勞動(dòng)就業(yè)培訓(xùn)檔案管理之我見(jiàn)

呂凱

隨著單位結(jié)構(gòu)的不斷調(diào)整，勞動(dòng)就業(yè)培訓(xùn)檔案也逐步邁向一個(gè)全新的發(fā)展階段，相應(yīng)的，檔案的利用價(jià)值也逐漸被凸現(xiàn)出來(lái)。因此，如何高效的管理和利用寶貴的檔案資源，使之更好地為勞動(dòng)就業(yè)培訓(xùn)所服務(wù)，已經(jīng)成為勞動(dòng)就業(yè)培訓(xùn)檔案工作的核心任務(wù)。

1 勞動(dòng)就業(yè)培訓(xùn)檔案管理的重要性

勞動(dòng)就業(yè)培訓(xùn)檔案在一個(gè)單位的發(fā)展中占有舉足輕重的地位，而檔案的管理又是勞動(dòng)就業(yè)培訓(xùn)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到各項(xiàng)工作的實(shí)施開(kāi)展、穩(wěn)步推進(jìn)。所謂勞動(dòng)就業(yè)培訓(xùn)檔案就是指就業(yè)再就業(yè)培訓(xùn)、創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)的最原始記錄、就業(yè)統(tǒng)計(jì)信息工作等。它不僅真實(shí)的反應(yīng)了實(shí)際再就業(yè)的發(fā)展情況，而且還涵蓋了大量的數(shù)據(jù)和個(gè)人信息，進(jìn)而指導(dǎo)就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的促進(jìn)就業(yè)和失業(yè)保險(xiǎn)工作的開(kāi)展。這就要求必須以信息化為基礎(chǔ)，加快建設(shè)和完善勞動(dòng)就業(yè)培訓(xùn)檔案管理工作，使其更好地落實(shí)上級(jí)有關(guān)文件精神和工作部署，全面開(kāi)展就業(yè)服務(wù)，推動(dòng)本地區(qū)勞動(dòng)就業(yè)和社會(huì)保障事業(yè)發(fā)展。

2 我國(guó)目前勞動(dòng)就業(yè)培訓(xùn)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

（一）勞動(dòng)就業(yè)培訓(xùn)的檔案管理重視程度不高

很多勞動(dòng)就業(yè)培訓(xùn)的單位對(duì)檔案的管理認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為只是文字類的工作，和就業(yè)率比起來(lái)簡(jiǎn)直是微不足道，更沒(méi)有把檔案信息化納入整體規(guī)劃當(dāng)中。由于各級(jí)重視程度不一，導(dǎo)致在檔案管理方面投入甚少，人力、物力投入不足，發(fā)展滯后，出現(xiàn)檔案室設(shè)施不全，保管條件和保管手段落后等情況。而由于缺乏完整的檔案材料，使得在統(tǒng)計(jì)、整理再就業(yè)培訓(xùn)檔案、失業(yè)人員檔案時(shí)，難免有遺忘、漏錯(cuò)的現(xiàn)象。

（二）檔案管理工作沒(méi)有專人負(fù)責(zé)、層次不齊

很多勞動(dòng)就業(yè)培訓(xùn)的單位檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，對(duì)檔案管理工作也是相當(dāng)?shù)哪吧J(rèn)為檔案管理工作僅僅是資料的簡(jiǎn)單收集和分類、存放，根本意識(shí)不到檔案管理工作對(duì)整個(gè)單位發(fā)展的重要性及長(zhǎng)遠(yuǎn)性。另外，有部分單位根本沒(méi)有設(shè)立獨(dú)立檔案管理部門，如倉(cāng)庫(kù)、儲(chǔ)藏室等一些地點(diǎn)存放。人員方面，檔案管理人員大多數(shù)由辦公室勤雜人員兼任，專業(yè)程度不高，存在不懂不問(wèn)、不會(huì)不學(xué)的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案整理、管理混亂。

（三）專業(yè)性較為薄弱

有的檔案員只會(huì)立卷歸檔，對(duì)檔案的全宗號(hào)、目錄號(hào)、類別號(hào)、案卷號(hào)、保管期限混淆不清，出現(xiàn)編錯(cuò)號(hào)、蓋錯(cuò)章的情況。另外，檔案的目錄索引不全，年代久遠(yuǎn)的檔案難以找到索引表，致使在用時(shí)用不上，不能很好地為企業(yè)工作服務(wù)。使檔案的利用價(jià)值顯現(xiàn)不出來(lái)，致使檔案管理的質(zhì)量一直上不去。

（四）檔案管理的信息化建設(shè)滯后

信息化是檔案管理工作的最終發(fā)展方向，也是提高檔案管理工作的有效途徑。但是從目前的情況來(lái)看，檔案管理工作的信息化程度還是相對(duì)滯后的。

導(dǎo)致其發(fā)展滯后的原因主要有以下幾點(diǎn)。

1、企業(yè)檔案信息化其實(shí)是近幾年才逐步提出和開(kāi)展的，所以在多數(shù)企業(yè)中，關(guān)于檔案信息化的制度和標(biāo)準(zhǔn)還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據(jù)。

