新時期如何做好醫(yī)院行政檔案管理工作

金鑫

摘 要：當前，行政檔案管理工作已成為我國醫(yī)院工作中較為重要的一部分，其在醫(yī)院執(zhí)行科學管理體系的過程中發(fā)揮了重要作用，可以說，行政檔案管理工作見證了醫(yī)院行政管理歷史與發(fā)展，并在檔案中真實的記錄了醫(yī)院中不同的歷史、事件、工作內容與工作人員，同時也有助于醫(yī)院工作人員對醫(yī)院歷史有一較好的了解，因此醫(yī)院需高度重視行政檔案管理工作，促進醫(yī)院內部其它工作的發(fā)展，顯著提升醫(yī)療服務質量。本文筆者結合自身工作實踐，簡要論述了醫(yī)院行政檔案管理的概念及重要性，并分析了醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀以及存在的問題，重點討論了做好醫(yī)院行政檔案管理工作的具體措施，希望促進醫(yī)院行政管理工作質量與效率的提高，實現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：醫(yī)院行政檔案管理；重要性；問題；措施

醫(yī)院除了將優(yōu)質的醫(yī)療提供給病患外，還需進一步做好行政檔案的管理工作。新時期，各行各業(yè)均開始廣泛運用信息技術，因此，醫(yī)院在管理行政管理時需將信息技術充分利用起來，盡量實現(xiàn)系統(tǒng)、高效的管理，以通過管理系統(tǒng)的指引，促進醫(yī)院行政檔案管理水平的提升，進一步發(fā)展醫(yī)療、科研事業(yè)。但就目前的醫(yī)院行政檔案管理實況來看，還存在諸多問題，必須利用有效措施對管理水平進行優(yōu)化，對管理手段予以創(chuàng)新，促進管理能力的提高，實現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

1 醫(yī)院行政檔案管理的概念及重要性

（一）醫(yī)院行政檔案管理的概念

醫(yī)院行政檔案也被稱之為文書檔案，其是在醫(yī)院的行政管理活動中，由一些行政性公文轉化而來，包括請示、決定、通知等。醫(yī)院行政檔案形成于醫(yī)院組織活動與管理中，并被保存下來，對醫(yī)院做好行政管理工作來說至關重要，與此同時，也是醫(yī)院保持聯(lián)系工作不可缺少的一項查考憑據(jù)[1]。

醫(yī)院行政檔案的形成條件能夠總結為以下三點：首先，檔案一定要是辦理或處理完成的文件，簡單來說就是收文與發(fā)文程序均已完成的公文，行政管理人員必須要對辦畢文書予以嚴格界定。其次，鑒于醫(yī)院行政檔案對醫(yī)院日后工作具有重要的查考與利用價值，因此在認真篩選辦畢文件后，一定要確定其考察與保存價值后方可歸檔保存。最后，醫(yī)院行政檔案管理是根據(jù)某種規(guī)律對文章進行保存，其并非是雜亂和孤立存在的，該文件體系具有一定規(guī)律和內在聯(lián)系。

（二）醫(yī)院行政檔案管理的重要性

在醫(yī)院發(fā)展過程中，醫(yī)院行政檔案作用重大，其不僅真實記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，也有助于促進醫(yī)院文化內涵的提升[2]。第一，醫(yī)院行政檔案在醫(yī)院最開始發(fā)展時形成，能夠將醫(yī)院發(fā)展的重要節(jié)點記錄下，史料價值非常大，對傳承醫(yī)院文化起到了重要作用。同時，在醫(yī)院領導制定相關決策時，行政檔案能夠為其提供科學的依據(jù)，以促進醫(yī)院效益的提高。另外，醫(yī)院行政檔案的指導作用巨大，大多數(shù)情況下，醫(yī)院依然將行政檔案當做開展各項工作的理論依據(jù)，對醫(yī)院的發(fā)展有著深遠影響。第二，醫(yī)院各項日常管理工作的順利開展必須要以醫(yī)院行政檔案為基礎，拿醫(yī)院的人事檔案來說，其在完善與發(fā)展醫(yī)院人才隊伍過程中是不可或缺的一部分，其作為醫(yī)院組織人事工作的信息庫，為醫(yī)院考核評價、優(yōu)化人才提供了重要依據(jù)。若脫離了人事檔案，則就會讓醫(yī)院人類資源相關工作的運行受阻，使醫(yī)院的創(chuàng)新發(fā)展無法實現(xiàn)。之所以醫(yī)患糾紛頻發(fā)，主要還是醫(yī)療行業(yè)的特殊性所致，所以，醫(yī)院對醫(yī)患雙方的具體信息必須做到準確掌握，如此方可為之后法院的判決提供有力證據(jù)，進而順利解決問題。在醫(yī)院遇到發(fā)展瓶頸時，能夠借鑒檔案中的一些有效解決方法，因為作為醫(yī)院機體智慧的結晶，醫(yī)院行政檔案的參考價值與史料價值巨大。第三，醫(yī)院行政檔案有助于傳播與積累醫(yī)院文化。以病案為例，其詳細記錄了患者從接診到治療的整個過程，既是教學科研的重要資料來源，也是醫(yī)院寶貴的資料。一個成功的病案，既能夠為診治相同的病情提供參考，也有助于促進醫(yī)生工作效率的提升，對科研經(jīng)驗與成功予以總結。

