談檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端

楊巧燕

摘要：檔案管理數(shù)字化已經(jīng)滲透到我國各個行業(yè)，為了促進檔案管理數(shù)字化快速發(fā)展，必須明確檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢與問題，指明檔案管理工作的方向。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；優(yōu)勢；弊端

檔案數(shù)字化管理是檔案管理的主流趨勢，檔案數(shù)字化管理在改善檔案管理工作現(xiàn)狀的同時也存在著問題，需要對檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端進行深入探討。

一、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

（一）提高檔案管理工作效率

檔案數(shù)字化管理可以提高檔案管理工作的效率，有效克服了傳統(tǒng)檔案管理存在的問題，解決了檔案管理工作繁重，檔案管理操作繁瑣等實現(xiàn)問題。首先，檔案管理數(shù)字化是對紙制時代檔案管理工作的全面升級，克服了紙制檔案管理時代繁瑣機械操作問題，做到了對檔案資料的全面科學(xué)管理。其次，現(xiàn)代社會發(fā)展速度較快，呈現(xiàn)的檔案資料也日益增多，特別是在信息化的社會環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足檔案管理工作的需求，有限的檔案管理人員只有使用數(shù)字化管理方式才能滿足現(xiàn)代檔案管理工作需要，解決檔案管理存儲空間不足，檔案存儲期限較短等實際問題。其次，現(xiàn)代檔案管理工作更強調(diào)開發(fā)檔案資源的使用價值，只有使用數(shù)字化的檔案管理方式才能提高檔案的使用價值，實現(xiàn)檔案資料的快速檢索目標(biāo)，全面提升檔案利用效率，同時節(jié)省了檔案工作人員和使用人員的時間。數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理主流趨勢。

（二）提升檔案管理工作質(zhì)量

檔案管理工作日益重視質(zhì)量，全社會對公共檔案數(shù)據(jù)的需要也越來越高，這使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適合現(xiàn)代社會需要，必須采用科學(xué)的方式全面提高檔案管理工作的質(zhì)量。首先，檔案管理的數(shù)字化可以全面提高檔案資料的準(zhǔn)確性，解決了紙制檔案管理時代錯誤率較高的問題。由數(shù)字化的電子設(shè)備的錄入檔案，大幅度的減少了人為輸入造成的錯誤，從檔案數(shù)據(jù)的收集到檔案制作都按照統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)進行，因此全面的提高了檔案的精確性。其次，數(shù)字化的檔案管理全面提高了檔案資源的經(jīng)濟效益，使用電子檔案可以快速的進行數(shù)據(jù)檢索，可以在互聯(lián)網(wǎng)渠道下進行實時的信息傳遞，檔案數(shù)據(jù)資源還可以給單位決策和各種工作提供數(shù)據(jù)支撐，這對于提高檔案的應(yīng)用價值和發(fā)揮檔案資源的經(jīng)濟效益有重要意義。第三，隨著檔案資源數(shù)字化，減少了對紙制原始檔案資源的翻閱頻率，通過激光拍照的方法檔案資源以圖片資源的形式存在，還可以借助現(xiàn)代的信息技術(shù)圖片轉(zhuǎn)換成文字，這對于減少對原始檔案的損壞率，發(fā)揮原始檔案資料的價值有重要的意義。

二、檔案數(shù)字化存在的弊端

（一）數(shù)字化檔案不滿足公眾需求

當(dāng)前檔案管理數(shù)字化的主要問題在于檔案管理數(shù)字化的速度相對較慢，現(xiàn)有的數(shù)字化檔案資源還不足以全面滿足社會的需求，制約了檔案資源作用的發(fā)揮。首先，我國大多數(shù)單位還缺乏專業(yè)的檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，有限的檔案數(shù)字化處理能力還不能實現(xiàn)全部檔案資源的數(shù)字化存儲和數(shù)字化開放，雖然檔案數(shù)字化發(fā)展速度較快，但是檔案數(shù)字化水平仍不滿足需求。其次，我國檔案數(shù)字化處理技術(shù)還處于摸索階段，很多關(guān)鍵檔案數(shù)字化處理技術(shù)還沒有全面推廣落實，這使得不少單位檔案數(shù)字化管理還停留在初級階段，檔案數(shù)字化工作主要集中在紙制檔案向數(shù)字化存儲的過渡階段，還沒能圍繞數(shù)字化檔案使用開發(fā)出系列資源。第三，檔案數(shù)字化管理與用戶需求不對接，檔案數(shù)字化資源很難實現(xiàn)全面共享，數(shù)字化檔案資源的管理還缺少必要的系統(tǒng)和服務(wù)器等設(shè)備支持，因為檔案數(shù)字化管理與用戶的溝通交流較少，不能提供個性化服務(wù)，因此還要根據(jù)檔案數(shù)字化發(fā)展目標(biāo)，加快檔案資源數(shù)字化進程。

