胡遵波

摘 要：檔案管理在提高管理水平、促進(jìn)社會發(fā)展進(jìn)步方面發(fā)揮了重要作用。隨著管理理念和管理手段的不斷進(jìn)步，對檔案管理工作提出了更高的要求。實現(xiàn)文件管理模式向標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的轉(zhuǎn)變已成為當(dāng)前文件管理工作的重點。本文首先總結(jié)了新時代檔案管理的意義和發(fā)展趨勢，然后分析了實現(xiàn)檔案管理模式升級轉(zhuǎn)型的有效措施，為相關(guān)管理者完善檔案管理提供合理建議。

關(guān)鍵詞：新時代 檔案管理 創(chuàng)新 研究

檔案作為具有一定利用價值的信息的歷史記錄形式，也是知識和信息的重要載體。檔案信息資源豐富，合理利用檔案信息資源對促進(jìn)各項工作的順利開展具有重要作用。在信息化和網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，在新的時代，如何使用各種先進(jìn)的管理方法在檔案管理、文件管理，滿足需求的新技術(shù)，已成為改革的重點文件管理，提高檔案管理的效率，延長檔案的壽命，也有重要的意義。

一、新時期加強(qiáng)檔案管理研究的意義

1.實現(xiàn)檔案管理工作的革新完善有助于提高信息資源的利用效率。檔案作為一種重要的信息資料數(shù)據(jù)，由于具有較高的保存以及利用價值，才會單獨采取各種形式進(jìn)行記錄處理。因此，結(jié)合新時期新的管理理念以及技術(shù)方式，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新有助于進(jìn)一步提高信息資料的利用效率，充分發(fā)揮檔案資料應(yīng)有的價值。

2.完善檔案管理工作有助于單位內(nèi)部管理層以及外界社會充分認(rèn)識單位的整體運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。檔案管理工作的實質(zhì)就是對單位各類業(yè)務(wù)活動以及人事管理等諸多方面的信息進(jìn)行科學(xué)合理的分類保存，因此可以為單位的管理部門了解單位狀況，調(diào)整發(fā)展經(jīng)營戰(zhàn)略提供合理的參考。同時，也可以為外部社會單位認(rèn)識了解單位的實際情況提供最為真實的資料。

二、新時期檔案管理工作發(fā)展趨勢

隨著檔案管理理念以檔案管理技術(shù)的不斷更新，檔案管理工作也呈現(xiàn)出了新的發(fā)展趨勢，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

1.檔案資料的高度數(shù)字化。利用計算機(jī)進(jìn)行檔案信息資料的收集、整理，并以電子媒介以及紙質(zhì)資料等多重方式進(jìn)行歸檔保存，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化，已經(jīng)成為新時期檔案管理工作的一大特色，也是檔案管理工作需要不斷更新完善的重要內(nèi)容。

2.檔案利用日益高效化。隨著社會的不斷進(jìn)步發(fā)展，對于檔案信息資料的使用需求日益增多，檔案資料的利用價值也不斷提高，檔案資料除了作為參考資料以及憑證外，在分析、籌劃以及教育宣傳等方面也得到較多的應(yīng)用。

3.檔案管理服務(wù)方式多元化。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理服務(wù)方式不斷增多，紙質(zhì)資料閱覽、網(wǎng)上檢索查詢以及檔案展覽等服務(wù)方式逐步完善，不僅有效的提高了檔案資料的利用價值，對推動檔案管理現(xiàn)代化也具有重要的作用。

三、新時代對檔案管理模式的創(chuàng)新研究

1.結(jié)合新時代檔案管理工作的特點，建立高效、專業(yè)完善的檔案管理機(jī)構(gòu)。單位內(nèi)部的檔案管理部門應(yīng)該通過交流學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)的經(jīng)驗，完善檔案管理機(jī)構(gòu)的內(nèi)部組織。同時強(qiáng)化針對檔案管理工作人員的培訓(xùn)教育，通過學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》以及《國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》等法律法規(guī)，促使其充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性并提高自身的職業(yè)素質(zhì)修養(yǎng)。通過這些措施，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化，實現(xiàn)新時代檔案管理工作水平的有效提高。

2.建立信息化的檔案管理模式?，F(xiàn)階段信息化以及網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)在管理領(lǐng)域得到了廣泛的普及，對于檔案管理工作也同樣應(yīng)該借助信息化技術(shù)，實現(xiàn)檔案生成以及存儲管理的信息化，努力構(gòu)建數(shù)字化錄入以及系統(tǒng)化加工的檔案管理系統(tǒng)，盡可能地構(gòu)建具有檔案文本與電子檔案雙重保存管理的模式，從而提高檔案在生成、歸類以及保存輸出方面的效率。此外，由于檔案資料由于其信息的特殊性，通常在保密方面具有一定的要求，因此必須注意確保檔案信息化管理系統(tǒng)的安全，，通過設(shè)置相應(yīng)的查閱權(quán)限以及公開范圍，并利用各類安全技術(shù)軟件，避免檔案資料管理系統(tǒng)遭遇惡意侵入以及病毒威脅，充分實現(xiàn)電子檔案資料保存環(huán)境的安全可靠。

3.結(jié)合行業(yè)特點構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理模式。解決檔案管理工作中存在的繁雜混亂的問題，必須注重針對檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。為了確保檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的專業(yè)、科學(xué)以及效率最大化，必須結(jié)合行業(yè)特點，并總結(jié)分析檔案管理專業(yè)的意見，制定切合實際、可實現(xiàn)性強(qiáng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。同時，應(yīng)該嚴(yán)格要求檔案管理工作人員，按照相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)規(guī)范，做好檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作的有序與規(guī)范化，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

4.強(qiáng)化立卷歸檔工作，為檔案管理工作提供良好的基礎(chǔ)。立卷歸檔作為檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的關(guān)鍵，因此必須對這一環(huán)節(jié)予以足夠的重視。首先，應(yīng)該根據(jù)文檔資料的具體時效性以及文件管理所出的階段，決定是否開展立卷歸檔工作。對于需要立卷歸檔處理的文件，則應(yīng)該按照相應(yīng)的程序以及處理重點開展立卷歸檔整理，盡可能的避免文件重復(fù)以及信息冗余的發(fā)生。在歸檔管理中，則應(yīng)該重點保證檔案資料的完整性與簡潔實用性，為下一步檔案資料的保存、分類以及查閱提供良好的使用條件。

四、結(jié)語

新時代檔案管理工作模式以及檔案管理技術(shù)手段已經(jīng)發(fā)生了根本的變化，因此檔案管理工作也必須結(jié)合新形勢下的新要求來開展。革新完善檔案管理工作，首先必須制定明確完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，并進(jìn)一步完善檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置，提高檔案管理工作人員的能力水平，通過制度創(chuàng)新與管理創(chuàng)新，構(gòu)建信息化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的檔案管理體系，充分發(fā)揮檔案管理對推動社會發(fā)展的作用。

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