2 醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀以及存在的問題

（一）檔案管理意識欠缺

我國大多數(shù)醫(yī)院的重點發(fā)展內容均放在了醫(yī)療建設與醫(yī)療技術上，很少將精力放在檔案管理中與人民群眾利益相關的內容上，究其原因主要還是因為未充分認識到這個工作的重要性。而這些情況主要在以下幾方面表現(xiàn)出來：首先，部分檔案管理工作的人員對這一工作認識不到位，他們單純的認為醫(yī)院的檔案管理工作只需將一些表面功夫做好即可。其次，檔案管理者沒形成深刻的檔案管理意識，為充分重視檔案管理工作，其認為歸檔、整理以及保管等流程就是全部檔案管理工作，對這項工作的責任感不強，也沒有研究這項工作的創(chuàng)新模式。

（二）檔案管理制度不夠健全

當前，混亂是我國大多數(shù)醫(yī)院在檔案管理工作方面主要存在的問題，管理制度有所殘缺。也是由于這一原因，因而各個科室部門在開展檔案管理工作時就不夠嚴瑾，進而對醫(yī)院檔案的統(tǒng)一管理造成影響。就另一層面而言，不健全的醫(yī)院檔案管理體制也讓管理人員在工作時出現(xiàn)分工不明等問題，使檔案管理工作的難度加大。同時，醫(yī)院也沒有有效考核與監(jiān)督檔案管理工作人員，進而降低了檔案管理工作的質量，而松散的管理體制就會讓管理人員將這個事情忽略，使工作人員的檔案管理效率降低。

（三）檔案管理不集中

對醫(yī)院而言，檔案管理工作是一件嚴密性很強的事，在操作過程中，需盡可能完成集中管理與調配。但當前大部分醫(yī)院的檔案管理工作都不集中，均較為分散，主要表現(xiàn)為：一、檔案的范圍比較混亂，缺乏齊備的管理內容，文書與科技為存檔的主要內容，反而由其它科室來歸檔醫(yī)療文書與醫(yī)療設備檔案的管理。該種檔案管理模式將使檔案的安全性大打折扣，讓檔案重復歸檔，既讓人力被浪費，也使工作惹怒眼的工作效率明顯降低。

（四）檔案管理工作中投入不是很多

自改革開放以來，我國的經(jīng)濟可以說取得了飛速發(fā)展。而在醫(yī)院檔案管理工作中也逐漸暴露出了各種各樣的問題，而這就迫切的需要通過先進的管理手段進行創(chuàng)新，促進管理效率的提高。但是因為地區(qū)發(fā)展有所差異，所以部分醫(yī)院未在檔案管理上較多投入，以至于管理水平不高，存在的問題主要在以下幾個方面表現(xiàn)出來：一是檔案管理空間不大；二是未較快更新設備；三是檔案管理手段還是較為傳統(tǒng)，缺乏先進的管理技術。endprint

三、新時期做好醫(yī)院行政檔案管理工作的具體措施

（一）增強檔案服務意識

醫(yī)院服務內容中包括醫(yī)院檔案管理工作，其本就是為醫(yī)院而服務的。因此，需將檔案管理人員的服務意識增強，對服務理念和手段進行創(chuàng)新，讓整個醫(yī)院檔案管理部門的工作能力進一步增強[3]。而在增強服務意識的同時，還需要創(chuàng)新檔案管理方式，即要將傳統(tǒng)的管理模式保留下來，以使檔案管理人員的管理意識更強。醫(yī)院方面也必須執(zhí)行嚴格的規(guī)章制度，以使檔案收集與管理的效率不斷提升。如此方是真正有利于醫(yī)院檔案的收集工作。

（二）健全醫(yī)院行政檔案管理體系

當前，檔案管理的一條有效途徑就是健全醫(yī)院行政檔案管理體系[4]。第一，為了按照規(guī)范制定檔案管理工作，就需建立健全醫(yī)院行政檔案管理規(guī)章制度。醫(yī)院各個部門人員均要一起參與檔案管理工作，讓檔案管理部門專項管理整理后的檔案資料。之后檔案管理人員要詳細記錄接收的檔案，并對其進行立卷、歸檔，最后根據(jù)相關規(guī)定嚴加保管檔案?？傊?，醫(yī)院行政檔案管理人員在操作過程中必須以流程為準，保證做好每一個環(huán)節(jié)。第二，建立完善的監(jiān)督體系，醫(yī)院不僅要將醫(yī)療服務做好，還需監(jiān)督行政檔案管理工作，設立檔案監(jiān)管部門，監(jiān)督管理人員要檢查檔案的整理、歸檔與保管等情況，糾正與規(guī)范不符的行為，通過監(jiān)督作用使醫(yī)院行政檔案管理工作更加完善。

