淺議知識(shí)管理與檔案管理的關(guān)系

【摘要】在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的今天，正確地認(rèn)識(shí)知識(shí)管理與檔案管理的關(guān)系對(duì)于航空工業(yè)檔案的發(fā)展有著深遠(yuǎn)的意義。本文主要介紹了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的特征，提出了目前航空工業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，闡述了知識(shí)管理與檔案管理的相互關(guān)系。

【關(guān)鍵詞】知識(shí)管理；檔案管理；關(guān)系

我們進(jìn)入的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，不僅是以知識(shí)為生產(chǎn)信息還以知識(shí)為管理信息的時(shí)代。這個(gè)時(shí)代到處都在體現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，所以進(jìn)行知識(shí)管理可以更好地了解知識(shí)的價(jià)值，檔案信息就是知識(shí)價(jià)值體現(xiàn)的方式之一。尤其是航空工業(yè)的檔案信息，更能體現(xiàn)知識(shí)與檔案之間的相互關(guān)系。

航空工業(yè)的檔案信息是社會(huì)資源信息的一部分，它真實(shí)記錄了航空工業(yè)的發(fā)展與建設(shè)以及各項(xiàng)相關(guān)工作的信息，我國(guó)航空工業(yè)對(duì)檔案信息的需求越來越高，所以航空工業(yè)檔案信息的利用與知識(shí)管理密不可分。

一、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的特征

人們已經(jīng)進(jìn)入的知識(shí)時(shí)代，是以知識(shí)為主要表現(xiàn)力的時(shí)代，知識(shí)的一開始就在生產(chǎn)中存在，慢慢發(fā)展到應(yīng)用，知識(shí)本身就是規(guī)律的，為了發(fā)掘知識(shí)的價(jià)值，就必須實(shí)施知識(shí)化管理。各行各業(yè)的檔案管理就是知識(shí)管理的表現(xiàn)，怎樣才能在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)揮檔案知識(shí)管理作用呢，我們就要先了解知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的一些特征。

1.知識(shí)已經(jīng)會(huì)成為企業(yè)生產(chǎn)力和產(chǎn)品的最大主力。為了更好地表現(xiàn)企業(yè)的水平，就要在生產(chǎn)中投入更多的知識(shí)文化，才能使企業(yè)產(chǎn)品的生產(chǎn)效果更上一個(gè)臺(tái)階。

2.知識(shí)已經(jīng)進(jìn)入全球化、信息化、多樣化。我們以前獲取知識(shí)就是從書本、雜志上，可以說知識(shí)的來源很直接、很單調(diào)，而現(xiàn)在隨著網(wǎng)絡(luò)的盛行，全世界的知識(shí)都匯集在網(wǎng)絡(luò)中，我們可以隨時(shí)隨地的獲取和利用。

3.知識(shí)的處理已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化。我們?cè)谶^去的年代，從電視、廣播中的了解想要知道的信息知識(shí)，企業(yè)想要進(jìn)行管理還要進(jìn)行面對(duì)面的培訓(xùn)，隨著網(wǎng)絡(luò)在企業(yè)和家庭中的出現(xiàn)，知識(shí)已經(jīng)環(huán)繞在我們的身邊。

4.知識(shí)管理的知識(shí)產(chǎn)權(quán)化。為了保護(hù)知識(shí)的創(chuàng)新，現(xiàn)在各個(gè)企業(yè)以及和個(gè)人開始對(duì)知識(shí)進(jìn)行產(chǎn)權(quán)化，我們知道知識(shí)是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的核心，為了保護(hù)自己的創(chuàng)新知識(shí)不被別的企業(yè)拿來亂用，企業(yè)實(shí)施知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，對(duì)于個(gè)人的知識(shí)創(chuàng)新，是為了不讓自己的創(chuàng)新被盜用、冒用，冠上別人的頭銜，所以進(jìn)行知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)。

5.知識(shí)管理成為企業(yè)管理的核心。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理重心在知識(shí)管理上，為了獲得最大的利潤(rùn)，就要掌握別人不具備的知識(shí)，進(jìn)行開發(fā)利用，而對(duì)知識(shí)的掌握過程就是對(duì)知識(shí)的管理。