（二）數(shù)字化檔案技術(shù)使用難弊端

檔案管理工作的數(shù)字化，使一部分檔案管理人員顯現(xiàn)出工作能力不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需求的問題，暴露出現(xiàn)有檔案管理人員水平和信息化能力不足的問題。首先，檔案管理工作的數(shù)字化，要求檔案管理人員掌握必要的檔案操作技術(shù)，能夠處理一般性的數(shù)字化檔案管理工作任務(wù)，但是現(xiàn)有檔案管理人員既缺少檔案管理專業(yè)知識，又不具備檔案管理信息化的操作能力，因此影響了檔案數(shù)字化發(fā)展的進行和效率。其次，檔案數(shù)字化需要專門的技術(shù)人才，只有依靠專業(yè)技術(shù)人才才能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的開發(fā)工作，但是現(xiàn)有的檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識，沒能圍繞著檔案使用開發(fā)需求進行必要的創(chuàng)新，因此制約了檔案數(shù)字化發(fā)展速度。第三，現(xiàn)有培訓(xùn)機制不能解決檔案管理人員信息化能力不足的實際問題，檔案數(shù)字化培訓(xùn)工作的針對性較低，短其培訓(xùn)的內(nèi)容不系統(tǒng)，長期培訓(xùn)l工作開展的較少，培訓(xùn)與專業(yè)檔案結(jié)合的又不緊密，如何解決檔案人員能力的欠缺問題，建立科學(xué)的檔案人才引進成為重要問題。

三、檔案數(shù)字化發(fā)展建設(shè)的基本策略

（一）明確檔案數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃

為了全面的做好檔案數(shù)字化建設(shè)工作，必須制度完善的檔案數(shù)字化建設(shè)任務(wù)，在科學(xué)分析檔案工作現(xiàn)狀的藏在，形成完整的檔案數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃。首先，明確數(shù)字化建設(shè)的核心任務(wù)，那就是著力建成以數(shù)據(jù)庫為核心的檔案管理體系，通過數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作來帶動檔案數(shù)字化各項工作的快速發(fā)展。其次，建立完整的檔案數(shù)據(jù)資源的管理制度，全面提高檔案數(shù)據(jù)資源的質(zhì)量，保證生成的檔案數(shù)據(jù)資源為歷史負(fù)責(zé)，全面加強對檔案數(shù)據(jù)資源的管理工作。第三，明確檔案管理數(shù)字化的近期和長遠(yuǎn)目標(biāo)，圍繞著科學(xué)的目標(biāo)體系，找準(zhǔn)檔案管理數(shù)字化工作的重點。

（二）做好必要的保障性工作

促進檔案管理數(shù)字化的快速發(fā)展，應(yīng)當(dāng)做好檔案管理的保障性工作，解決檔案管理數(shù)字化基礎(chǔ)條件不足問題。首先，加強檔案管理數(shù)字化的硬件配置，根據(jù)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的現(xiàn)實需要，逐步的配置各種設(shè)施設(shè)備。其次，注重檔案管理數(shù)字化軟件系統(tǒng)的開發(fā)和升級工作，配套檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案數(shù)據(jù)資源實用性，更好滿足檔案數(shù)據(jù)資源的使用需求。第三，形成良好數(shù)字化檔案重審工作氛圍，加強檔案數(shù)字化的宣傳工作，使更多人關(guān)注檔案數(shù)字化工作，為檔案管理數(shù)字化提供活力。

四、結(jié)論

本文分析了檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端，總結(jié)了檔案管理數(shù)字化工作的現(xiàn)狀，并且指明了檔案管理數(shù)字化只有從檔案管理工作的實際情況出發(fā)，制訂科學(xué)的檔案管理發(fā)展規(guī)劃，才能實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理目標(biāo)。endprint