2、各單位雖然配備了檔案數(shù)字化設(shè)施，但是由于種種原因的限制，導(dǎo)致其硬件設(shè)備使用率低，數(shù)字的錄入量非常有限。

3、沒(méi)有充分的開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。例如，有的單位花費(fèi)了大量的成本來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檢索。但是由于其信息僅限于在檔案室內(nèi)使用，不能實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)信息的資源共享，這樣就使得檔案信息資源得不到充分開(kāi)發(fā)和利用。

4、各單位的檔案管理部門，缺乏高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了檔案信息化工作的發(fā)展進(jìn)程。

3 強(qiáng)化檔案管理的措施

（一）嚴(yán)格規(guī)范檔案管理制度

檔案的整理應(yīng)該按照相應(yīng)的法規(guī)及原則進(jìn)行，不宜盲目。樹(shù)立檔案工作的責(zé)任感，提高做好檔案工作的自覺(jué)性。常見(jiàn)的法規(guī)有：《中華人民共和國(guó)檔案法》及《實(shí)施辦法》、《基本建設(shè)檔案資料管理暫行規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》等等。

（二）深化認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化責(zé)任感。

深化認(rèn)識(shí)。要充分認(rèn)識(shí)勞動(dòng)就業(yè)培訓(xùn)檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作，常抓不懈，做到定期研究、定期分析、定期檢查。另外，增強(qiáng)責(zé)任感。檔案主管部門要積極主動(dòng)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，及工作中遇到的困難，多溝通交流，增加必要的投入，創(chuàng)造良好的環(huán)境，切實(shí)擔(dān)負(fù)起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任。讓大家能夠真正的意識(shí)到檔案管理的重要性，進(jìn)而支持檔案管理工作，讓檔案管理工作真正的發(fā)揮實(shí)效。

（三）全方面地提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

1、選準(zhǔn)用好檔案管理人員。將那些較細(xì)心勤快、熱愛(ài)檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來(lái)，各單位要從政治上愛(ài)護(hù)、生活上關(guān)心他們，鼓勵(lì)他們要干一行、愛(ài)一行、專一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時(shí)，要考慮到保持檔案管理員隊(duì)伍穩(wěn)定的重要性，確保該隊(duì)伍的專業(yè)性。

2、強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們自學(xué)檔案管理知識(shí)，并從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予保障，提高檔案干部的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。要根據(jù)企業(yè)檔案工作發(fā)展的需要，適時(shí)舉辦企業(yè)檔案基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展要求的人才。

3、組織觀摩學(xué)習(xí)。培訓(xùn)的方式要因人、因地而異，不可一概而論。采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”的辦法，一方面請(qǐng)檔案主管部門的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)專家上門指導(dǎo)，另一方面，組織檔案管理人員到一些單位參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和具體操作技能，以促進(jìn)企業(yè)檔案工作健康、平衡發(fā)展。要形成基層企業(yè)與上層辦公室在檔案管理工作中相互協(xié)作、和諧發(fā)展的格局，定期或不定期地深入、檢查指導(dǎo)檔案工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)通報(bào)，督促整改，力促規(guī)范。

（四）進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢(shì)的需要，我國(guó)勞動(dòng)培訓(xùn)檔案管理的信息化程度也在不斷加強(qiáng)。

信息化時(shí)代的檔案工作，應(yīng)以快速方便查閱，滿足利用者對(duì)檔案信息的使用為前提，以數(shù)字化的形式通過(guò)局域網(wǎng)為企業(yè)各業(yè)務(wù)部門和科技人員提供必要、及時(shí)、可靠的檔案信息，滿足內(nèi)部各部門和人員工作自動(dòng)化過(guò)程對(duì)信息的需求，最大限度實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，工作效率得到很大的提高，做到了準(zhǔn)確快捷，使檔案信息充分發(fā)揮重要性的作用，促進(jìn)各項(xiàng)工作的穩(wěn)步推進(jìn)。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒(méi)，也成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

電子檔案管理流程的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開(kāi)發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)，也是實(shí)現(xiàn)服務(wù)方便快捷、資源共享的有效渠道。在各層次檔案工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，與勞動(dòng)就業(yè)培訓(xùn)的工作進(jìn)行有機(jī)相結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進(jìn)行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。檔案的數(shù)字化建設(shè)，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。

4 總述

檔案資源是人類社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，是國(guó)家的一種原生的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，是社會(huì)發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。涉及到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的基礎(chǔ)性工作，也是提供知識(shí)服務(wù)、滿足現(xiàn)實(shí)工作中信息資源的保障。其檔案信息量也日益劇增，面對(duì)浩如煙海的企業(yè)信息資源，必須通過(guò)現(xiàn)代化手段快速獲得所需企業(yè)檔案資料，以應(yīng)付復(fù)雜多變的局面。自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向，更是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

勞動(dòng)就業(yè)培訓(xùn)的檔案管理工作更不能只按照自身的理解、思維和認(rèn)識(shí)去收集、整理、保管檔案和提供利用，必須以利用者滿意為目標(biāo)、以利用者的需要為原則來(lái)審視檔案管理的全過(guò)程，轉(zhuǎn)變服務(wù)意識(shí)，改變服務(wù)方式，以利用者為中心，借助現(xiàn)代信息化技術(shù)，為利用者提供智能化服務(wù)，滿足利用者的個(gè)性化需求。因而企業(yè)檔案工作就必須向信息化、電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，以跟上時(shí)代和技術(shù)進(jìn)步的步伐，以提高檔案管理工作效率。endprint