（三）加強檔案信息化建設

近年來，大部分醫(yī)院均開始普及辦公自動化或廣泛使用計算機制作文件。諸多醫(yī)院把文件打印成紙制文件，在正式簽署后將其歸檔保存，而原電子文件還是由各形成部門保存。簡單而言，電子文件并未完全歸檔，大多數(shù)都處于分散保存狀態(tài)。為此，醫(yī)院應對電子文件的收集引起重視，盡可能實現(xiàn)統(tǒng)一管理。現(xiàn)階段，因為電子文件在方法方面存在問題，如證據(jù)性、管理制度、管理技術等，所以大多數(shù)醫(yī)院在歸檔保存上均采用兩種方式，即電子文件與紙制文件。電子文件歸檔需注意完整齊全、真實有效，保證載體形式、登記的統(tǒng)一。保管電子文件可按照國家檔案局《電于文件歸檔與電子檔案管理辦法》中的相關規(guī)定予以執(zhí)行。

1.永久保管。將醫(yī)院主要職能活動與基本面膜反映出來，有助于醫(yī)院建設與歷史研究的均包括其中。具體包括：醫(yī)院制定的規(guī)章制度和規(guī)定；在對重要問題進行處理時形成的文件資料；重要會議的文件資料；重要的請示、報告、總結等。

2.長期保管。這部分主要是一些反映醫(yī)院一般性工作活動，并在較長時間內有助于醫(yī)院工作查考利用的文件材料，保管期限一般在16年-50年。諸如醫(yī)院一般性工作問題的文件材料、人事管理工作中形成的一般文件材料、一般會議的主要文件材料等均包括在內。

3.短期保管。短期保管的期限在16年以下，其主要包括一些在較短時間內有助于醫(yī)院工作進行查考利用的文件材料。

（四）加強行政檔案工作人員培養(yǎng)

由于醫(yī)院檔案管理水平在很大程度上由醫(yī)院檔案管理工作人員所確定，因此醫(yī)院的相關部門應加強教育和培養(yǎng)檔案工作人員，促進檔案工作人員素質、職業(yè)道德、專業(yè)素質的提高，待提高檔案工作人員的積極性和主動性后，才能顯著提升醫(yī)院的檔案管理工作，而管理人員主動能動性的提高也更有助管理醫(yī)院檔案[5]。與此同時，對檔案工作人員還需采取技術性的聘任制度，讓管理人員享有更多的條件、機會，將他們的待遇提高，進而有效提升醫(yī)院的檔案管理水平。

（五）加強檔案室的建設

醫(yī)院保存檔案的部門即為檔案室，其在醫(yī)院中占據(jù)著重要位置，表現(xiàn)在：檔案室不僅是開展檔案管理工作的基礎，也能夠為醫(yī)院領導，各科室和各行政領導提供幫助，進而促進醫(yī)院行政工作效率的提高，提升醫(yī)院工作質量，因此加強醫(yī)院檔案室建設，可以更加規(guī)范、科學的管理醫(yī)院檔案[6]。

3 結語

總而言之，我國醫(yī)院行政檔案涵蓋有重要的醫(yī)療與黨政信息，對醫(yī)院今后的發(fā)展作用非常大，因此必須高度重視行政檔案管理，更新觀念面，對管理模式予以創(chuàng)新，讓醫(yī)院行政檔案管理工作與新時期的要求相符，新時期做好醫(yī)院行政檔案管理工作，能夠促進醫(yī)院行政管理工作質量與效率的提高，同時也讓醫(yī)院行政執(zhí)行的準確性與科學性進一步增強，對醫(yī)院的全方面現(xiàn)代化建設起到了積極促進作用。

參考文獻

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[2]袁天驕.醫(yī)院行政檔案管理面臨的困境與應對路徑[J].人才資源開發(fā)，2015，（12）：17.

[3]丁晶.基于人性化管理理念的醫(yī)院行政檔案優(yōu)化策略探究[J].黑龍江史志，2014，（23）：193-194.

[4]李文珊.新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2014，（11）：37.

[5]徐潔.醫(yī)院檔案管理工作存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2014，（02）：149.

[6]韓波.對加強醫(yī)院檔案管理工作的幾點認識[J].黑龍江檔案，2013，（01）：108.endprint