5

[4]劉陽，國有企業(yè)人事檔案管理工作淺析，綠色科技[J]，2013.12

作者簡介

奚陳蓮（1983-），女，江蘇常州人，經(jīng)濟(jì)師，主要從事人力資源管理工作。endprint