王曙+李冬萍

【摘要】EXCEL中的數(shù)據(jù)透視表具有靈活便捷的數(shù)據(jù)統(tǒng)計匯總功能。本文以高職院校學生收費管理為例，介紹了數(shù)據(jù)透視表在學生收費統(tǒng)計工作中的應用。

【關鍵詞】數(shù)據(jù)透視表 學生收費

高校辦學經(jīng)費主要來源于學生的學宿費收入，而學宿費的高欠費率則會限制高校的正常運轉(zhuǎn)，同時也會對學生的誠信造成影響。因此，加強學生收費管理工作具有重要的現(xiàn)實意義。目前江蘇省高校收費工作中普遍采用的是上海復旦天翼軟件公司開發(fā)的學生收費系統(tǒng)，根據(jù)收費系統(tǒng)中導出的基礎數(shù)據(jù)是EXCEL格式，使用EXCEL電子表格中的數(shù)據(jù)透視表功能可以非常方便地按照用戶的不同需求對學生收費數(shù)據(jù)進行查詢、統(tǒng)計、比對、匯總、分析，不僅可以生成表格形式，還可以生成柱形圖、餅狀圖等多種更直觀的圖表格式。下面就以常州輕工職業(yè)技術學院學生收費數(shù)據(jù)為例介紹EXCEL中數(shù)據(jù)透視表功能的應用。

一、創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

首先，從學生收費系統(tǒng)中將基礎數(shù)據(jù)導出為EXCEL工作簿格式（本文以EXCEL2007為例）。然后，在打開的EXCEL數(shù)據(jù)表中，菜單欄選擇“插入”——“數(shù)據(jù)透視表”，默認生成數(shù)據(jù)透視表的區(qū)域為全工作表區(qū)域。接著，在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”窗口中的“選擇一個表或區(qū)域”中鍵入數(shù)據(jù)源，在“選擇放置數(shù)據(jù)透視表的位置”選擇“新工作表”，就會在現(xiàn)有工作簿中生成一個新的工作表，用來專門存放新生成的數(shù)據(jù)透視表；如果是選擇“現(xiàn)有工作表”，就需要在現(xiàn)有工作表中的指定區(qū)域存放生成的數(shù)據(jù)透視表。最后，在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”窗口中點擊“確定”按鈕，則自動生成了數(shù)據(jù)透視表框架。

二、在創(chuàng)建的“數(shù)據(jù)透視表”框架中添加需要分類匯總的內(nèi)容

例如要統(tǒng)計全校各系部各年級各專業(yè)學生的繳費情況，將“系科”的字段拖入報表篩選區(qū)域，將“年級”、“專業(yè)”、“姓名”字段按順序拖入到行標簽區(qū)域，將“學費應收”、“學費已收”、“學費未交”、“住宿費應收”、“住宿費已收”、“住宿費未交”字段按順序拖入到數(shù)值區(qū)域，選擇匯總方式計算類型為“求和”，列標簽區(qū)域默認為求和數(shù)值。如圖1所示：

收費數(shù)據(jù)統(tǒng)計結果如圖2所示，點擊系科下拉菜單，可以選擇查看每個系部的學生收費情況，點擊年級前+號展開，可以查看到各年級各班級各個學生的繳費情況。

通過使用EXCEL中數(shù)據(jù)透視表功能，按照不同分類對數(shù)據(jù)進行匯總，還可以展開或折疊要關注結果的數(shù)據(jù)級別，查看用戶感興趣區(qū)域匯總數(shù)據(jù)的明細，將列移動到行或?qū)⑿幸苿拥搅?，可以查看源?shù)據(jù)的不同匯總結果，方便我們以多種方式查詢統(tǒng)計不計其數(shù)的學生收費數(shù)據(jù)。對最有用和最關注的數(shù)據(jù)子集進行篩選、排序、分組和有條件地設置格式，使我們能夠從冗余的數(shù)據(jù)中快速地查詢到最關注的信息。下面以統(tǒng)計輕化系14材料331班學生收費情況為例，在圖3系科下拉框中選擇輕化系，展開2014級14材料331班，就可以清晰地查看該班級學生的個人繳費情況，如圖4所示。

三、結束語

綜上所述，EXCEL中的數(shù)據(jù)透視表具有出類拔萃的數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計功能，合理地使用數(shù)據(jù)透視表可以幫助用戶輕松迅速地完成大量數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分類匯總、查詢、篩選等工作。學生收費工作人員熟練掌握EXCEL數(shù)據(jù)透視表的使用，可以輕松完成日常高校收費管理中的各類學生收費數(shù)據(jù)的統(tǒng)計任務，定期通知各系部學生的繳費情況，方便進行學生欠費的催繳，降低惡意欠費的發(fā)生率。而且，使用上海復旦天翼收費軟件時，導出的都是EXCEL表，那么EXCEL中的數(shù)據(jù)透視表的功能可以在收費工作中得到充分的發(fā)揮，并且容易學會、操作簡單、處理快捷、不易出錯，給學生收費管理人員的工作帶來了便利，大大提高了工作效率。

參考文獻

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[2]李婷.高職院校學生收費常見問題及應對[J].中國經(jīng)貿(mào)導刊，2017（1）：51-52.

作者簡介：王曙（1988-），女，江蘇常州人，常州輕工職業(yè)技術學院，會計師，碩士研究生，財會類；李冬萍（1975-），女，江蘇常州人，常州輕工職業(yè)技術學院，初級會計師，財會類。endprint