二、航空工業(yè)檔案管理

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)今的檔案信息已經(jīng)發(fā)生了前有未有的變化，檔案數(shù)字化的發(fā)展也已經(jīng)達(dá)到了一定的管理水平。當(dāng)前航空工業(yè)檔案形成量在逐年的遞增，包含的范圍也十分廣泛。所以對(duì)于航空工業(yè)檔案信息的管理既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。

1.檔案管理工作是一項(xiàng)需要細(xì)心和耐心的職業(yè)，

由于目前各行各業(yè)對(duì)檔案管理工作重視度不夠，就會(huì)聘用一些并沒有經(jīng)過檔案管理培訓(xùn)的人員，他們通常都有著專業(yè)水平不高、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)缺乏的通病，并且這些仍在整理歸檔層次的管理人員，根本無法從事對(duì)信息的編研、整合等創(chuàng)新性工作，使檔案管理的工作管理水平普遍得不到提高，因此以后要想提高和創(chuàng)新檔案管理難度比較大。并且，檔案管理就是為了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還有機(jī)關(guān)各部門的參考服務(wù)，單一的功能體現(xiàn)了其弱勢(shì)，漸漸成為“被人心遺忘的角落”，從而造成檔案無法實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，導(dǎo)致檔案管理問題的出現(xiàn)。[3]

2.開發(fā)檔案信息資源，建立檔案信息資源保障制度

在航空工業(yè)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用就要解放舊思想更新新觀念，提高服務(wù)質(zhì)量，豐富和優(yōu)化信息資源，建立合理的檔案信息資源保障制度，充分發(fā)揮檔案管理人員在開發(fā)利用檔案資源上的重要作用，加強(qiáng)科學(xué)管理，提高檔案管理人員的素質(zhì)，推進(jìn)檔案資源數(shù)字化，建立豐富的檔案資源管理數(shù)據(jù)庫(kù)，建立網(wǎng)上利用業(yè)務(wù)，加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集歸檔管理，健全電子文件歸檔制度等。由于航空工業(yè)的特殊性質(zhì)，在航空工業(yè)檔案中會(huì)有部分信息涉及國(guó)家機(jī)密，秘密，對(duì)于這類的檔案信息管理應(yīng)該嚴(yán)格按照國(guó)家對(duì)于保密文件的制度執(zhí)行，確保國(guó)家信息的保密性?？傊娇展I(yè)檔案信息資源的開發(fā)和運(yùn)用工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工程，在此過程中，應(yīng)該從航空工業(yè)檔案信息的現(xiàn)狀提出要求，還要注意檔案收集的質(zhì)量，提高檔案管理質(zhì)量，在航空工業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用上進(jìn)行加強(qiáng)，以便更好地為航空工業(yè)服務(wù)。

三、知識(shí)管理

所謂的知識(shí)管理就是企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)對(duì)顯性和隱性知識(shí)的共同分享而采取的一種途徑，知識(shí)管理就是利用集體的智慧為企業(yè)帶來創(chuàng)新和應(yīng)變能力。它包括這幾個(gè)方面：建立知識(shí)庫(kù)，促進(jìn)員工知識(shí)交流，建立知識(shí)的內(nèi)部環(huán)境，把知識(shí)看成資源進(jìn)行管理。

知識(shí)管理可以給企業(yè)帶來新的價(jià)值：知識(shí)管理可以提高決策質(zhì)量和效率。企業(yè)決策者的決策影響著整個(gè)企業(yè)的效率，一方面取決于他是否擁有企業(yè)內(nèi)外的知識(shí)以及信息，一方面取決于他是決策的時(shí)候的決策方法和能力。這些者是在企為知訓(xùn)管理中的，如果對(duì)這些知識(shí)進(jìn)行管理，把相關(guān)的知識(shí)和信息配置在決策的各個(gè)環(huán)節(jié)，可以讓決策者很快做出正確的決策。

