張紅艷

摘 要：隨著科技水平的不斷提高，我國的信息化程度越來越高，以往的檔案管理模式已經(jīng)不符合時代的要求，電子檔案得到了廣泛的應(yīng)用，檔案的管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。面對新的機遇，檔案管理部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變工作的重點，深入的分析怎樣將錄像、錄音、照片、圖紙、文件等不同種類的原始記錄資料經(jīng)過轉(zhuǎn)化之后成為可以使用的信息，同時還能高效、準(zhǔn)確的將這些信息提供給需要的人員。本文首先分析了在檔案管理工作之中實現(xiàn)信息化建設(shè)的必要性，接著提出了相關(guān)的改進方法，希望可以促進檔案管理工作的未來發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；改進

隨著時代的不斷發(fā)展，信息技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，各種種類的檔案管理系統(tǒng)和專業(yè)軟件被不斷的研究出來并得到了廣泛的應(yīng)用，實現(xiàn)了檔案管理水平的快速提升。在新的時代下，檔案的管理水平面臨著更嚴(yán)格的要求和更高的標(biāo)準(zhǔn)，因此，怎樣實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了亟待解決的重要問題。本文首先分析了在檔案管理工作之中實現(xiàn)信息化建設(shè)的必要性，接著從多個方面提出了相關(guān)的改進方法，希望可以促進檔案管理工作的未來發(fā)展，使檔案的管理工作更符合實際的需求，能夠更為高效、準(zhǔn)確的將檔案信息提供給需要的人員。

1 實現(xiàn)檔案信息化管理的必要性

個人、組織以及國家在社會之中的所有活動之中，檔案是最為真實的一種原始記錄，其內(nèi)容包羅萬千，涉及文化、歷史、軍事、經(jīng)濟、政治等多個行業(yè)。

對檔案管理實現(xiàn)信息化的實質(zhì)就是通過國家檔案行政管理部門的規(guī)劃和組織，基于館藏檔案，借助于所有有效、科學(xué)的信息技術(shù)途徑和手段，進行檔案信息資源的處置、合理的管理以及提供可供利用的相關(guān)服務(wù)，讓檔案信息更加符合信息化社會的需求。傳統(tǒng)的檔案工作就是借助于手工的方法，這樣的方法在過去的時期內(nèi)滿足我國的需要，但是隨著社會的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機得到了快速的發(fā)展和成熟的應(yīng)用，過去使用的手工方法已經(jīng)難以適應(yīng)快速發(fā)展的社會以及廣大用戶的多樣化需求，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了檔案工作未來發(fā)展的趨勢。對于國家信息化的建設(shè)進程來說，檔案信息化是其中重要的助推力量也是十分重要的組成部分，同時也是當(dāng)下社會對檔案管理工作提出的要求。在信息化環(huán)境之下，檔案的載體需求發(fā)生了極大的變化，由過去的紙質(zhì)載體逐漸衍生出了數(shù)字化載體、網(wǎng)絡(luò)化載體以及電子化載體，檔案信息內(nèi)容有了更為綜合化的需求，利用檔案信息內(nèi)容也需要更為高效、準(zhǔn)確的服務(wù)，檔案管理實現(xiàn)信息化已經(jīng)成為了我國對檔案需求的必然和全新的形勢。

2 信息化建設(shè)環(huán)境之下檔案管理的改進方法

2.1 增強檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)代化、科學(xué)的設(shè)備是需要人來進行操作的，因此認識檔案工作實現(xiàn)信息化的重要因素。檔案管理者應(yīng)該有著多元化的知識背景才可以適應(yīng)新時代的要求，因此對于所有檔案工作者來說，現(xiàn)代化知識是必須具備的基礎(chǔ)素質(zhì)，與此同時檔案管理人員知識體系和檔案工作隊伍的構(gòu)成都會受到現(xiàn)代化知識的影響，所以，打造一支具有現(xiàn)代業(yè)務(wù)知識和科學(xué)技術(shù)水平的隊伍具有十分重要的作用。