知識(shí)管理可以穩(wěn)固企業(yè)的知識(shí)素質(zhì)水平，強(qiáng)化企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力。企業(yè)的水平和競(jìng)爭(zhēng)能力不僅在于它擁有的知識(shí)還在于這些知識(shí)的被掌握和被利用，在已有的知識(shí)管理上對(duì)知識(shí)進(jìn)行規(guī)范，使企業(yè)的水平加以固定，通過對(duì)知識(shí)的運(yùn)用提高企業(yè)的能力，讓企業(yè)更有竟?fàn)幜Α?/p>

知識(shí)管理還可以提高員工的學(xué)習(xí)效率，工作效率，降低人力資源的人成本。根據(jù)員工的學(xué)習(xí)效率可以知道他們是否能夠很快進(jìn)入工作的角色，并保證工作質(zhì)量。[5]

四、知識(shí)管理與檔案管理的關(guān)系

1.檔案管理與知識(shí)管理相近相通

我們知道知識(shí)管理的對(duì)象就是知識(shí)，而檔案管理的對(duì)象就是文件、檔案。知識(shí)分為可見知識(shí)和隱藏知識(shí)，可見知識(shí)就是來與文件、檔案上的信息，隱藏知識(shí)就是通過收集交換等方式獲得的數(shù)據(jù)庫(kù)。也就是說文件、檔案是屬于知識(shí)的管理范圍，是知識(shí)管理的對(duì)象。所以文件是檔案管理與知識(shí)管理的共同對(duì)象。

不管是檔案管理還是知識(shí)管理都是為了更好地服務(wù)社會(huì)各個(gè)方面。知識(shí)管理和檔案管理都是為用戶提供信息，希望實(shí)現(xiàn)檔案或者是知識(shí)的價(jià)值，也就是說在管理目的上，檔案管理與知識(shí)管理相近。

2.檔案管理與知識(shí)管理相差相異

從管理角度來講，檔案管理屬于專業(yè)管理，而知識(shí)管理不僅從事專業(yè)管理還包含有管理理念、管理方式等。

從管理范圍來看，檔案管理僅限于對(duì)文件、檔案的管理，而知識(shí)管理不僅需要管理文件、檔案等可見的知識(shí)還要管理圖書、情報(bào)等隱藏知識(shí)。

從管理深度來講，檔案管理主要是對(duì)文件、檔案整體的管理，而知識(shí)管理更注重對(duì)文件、檔案內(nèi)容的管理。

3.檔案管理與知識(shí)管理相輔相成

知識(shí)管理可以看成是檔案管理的拓展，知識(shí)管理在管理范圍之外還進(jìn)行知識(shí)整合建立整體的知識(shí)資源庫(kù)。知識(shí)管理可以提高檔案管理的價(jià)值，知識(shí)管理可以利用先進(jìn)的信息技術(shù)，利用現(xiàn)代化、人性化的手段為用戶服務(wù)。

小結(jié)

綜上可知，航空工業(yè)檔案管理存在著的問題，但也存著檔案管理的發(fā)展機(jī)遇，雖然在開發(fā)利用的時(shí)候會(huì)有些困難，但是我們要敢于實(shí)踐，敢于創(chuàng)新，讓檔案管理轉(zhuǎn)變成知識(shí)管理，這樣就會(huì)給航空工業(yè)檔案管理全方面實(shí)現(xiàn)信息化，并且在檔案管理中發(fā)揮更為重要的社會(huì)價(jià)值。在了解知識(shí)管理與檔案管理的相互關(guān)系后，我們就知道檔案管理變成知識(shí)管理的可能是必要的，也是必然的。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張強(qiáng)，胡偉敏.航空工業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)新模式探究[J].航空檔案2009年Z1期：37-39

[2]李瑋，企業(yè)知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理變革[J].法制與社會(huì).2009（09）：39-41

[3]范桂紅，知識(shí)管理視角下的企業(yè)檔案信息化發(fā)展研究[J].黑龍江史志.2010（07）：57-59

[4]陳海靜，基于知識(shí)管理環(huán)境下的企業(yè)檔案工作創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)世界.2010（06）：35-36

[5]王贊，檔案信息資源的開發(fā)利用與創(chuàng)新服務(wù)[J].航空檔案2009年03期：12-13

作者簡(jiǎn)介：林海燕（1974-），女，湖南武岡人，大專，館員，從事檔案管理研究。