首先，檔案的管理人員應(yīng)該具備更加多元化、綜合化的知識體系，在檔案管理工作之中有著大量現(xiàn)代科學(xué)成果的運用，因此檔案工作者應(yīng)該不斷的進行學(xué)習(xí)才能對管理、文化以及理論的相關(guān)知識進行掌握。其次，對檔案專業(yè)知識進行全面的掌握，例如檔案自動化管理、目錄學(xué)、文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案學(xué)以及檔案的修裱、復(fù)制、編研、檢索、標(biāo)引、著錄等相關(guān)的基本技能與專業(yè)知識。接著，根據(jù)檔案管理的發(fā)展趨勢來看，檔案工作人員一定要具備高層次檔案信息咨詢和服務(wù)、檔案信息的分析以及研究、檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)等三個方面的相關(guān)能力。檔案管理人員應(yīng)該不斷的對相關(guān)知識進行學(xué)習(xí)，上級檔案管理的部門應(yīng)該積極、主動的創(chuàng)造條件，定期選取人員展開深造，還應(yīng)展開離崗培訓(xùn)，同時還應(yīng)該鼓勵老的管理人員帶動新的管理人員、能力強的帶動能力弱的人員進行學(xué)習(xí)，實現(xiàn)互幫互助，打造一支復(fù)合型、綜合型的梯隊型人才機構(gòu)和群體。

2.2 構(gòu)建科學(xué)、高效的信息系統(tǒng)

若是想要達成檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，就一定要構(gòu)建科學(xué)、高效的計算機信息系統(tǒng)，對文件檔案進行管理，所以，檔案管理部門需要做到以下幾點：

第一點，對計算機環(huán)境之下的文件檔案管理工作進行流程的規(guī)范和改進，使其滿足檔案信息管理的要求；第二點，根據(jù)文件的處理流程對檔案信息化的系統(tǒng)軟件進行功能設(shè)計；第三點，在信息系統(tǒng)之中應(yīng)該構(gòu)建健全的內(nèi)部控制制度，保證檔案資料的安全。使用電子檔案的過程之中，特別需要對電子檔案的安全問題進行考慮。由于計算機得到了廣泛的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)化的程度也越來越高，電子檔案也涉及到了更大的范圍，數(shù)量也有了更快的增加，隨之而來的就是黑客的侵入和計算機病毒的攻擊等問題，因此一定要實現(xiàn)電子檔案的高度安全。第四點，保證電子檔案的真實性。在現(xiàn)實工作之中，因為生成電子文件到歸檔的過程之中缺乏程序化的管理系統(tǒng)，不能良好的完成系統(tǒng)之間的相互關(guān)聯(lián)，現(xiàn)階段還不能實現(xiàn)電子文件數(shù)據(jù)歸檔的完整性，很多電子檔案和原始紙質(zhì)檔案之間沒有一個統(tǒng)一的方法進行管理；進行電子檔案的儲存之時也沒有選用耐久的載體，導(dǎo)致檔案的可靠性、完整性降低，從而對電子檔案產(chǎn)生了影響，真實性減弱。

2.3 實現(xiàn)檔案工作者信息安全素質(zhì)的提高

在信息社會環(huán)境之下的檔案管理工作人員，信息安全素質(zhì)指的就是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之中對電子文件進行信息安全管理的能力和意識。檔案信息安全對于檔案管理工作具有十分關(guān)鍵的作用，檔案管理人員提高信息安全的素質(zhì)，有助于對檔案管理的保護領(lǐng)域進行拓寬，還可以豐富檔案管理學(xué)的相關(guān)知識理論；對檔案信息安全管理的體系進行完善，同時還可以對檔案管理事業(yè)和信息化建設(shè)的可持續(xù)、有序、健康發(fā)展起到促進作用，具有十分重要的作用。隨著信息化水平的不斷提高，新載體、新門類、新領(lǐng)域不斷的涌現(xiàn)出來，對檔案管理人員的素質(zhì)也提出了更為嚴(yán)格的要求，與此同時，檔案管理人員必須具有極強的責(zé)任感，認識到檔案管理工作發(fā)展的重要性，更新觀念，用管理進行服務(wù)的完善，用服務(wù)來實現(xiàn)管理的促進，將服務(wù)的領(lǐng)域進行拓寬，對服務(wù)的方式進行改革，不斷的進行探索與實踐，促進檔案管理工作的發(fā)展。

3 結(jié)束語

基于信息化的時代環(huán)境，電子檔案對于檔案管理工作具有十分重要的作用，占據(jù)著極高的地位。檔案管理部門應(yīng)該進行觀念的轉(zhuǎn)變，對傳統(tǒng)的管理模式進行改變與完善，不僅要增強檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)，還要構(gòu)建科學(xué)、高效的信息系統(tǒng)，同時還要實現(xiàn)檔案工作者信息安全素質(zhì)的提高，只有綜合的改進各個方面，才可以更好的展開檔案管理工作，更夠更為高效、準(zhǔn)確的將檔案信息提供給需要的人員，讓檔案管理工作可以更好的滿足信息時代的發(fā)展。

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